Eine transparente Lohnstruktur ist für Unternehmen wichtiger denn je. Sie trägt nicht nur positiv zum Unternehmenserfolg bei, sondern ist durch das deutsche Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) sowie die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (EU) 2023/970 zunehmend rechtlich verpflichtend. Die EU-Richtlinie hätte bis zum 7. Juni 2026 in deutsches Recht umgesetzt werden müssen – Deutschland hat die Frist jedoch verpasst, sodass mit einem nationalen Umsetzungsgesetz voraussichtlich Anfang 2027 zu rechnen ist. Dennoch: Die Anforderungen sind klar, und Unternehmen sollten jetzt handeln.
Die Grundlage einer transparenten Vergütungsstruktur sind Gehaltsbänder. Sie legen die Gehaltsspanne innerhalb einer Jobfamilie im Unternehmen fest. Was genau dahintersteckt, wie Gehaltsbänder entwickelt werden und welche Rolle das Entgelttransparenzgesetz dabei spielt, erklären wir im folgenden Artikel.
Wichtige Fakten
- Gehaltsbänder zeigen die Gehaltsspanne für ähnliche Positionen bzw. eine Jobfamilie an – von Mindest- bis Maximalvergütung.
- Lohntransparenz korreliert laut Studien positiv mit Unternehmenserfolg und steht in einem negativen Zusammenhang mit der Kündigungsrate in Betrieben.
- Die Implementierung von Gehaltsbändern erfordert eine Klassifizierung der Jobfamilien, eine Marktanalyse ähnlicher Positionen sowie eine begleitende Kommunikation und regelmäßige Überprüfung.
- Das deutsche Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) gilt seit 2017 und gibt Beschäftigten in Betrieben ab 200 Mitarbeitenden einen Auskunftsanspruch über Vergleichsgehälter.
- Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie 2023/970 erweitert die Pflichten erheblich: Gehaltsspannen in Stellenanzeigen, Berichtspflichten ab 100 Beschäftigten und ein Auskunftsanspruch unabhängig von der Betriebsgröße – das deutsche Umsetzungsgesetz wird für 2027 erwartet.
Was sind Gehaltsbänder?
Ein Gehaltsband definiert die Vergütungsspanne innerhalb einer Jobfamilie bzw. einer Position. Es gibt die Mindest- und Maximalgehälter für Positionen oder Jobfamilien an und dient dazu, die Bezahlung der Beschäftigten im Betrieb zu strukturieren. Außerdem macht es die Vergütung für eine Gruppe von Positionen transparent.
Ein gut strukturiertes Gehaltsband dient sowohl der Personalabteilung als auch anderen Abteilungen als Grundlage für Gehaltserhöhungen. Es zeigt transparent die Entwicklungsmöglichkeiten und Aufstiegschancen für Mitarbeitende auf und trägt zur Motivation bei.
Im Englischen werden Gehaltsbänder auch Salary Ranges oder kurz Ranges genannt.
Studie: Eine Untersuchung der Universität Luzern zeigt, dass Unternehmenserfolg und transparente Lohnstruktur positiv miteinander korrelieren. Zudem besteht ein negativer Zusammenhang zwischen Lohntransparenz und der Kündigungsrate – bei mehr Transparenz erfolgen weniger Kündigungen. Lohntransparenz ist demnach ein messbarer Erfolgsfaktor.
Entgelttransparenzgesetz: Rechtliche Anforderungen für Unternehmen
Gehaltsbänder sind nicht mehr nur ein freiwilliges HR-Instrument – sie stehen zunehmend im Zentrum gesetzlicher Anforderungen. Unternehmen sollten zwei Regelwerke kennen: das bestehende deutsche Entgelttransparenzgesetz und die neue EU-Richtlinie.
Das deutsche Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) seit 2017
Das Gesetz zur Förderung der Entgelttransparenz zwischen Frauen und Männern (EntgTranspG) gilt in Deutschland seit dem 6. Juli 2017. Es verfolgt das Ziel, den Grundsatz „gleicher Lohn für gleiche oder gleichwertige Arbeit“ durchzusetzen und geschlechtsspezifische Lohnunterschiede zu beseitigen.
Was das Gesetz aktuell regelt:
Beschäftigte in Betrieben ab 200 Mitarbeitenden haben das Recht, das durchschnittliche Bruttoentgelt von Kolleginnen und Kollegen in einer vergleichbaren Tätigkeit des anderen Geschlechts zu erfragen. Der Auskunftsanspruch bezieht sich dabei auf den Median des Vergleichsentgelts von mindestens sechs Personen. Entscheidend ist die Beschäftigtenanzahl im einzelnen Betrieb, nicht die Gesamtgröße eines Konzerns.
Unternehmen mit mehr als 500 Beschäftigten sind zusätzlich dazu aufgefordert, betriebliche Prüfverfahren zur Entgeltgleichheit durchzuführen und regelmäßig über den Stand der Gleichstellung zu berichten.
Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie 2023/970 – was sich ändert
Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (EU) 2023/970 trat im Juni 2023 in Kraft und hätte bis zum 7. Juni 2026 in nationales Recht umgesetzt werden müssen. Deutschland hat diese Frist nicht eingehalten. Ein Umsetzungsgesetz wird voraussichtlich Anfang 2027 in Kraft treten. Die inhaltlichen Anforderungen der Richtlinie sind jedoch bereits bekannt – Unternehmen sollten sich jetzt darauf vorbereiten.
Die wichtigsten neuen Pflichten im Überblick:
Gehaltsspannen in Stellenanzeigen: Arbeitgeber müssen Bewerberinnen und Bewerbern das Einstiegsgehalt oder die Gehaltsspanne mitteilen – möglichst bereits in der Stellenausschreibung, spätestens aber vor dem ersten Gespräch. Eine nachträgliche Frage nach dem bisherigen Gehalt ist künftig verboten.
Auskunftsanspruch für alle Beschäftigten: Anders als im aktuellen deutschen Recht gilt der Auskunftsanspruch künftig unabhängig von der Betriebsgröße. Beschäftigte können Informationen über ihr eigenes Gehalt sowie über die durchschnittlichen Gehaltsniveaus vergleichbarer Tätigkeiten einfordern.
Erweiterte Berichtspflichten: Unternehmen mit 150 oder mehr Beschäftigten müssen künftig regelmäßig über den Gender Pay Gap berichten. Der erste Bericht – der das Kalenderjahr 2026 abdeckt – muss bis zum 7. Juni 2027 übermittelt werden. Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten müssen jährlich berichten, kleinere Unternehmen alle drei Jahre.
Handlungspflicht bei Gender Pay Gap: Beträgt der geschlechtsspezifische Lohnunterschied mehr als 5 Prozent und ist er nicht objektiv begründbar, müssen Unternehmen innerhalb von sechs Monaten nach der Berichterstattung korrigierend eingreifen.
Vergütungsstruktur und faire Entlohnungskriterien: Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass ihre Vergütungsstrukturen gleiches Entgelt für gleiche oder gleichwertige Arbeit gewährleisten. Der Entgeltbegriff ist dabei weit gefasst: Er umfasst nicht nur das Grundgehalt, sondern auch variable Gehaltsbestandteile, Boni und Sachleistungen.
Was das konkret für Gehaltsbänder bedeutet
Gut definierte Gehaltsbänder sind die praktische Grundlage, um die Anforderungen des Entgelttransparenzgesetzes und der EU-Richtlinie zu erfüllen. Wer seine Vergütungsstruktur jetzt ordentlich aufstellt, kann:
- Auskunftsansprüche rechtssicher beantworten,
- Gehaltsspannen in Stellenanzeigen ohne Aufwand kommunizieren,
- den Gender Pay Gap systematisch überprüfen und dokumentieren,
- und Entgeltberichte auf Basis klarer Daten erstellen.
Beispiel: Wie sieht ein Gehaltsband aus?
Um sich das Ganze besser vorstellen zu können, schauen wir uns ein fiktives Beispiel einer Marketingabteilung an. Typischerweise wird die Gehaltsstruktur für einzelne Jobfamilien bzw. Abteilungen in jeweils eigenen Gehaltstabellen festgehalten.
| Jobebene/
Rolle |
Min. | Mittelwert | Max. | Beschreibung | Anforderungen |
| Assistenz Marketing | 36.000€ | 42.000€ | 48.000€ | Büroassistenz, Kampagnen-Hilfe, Social-Media-Betreuung | Kaufm. Ausb./Stud., erste Marketing-Erfahrung |
| Junior Marketing | 46.000€ | 57.000€ | 68.000€ | Kampagnen-Planung/
Umsetzung, Social Media- und Content-Erstellung |
abgeschl. Stud., mehrj. Erfahrung, Social/Content/
SEO-Kenntnisse |
| Senior Marketing | 65.000€ | 80.000€ | 95.000€ | Strategieentwicklung, Budgetverwaltung, Analyse | Marketing-Stud. o. ä., langj. Erfahrung, Strategie-, Analyse-, Führungserfahrung |
| Leitung Marketing | 85.000€ | 105.000€ | 130.000€ | Teamführung, Definition von Zielen, Gesamtverantwortung | Marketing-Stud. o. ä., langj. Erf., Strategie-, Analyse, Kommunikation- und Führungserfahrung |
Hinweis: Plattformen wie Kununu geben einen Marktüberblick über Gehaltsbänder in verschiedenen Unternehmen. Die Werte basieren auf Angaben von (ehemaligen) Mitarbeitenden. Ein Praxisbeispiel ist das Gehaltsband bei Siemens für das Projektmanagement: Hier reicht die Spanne von rund 48.000 € bis 127.000 € brutto im Jahr, mit einem Mittelwert von ca. 82.000 €.
Wie entwickelt man Gehaltsbänder?
Um eine realistische und rechtsichere Vergütungsstruktur aufzubauen, empfiehlt sich folgendes Vorgehen:
1. Bewertung und Klassifizierung der Stellen
Alle Stellen im Unternehmen werden bewertet und klassifiziert – nach Anforderungen, erforderlichen Fähigkeiten, Verantwortungsgrad und Komplexität der Aufgaben. Wichtig dabei: Die Kriterien müssen geschlechtsneutral und nachvollziehbar sein, um nicht gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) oder das Entgelttransparenzgesetz zu verstoßen. Diskriminierung aufgrund von Ethnie, Alter, Geschlecht oder anderen geschützten Merkmalen ist unzulässig.
2. Marktanalyse
Im nächsten Schritt werden die Marktgehälter für ähnliche Positionen analysiert. Dabei sollten regionale Unterschiede (Stadt vs. Land) ebenso berücksichtigt werden wie Branchengröße und Unternehmenstyp. Größere Unternehmen können in der Regel höhere Gehälter zahlen als KMUs.
3. Entwicklung der Gehaltsbänder
Anschließend werden Einstiegsgehalt, Mittelwert und Maximum für jedes Band definiert. Ebenso wird festgelegt, unter welchen Bedingungen Mitarbeitende innerhalb des Bandes aufsteigen können – etwa durch Betriebszugehörigkeit, Leistungsbeurteilungen oder zusätzliche Qualifikationen. Diese Kriterien müssen transparent und dokumentiert sein, damit sie im Falle eines Auskunftsanspruchs standhalten.
4. Implementierung und Kommunikation
Transparente Gehaltsbänder erfordern eine umfassende interne Kommunikation. Personalabteilung, Geschäftsführung und Beschäftigte sollten über die Struktur und die Logik dahinter informiert werden. Das schafft Vertrauen und reduziert Unsicherheiten.
5. Regelmäßige Überprüfung und Anpassung
Gehaltsbänder sind kein einmaliges Projekt. Sie sollten regelmäßig – mindestens jährlich – auf Marktgerechtigkeit und interne Konsistenz geprüft werden. Zudem ist ab 2026/2027 eine systematische Kontrolle auf Gender Pay Gaps Pflicht: Beträgt der Unterschied mehr als 5 Prozent und ist er nicht sachlich begründbar, besteht Handlungsbedarf.
Rechtlicher Hinweis: Seit 2017 gilt in Deutschland das Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG), das Beschäftigten in Betrieben ab 200 Mitarbeitenden einen Auskunftsanspruch über Vergleichsgehälter gibt. Ab voraussichtlich 2027 gelten durch das deutsche Umsetzungsgesetz der EU-Entgelttransparenzrichtlinie (EU) 2023/970 deutlich strengere Anforderungen – inklusive Gehaltsangaben in Stellenanzeigen und Berichtspflichten ab 100 Beschäftigten. Unternehmen sollten ihre Vergütungsstruktur schon jetzt entsprechend aufstellen.
Transparente Gehaltsbänder mit Factorial
HR-Software wie Factorial unterstützt Unternehmen dabei, Gehaltsbänder strukturiert aufzubauen und zu verwalten. Gehaltsanalysen helfen dabei, geschlechtsspezifische Unterschiede zu identifizieren und einen Überblick über die aktuelle Lohnstruktur zu gewinnen – eine wichtige Grundlage, um sowohl die Anforderungen des deutschen Entgelttransparenzgesetzes als auch der kommenden EU-Richtlinie zu erfüllen. Entgeltberichte werden automatisch erstellt, und die transparente Kommunikation der Vergütungsstruktur wird durch die Plattform erleichtert.
