Es gehört wohl zu den unangenehmsten Aufgaben von Führungskräften: ein Kündigungsgespräch zu führen. Allerdings gibt es Situationen, in denen sich dies nicht vermeiden lässt. Es erfordert Fingerspitzengefühl, eine gute Vorbereitung und Empathie. Was macht eine anständige Kündigung aus? Wir klären auf und geben wertvolle Tipps.
Key Facts
- Muss eine Führungskraft Mitarbeitende entlassen, sollten Sie sich darauf gut vorbereiten. Dabei sollte man nichts dem Zufall überlassen.
- Die richtigen Worte zu finden, ist besonders wichtig. Bei einem Kündigungsgespräch hat man es mit Menschen zu tun. Da ist es wichtig, diese nicht zu verletzen und ihnen die Gründe klar und empathisch darzulegen.
- Man sollte auf eventuelle emotionale Ausbrüche gefasst sein: Bereiten Sie sich darauf vor, dass die oder der Angestellte mit Trauer, Wut oder Schock reagieren könnte.
- Vorbereitung auf das Kündigungsgespräch
- Tipps für Arbeitgebende: Wie Sie ein gutes Kündigungsgespräch führen
- Wer sollte das Kündigungsgespräch führen?
- Freistellung nach der Kündigung
- Umgang mit schwierigen Situationen
- Nach dem Kündigungsgespräch
- Fazit
Vorbereitung auf das Kündigungsgespräch
Eine gute Vorbereitung ist entscheidend, wenn man Mitarbeitende kündigen muss. Eine Checkliste kann dabei helfen. Es ist wichtig, was man sagt und wie man es tut. Dabei sollte man nichts dem Zufall überlassen. So kann das Gespräch schnell aus dem Ruder laufen. Wer gut vorbereitet ist, wird auch auf unerwartete Reaktionen besser vorbereitet sein.
Zunächst sollte die Kündigung rechtlich abgeklärt sein. Schauen Sie sich den Arbeitsvertrag genau an. Auch die Kündigungsfrist muss zum Beispiel im Vorfeld geprüft werden. Was auch immer die Gründe für die Entlassung sind, man sollte der gekündigten Person erklären können, warum es gerechtfertigt ist, das Arbeitsverhältnis aufzukündigen. Dies sollte unbedingt mit der Rechtsabteilung oder einem Anwalt abgeklärt werden.
Auch der Zeitpunkt zu kündigen ist entscheidend. Kündigungsgespräche sollten eher am Wochenbeginn als kurz vor dem Wochenende und besser zu Beginn vom Arbeitstag stattfinden. Das gibt den Gekündigten die Möglichkeit, die Nachricht zu verarbeiten, zeitnah Fragen zu stellen und sich juristische Beratung einzuholen.
Als Ort sollte ein abgeschlossener, nicht einsehbarer Raum gewählt werden. Nichts ist demütigender als wenn Mitarbeitende von draußen in den Raum sehen könnten. Außenstehende sollten von dem Gespräch nichts mitbekommen. Auch das Büro der Führungskraft ist als Ort geeignet.
Alle wichtigen Dokumente sollten in schriftlicher Form vorliegen. Die betrifft alle finanziellen Angebote wie zum Beispiel die Abfindung, aber auch das Kündigungsschreiben und möglicherweise schon ein Zeugnis.
Tipps für Arbeitgebende: Wie Sie ein gutes Kündigungsgespräch führen
Bei einem Kündigungsgespräch hat man es mit Menschen zu tun. Das klingt banal, wird aber immer wieder unterschätzt. Menschen reagieren unterschiedlich, wenn sie ihren Job verlieren, daher sind hier individuelle Ansprachen erforderlich. Dennoch kann man sich auch hierauf vorbereiten und sich überlegen, was man sagt und wie man es sagt. Banale Floskeln sollte man sich unbedingt sparen. Dennoch sollten die Gründe für die Kündigung klar und eindeutig formuliert werden. Ebenso müssen Fristen und Termine eingehalten werden. So kann sichergestellt werden, dass die Kündigung rechtzeitig erfolgt.
Der Ablauf eines professionellen Kündigungsgesprächs hat in der Regel vier Phasen: Vorstellung der Kündigung, Erläuterung der Gründe, die zur Kündigung führten, Diskussion der Folgen und Abschluss. Stellen Sie sicher, dass Sie die Gründe für die Kündigung erläutern, ohne den oder die Mitarbeiter*in zu verletzen. Seien Sie auf mögliche Fragen und Bedenken des Mitarbeitenden vorbereitet und beantworten Sie diese offen und ehrlich.
Werden mehrere Arbeitnehmende gekündigt, sollte man möglich frühzeitig mit der gesamten Belegschaft über die schwierige betriebliche Situation sprechen. Sonst besteht die Gefahr, dass einzelne Kolleginnen und Kollegen etwas mitbekommen und Gerüchte im Unternehmen kursieren. Das sorgt für Verunsicherung bei allen und kann das Betriebsklima erheblich belasten. Wenn die Trennung feststeht und die Vorbereitungen getroffen sind, sollte man das Kündigungsgespräch möglichst sofort führen.
Wer sollte das Kündigungsgespräch führen?
Die Kündigung sollte die Führungskraft führen, die am meisten über die private Situation der Mitarbeitenden weiß und sich auch mit deren Schwächen und Stärken auskennt. Ein Mitarbeitender der Personalabteilung sollte ebenfalls anwesend sein, um sicherzustellen, dass die rechtliche Situation berücksichtigt wird und gegebenenfalls helfen kann, die Situation zu beruhigen, falls das Gespräch durch eine emotionale Reaktion außer Kontrolle läuft.
Verhalten im Kündigungsgespräch
Beim Offboarding gelten ähnliche Workflows wie beim Onboarding. Der letzte Eindruck zählt ähnlich wie der erste, denn man sieht sich meistens zweimal im Leben. Mit der Software von Factorial können Sie auch Mitarbeitergespräche organisieren. Seien Sie fair und respektvoll: Ein Entlassungsgespräch sollte fair geführt werden, um das Image des Unternehmens und die Motivation der Kolleginnen und Kollegen, die ihren Job behalten, zu schützen.
Körpersprache und Verhalten im Kündigungsgespräch
Eine Kündigung ist eine ernste Sache. Schließlich verliert ein Mensch seinen Arbeitsplatz. Gehen Sie angemessen damit um. Setzen Sie sich beim Gespräch aufrecht hin, aber nicht zu steif. Zeigen Sie durch Ihre nonverbalen Signale, dass Sie trotz Anspannung offen und zuvorkommend sind.
Freistellung nach der Kündigung
Gekündigte Mitarbeitende können teilweise sofort freigestellt werden. Bei kurzen Kündigungsfristen und längeren Urlaubs- oder Freizeitansprüchen, können die Betreffenden auch ohne ihre Zustimmung sofort freigesetzt werden. Je nach Sachlage und Position kann das für beide Seiten die bessere Lösung sein. Auch für die verbleibende Belegschaft kann das ein Vorteil sein, weil eine mögliche Stimmungsmache der Ausscheidenden die Atmosphäre im Unternehmen negativ beeinflussen kann. Löhne und Gehälter müssen selbstverständlich weiter gezahlt werden.
Umgang mit schwierigen Situationen
Wie schon erwähnt: Menschen reagieren sehr unterschiedlich auf Kündigungen. Deshalb sollte man auf extreme Situationen vorbereitet sein. Trauer, Wut und Schock sind nur einige der möglichen Reaktionen.
Aktives Zuhören ist dabei ein probates Mittel. Die Mitarbeitenden sollten über ihre Sorgen reden können und nicht unterbrochen werden. Die Führungskraft sollte nicht in die Verteidigungshaltung gehen und sich auf lange Diskussionen einlassen.
Eine transparente Kommunikation, in der die Gründe für die Kündigung offen mitgeteilt werden, ist immer noch die beste Art der Freisetzung, weil sie ehrlich und fair ist.
Nach dem Kündigungsgespräch
Ist das Gespräch geführt, ist der Prozess noch nicht beendet. Das Gespräch sollte detailliert protokolliert und später an die Personalabteilung weitergeleitet werden. Diese sollte dann die notwendigen Schritte einleiten, um die Kündigung abzuwickeln.
Anschließend sollte die verbleibende Belegschaft informiert werden. Ihnen muss die Angst genommen werden, jeder von ihnen könnte der oder die nächste sein. Vor allem, wenn mehrere Mitarbeitende gleichzeitig freigesetzt wurden, sorgt das schnell für Verunsicherung. Machen Sie deutlich, welche Auswirkungen die Kündigung auf das Team, Projekte, Ziele und das Unternehmen hat. Auch dabei sollte man ehrlich sein und keine Versprechungen machen, die später nicht zu halten sind.
Mit den scheidenden Mitarbeitenden sollte vor ihrem endgültigen Ausscheiden noch ein Gespräch geführt werden. Dabei sollten alle noch offenen Dinge angesprochen werden. Das sorgt für Klarheit und – meistens – für einen positiven Abschied, denn es zeigt Wertschätzung.
Fazit
Ein Kündigungsgespräch ist eine große Herausforderung, es kann aber auch eine Gelegenheit sein, die Professionalität und die Integrität des Unternehmens zu demonstrieren.
Ein gelungenes Kündigungsgespräch erfordert Vorbereitung, Empathie, Professionalität und auch Stil. Rechtliche Aspekte sollten vorab geklärt und die Kommunikation klar und respektvoll gestaltet werden. Dabei kann eine Checkliste hilfreich sein. Der richtige Zeitpunkt und Ort sind entscheidend, um den Mitarbeitenden eine faire Verarbeitung zu ermöglichen. Emotionale Reaktionen sind vorhersehbar, weshalb ein ruhiges, transparentes Vorgehen essenziell ist. Nach dem Gespräch sollten formale Schritte eingeleitet und die verbleibenden Mitarbeitenden informiert werden, um das Arbeitsklima zu erhalten.
