KI-Tools gewinnen zunehmend an Bedeutung im Arbeitsalltag. Sie helfen dabei, Prozesse zu vereinfachen, die Effizienz zu steigern und entlasten bei wiederkehrenden oder zeitintensiven Aufgaben. Viele dieser Anwendungen sind in einer kostenlosen Basisversion verfügbar, andere erfordern ein kostenpflichtiges Abo.
In diesem Beitrag stellen wir Ihnen wichtige KI-Tools vor, die Ihre Arbeit spürbar erleichtern können.
Das Wichtigste in Kürze
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63 Prozent der Befragten einer aktuellen Studie der Boston Consulting Group nutzen im Arbeitsalltag bereits KI-Modelle.
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Die Tools reichen von Unterstützung bei Recherche, Bildbearbeitung und -erstellung bis hin zur Automatisierung von Aufgaben im Personalwesen, wie beispielsweise mit der HR-Software von Factorial.
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Allerdings sollten Unternehmen bei der Nutzung von KI im beruflichen Kontext bestimmte Regelungen und Verordnungen beachten. Dazu gehören die DSGVO, die KI-Verordnung (AI Act) sowie erforderliche Maßnahmen wie eine Datenschutz-Folgenabschätzung.
Welches KI-Tool ist das beste?
Eine Studie der Strategieberatung Boston Consulting Group zeigt kürzlich, dass in Deutschland 63 Prozent der Befragten generative KI bei der Arbeit nutzen (generative KI bedeutet: Künstliche Intelligenz, die eigenständig Inhalte wie Texte, Bilder oder Musik erzeugen kann). Weltweit liegt der Durchschnitt sogar bei 72 Prozent. Das zeigt: Der Einsatz von KI spielt im Arbeitsalltag zunehmend eine zentrale Rolle. Doch welche Tools nutzen Mitarbeitende tatsächlich und welche sind wirklich sinnvoll? Welches das beste KI-Tool ist, lässt sich nicht pauschal beantworten, da KI so vielfältig einsetzbar ist, dass es letzten Endes auf Ihre individuellen Bedürfnisse ankommt. Wir stellen Ihnen die besten KI-Tools in unserer großen KI-Tools-Übersicht vor.
Übersicht KI Tools: Welche KI-Tools gibt es?
Die Tools können in verschiedenen Aufgabenbereichen des Berufsalltags eingesetzt werden. Wir haben sie nach typischen Tätigkeiten sortiert.
Schreiben & Texte
- ChatGPT: ChatGPT ist eines der bekanntesten KI-Tools für die Textgenerierung und hat in kurzer Zeit enormen Hype erlebt. Mit ChatGPT lassen sich Texte nahezu jeder Form erstellen – von E-Mails über Berichte bis hin zu kreativen Texten – einfach durch die Eingabe sogenannter „Prompts“. Der digitale Helfer unterstützt u. a. auch beim Brainstorming, Auswertung von Datensätzen oder beim Erstellen von Projektplänen.
Neben diesen klassischen Funktionen ist ChatGPT zudem bei Programmierer*innen beliebt, da es Fehler im Code erkennen kann und bei der Automatisierung von Programmieraufgaben, beim Schreiben von Skripten und beim Erklären von Code unterstützt.
Kosten: Es gibt eine kostenlose Version nach Anmeldung sowie eine kostenpflichtige Variante mit erweiterten Funktionen, zum Beispiel für Unternehmen, die zusätzliche Optionen und Integrationen benötigen. Die kostenpflichtige Version startet ab 23 Euro im Monat.
- Copy.ai: Copy.ai eignet sich besonders für den Marketing- und Kommunikationsbereich, also für die Erstellung von Blogs, Marketingtexten, Newslettern, Social-Media-Beiträgen oder auch Produktbeschreibungen. Hier können Texte beispielsweise an die Markenidentität angepasst, stilistisch verändert oder SEO-optimierte Inhalte erstellt werden. Zudem bietet das Tool Funktionen für die Teamkollaboration.
Kosten: Die Kosten richten sich nach der Anzahl der Nutzer*innen und der erstellten Wörter und beginnen bei ca. 49 $/Monat. Eine kostenlose Basisversion ist ebenfalls verfügbar.
Recherche: Welche ist die beste KI 2025?
Natürlich kann für Recherchezwecke ebenfalls ChatGPT genutzt werden, ein vielseitiges KI-Tool, das in der kostenpflichtigen Version auch Bildgenerierung ermöglicht. Doch daneben gibt es weitere KI-Assistenten, die Sie bei der Recherche im Alltag am Arbeitsplatz unterstützen.
- Google Gemini: Die Gemini Modelle ermöglichen die Erstellung und Verarbeitung von Text, Bildern, Audios und Videos. Es eignet sich besonders für komplexe Recherchen, Analyse großer Datenmengen und die Verarbeitung unterschiedlicher Medienformate. Im Gegensatz zu ChatGPT ist die Google-KI Gemini durch die Integration ins Google-Universum deutlich zuverlässiger, was aktuelle Informationen angeht.
Kosten: Ebenso wie ChatGPT bietet Gemini eine kostenlose Version an, die im Chat mehr Prompts und auch mehr Bild-Uploads als die Konkurrenz zulässt. Kostenpflichtige Versionen mit umfangreichen Funktionen beginnen bei 21,99 Euro pro Monat.
- Perplexity AI: Dieses Tool eignet sich besonders für die Recherche aktueller Informationen. Im Gegensatz zu ChatGPT oder anderen LLMs (Large Language Models) geht es hier weniger um die narrative Erstellung kreativer Texte oder komplexe Zusammenhänge, sondern primär um schnelle, präzise Antworten auf konkrete Fragen mit Quellenangabe.
Kosten: Perplexity AI bietet eine kostenlose Version für grundlegende Recherchen, die Pro-Version beginnt bei 20 $ pro Monat. Zusätzlich gibt es Comet Plus, ein kostenpflichtiges Angebot, das Zugriff auf Premium-Inhalte von teilnehmenden Verlagen ermöglicht.
- Im Bereich Literaturrecherche im Forschungsbereich sind diese Tools insbesondere nützlich: Elicit (ermöglicht Literaturrecherche auf Basis einer Forschungsfrage) und ResearchRabbit (zur Organisation und Verwaltung von Forschungsprojekten).
KI-gestützte Bildgenerierung und -bearbeitung
- Canva: Canva ist ein KI-Tool für den Bereich Grafikdesign. Es ermöglicht die Gestaltung von Grafiken, Präsentationen, Flyern und Visitenkarten o. ä.. Canva bietet eine umfangreiche Bibliothek mit Stockfotos, und dank KI-Technologie ist jetzt auch die automatische Bildgenerierung möglich. Das Tool erfordert nur wenig Vorwissen, sodass auch absolute Anfänger*innen erfolgreich Bilder für unterschiedlichste Zwecke erstellen können.
Kosten: Auch Canva bietet eine kostenlose Version an. Hier können Nutzer*innen auf rund 250.000 Vorlagen sowie kostenlose Stockfotos, Grafiken und Videos zugreifen. Für professionelle Grafikdesigner*innen, die mehr Funktionen, zusätzlichen Stockfotobestand, Brand-Kits, erweiterte Design- und KI-Funktionen benötigen, gibt es Canva Pro und die Team-Version, die zusätzliche Tools für die Zusammenarbeit bieten.
- DALL·E: Dieses Tool gehört zu OpenAI. Im Gegensatz zu Canva, das auf Vorlagen und Stockbilder setzt, können mit DALL·E Bilder direkt aus Textbeschreibungen generiert werden – also aus den sogenannten Prompts, die Nutzer*innen eingeben. DALL·E ist über die ChatGPT Plus-Version erhältlich.
- Darüber hinaus gibt es noch weitere Werkzeuge zur Bildgenerierung: MidJourney legt besonderen Wert auf künstlerische Ästhetik und Atmosphäre, während Adobe Firefly sehr saubere und realistische Bilder erstellt und ausschließlich mit lizenzierten Inhalten arbeitet, da es zu Adobe gehört – besonders geeignet für Unternehmen.
Weitere nützliche Helfer im Berufsalltag
KI-Scanner: Es gibt verschiedene Tools, die diese Dienstleistung anbieten (z. B. Copy Leaks, Originality.ai oder TextGuard). Die Idee dahinter ist, dass ein Tool Texte darauf überprüft, ob sie mit KI erstellt wurden. Solche Tools werden insbesondere an Schulen und Universitäten immer wichtiger, um die Authentizität von Arbeiten zu prüfen.
DeepL: Dieses Tool eignet sich besonders gut für Übersetzungen und Textverbesserungen. Der Text kann einfach hineinkopiert werden, und DeepL liefert eine präzise Übersetzung. Die Textverbesserung ist derzeit allerdings nur für Deutsch und Englisch verfügbar. Ein ähnliches Tool für Übersetzungen ist Google Translate, das im Unterschied zu DeepL mehr Sprachen unterstützt, jedoch tendenziell eher wortwörtlich übersetzt und weniger feine kulturelle oder inhaltliche Nuancen berücksichtigt.
LanguageTool: Ein Werkzeug, das zuverlässig als Add-on Grammatik-, Rechtschreib- und auch stilistische Verbesserungsvorschläge liefert. Die Pro-Version bietet deutlich mehr Wörter und zusätzliche Funktionen, während die kostenlose Version ein begrenztes Wortkontingent hat.
Factorial AI: Auch im Bereich Personalwesen greifen immer mehr Unternehmen auf KI-Unterstützung zurück. Mit Factorial AI können Routineaufgaben im HR-Bereich ganz einfach automatisiert werden. Das spart Zeit und bietet mehr Raum für die wirklich wichtigen Aufgaben. Factorial ist dabei, sich als KI-Business-Software zu positionieren und bietet dabei unterstützende und fortschrittliche KI-Lösungen in folgenden Bereichen:
- Engagement/Performance: Live-Transkripte von 1:1-Meetings, Kontext-Recaps, automatische Aktionspläne
- Recruiting/Talent: KI-Stellenbeschreibungen, passende Kandidat*innen, CV-Zusammenfassungen
- Prozesskoordination: Automatisierte Schichtplanung, Regeln definieren, schnell veröffentlichen
- Finanzmanagement: Beleg-Scan, KI-OCR, automatische Zuordnung, Einreichungs-Erinnerungen
- Analysen/Berichte: Echtzeitdaten, automatische Reports, präzise Analysen ohne Excel
KI-Suchmaschinen: Passt keines der hier vorgestellten Werkzeuge oder Apps zu der Aufgabe, die Sie gerne durch KI erledigen lassen würden? Dann kann Ihnen möglicherweise eine KI-Suchmaschine helfen. Sie bieten umfangreiche Suchmöglichkeiten für KI-Tools, zum Beispiel: kisuche.io, futurepedia.io oder There’s An AI For That.
Kostenlose KI-Tools: Welches KI-Tool ist kostenlos?
Die meisten der hier vorgestellten KI-Werkzeuge bieten eine kostenlose Version an. Diese Versionen sind meist funktional eingeschränkt, reichen aber oft für Personen aus, die die Tools nicht täglich oder nur für kleinere Aufgaben nutzen.
Bei ChatGPT ist beispielsweise die Anzahl der Prompt-Anfragen pro Chat oder bestimmte Funktionen begrenzt, während MidJourney die Anzahl der kostenlos generierbaren Bilder einschränkt. Auch Rechtschreib- und Texttools wie LanguageTool begrenzen in der kostenlosen Version etwa die Zahl der zu korrigierenden Wörter oder den Zugriff auf fortgeschrittene Stil- und Grammatikfunktionen. Kostenlose Versionen eignen sich daher besonders für Gelegenheitsnutzer*innen, Studierende oder kleinere Projekte, während für umfangreiche Aufgaben meist die kostenpflichtigen Varianten nötig sind.
Was sollten Unternehmen bei Nutzung von KI-Tools im Berufsalltag beachten?
Unternehmen müssen bei der Nutzung von KI besonders auf Datenschutz und rechtliche Vorgaben achten, da viele Anbieter außerhalb der EU sitzen und nicht automatisch die hiesigen Gesetze einhalten. Sowohl die DSGVO als auch die KI-Verordnung (EU AI Act) gelten parallel und müssen beachtet werden. Wichtige Maßnahmen sind u. a. Auftragsverarbeitungsverträge, interne Schulungen, Datenschutz-Folgenabschätzungen und die korrekte Konfiguration der KI, um Datenmissbrauch zu vermeiden. Ausführliche Informationen zu Pflichten und rechtlichen Grundlagen finden Unternehmen in unserem Blogartikel.
