Die erfolgreiche Integration neuer Mitarbeiter*innen stellt Unternehmen oft vor eine anspruchsvolle Herausforderung. Abhängig von individuellen Faktoren wie Persönlichkeit, Aufgabenkomplexität und Dringlichkeit der Positionserfordernisse variieren die Aspekte, die Beachtung finden müssen.
Doch inmitten dieser Überlegungen übersehen viele Unternehmen und Personalmanager häufig einen essenziellen Gesichtspunkt: die finanziellen Aufwendungen bzw. den Kostenfaktor für den Onboarding-Prozess. Dieser Aspekt steht im Zentrum unserer Betrachtung, in der wir genauer auf die Kosten der Integration von Mitarbeitenden eingehen.
Key Facts
- Die Kosten für das Onboarding setzen sich aus den Bereichen Rekrutierung und Einarbeitung zusammen.
- Es gibt verschiedene Kennzahlen, wie Cost-per-hire, um die einzelnen Kosten im Onboarding-Prozess rechnerisch darzustellen.
- Ein gutes Onboarding stärkt die Mitarbeiterbindung und führt zu einer geringeren Fluktuation, was wiederum die Kosten für wiederholtes Onboarding senkt.
- Onboarding unter der Lupe: Was kostet Onboarding?
- Geld für die Einarbeitungszeit
- Onboarding Kennzahlen und Berechnung
- Tipps und Tricks für einen kostengünstigen Onboarding-Prozess
Onboarding unter der Lupe: Was kostet Onboarding?
Von der Rekrutierung über die Anmeldung bis zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen entstehen für Unternehmen vielfältige finanzielle Aspekte, die bei genauer Betrachtung und geschickter Gestaltung nicht nur die Effizienz, sondern auch langfristigen Erfolg maßgeblich beeinflussen.
Onboarding-Kosten
Die Kosten des Onboardings lassen sich jedoch nicht in einer einzigen Zahl ausdrücken. Es gibt viele Faktoren, die zusammengenommen die Kosten ergeben. Werfen wir einen Blick auf die verschiedenen Elemente:
Onboarding Kosten Rekrutierung: Wie viel kostet es, eine*n Mitarbeiter*innen zu rekrutieren?
Die Kosten für die Rekrutierung setzen sich aus verschiedenen Faktoren zusammen, wie zum Beispiel:
- Die Kosten für die Stellenausschreibung
- Die Kosten für das Screening der Bewerber*innen
- Die Kosten für die Interviews
- Die Kosten für die Vertragsabwicklung
Die Kosten für die Rekrutierung sind eine wichtige Investition für Unternehmen. Durch die sorgfältige Auswahl der richtigen Mitarbeiter*innen können Unternehmen die Produktivität steigern, die Kundenzufriedenheit verbessern und die Gewinne steigern.
Tipp: Lieber mehr Zeit in den Rekrutierungsprozess investieren! Dadurch stellen Sie sicher, eine*n geeignete*n Kandidat*in gefunden zu haben. Das wiederum führt zu einer niedrigeren Fluktuationsrate und senkt Ihre Kosten für eine etwaige Neueinstellung.
Wie viel kostet es, einen Mitarbeiter anzumelden?
Die Anmeldung beim Sozialversicherungs- oder Finanzamt neuer Mitarbeiter*innen ist kostenlos.
Nach der Einstellung zahlen Arbeitgeber allerdings Lohnkosten und ihren Anteil an den Sozialversicherungsbeiträgen.
Onboarding Kosten Einarbeitung: Wie viel kostet es, eine*n Mitarbeiter*innen einzuarbeiten?
Die Kosten für die Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden setzen sich aus verschiedenen Faktoren zusammen, wie zum Beispiel:
- Durchschnittliche Einarbeitungszeit: Die Zeit, die ein*e Mitarbeiter*in benötigt, um sich einzuarbeiten, hängt von seiner*ihrer Erfahrung und dem Wissensstand ab. In der Regel dauert es jedoch mehrere Monate, bis neue Mitarbeiter*innen vollständig produktiv sind.
- Ressourcen: Für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen sind verschiedene Ressourcen erforderlich, wie zum Beispiel:
- Zeit und Aufmerksamkeit des Vorgesetzten
- Training und Schulung (Kosten Training Mitarbeiter*innen: Diese sind in den letzten Jahren stark angestiegen)
- Unterstützung durch Kolleg*innen
- Einarbeitungsprogramm
- Unproduktive Zeiten: In der Einarbeitungsphase können Mitarbeitende noch nicht 100 Prozent Leistung bringen.
Was kostet es, eine*n Mitarbeiter*innen zu verlieren?
Eine Studie von Deloitte bezifferte die durchschnittlichen Fluktuationskosten für Unternehmen, die durch die Besetzung einer neuen Stelle entstehen, auf 14.900 € pro Stelle!
Mehr Geld Onboarding
Durch eine sorgfältigen Rekrutierungsprozess und eine gute Einarbeitung können Unternehmen die Produktivität und die Motivation ihrer Mitarbeiter*innen verbessern und die Fluktuation senken.
Statt also ständig Geld für neue Einstellungen auszugeben, lohnt es sich mehr Geld für ein gutes Onboardingprogramm auszugeben. So ergab eine Studie von Softgarden, dass knapp 20 Prozent der Befragten bereits nach 100 Tagen kündigten, weil das Onboarding schlecht war.
Wann rechnet sich ein*e neue*r Mitarbeiter*in?
Neue Mitarbeiter*innen rechnen sich dann, wenn die Zusammensetzung der Lohnkosten, Personalnebenkosten, Arbeitsplatzkosten, Kosten für unproduktive Zeiten wie Krankheit und Urlaub sowie das erwartete Umsatzplus einen positiven Gesamteffekt auf die Unternehmensfinanzen haben.
Ein Rechenbeispiel:
Angenommen, ein Unternehmen stellt einen neuen Mitarbeiter ein, dessen Jahresgehalt bei 50.000 Euro liegt.
Die Personalnebenkosten, die Sozialversicherungsbeiträge, betragen zusätzlich 20 % des Gehalts. Die Arbeitsplatzkosten, die Räumlichkeiten, Arbeitsmittel und IT-Infrastruktur einschließen, belaufen sich auf 10.000 Euro pro Jahr.
Für unproduktive Zeiten wie Krankheit und Urlaub wird mit durchschnittlich 20 Arbeitstagen pro Jahr gerechnet, was einem Verlust von 8 % der Arbeitszeit entspricht.
Das Unternehmen erwartet durch die Einstellung dieses Mitarbeiters ein Umsatzplus von 100.000 Euro jährlich.
Lohnkosten: 50.000 Euro
Personalnebenkosten: 10.000 Euro (20 % von 50.000 Euro)
Arbeitsplatzkosten: 10.000 Euro
Kosten für unproduktive Zeiten: 4.000 Euro (8 % von 50.000 Euro)
Gesamtkosten: 74.000 Euro
Umsatzplus: 100.000 Euro
Gewinn vor Berücksichtigung des neuen Mitarbeiters: 100.000 Euro – 74.000 Euro = 26.000 Euro
In diesem Beispiel würde sich der neue Mitarbeiter also bereits im ersten Jahr rechnen, da der erwartete Gewinn von 26.000 Euro die Gesamtkosten von 74.000 Euro übersteigt.
Die tatsächlichen Auswirkungen können jedoch komplexer sein, da Faktoren wie die Einarbeitungszeit, die Produktivitätssteigerungen und die langfristige Leistung des Mitarbeiters berücksichtigt werden müssen.
Wann erreiche ich durch eine*n neue*n Mitarbeiter*innen betriebswirtschaftlich gesehen einen Mehrwert?
Aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist die Einstellung eines*r neuen Angestellten also dann rentabel, wenn der durch diese Person generierte Umsatz alle Personalkosten übertrifft.
Wie viel kostet mich ein*e Mitarbeiter*in?
Generell kommen auf Arbeitgeber zunächst allgemeine Gesamtkosten, auch Arbeitgeberbrutto genannt, für ein*e Angestellten zu.
Definition: Arbeitgeberbrutto ist die Summe aller Lohnkosten, die ein Arbeitgeber für eine*n Mitarbeiter*in zahlen muss.
Was kostet ein neue*r Mitarbeiter*in?
Ein*e Mitarbeiter*in kostet den Arbeitgeber also im Schnitt mehr als das Bruttogehalt des*der jeweiligen Mitarbeiter*in.
Mit unserem Rechner können Sie diese Kosten ganz einfach berechnen.
Darüber hinaus kommen zu den Arbeitgeberkosten noch die Kosten, die für das Onboarding anfallen. Es wird geschätzt, dass die Kosten für die Neueinstellung von einem*r neuen Angestellten etwa 30 Prozent des Jahresgehaltes der zu besetzenden Stelle ausmachen.
Geld für die Einarbeitungszeit
Wird man in der Einarbeitungszeit bezahlt?
Arbeitgeber sind verpflichtet, angestellte Mitarbeiter*innen auch in der Einarbeitungszeit zu bezahlen.
Es kann jedoch vorkommen, dass Arbeitgeber diesen Einarbeitungsprozess auslagern oder, um Kosten zu sparen, vor das eigentliche Arbeitsverhältnis stellen. Das nennt sich dann nicht Einarbeitung im engen Sinnen, sondern Einfühlungsphase.
Es handelt sich um eine spezielle Form des Arbeitsverhältnisses ohne wechselseitige Rechte und Pflichten. Hierbei erhalten Bewerber*innen die Möglichkeit, die Stelle für einen begrenzten Zeitraum zu erproben, um eine bessere Vorstellung von Unternehmen und Position zu bekommen.
Wenn beide Parteien zustimmen, kann daraus ein reguläres Arbeitsverhältnis werden, anderenfalls endet es folgenlos. Die Dauer variiert von Tagen bis Monaten. Währenddessen ist keine Arbeitsleistung oder Entlohnung vorgesehen.
Onboarding, Kennzahlen und Berechnung
Im Personalbereich gibt es einige Kennzahlen, die die Effizienz des Onboardingprozesses messen. Dazu gehören die Time-to-Hire, die Cost-per-Application, die Offer-Acceptance-Rate und die Cost-of-Vacancy. Diese Kennzahlen können von Unternehmen verwendet werden, um ihren Rekrutierungsprozess zu verbessern und schnell qualifizierte Mitarbeiter*innen einzustellen.
Wichtige Kennzahlen sind beispielsweise:
- Time-to-Hire ist die Zeitspanne zwischen der Veröffentlichung einer Stellenausschreibung und der Einstellung neuer Mitarbeiter*innen.
- Cost-per-Application ist die Summe des Geldes, das ein Unternehmen für die Bearbeitung einer Bewerbung ausgibt.
- Offer-Acceptance-Rate ist die prozentuale Quote der Bewerbungen, die zu einer Annahme des Stellenangebots führen.
- Cost-of-Vacancy ist der Verlust an Einnahmen, der durch eine unbesetzte Stelle entsteht.
- Cost-per-hire (CPH): ist eine Kennzahl, die die durchschnittlichen Kosten für eine Neueinstellung berechnet. Im Vergleich zu den anderen vier Kennzahlen misst Cost-per-hire die Kosten für die Einstellung selbst.
Eine Studie von Xing fand heraus, dass in mehr als der Hälfte der Fälle die durchschnittlichen Kosten einer Neueinstellung bei 10.000 Euro liegen.
Berechnung der Kennzahlen
- Time-to-Hire wird berechnet, indem die Differenz zwischen dem Datum der Veröffentlichung der Stellenausschreibung und dem Datum der Einstellung der neuen Mitarbeiter*innen gemessen wird.
- Cost-per-Application wird berechnet, indem die Gesamtkosten des Rekrutierungsprozesses durch die Anzahl der eingegangenen Bewerbungen geteilt werden.
- Offer-Acceptance-Rate wird berechnet, indem die Anzahl der angenommenen Stellenangebote durch die Anzahl der versendeten Stellenangebote geteilt wird.
- Cost-of-Vacancy wird berechnet, indem der erwartete Umsatzverlust pro Tag, an dem eine Stelle unbesetzt ist, durch die Anzahl der Tage, an denen die Stelle unbesetzt ist, geteilt wird.
- Cost-per-hire wird ermittelt, indem die Gesamtkosten für den Einstellungsprozess durch die Anzahl der erfolgreichen Einstellungen dividiert werden.
Diese Kennzahlen sind wichtig, weil sie Aufschluss über die Effizienz des Onboardingprozesses geben. Dieser ist wichtig, da er dem Unternehmen hilft, schnell qualifizierte Mitarbeiter*innen einzustellen und den Verlust an Einnahmen durch unbesetzte Stellen zu vermeiden.
Im Internet finden sich mittlerweile Angebote, um schnell und einfach die ungefähren Kosten des Onboardings zu berechnen.
Tipps und Tricks für einen kostengünstigen Onboarding-Prozess:
Hier sind einige Tipps, wie Sie diese Kennzahlen verbessern können:
- Verwenden Sie eine Vielzahl von Rekrutierungskanälen, um Stellenausschreibungen zu veröffentlichen.
- Verwenden Sie eine Softwarelösung für das Bewerbermanagement, um den Rekrutierungsprozess zu automatisieren.
- Stellen Sie sicher, dass die Stellenausschreibungen genau und ansprechend sind.
- Führen Sie ausführliche Interviews, um die besten Kandidat*innen zu finden.
- Bieten Sie Ihren Mitarbeiter*innen gute Arbeitsbedingungen und ein attraktives Gehalt.
- Setzen Sie klar definierte Erwartungen.
- Führen Sie eine strukturierte Einarbeitung durch.
- Bieten Sie Unterstützung und Coaching an.
- Ermöglichen Sie neuen Mitarbeiter*innen, sich zu engagieren.
Konkrete Maßnahmen:
- Verwenden Sie digitale Tools und Ressourcen, um den Onboarding-Prozess zu automatisieren.
- Beziehen Sie Kolleg*innen und Vorgesetzte in den Onboarding-Prozess ein.
- Bieten Sie flexible Onboarding-Optionen an, die sich an die Bedürfnisse von neuen Mitarbeiter*innen anpassen. Dies kann beispielsweise die Möglichkeit beinhalten, den Onboarding-Prozess online oder in Teilzeit zu absolvieren.
Häufig gestellte Fragen und Antworten
Was kostet ein Onboarding?
Die Kosten für das Onboarding neuer Mitarbeitender hängen von verschiedenen Faktoren ab. Unter anderem spielen der Umfang und die Länge der Einarbeitung, die Komplexität der Position, die Art der Schulung und die Unternehmensgröße eine Rolle.
Wie viel kostet es, einen Mitarbeiter einzuarbeiten?
Die Kosten für die Einarbeitung eines Mitarbeiters variieren je nach Unternehmensgröße, Branche und individuellen Anforderungen.
Wann rechnet sich ein neuer Mitarbeiter?
Ein neuer Mitarbeiter rechnet sich, wenn sein Beitrag zur Produktivität und Effizienz die Kosten seiner Einarbeitung übersteigt; die genaue Zeitspanne variiert je nach Branche und Unternehmenskontext.
