Das Pareto-Prinzip (auch Pareto-Methode oder 80/20-Regel genannt) geht auf den schweizerischen Ingenieur, Soziologe und Ökonom Vilfredo Pareto zurück. Das nach ihm benannte Prinzip findet sowohl in der Wirtschaftswissenschaft, der Soziologe als auch in der Natur Anwendung.
In diesem Blog-Artikel erklären wir, was es damit auf sich hat und warum es sich auch im Alltag lohnen kann, das Pareto-Prinzip anzuwenden.
Key Facts
- Das Pareto-Prinzip ist eine Zeitmanagement-Methode, um Ressourcen effizient zu nutzen.
- Die Methode besagt, dass 20 Prozent des Aufwands für 80 Prozent des Ergebnisses verantwortlich sind.
- Durch die Anwendung des Pareto-Prinzips können Aufgaben und Probleme effizienter gelöst sowie Zeit und Geld gespart werden. Das Pareto-Prinzip kann dabei helfen, Aufgaben, die im Laufe des Tages erledigt werden müssen, Priorität einzuräumen.
Was ist das Pareto-Prinzip?
Vilfredo Pareto untersuchte 1906 die Verteilung des Grundbesitzes in Italien und bemerkte, dass etwa 20 Prozent der italienischen Bevölkerung ca. 80 Prozent des Bodens besitzen. Nach weiteren empirischen Untersuchungen entwickelte er das Modell der Pareto-Verteilung.
Anhand dieser Erkenntnisse leitet sich das vereinfachte Pareto-Prinzip ab, welches besagt, dass 20 Prozent des Aufwands für 80 Prozent des Ergebnisses verantwortlich sind.
Für den verbliebenen Rest von 80 Prozent an Aufwand werden demzufolge lediglich 20 Prozent des Ertrags veranschlagt. Das Prinzip setzt sich also mit der Beziehung zwischen Aufwand und Ertrag auseinander und zeigt auf, wie wichtig der Fokus auf Produktivität und Effizienz ist, um mit wenig(er) Mitteln ein möglichst effektives Ergebnis zu erzielen.
Während die Pareto-Verteilung eine mathematische Formel mit Parametern zur Bestimmung des Wahrscheinlichkeitsmaßes beinhaltet, ist das Pareto-Prinzip bzw. die 80/20-Regel eher als allgemeines Phänomen zu verstehen, das im Zeitmanagement, der Wirtschaft oder auch im Sport Anwendung findet. Es kann zur Erhöhung der Produktivität herangezogen werden und ist neben den Bezeichnungen 80/20-Regel und Pareto-Effekt auch als das Prinzip der Faktor-Sparsamkeit bekannt.
Pareto erklärte, dass sein Prinzip nur dann gelte, wenn die Elemente eines Systems unabhängig voneinander sind. Durch die Abhängigkeit der Elemente (z. B. in Organisationen, technischen bzw. sozialen Systemen) ändern sich Ausgangslage und Gesamtsituation.
Anwendung der Pareto-Methode
Zeitmanagement
Die 80/20-Regel gilt für fast alle Wirtschaftszweige, eignet sich aber speziell im Zeitmanagement sehr gut. Schließlich zeigt das Pareto-Prinzip auf, wie wertvoll professionelles Zeitmanagement sein kann: Mit 20 Prozent der Zeit etwa 80 Prozent der Arbeit zu erledigen, ist ein beeindruckender Wert!
Durch die Anwendung der Methode können Aufgaben und Probleme effizienter gelöst sowie Zeit und Geld gespart werden. In der Regel kann das Prinzip dabei helfen, den Aufwand zu minimieren und die Wirkung zu maximieren. Denn wer seine Zeiteinteilung gut im Griff hat, kann in der Regel das gleiche von seiner Produktivität behaupten.
Um das Pareto-Prinzip als effektive Zeitmanagement-Methode zu verwenden, gilt es, die eigenen Prioritäten auf die wichtigsten Teilaspekte des Projektes zu konzentrieren. Müssen mehrere Aufgaben zeitgleich durchgeführt werden, geht es wieder um Prioritäten: die wichtigen Aufgaben erhalten mehr Aufmerksamkeit (Zeit) und werden bevorzugt abgearbeitet.
Eine weitere Möglichkeit, wie Sie die eigene Produktivität steigern können, stellt die Pomodoro-Technik dar. Sie kann dabei helfen, das Selbstmanagement und die Selbstorganisation der Arbeitszeit zu verbessern. Auch das Eat-the-Frog-Prinzip ist eine bewährte Zeitmanagement-Methode, bei der Sie die schwierigste Aufgabe des Tages als Erstes erledigen.
Produktivität
Zeitmanagement und Produktivität sind die zwei wesentlichen Faktoren für mehr Effizienz. Das Pareto-Prinzip eignet sich hervorragend, um Struktur in den eigenen Tages- und Arbeitsablauf zu bekommen. Wenn Sie mit 20 Prozent des Gesamtaufwandes 80 Prozent der Arbeit erledigen wollen, ist es notwendig, die Aufgaben genau zu analysieren, sie zu strukturieren und sie dann konzentriert anhand der eingestuften Wichtigkeit abzuarbeiten.
„Welche Aufgaben haben die größten Auswirkungen auf den Erfolg?“, sollte die Frage sein, mit der Sie die Prioritäten bestimmen und dann angehen.
Im Umkehrschluss ergeben sich so auch die Aufgaben, die eine weniger große Auswirkung haben. Diesen sollte dementsprechend weniger Zeit gewidmet werden.
Entscheidungsfindung mit dem Pareto-Prinzip
Das Pareto-Prinzip kann hilfreich sein, um bessere Entscheidungen beim Lösen von Problemen zu treffen. Sollte es beispielsweise verschiedene Ursachen für ein Problem geben, kann Ihnen die 80/20-Regel dabei helfen, die richtigen Schritte zur Problemlösung zu priorisieren.
Im ersten Schritt geht es darum, die Probleme einer Abteilung oder eines Teams zu ermitteln. Um im nächsten Schritt die Ursachen für diese zu finden, ist es hilfreich, sich beispielsweise mithilfe der 5-Why-Methode zur Fehlerursachenanalyse mit den Ursachen für die auftretenden Schwierigkeiten auseinanderzusetzen.
Dann sollten die diagnostizierten Widerstände aufgelistet und in Kategorien zusammengefasst werden. So kann analysiert werden, ob mit einer bestimmten Lösung gleich mehrere Herausforderungen bewältigt werden können. Die erkannten Probleme im Anschluss zu gewichten (z. B. Vergabe von Ziffern von 1 bis 10), visualisiert bereits deren Bedeutung.
Wenn Sie nun die 80/20-Regel darauf anwenden wollen, sollten Sie sich auf genau die 20 Prozent der Probleme fokussieren, die gleich mehrere Herausforderungen lösen. Anhand der zuvor zugewiesenen Werte (1-10) lässt sich herausfinden, welche Problemstellungen zu priorisieren sind. Diese gehen Sie zuerst an, um mithilfe einer Lösungsstrategie 80 Prozent des gewünschten Ergebnisses zu erreichen.
Das Pareto-Prinzip kann auch bei der Fehleranalyse angewendet werden. Laut der Regel gilt: 80 Prozent der Kosten, die Fehler verursachen, gehen auf nur 20 Prozent der Fehlerursachen zurück.
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Vor- und Nachteile des Pareto-Prinzips
Wird das Pareto-Prinzip im Job angewendet, kann es dabei helfen, die wichtigsten Aufgaben priorisiert zu erledigen, um die restliche Zeit auf Details oder andere Aktivitäten zu verwenden. Denn wer sich auf die besonders effizienten 20 Prozent seiner Arbeit fokussiert, kann die anderen 80 Prozent der zur Verfügung stehenden Zeit in andere Segmente investieren oder für andere Bereiche verwenden.
Weitere Vorteile des Pareto-Prinzips sind das Schärfen des Bewusstseins für klare Prioritäten im Team, eine erhöhte Produktivität und ein gutes Zeitmanagement. Zudem kann es dabei helfen, Kennzahlen in kurzer Zeit zu verbessern, wenn bestimmte Maßnahmen anhand einer strategisch erstellten Reihenfolge abgearbeitet werden (siehe oben).
Wenn Sie das Pareto-Prinzip für Ihre Arbeit verwenden, kann das mehr Struktur in den Alltag bringen, da es Ihnen ermöglicht, die Arbeit in gut zu bewältigende Abschnitte zu gliedern.
Nachteile der Methode
Bei all den Vorteilen des Einsatzes des Pareto-Prinzips ist es wichtig, zu verstehen, dass das 80/20-Prinzip keine festgelegte und absolut gültige Gesetzmäßigkeit darstellt. Das Pareto-Prinzip besagt zwar, dass man mit circa 20 Prozent des Aufwands etwa 80 Prozent der Ergebnisse erzielen kann. Das ist aber nicht in Stein gemeißelt und soll eher als Richtwert dienen.
Außerdem ist festzuhalten, dass die Werte von 20 Prozent und 80 Prozent sich nicht auf den betriebenen Einsatz und ein zu erwartendes Ergebnis beziehen, sondern auf die Ursachen und Wirkungen der zu erledigenden Arbeit.
Das Ziel im Job sollte es daher natürlich nicht sein, weniger Aufwand zu betreiben, sondern seine dringenden To-dos konsequent zu priorisieren.
Ein weiterer Nachteil besteht im Umkehrschluss aber darin, dass sich Teammitglieder eventuell zu sehr auf bestimmte Tasks fokussieren und andere Aufgaben, wie zum Beispiel das Beantworten von E-Mails, vernachlässigen könnten. Eine zentrale Herausforderung ist es demnach, die 80/20-Regel ausgewogen anzuwenden. Es gilt, ein Gleichgewicht zwischen der Anwendung des Pareto-Prinzips und der Erledigung anderer To-dos im Job zu finden.
Der Spagat zwischen zu viel Perfektionismus und dem Vergessen von Aufgaben ist nicht zu unterschätzen und sollte vom jeweiligen Team Lead immer im Auge behalten werden. Dabei geht es auch um das richtige Delegieren von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen innerhalb eines Teams.
Die Ableitung der 80/20-Regel: Die ABC-Analyse
Der Einsatz der ABC-Analyse hilft ebenfalls dabei, die richtigen Prioritäten zu setzen und entsprechende Handlungsstrategien abzuleiten. Anstatt einer Einteilung in 20 Prozent und 80 Prozent, teilt die ABC-Analyse die Aufgaben in die Kategorien A (sehr wichtig oder dringlich), B (wichtig oder dringlich) und C (weniger wichtig oder dringlich).
Im Rahmen der Untersuchungen von Organisationen wird diese Art der Analyse gerne verwendet, um diejenigen Aufgaben zu identifizieren, die umfangreiche Kapazitäten bei der Aufgabenerledigung binden.
