Löhne und Gehälter, Boni, geldwerte Vorteile – die Liste an Personalkosten ist lang. Damit sich bei der Personalkostenplanung keine Fehler einschleichen, sollten Sie genau verstehen, wie sich die Kosten zusammensetzen und wie Sie sie korrekt berechnen.
In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie 2024zum Thema Personalkosten wissen müssen. Zusätzlich dazu haben wir eine kostenlose Excel Vorlage für Sie, mit der Sie die Gesamtkosten pro Mitarbeiter*in berechnen können.
Inhaltsangabe
Was sind Personalkosten?
Personalkosten Definition
Der Begriff Personalkosten umfasst alle entstehenden Kosten, die ein Arbeitgeber im Hinblick auf seine Mitarbeiter*innen zu tragen hat. Diese sind in den Betriebsausgaben eingeplant.
Der größte Teil dieser Kosten macht das Entgelt, also Lohn und Gehalt aus. Zusätzlich dazu kommen auf den Arbeitgeber sämtliche Personalnebenkosten zu, die wir in diesem Artikel genauer erläutern.
Im internen Rechnungswesen kennt man diese Kosten als Personalaufwand. Sie sind Teil der Gewinn- und Verlustrechnung eines Unternehmens. Und das mit Recht: Im Durchschnitt liegt der Anteil der Personalkosten an den Gesamtkosten bei ganzen 30 bis 40 Prozent.
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Welche Kosten muss ich konkret tragen?
Man unterscheidet zwischen direkten und indirekten Personalkosten.
Direkte Personalkosten
Bei den direkten Kosten handelt es sich um das Arbeitsentgelt (brutto). Dabei wird zwischen Lohn und Gehalt unterschieden.
➡️ Lohn: Der Lohn wird basierend auf der erbrachten Arbeitsleistung berechnet. Also z.B. nach der Anzahl der Stunden, die gearbeitet wurden. Bekannte Beispiele aus der Praxis sind der klassische Stundenlohn oder Akkordlohn.
➡️ Gehalt: Beim Gehalt sieht das anders aus. Es wird eine feste Summe vereinbart, die monatlich ausgezahlt wird (Monatsgehalt). Das Gehalt ist immer gleich. Urlaube und andere Abwesenheiten haben keinen Einfluss auf die Höhe des Entgeltes. Allerding sollten Sie trotzdem den Urlaubsanspruch berechnen, um auch Abwesenheiten vorab im Blick zu haben.
Indirekte Personalkosten: Sachbezug, Geldwerter Vorteil, Fahrtkostenzuschuss…
Abgesehen vom Arbeitsentgelt gibt es aber noch weitere Kosten. Zu den indirekten Ausgaben zählen gesetzlich verpflichtende Kosten wie die Beiträge zur Sozialversicherung, aber auch freiwillige Leistungen wie z.B. das 13. Monatsgehalt, Sachbezüge, Geldwerter Vorteil, Fahrtkostenzuschuss.
Andere Begriffe für die indirekten Kosten sind Personalnebenkosten, Personalzusatzkosten oder Lohnnebenkosten.
Gesetzliche Leistungen:
- Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung (Rentenversicherung, Krankenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Pflegeversicherung, Unfallversicherung)
- Steuerabgaben
- Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall
- …
Freiwillige Leistungen (sofern nicht tariflich vorgeschrieben):
- Zusätzliche Zahlungen wie Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld oder Boni
- Geldwerte Vorteile und Sachbezüge (Firmenwagen, Smartphone und Co.)
- Benefits jeglicher Art (Sachzuwendungen)
- Fort- und Weiterbildungen
- Kosten für Ausstattung (Arbeitsmaterialien, Berufskleidung etc.)
- Geschäftsreisen: Fahrtkosten und Verpflegungspauschale
- …
➡️ Wir lernen: Egal ob direkte oder indirekte Mitarbeiterausgaben – alle diese Kosten gehören zu den Fixkosten des Unternehmens. Den Überblick zu behalten, ist essentiell.
Sonstige Personalkosten
Damit die Planung der Kosten rund verläuft, sollten Sie sich darüber bewusst sein, dass auch eine hohe Mitarbeiterfluktuation für zusätzliche Kosten sorgt.
Im Rahmen der Kündigungswelle 2022 hatten Unternehmen alle Hände voll zu tun, mit Recruiting und Onboardings hinterherzukommen. Das führt zu erhöhten Kosten (Stellenanzeigen, Arbeitszeit für Bewerberauswahl und Vorstellungsgespräche etc.).
Wie berechne ich die Personalkosten?
Unternehmer wollen wissen: Wie hoch sind meine Kosten pro Mitarbeiter*in? Dieses Wissen ist wichtig, um die Profitabilität und somit den Unternehmenserfolg im Auge zu behalten.
Personalkosten berechnen: Formel
Die Formel ist eigentlich ganz simpel:
Personalkosten = direkte Personalkosten + indirekte Personalkosten + sonstige Personalkosten
Personalkosten Beispiel: Gehen wir davon aus, Sie möchten die Ausgaben für Ihre Beispiel-Mitarbeiterin Isabelle Klug für das Jahr 2023 ermitteln.
50.000 € Jährliches Bruttogehalt (direkte Kosten)
+ 3.650 € Krankenversicherung (7,3 % AG-Anteil, gesetzlich vorgeschriebene indirekte Kosten)
+ 762,50 € Pflegeversicherung (1,525 % AG-Anteil, gesetzlich vorgeschriebene indirekte Kosten-> Achtung in Sachsen ist der AG-Anteil: 1,025%)
+ 4.650 € Rentenversicherung (9,3 % AG-Anteil, gesetzlich vorgeschriebene indirekte Kosten)
+ 650 € Arbeitslosenversicherung (1,3 % AG-Anteil, gesetzlich vorgeschriebene indirekte Kosten ab 2023)
+ 1.000 € Weihnachtsgeld (freiwillige indirekte Kosten)
= 60.712,50 € pro Jahr
Sie wissen jetzt, wie Sie die Kosten für einzelne Mitarbeiter*innen berechnen. Sie möchten wissen, wie hoch die durchschnittlichen Personalkosten pro Monat sind?
Nehmen Sie dazu die jährlichen Gesamtkosten aller Mitarbeiter*innen zusammen und teilen Sie diesen Wert durch 12 Monate. Das Ergebnis geteilt durch die Anzahl der Beschäftigten sind Ihre durchschnittlichen monatlichen Kosten pro Mitarbeiter*in.
Welche KPIs sollte ich beachten?
Kennzahlen spielen auch im Personalbereich eine immer wichtigere Rolle. Der Hintergrund: Die HR Rolle verändert sich. Statt reinen Verwaltungstätigkeiten werden strategische Themen immer wichtiger.
Hier finden Sie eine Übersicht über wichtige KPIs (= Key Performance Indicator), wenn es darum geht, die Mitarbeiterkosten zu analysieren.
- Personalkosten pro Mitarbeiter*in = Personalkosten / Anzahl der Mitarbeiter*innen
- Personalkosten pro Stunde = Personalkosten / Anzahl der geleisteten Stunden
- Personalzusatzkostenquote (Verhältnis der Personalnebenkosten zu den Personalkosten) = Personalnebenkosten / Personalkosten
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Wie kann ich meine Ausgaben senken? 5 Tipps
Ziel aller Unternehmer*innen ist es, Kosten zu senken und gleichzeitig Profite zu steigern.
Doch aufgepasst: Da die Mitarbeiter*innen die wichtigste Ressource im Unternehmen sind, sollte man darauf achten, in diesem Bereich nicht zum Sparfuchs zu werden.
Dennoch gibt es Möglichkeiten, um die Kosten nicht zum Explodieren zu bringen:
- Ja zum Outsourcing: Nicht immer ist es notwendig, direkt eine Vollzeitkraft für eine Position einzustellen. Besonders Jobs wie Grafikdesigner oder Video Editor können sehr gut „nur“ als Freelancer angestellt werden. So sind Sie sicher, dass Sie nur Ausgaben haben, wenn auch wirklich Arbeit vorliegt.
- Mitarbeitermotivation steigern: Zufriedene Mitarbeiter*innen arbeiten effizienter. Das ist bewiesen. Indem Sie also auf die Bedürfnisse Ihrer Belegschaft eingehen, sorgen Sie dafür, dass mit Engagement gearbeitet wird. Das spart letztendlich Kosten.
- Smarte Personalplanung: Wenn Sie sicherstellen, dass jedem Teammitglied eine Arbeitsschicht zugewiesen ist und Personallücken gedeckt sind, können Kundenwünsche zeitnah erfüllt werden. Das steigert den Gewinn. Gleichzeitig sollten Sie einen Personalüberschuss vermeiden. Factorial hilft Ihnen und alarmiert Sie, sollten Schichten doppelt belegt werden.
- Automatisierung: Durch das Automatisieren von manuellen Routineaufgaben, z.B. in der Verwaltungsarbeit, können Sie Personalkosten sparen und die Mitarbeitermotivation steigern. Ihre Mitarbeitenden können so ihre Zeit und Energie in die Aufgaben investieren, die wirklich ihre Expertise benötigen.
- Werkstudent*innen einsetzen: Die Sozialabgaben für Werkstudent*innen sind deutlich geringer als für Vollzeitkräfte. Diese können Sie für Aufgaben einsetzen, die noch nicht so viel Erfahrung erfordern.
Personalkosten berechnen – Excel Vorlage
Mit unserem Personalkosten-Rechner können Sie alle anfallenden Kosten pro Mitarbeiter*in ganz einfach ermitteln. Wählen Sie in unserer Excel-Vorlage aus, ob Sie die Kosten monatlich oder jährlich berechnen wollen, und geben Sie die entsprechenden Werte in die Vorlage ein. Unser Excel-Tool spuckt Ihnen dann die gesamten Personalkosten aus – gesetzliche Sozialabgaben inklusive.
👉 HIER geht’s zum kostenlosen Download.
Häufig gestellte Fragen und Antworten
Wie berechnet man Personalkosten?
Personalkosten = Direkte Personalkosten + Indirekte Personalkosten + Sonstige Personalkosten
Wie kann ich meine Personalkosten senken?
Outsourcing: Nicht immer ist es notwendig, direkt eine Vollzeitkraft für eine Position einzustellen. Besonders Jobs wie Grafikdesigner oder Video Editor können sehr gut „nur“ als Freelancer angestellt werden. So sind Sie sicher, dass Sie nur Ausgaben haben, wenn auch wirklich Arbeit vorliegt.
Welche Kosten gehören zu den Personalkosten?
Zu den Personalkosten gehört das Bruttoentgelt (direkte Personalkosten) sowie die Personalnebenkosten (indirekte Kosten) wie z.B. geldwerte Vorteile, Bonuszahlungen, Reisekosten etc.
