Löhne und Gehälter, Boni und geldwerte Vorteile – die Liste an Personalkosten ist lang. Zur fehlerfreien Personalkostenplanung sollten Sie genau verstehen, wie sich die Kosten zusammensetzen und wie Sie sie korrekt berechnen. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie aktuell zum Thema Personalkosten wissen müssen. Zusätzlich gibt es eine kostenlose Excel-Vorlage zur Berechnung der Gesamtkosten pro Mitarbeitendem.
Das Wichtigste in Kürze
- Definition: Personalkosten umfassen alle direkten und indirekten Ausgaben, die einem Unternehmen durch die Beschäftigung von Mitarbeitenden entstehen.
- Laut dem KfW-Mittelstandspanel vom Januar 2025 entfallen im deutschen Mittelstand rund 35 % der Gesamtkosten auf Löhne und Gehälter, einem wesentlichen Bestandteil der Personalkosten.
- Die Berechnung erfolgt durch die Addition von Bruttogehältern, gesetzlichen Sozialabgaben und sonstigen Personalnebenkosten.
- Kosten können durch smarte Personalplanung, Automatisierung und gezielte Mitarbeitendenbindung optimiert werden. Eine hohe Mitarbeitendenfluktuation verursacht erhebliche Kosten, die oft unterschätzt werden.
Was sind Personalkosten?
Personalkosten: Definition
Der Begriff Personalkosten umfasst alle entstehenden Kosten, die ein Arbeitgeber im Hinblick auf seine Mitarbeitende zu tragen hat. Diese sind in den Betriebsausgaben eingeplant.
Der größte Teil dieser Kosten macht das Entgelt, also Lohn und Gehalt aus. Zusätzlich dazu kommen auf den Arbeitgeber sämtliche Personalnebenkosten zu, die wir in diesem Artikel genauer erläutern.
Im internen Rechnungswesen kennt man diese Kosten als Personalaufwand. Sie sind Teil der Gewinn- und Verlustrechnung eines Unternehmens.
Welche Kosten muss ich konkret tragen?
Man unterscheidet primär zwischen direkten und indirekten Personalkosten. Darüber hinaus gibt es weitere Kosten, die oft unter „sonstige Personalkosten“ zusammengefasst werden und ebenfalls relevant für die Gesamtbetrachtung sind.
Direkte Personalkosten
Bei den direkten Kosten handelt es sich um das Arbeitsentgelt (brutto). Dabei wird zwischen Lohn und Gehalt unterschieden.
➡️ Lohn: Der Lohn wird basierend auf der erbrachten Arbeitsleistung berechnet. Also z. B. nach der Anzahl der Stunden, die gearbeitet wurden. Bekannte Beispiele aus der Praxis sind der klassische Stundenlohn oder Akkordlohn.
➡️ Gehalt: Beim Gehalt sieht das anders aus. Es wird eine feste Summe vereinbart, die monatlich ausgezahlt wird (Monatsgehalt). Das Gehalt ist immer gleich. Urlaube und andere Abwesenheiten haben keinen Einfluss auf die Höhe des Entgeltes. Allerding sollten Sie trotzdem den Urlaubsanspruch berechnen, um auch Abwesenheiten vorab im Blick zu haben.
Indirekte Personalkosten: Sachbezug, Geldwerter Vorteil, Fahrtkostenzuschuss …
Abgesehen vom Arbeitsentgelt gibt es aber noch weitere Kosten. Zu den indirekten Ausgaben zählen gesetzlich verpflichtende Kosten wie die Beiträge zur Sozialversicherung, aber auch freiwillige Leistungen wie z. B. das 13. Monatsgehalt, Sachbezüge, Geldwerter Vorteil, Fahrtkostenzuschuss.
Andere Begriffe für die indirekten Kosten sind Personalnebenkosten, Personalzusatzkosten oder Lohnnebenkosten.
Gesetzliche Leistungen:
- Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung (Rentenversicherung, Krankenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Pflegeversicherung, Unfallversicherung)
- Steuerabgaben
- Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall
- …
Freiwillige Leistungen (sofern nicht tariflich vorgeschrieben):
- Zusätzliche Zahlungen wie Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld oder Boni
- Geldwerte Vorteile und Sachbezüge (Firmenwagen, Smartphone und Co.)
- Benefits jeglicher Art (Sachzuwendungen)
- Fort- und Weiterbildungen
- Kosten für Ausstattung (Arbeitsmaterialien, Berufskleidung etc.)
- Geschäftsreisen: Fahrtkosten und Verpflegungspauschale
- …
➡️ Wichtig: Während viele Personalkosten, insbesondere Löhne und Gehälter, als Fixkosten betrachtet werden, können einige indirekte Kosten auch variable Anteile enthalten. Ein klarer Überblick über alle Kostenarten ist für die Unternehmensplanung unerlässlich.
Sonstige Personalkosten
Damit die Planung der Kosten rund verläuft, sollten Sie sich darüber bewusst sein, dass auch eine hohe Mitarbeitendenfluktuation für zusätzliche Kosten sorgt.
Eine hohe Mitarbeitendenfluktuation kann erhebliche zusätzliche Kosten verursachen, da das Ausscheiden von Beschäftigten Ausgaben für Recruiting, Onboarding und Produktivitätsverluste nach sich zieht. Laut einer Studie von Gallup können die Kosten eines Mitarbeiterwechsels das Doppelte des Jahresgehalts inklusive Nebenkosten betragen.
- Kosten für Recruiting und Einstellung: Ausgaben für Stellenanzeigen, Personalberatungen, Arbeitszeit für Bewerberauswahl und Vorstellungsgespräche.
- Kosten für Einarbeitung (Onboarding): Zeitaufwand für Schulungen, Mentoring und die Integration neuer Mitarbeitender.
- Kosten für Weiterbildung und Entwicklung: Investitionen in die Qualifizierung der Belegschaft, um Fachwissen aktuell zu halten und die Mitarbeitendenbindung zu stärken.
- Kosten für Arbeitsplatzausstattung: Anschaffung oder Bereitstellung von Arbeitsmaterialien, Software, Hardware und Büromöbeln.
- Kosten für unproduktive Zeiten: Entgeltfortzahlung bei Krankheit, Urlaub oder Feiertagen, die nicht direkt zur Wertschöpfung beitragen.
Tipp: Mit einer Personalmanagement-Software wie Factorial haben Sie Ihre Personalkosten übersichtlich aufbereitet und können dank integriertem Analytics Trends erkennen und Maßnahmen ableiten.
Wie berechne ich die Personalkosten?
Unternehmen wollen wissen: Wie hoch sind die Kosten pro beschäftigter Person? Dieses Wissen ist wichtig, um die Profitabilität und somit den Unternehmenserfolg im Auge zu behalten.
Personalkosten berechnen: Formel
Die Formel ist eigentlich ganz simpel:
Personalkosten = direkte Personalkosten + indirekte Personalkosten + sonstige Personalkosten
Personalkosten Beispiel: Gehen wir davon aus, Sie möchten die Ausgaben für Ihre Beispiel-Mitarbeiterin Isabelle Klug für das Jahr 2025 ermitteln.
50.000 € jährliches Bruttogehalt (direkte Kosten)
+ 3.650 € Krankenversicherung (7,3 % AG-Anteil, gesetzlich vorgeschriebene indirekte Kosten)
+ 900 € Pflegeversicherung (1,8 % AG-Anteil, gesetzlich vorgeschriebene indirekte Kosten. In Sachsen beträgt der AG-Anteil 1,3 %)
+ 4.650 € Rentenversicherung (9,3 % AG-Anteil, gesetzlich vorgeschriebene indirekte Kosten)
+ 650 € Arbeitslosenversicherung (1,3 % AG-Anteil, gesetzlich vorgeschriebene indirekte Kosten für 2026)
+ 1.000 € Weihnachtsgeld (freiwillige indirekte Kosten)
= 60.850 € pro Jahr
Sie wissen jetzt, wie Sie die Kosten für einzelne Mitarbeitende berechnen. Sie möchten wissen, wie hoch die durchschnittlichen Personalkosten pro Monat sind?
Nehmen Sie dazu die jährlichen Gesamtkosten aller Mitarbeitenden zusammen und teilen Sie diesen Wert durch 12 Monate. Das Ergebnis geteilt durch die Anzahl der Beschäftigten sind Ihre durchschnittlichen monatlichen Kosten pro Kopf.
Welche KPIs sollte ich beachten?
Kennzahlen spielen auch im Personalbereich eine immer wichtigere Rolle. Der Hintergrund: Die HR-Rolle verändert sich. Statt reinen Verwaltungstätigkeiten werden strategische Themen immer wichtiger.
Hier finden Sie eine Übersicht über wichtige KPIs (= Key Performance Indicator), wenn es darum geht, die Mitarbeitendenkosten zu analysieren.
- Personalkosten pro Mitarbeitendem = Personalkosten / Anzahl der Mitarbeitenden
- Personalkosten pro Stunde = Personalkosten / Anzahl der geleisteten Stunden
- Personalzusatzkostenquote (Verhältnis der Personalnebenkosten zu den Personalkosten) = Personalnebenkosten / Personalkosten
Die Analyse von Personalkosten-KPIs ermöglicht es Unternehmen, fundierte strategische Entscheidungen zu treffen und die Effizienz der HR-Funktion zu bewerten. Dies ist besonders relevant in Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit und steigendem Kostendruck. Laut der DGFP/Kienbaum HR-Kostenstudie gewinnen Kostenkennzahlen für strategische Entscheidungen deutlich an Bedeutung.
Wie kann ich meine Ausgaben senken? 5 Tipps
Ziel vieler Unternehmen ist es, Kosten zu senken und gleichzeitig Profite zu steigern.
Doch aufgepasst: Da die Mitarbeitenden die wichtigste Ressource im Unternehmen sind, sollte man darauf achten, in diesem Bereich nicht zum Sparfuchs zu werden.
Dennoch gibt es Möglichkeiten, um die Kosten nicht zum Explodieren zu bringen:
- Ja zum Outsourcing: Nicht immer ist es notwendig, direkt eine Vollzeitkraft für eine Position einzustellen. Besonders Aufgaben wie Grafikdesigner oder Video bearbeitung können sehr gut an Freelancer*innen vergeben werden. So stellen Sie sicher, dass Ausgaben nur bei tatsächlichem Arbeitsanfall entstehen.
- Mitarbeitendenmotivation steigern: Zufriedene Mitarbeitende arbeiten effizienter. Das ist bewiesen. Indem Sie also auf die Bedürfnisse Ihrer Belegschaft eingehen, sorgen Sie dafür, dass mit Engagement gearbeitet wird. Das spart letztendlich Kosten. Eine hohe Mitarbeitendenbindung reduziert zudem die kostspielige Fluktuation.
- Smarte Personalplanung: Wenn Sie sicherstellen, dass jedem Teammitglied eine Arbeitsschicht zugewiesen ist und Personallücken gedeckt sind, können Kundenwünsche zeitnah erfüllt werden. Das steigert den Gewinn. Gleichzeitig sollten Sie einen Personalüberschuss vermeiden. Tools wie Factorial unterstützen bei der Schichtplanung, indem sie Schichtkonflikte erkennen und auf Über- oder Unterbesetzungen hinweisen.
- Automatisierung: Durch das Automatisieren von manuellen Routineaufgaben, z.B. in der Verwaltungsarbeit, können Sie Personalkosten sparen und die Mitarbeitendenmotivation steigern. Dies ermöglicht es Ihren Mitarbeitenden, ihre Zeit und Energie auf strategisch wichtigere Aufgaben zu konzentrieren, die ihre Expertise erfordern.
- Werkstudierende einsetzen: Die Sozialabgaben für Werkstudent*innen sind deutlich geringer als für Vollzeitkräfte. Diese können Sie für Aufgaben einsetzen, die noch nicht so viel Erfahrung erfordern.
Personalkosten berechnen – Excel Vorlage
Mit unserem Personalkosten-Rechner können Sie alle anfallenden Kosten pro Mitarbeitendem ganz einfach ermitteln. Wählen Sie in unserer Excel-Vorlage aus, ob Sie die Kosten monatlich oder jährlich berechnen wollen, und geben Sie die entsprechenden Werte in die Vorlage ein. Unser Excel-Tool spuckt Ihnen dann die gesamten Personalkosten aus – gesetzliche Sozialabgaben inklusive.
Was kostet ein Angestellter bei 3000 € brutto?
Ein Angestellter mit 3000 € Bruttogehalt kostet den Arbeitgeber deutlich mehr. Als erster Anhaltspunkt kann die Formel Bruttogehalt x 1,7 verwendet werden, was in diesem Fall 5100 € entspricht. Hinzu kommen weitere indirekte Kosten wie gesetzliche Sozialabgaben, freiwillige Leistungen oder sonstige Ausgaben.
Was sind Beispiele für Personalkosten?
Personalkosten umfassen alle Ausgaben im Zusammenhang mit Ihren Mitarbeitern und deren Beschäftigung. Viele Unternehmen berücksichtigen bei der Berechnung der gesamten Personalkosten nur wenige Faktoren. Zu diesen Kosten gehören jedoch auch weitere Posten wie Rekrutierung, Rentenbeiträge und Krankheitsurlaub.
Wie berechnet man die Personalkosten?
Die Formel „Bruttogehalt x 1,7 = Personalkosten“ ist dabei ein guter erster Anhaltspunkt, um zu überschlagen, ob Sie sich eine*n Mitarbeiter*in leisten können. In Factorial werden die Personalkosten für Sie automatisch berechnet.
Wie hoch dürfen Personalkosten sein?
Personalkosten machen einen großen Anteil der Kosten eines Unternehmens aus. Sie setzen sich aus direkten und indirekten Personalkosten zusammen und sollten maximal 20 bis 30 % des Umsatzes ausmachen.
