Die Fakturierung beschreibt den Prozess der Erstellung, Bearbeitung, Kontrolle, Bezahlung und Dokumentation von Rechnungsdokumenten und Abrechnungen. Jedes Unternehmen, das Dienstleistungen erbringt oder Produkte herstellt, wird früher oder später mit der Rechnungsstellung in Berührung kommen. Deshalb ist es wichtig, dass dieser Prozess korrekt abläuft und die gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden. Nachfolgend finden Sie alle wichtigen Informationen rund um das Fakturieren.
Key Facts
- Fakturierung ist der Prozess der Rechnungsstellung, bei dem erbrachte Dienstleistungen oder gelieferte Waren dokumentiert und in Rechnung gestellt werden, um Zahlungsansprüche geltend zu machen. Sie ist ein zentraler Bestandteil der Buchhaltung und des Rechnungswesens.
- Rechnungen sind eine Unterart einer Faktura.
- Unternehmer*innen können die Zahlungsfrist für Rechnungen selbst bestimmen. Die gesetzliche Frist beträgt maximal 30 Tage.
- Fakturierung: Definition
- Was beinhaltet die Fakturierung? – Beispiel
- Welche Arten der Fakturierung gibt es?
- Was gehört in eine Rechnung?
- Fristen der Fakturierung
- Digitale Rechnungsverwaltung mit Factorial
Fakturierung: Definition
Fakturierung ist ein Begriff aus dem Rechnungswesen und zentraler Bestandteil der Buchhaltung eines jeden Unternehmens. Er beschreibt den Prozess der Rechnungsstellung – also den Prozess, bei dem erbrachte Dienstleistungen oder gelieferte Waren dokumentiert und in Rechnung gestellt werden, um den entsprechenden Zahlungsanspruch gegenüber den Kund*innen geltend zu machen. Auch die Buchung auf das entsprechende Geschäftskonto ist Bestandteil der Fakturierung.
Dementsprechend leitet sich das lateinische Wort für Rechnung – Faktura – vom Begriff der Fakturierung ab. Eine Faktura ist also eine Rechnung.
Die Fakturierung ist Teil der Rechnungslegung. Letztere bezeichnet den Prozess der Erstellung und Veröffentlichung von Finanzberichten, die die wirtschaftliche Lage eines Unternehmens dokumentieren. Dazu gehört unter anderem die systematische Erfassung, Aufbereitung und Darstellung von Geschäftsvorfällen, meist in Form von Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen und eben auch die Fakturierung.
Worin unterscheiden sich Faktura und Rechnung?
Obwohl die Begriffe „Faktura“ und „Rechnung“ oft synonym verwendet werden, gibt es einen feinen Unterschied zwischen den beiden:
- Faktura wird eher als Oberbegriff für verschiedene Dokumente verwendet, die eine Abrechnung darstellen. Das können neben Rechnungen auch Gutschriften, Stornorechnungen oder Proformarechnungen sein.
- Rechnungen sind dagegen Unterarten einer Faktura. Sie dienen in erster Linie der Rechnungsaufforderung und enthalten meistens eine Aufstellung der erbrachten Leistungen oder gelieferten Waren, die es zu bezahlen gilt.
Zusammengefasst:
Jede Rechnung ist eine Faktura, aber nicht jede Faktura ist eine Rechnung.
Welche Formen der Faktura gibt es?
Im deutschsprachigen Raum sind unter einer Faktura also sehr viele unterschiedliche Rechnungsdokumente subsumiert. Dazu gehören neben der Standard-Fakturierung, also der klassischen Rechnung, beispielsweise:
- Proformafakturierung: Hierbei handelt es sich um eine vorläufige Rechnung, die keinen Zahlungsanspruch stellt. Sie dient eher der Angebotsunterbreitung, damit Kund*innen sich eine Vorstellung von dem ungefähren bzw. voraussichtlichen Preis einer Ware oder Dienstleistung machen können.
- Gutschrift: In diesem Fall wird den Kund*innen eine Gutschrift ausgestellt. Diese Variante kommt oft bei Reklamationen und Rücksendungen zum Einsatz.
- Stornobeleg: Dieser kommt zum Einsatz, wenn eine Bestellung storniert wird oder korrigiert werden muss, weil sich beispielsweise etwas am Lieferumfang oder am Preis geändert hat. Die ursprüngliche Faktura wird durch eine Stornofakturierung neutralisiert.
- Sammelrechnung: Mehrere Einzelrechnungen werden in einer Rechnung zusammengefasst.
Was beinhaltet die Fakturierung? – Beispiel
Eine Fakturierung umfasst alle Schritte, die zur Erstellung, Verwaltung und Abwicklung einer Rechnung notwendig sind. Schauen wir uns das Ganze an einem Beispiel an:
Die Firma X stellt medizinische Geräte her. Ihre Kundschaft, eine Arztpraxis, bestellt 2 dieser Geräte.
Schritt 1: Auftragserfüllung und Erfassung
Die Bestellung ist in der Firma X eingegangen und wird erfasst. Die Ware wird vorbereitet und an die Arztpraxis geliefert.
Schritt 2: Erstellung der Rechnung
Nach erfolgreicher Lieferung beginnt der eigentliche Fakturierungsprozess.
In der Firma X wird also nun eine Rechnung in einem Rechnungs- bzw. Buchhaltungsprogramm erstellt. Die Rechnung enthält unter anderem den vereinbarten Preis, die zu zahlende Mehrwertsteuer sowie eine Auflistung der gelieferten Ware.
Schritt 3: Versand der Rechnung
Ist die Rechnungserstellung erfolgt, wird diese im nächsten Schritt an den Kunden, die Arztpraxis, versandt. Die Übermittlung der Rechnung kann per Post oder auch per E-Mail erfolgen. Die Rechnung wird darüber hinaus im Buchhaltungssystem der Firma X archiviert.
Schritt 4: Überwachung der Zahlung
Im weiteren Verlauf muss die Firma X überwachen, ob der ausstehende Betrag tatsächlich beglichen wird. Regelmäßig wird also der Zahlungseingang überwacht. Hierzu gehört auch ein eventueller Versand einer Zahlungserinnerung bzw. einer Mahnung, sollte die ausstehende Summe nicht zur vereinbarten Zahlungsfrist überwiesen worden sein.
Schritt 5: Abschluss der Fakturierung
Hat die Arztpraxis den Betrag beglichen, wird die Zahlung in der Firma X verbucht und als bezahlt markiert. Damit ist der Prozess der Fakturierung für diese Leistung im Unternehmen abgeschlossen.
Das eben aufgeführte Beispiel beschreibt die sogenannte Nachfakturierung.
Welche Arten der Fakturierung gibt es?
Vor- und Nachfakturierung beschreiben zwei verschiedene Arten der Fakturierung und unterscheiden sich durch den Zeitpunkt der Fakturierung.
Vorfakturierung
In diesem Fall wird die Rechnung erstellt, bevor die Ware geliefert wird. In der Regel wird die Rechnung vor der Lieferung der Ware oder der Erbringung der Dienstleistung versandt und die Kund*innen müssen den ausstehenden Betrag begleichen, bevor sie die Ware oder die Dienstleistung erhalten.
Diese Art der Fakturierung wird typischerweise im E-Commerce, aber auch bei individuellen, maßgeschneiderten Aufträgen verwendet.
Ein gutes Beispiel wäre die Herstellung eines Einbauschranks, der speziell nach den Wünschen und Anforderungen eines Kunden angefertigt wird. Da dieser Schrank genau auf die Maße und Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten ist, kann er nur für diesen speziellen Auftrag verwendet werden und wäre für andere Kund*innen unbrauchbar.
Die Vorfakturierung minimiert also das finanzielle Risiko für den Betrieb.
Nachfakturierung
Die Nachfakturierung ist das Gegenstück zur Vorfakturierung. Hier wird die Rechnung mit oder nach der Auslieferung der bestellten Ware bzw. der Erbringung der Leistungen ausgestellt bzw. an die Kund*innen übermittelt.
Diese Variante wird häufig im Baugewerbe oder bei Dienstleistungen angewandt. Sie findet aber auch Anwendung, wenn zwischen Auftraggebenden und Auftragnehmenden bereits eine langjährige Beziehung besteht, also bei Stammkundschaft beispielsweise.
Was gehört in eine Rechnung?
Allgemeine Pflichtangaben in einer Rechnung
In Deutschland legt § 14 Abs. 4 UStG (Umsatzsteuergesetz) genau fest, welche Angaben Pflicht in einer Rechnung sind. Das sind:
- Vollständiger Name sowie vollständige Anschrift der Auftragnehmenden und der Leistungsempfänger*innen
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt – IdNr)
- Ausstellungsdatum
- die Rechnungsnummer, also eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsausstellenden einmalig vergeben wird
- Menge und Art der Ware oder Umfang und Art der Leistung
- Lieferzeitpunkt bzw. Abgabezeitpunkt
- Angaben zum Steuersatz (Mehrwertsteuer)
- Hinweis auf Aufbewahrungsfristen
Darüber hinaus gibt es weitere Regelungen für bestimmte Sonderfälle, wie z. B. Umsatzsteuerbefreiungen. Aussteller*innen von Rechnungen sollten stets sicherstellen, dass die Rechnung auch allen aktuellen gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Besondere Regelungen für Kleinunternehmer*innen
Kleinunternehmer*innen sind eine besondere steuerliche Einstufung für Unternehmer*innen nach § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) in Deutschland. Die Regelung richtet sich an Selbstständige, die nur geringe Umsätze mit ihrer Selbstständigkeit erzielen.
Für Kleinunternehmer*innen gelten bestimmte andere Regelungen.
So müssen diese beispielsweise keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen. Allerdings müssen sie in der Rechnung einen Hinweis auf diese Befreiung vermerken.
Fristen der Fakturierung
Im Zusammenhang mit der Fakturierung gibt es bestimmte Fristen, die Auftragnehmende und Auftraggebende beachten sollten.
Zahlungsfrist – Bis wann müssen Rechnungen beglichen werden?
Grundsätzlich ist der Rechnungsbetrag mit Ausstellung der Rechnung sofort fällig. Es ist jedoch üblich, auf Rechnungen ein explizites Fälligkeitsdatum oder Zahlungsziel anzugeben, bis zu dem die Empfänger*innen den Betrag begleichen müssen. Das ist in § 271 Handelsgesetzbuch (HGB) festgelegt. In der Regel wird hier eine Frist zwischen 10 und 14 Tagen, beginnend mit dem Zugang der Rechnung bei den Kund*innen, gewährt. Ist auf der Rechnung keine Zahlungsfrist angegeben, beträgt die gesetzliche Zahlungsfrist 30 Tage.
Was passiert, wenn die Zahlungsfristen überschritten werden?
Überschreiten die Leistungsempfänger*innen das Zahlungsziel, haben die Gläubiger*innen (Verkäufer*innen) das Recht, den Schuldner*innen (Käufer*innen) eine Mahnung auszustellen. In diesem Fall können sie, müssen aber nicht, Mahngebühren auf den ursprünglichen Preis aufschlagen.
Werden die Rechnungen dann immer noch nicht beglichen, haben die Gläubiger*innen unter Umständen das Recht, ein Inkassounternehmen zu beauftragen oder sogar Schadensersatz zu verlangen. Darüber hinaus kann eine wiederholte Nichtzahlung (z. B. bei einem Mietvertrag) auch zur Kündigung führen.
Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt laut Umsatzsteuergesetz zehn Jahre.
Was passiert, wenn Fakturierungen fehlerhaft sind?
Fehler in der Fakturierung können schwerwiegende Folgen haben. So können z. B. Fehler beim Ausweis der Umsatzsteuer zu Nachzahlungen an das Finanzamt führen. Außerdem kann bei fehlenden Pflichtangaben der Vorsteuerabzug verweigert werden.
Bei gravierenden oder vorsätzlichen Fehlern können rechtliche Konsequenzen wie Bußgelder drohen.
Unternehmen dürfen zudem nicht unterschätzen, welchen Unmut fehlerhafte Rechnungen bei den Kund*innen auslösen. Die wiederholte Ausstellung falscher Rechnungen kann die Zusammenarbeit nachhaltig in Frage stellen.
Digitale Rechnungsverwaltung mit Factorial
Viele Unternehmen setzen mittlerweile auf die digitale Rechnungsverwaltung. Das spart Zeit und vor allem auch Papier. Viele HR-Lösungen bieten Tools an, die Betriebe bei ihrer Rechnungsverwaltung unterstützen.
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