So vermeiden Sie eine giftige Meetingkultur in Ihrem Unternehmen

Eine Studie von Microsoft hat ergeben, dass die in Meetings verbrachte Zeit seit der Corona-Pandemie um das 2,5-fache gestiegen ist. Ein Übermaß an Meetings kann jedoch die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen beeinträchtigen. Innovative Ansätze zur Entlastung und zur Vermeidung einer toxischen Meetingkultur sind daher für Unternehmen wichtiger denn je.

Doch wie genau kann das funktionieren? Vor allem, wenn Ihre Mitarbeitenden regelmäßig remote oder im Homeoffice arbeiten?

Im folgenden Blogartikel zeigen wir Ihnen Tipps und Strategien für eine gesunde Meetingkultur in Ihrem Unternehmen auf.

Key Facts

1. Die Anzahl der Meetings in Unternehmen hat zugenommen, und viele Mitarbeiter*innen verbringen über 5 Stunden pro Woche in Meetings, von denen die Hälfte als unnötig empfunden wird.
2. Effektive Meetings sind für Unternehmen wichtig, da sie die Produktivität beeinflussen und Mitarbeiter von ihren eigentlichen Aufgaben ablenken können.
3. Die Wahl der richtigen Meeting-Art ist entscheidend: Die Auswahl der Meeting-Art sollte auf den Zielen basieren und den Zweck der Besprechung widerspiegeln.

• Teammeetings effizient gestalten
• Welche Meeting-Typen gibt es?
• Meetingkultur Regeln – 10 goldene Regeln für Teammeetings
• Effiziente Meetings organisieren – Teammeeting Struktur
• Meeting im Team: Teamsitzung-Methoden

Teammeetings effizient gestalten

Nicht erst seit der Corona-Pandemie verbringen Arbeitnehmer*innen viele Stunden in (Online-)Meetings. Generell hat die Anzahl der Meetings in vielen Unternehmen zugenommen. Laut einer aktuellen Studie von Business User gaben die Befragten an, durchschnittlich etwas mehr als 5 Stunden in Meetings zu verbringen, die Hälfte davon als unnötig. Führungskräfte haben in der Regel noch deutlich mehr Meetings pro Woche, da Sie mit Ihrem Team regelmäßige Mitarbeitergespräche führen müssen.

Warum sind effektive Meetings für Unternehmen so wichtig?

Befragte der oben genannten Studie, die mehr als 5 Stunden pro Woche in Meetings verbringen, gaben an, dass Meetings ihre Produktivität deutlich beeinträchtigen. Um die Produktivität besser berechnen zu können, sollten Sie das Vollzeitäquivalent (FTE) Ihres Unternehmens kennen.

Weitere Studien aus dem englischsprachigen Raum zeigen zudem, dass ⅔ der befragten Führungskräfte der Meinung sind, dass sie durch Meetings von ihren eigentlichen Aufgaben abgehalten werden. Etwa ebenso viele halten die Besprechungen für ineffizient und unproduktiv.

Dennoch werden Besprechungen ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsalltags bleiben. Denn sie sind für die Bewältigung der Arbeit unerlässlich. Und zwar aus folgenden Gründen:

• Erleichterung der Entscheidungsfindung
• Stärkung der Organisationskultur und Förderung einer effektiven Führung
• Förderung von Innovationen
• Steigerung des Engagements und der Teamarbeit
• Beschleunigung der Markteinführung

Umso wichtiger ist es für Unternehmen, die eigene Meetingkultur unter die Lupe zu nehmen und zu schauen, an welchen Stellen Verbesserungsbedarf besteht und welche Meeting-Regeln implementiert werden sollten.

Welche Meeting-Typen gibt es?

Es gibt unterschiedliche Formen von Meetings, die sich durch Zweck und Inhalt unterscheiden. Typische Meeting-Formate sind bspw.:

• Regelmäßige Besprechungen:

Die regelmäßige Teambesprechung ist der Klassiker unter den Meetings.

Diese finden in festen Zeitabständen statt, wie wöchentliche Teammeetings oder monatliche Abteilungsbesprechungen.

• Brainstorming-Sitzungen: 

Diese dienen der Ideenfindung und Kreativitätsförderung, wie eine Sitzung zur Entwicklung neuer Marketingkampagnen.

• Entscheidungs-Meetings:

Sie zielen darauf ab, wichtige Entscheidungen zu treffen, wie die Auswahl eines Lieferanten oder die Freigabe eines Projektplans.

• Status-Meetings:

Hier werden Fortschritte und Entwicklungen in laufenden Projekten oder Arbeitsbereichen überprüft, z. B. ein wöchentlicher Statusbericht.

• Informelle Meetings wie Kaffeepause oder Lunch-Meeting:

Dienen dazu, in lockerer Atmosphäre ungezwungen über bestimmte Angelegenheiten zu sprechen. Meistens im kleineren, vertraulicheren Kreis.

Wenn es um die Planung und Vorbereitung von Besprechungen geht, gilt dies sicherlich in erster Linie für die o.g., d. h. regelmäßig stattfindenden und vor allem planbaren Besprechungen. Dennoch kann es im betrieblichen Ablauf auch zu unvorhergesehenen Besprechungen kommen. 

Diese Meetings dienen dazu, schnell auf aktuelle Anforderungen oder Herausforderungen zu reagieren und unmittelbare Maßnahmen zu ergreifen.

Beispiele für kurzfristig angesetzte Besprechungen sind:

• Krisenbesprechungen: Wenn ein unerwartetes Problem oder eine Krise auftritt, werden Teams oder Führungskräfte kurzfristig einberufen, um Sofortmaßnahmen zu planen.
• Dringende Projektbesprechungen: Wenn ein Projekt Schwierigkeiten hat oder zusätzliche Ressourcen benötigt, kann eine kurzfristige Besprechung notwendig sein, um Lösungen zu erarbeiten.
• Notfalleinsätze: In Notfallsituationen, wie technischen Ausfällen oder Sicherheitsproblemen, werden Sofortmaßnahmen in kurzfristig anberaumten Besprechungen besprochen.

Die Auswahl der richtigen Meeting-Art hängt von den Zielen ab. Formelle oder informelle Meetings sollten den Zweck widerspiegeln. Zum Beispiel ist ein informeller „Kaffeeklatsch“ keine geeignete Wahl, um den Projektfortschritt zu besprechen, da dies unerwartet sein kann und Teammitglieder überrumpelt. 

Ebenso sollte ein formelles Meeting nicht für persönliche Gespräche genutzt werden, da dies den Erwartungen der Teilnehmer*innen widerspricht. 

Tipp:

Die bewusste Wahl der Meeting-Art führt zu besseren Ergebnissen und zufriedeneren Teilnehmer*innen. Daher ist es wichtig, die verfügbaren Meeting-Arten als Werkzeuge zu betrachten und die passende Auswahl zu treffen.

Meetingkultur Regeln – 10 goldene Regeln für Teammeetings

Wie gestalten Sie nun ein Meeting? Was sollten Sie beachten? 

Schauen Sie sich zunächst diese 10 grundlegende Besprechungsregeln an, mit deren Beherzigung sie Meetings sinnvoll und gesund gestalten können.

• Klare Ziele setzen: Definieren Sie klare Ziele und den Zweck jedes Meetings, um sicherzustellen, dass sie einen Mehrwert bieten.
• Reduktion der Teamsitzungen: Reduzieren Sie die Anzahl der Sitzungen auf das notwendige Minimum. Überlegen Sie, ob ein Telefonat, eine kurze E-Mail oder ein kurzes Vieraugengespräch eine Sitzung ersetzen kann.
• Effiziente Planung: Effiziente Sitzungen sind solche, die im Voraus gut geplant werden.
• Auswahl der Teilnehmer*innen: Laden Sie nur diejenigen ein, die direkt am Thema beteiligt sind, um Zeitverschwendung und Frustration zu vermeiden.
• Zeitmanagement: Halten Sie sich strikt an die vereinbarten Zeitvorgaben und beenden Sie Meetings pünktlich. Bei längeren Meetings: Machen Sie Pausen!
• Tagesordnungspunkte: Es ist besser, Tagesordnungspunkte zu haben, die sie gründlich diskutieren, als zu viele, die alle nur kurz angesprochen und nicht gelöst werden.
• Positiver Einstieg und Interaktion fördern: Beginnen Sie das Meeting nicht sofort mit Kritik, sondern starten Sie mit Positivem.

Geben Sie den Teilnehmer*’innen zudem die Möglichkeit, aktiv am Meeting teilzunehmen und ihre Meinungen einzubringen.

• Technologie und Visualisierungen nutzen: Nutzen Sie digitale Tools und Technologien, um virtuelle Meetings effizienter zu gestalten. Auch hier steht die Frage nach dem Ziel des Meetings vor der Entscheidung, welches Tool am besten geeignet ist. Ob ein Online-Meeting oder eher ein Präsentationstool die richtige Wahl ist, hängt von Faktoren wie der Teilnehmerzahl oder z. B. dem gewünschten Interaktionsgrad ab.

Verwenden Sie Visualisierungen, wo immer es möglich ist. Das hilft den Teilnehmenden, sich zu konzentrieren und dem Gesagten zu folgen. Das gilt besonders für Personen, die keine so guten Redner*innen sind.

• Zusammenfassungen: Fassen Sie das Gesagte in regelmäßigen Abständen zusammen.
• To-do-Listen erstellen: Stellen Sie sicher, dass klare Aktionsschritte und Verantwortlichkeiten am Ende eines Meetings festgelegt werden.
  

Effiziente Meetings organisieren – Teammeeting Struktur

Mit diesen Regeln für effiziente Meetings sind Sie bereits gut ausgerüstet. Werfen wir nun einen Blick auf die Planung effizienter Meetings. Wie können Sie im Vorfeld sicherstellen, dass das Teammeeting gut strukturiert ist?

Teammeetings gestalten

Die Planung und Vorbereitung eines Meetings beinhaltet verschiedene Schritte, die einer positiven Meetingkultur zuträglich sind:

1. Ziel des Meetings klären:

Stellen Sie sicher, dass die Ziele des Meetings klar und verständlich formuliert sind. 

2. Eine Bezeichnung für das Meeting finden:

Der Titel des Meetings sollte das Ziel, den Anlass und das Thema prägnant wiedergeben.

3. Tagesordnungspunkte – Agenda für Meetings erstellen:

Definieren Sie die Tagesordnungspunkte und gliedern Sie diese in Unterthemen. 

Beispiel Themenliste einer Sitzung bei einem Meeting zum Projektstatus:

• Projektstatusbericht
  • Aktueller Stand des Projekts
  • Fortschritte und erzielte Meilensteine
  • Herausforderungen und Verzögerungen
• Risikobewertung und Problembehandlung
  • Identifikation und Bewertung von Risiken
  • Diskussion von Lösungen für auftretende Probleme
  • Aktualisierung des Risikoregisters
• Kommunikationsplan und Ressourcenallokation
  • Überprüfung des Kommunikationsplans
  • Ressourcenbedarf und -verfügbarkeit
• Nächste Schritte und Verantwortlichkeiten
  • Festlegung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten für das kommende Projektstadium
  • Terminfestlegung für das nächste Meeting

4. Meeting-Teilnehmende bestimmen:

Wählen Sie aus, welche Personen an der Besprechung teilnehmen müssen, sollten oder können. 

Wann ist eine teilnehmende Person wichtig für ein Meeting?

Wichtige Teilnehmer*innen in einem Meeting erfüllen folgende Kriterien:

• Fachwissen
• Problemlösungsfähigkeiten
• Erfahrung mit ähnlichen Problemen
• Entscheidungsbefugnis
• Direkte Betroffenheit von Entscheidungen
• Formale Notwendigkeit der Anwesenheit
• Beitrag zur angenehmen Stimmung und Konfliktlösung

5. Teammeeting: Einladung schreiben und verteilen

Erstellen Sie eine schriftliche Einladung, die Informationen zum Thema, Datum, Uhrzeit, Ort, Ziele des Meetings, Agenda, Teilnehmerliste und Kontaktdaten für Anmeldung oder Absage enthält.

Tipps zum Schreiben von Einladungen für Meetings finden Sie in diversen Online-Blogs.

Was unbedingt in eine Meeting-Einladung gehört:

• Thema und Titel
• Einladende Person
• Datum, Uhrzeit und Dauer
• Veranstaltungsort
• Ziele und erwartete Ergebnisse
• Tagesordnungspunkte (TOP)
• Materialien wie Präsentationen oder Berichte
• Teilnehmer*innen und deren Rollen
• Optional: Zusätzlich informierte Personen
• Verantwortliche für die Leitung, Moderation und Protokollierung
• Kontaktdaten zur An- oder Abmeldung.

6. Ablaufplan für Meetings entwickeln:

Planen Sie den Ablauf des Meetings.

Ablaufplan Meeting Vorlage: 

Sie können Ihre eigene Meeting-Agenda ausgehend von beispielhaften Ablaufplänen, die Sie online finden können, entwickeln. 

• Besprechung eines Tagesordnungspunkts strukturieren:

Für jeden Tagesordnungspunkt können Sie einen groben Ablauf planen, der Einstieg, Sammeln von Informationen, Auswählen, Bearbeiten, Planen und Abschluss umfasst.

• Regeln für den Ablauf eines Meetings einhalten:

Beachten Sie allgemeine, oben genannte Regeln, wie einen positiven Einstieg, die Klärung der Erwartungen der Teilnehmer*innen, das Festhalten von Informationen, Visualisierung und die Einhaltung der Zeit.

• Entscheidungen und Beschlüsse vorbereiten

Die genaue Umsetzung dieser Schritte hängt von der Art des Meetings, den Zielen und den Teilnehmer*innen ab. 

Wenn Sie sich an diesen Ablauf halten, tragen Sie wesentlich zu einer besseren Meetingkultur bei.

Meeting im Team: Teamsitzung-Methoden

Es ist wichtig, sich im Vorfeld zu überlegen, welche Methoden Sie im Teammeeting anwenden möchten. Die gewählte Methode hängt auch vom Zweck und der Anzahl der Teilnehmenden ab.

Beispiele für gelungene Meeting-Methoden sind:

• Brainstorming: In dieser Methode werden Teammitglieder ermutigt, kreative Ideen zu einem bestimmten Thema oder Problem freizusetzen. Es ist eine informelle Methode, bei der alle Vorschläge willkommen sind, ohne sofortige Kritik. 
• Die 5-W-Methode: Diese Methode dient der Problemlösung und Wurzelursachenanalyse. Sie basiert auf der Idee, dass man ein Problem durch wiederholtes Fragen „Warum?“ auf den Grund gehen kann, um die tatsächlichen Ursachen zu identifizieren.
• Die Round-Robin-Methode: Diese Methode gewährleistet, dass jedes Teammitglied die Möglichkeit hat, sich zu einem bestimmten Thema oder einer Frage zu äußern. Jedes Mitglied spricht reihum, ohne Unterbrechungen, bis alle ihre Meinungen oder Vorschläge geteilt haben. Das wirkt sich positiv auf die Meetingkultur aus, da alle miteinbezogen werden.

Online finden Sie noch zahlreiche weitere Methoden, die je nach Meetingformat und Zweck hilfreich sein können.

Zum Schluss:

Wie Sie sehen, ist die Effizienz von Meetings angesichts der steigenden Anzahl von Meetings heute wichtiger denn je. Arbeitgeber sollten daher auf klare Ziele, eine reduzierte Meeting-Frequenz und die Einbeziehung relevanter Teilnehmer*innen achten, um eine gesunde Meetingkultur zu fördern und so die Arbeitsleistung zu optimieren.