Firmenwagen, Firmenhandy, Gutscheine und Geschenke – all diese Sachleistungen zählen zum geldwerten Vorteil. Sie bieten Ihren Mitarbeitern also eine Vergütung an, die über deren Gehalt hinausgeht. Aber Achtung: Die meisten dieser Sachbezüge müssen über die Lohnabrechnung versteuert werden.
Was Sie zusätzlich beim Thema geldwerter Vorteil und Steuern beachten müssen und was Freibeträge sind, erfahren Sie in diesem Artikel. Des Weiteren gehen wir darauf ein, wann Sachleistungen steuerfrei sind und was es mit der Ein-Prozent-Regelung auf sich hat.
Inhaltsangabe
Personalkosten: Was ist ein geldwerter Vorteil?
Was bedeutet geldwerter Vorteil? Als geldwerten Vorteil bezeichnet man sämtliche Leistungen, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zusätzlich zum Gehalt gewährt. Dazu zählen Gutscheine, Rabatte, die private Nutzung des Firmenwagens, Firmenhandys und -laptops. Auch die kostenlose Verpflegung im Rahmen einer Verpflegungspauschale gehört dazu.
Der Betrag, den der Arbeitnehmer für diese Leistung selbst investieren müsste, gilt als geldwerter Vorteil. Laut §8 Einkommensteuergesetz ist der geldwerte Vorteil mit einer Einnahme gleichzusetzen und muss somit versteuert werden.
Das ist der Freibetrag beim geldwerten Vorteil
Es gibt aber auch steuerfreie Beträge. Die Freibeträge beim geldwerten Vorteil sind wie folgt:
- Sachleistungen bis zu 44 Euro pro Monat sind steuerfrei. Dazu zählen:
- Geschenke
- Tankgutscheine
- Warengutscheine
- Kindergartenzuschüsse
Achtung! Übersteigt der Wert dieser Sachleistungen die 44-Euro-Grenze, muss man den geldwerten Vorteil versteuern.
- Zusätzlich steht jedem Mitarbeiter ein Rabattfreibetrag von bis zu 4 % beziehungsweise bis zu 1.080 Euro pro Jahr zur Verfügung. Dies gilt für rabattierte Waren und Dienstleistungen. Man berechnet den geldwerten Vorteil dann nur mit 96 % des regulären Preises.
Beispiel:
Ein Mitarbeiter kauft im Jahr Waren im Wert von 3.000 Euro. Mit Mitarbeiterrabatt bezahlt er jedoch nur 1.600 Euro. Der zu versteuernde Betrag berechnet sich dann folgendermaßen:
Warenwert: 3.000 Euro
96 % des Warenwerts: 2.880 Euro
Preis mit Mitarbeiterrabatt: 1.600 Euro
Geldwerter Vorteil = 96 % des Warenwerts – Preis mit Mitarbeiterrabatt, also 2.880 – 1.600 = 1.280 Euro
Zu versteuernder Betrag = Geldwerter Vorteil – Freibetrag (1.080), also: 1.280 – 1.080 = 200 Euro
- Die folgenden (Sach-)Leistungen sind ebenfalls steuerfrei:
- Arbeitskleidung mit Firmenlogo
- Essensgeldzuschuss von bis zu 3,10 Euro in nicht betrieblichen Einrichtungen
- Für Firmenevents gilt ein Freibetrag von 110 Euro pro Mitarbeiter bis zu zweimal jährlich sofern es jedem Mitarbeiter möglich ist, an dem Event teilzunehmen.
- Für schulpflichtige Kinder dürfen Kindergartenzuschüsse steuerfrei erstattet werden.
- Erkrankt das Kind eines Mitarbeiters und muss es durch eine andere Person betreut werden, kann der Arbeitgeber bis zu 600 Euro steuerfrei übernehmen.
- Gesundheitsfördernde Maßnahmen, wie zum Beispiel Massagen oder Fitnessstudio Mitgliedschaften, bis zu 500 Euro jährlich
- Seit 2019: E-Bikes, sofern sie nicht als Kraftfahrzeug eingestuft sind, die Nutzung der öffentlichen Verkehrsmittel können unabhängig der 44-Euro-Grenze bezuschusst werden und E-Autos, die zwischen 2019 und 2021 angeschafft wurden, werden stärker begünstigt.
Das ist bei den Steuern zu beachten
Allgemein ist zu sagen, dass der geldwerte Vorteil immer dann steuerfrei ist, wenn er dem Interesse des Unternehmens dient, beispielsweise bei Fortbildungen oder Kostenübernahmen benötigter Führerscheinklassen.
In Unternehmen mit Kantinen bekommen die Mitarbeiter entweder kostenfreies oder stark vergünstigtes Mittag-, Abendessen und/oder Frühstück. Das Steuerrecht legt hierfür bestimmte Sachbezugswerte fest. Für das Mittag- und Abendessen sind das 3,23 Euro. Die vom Arbeitgeber ausgehändigten Wertmarken oder Gutscheine dürfen einen maximalen Wert von 3,23 Euro plus 3,10 Euro nicht übersteigen. Dabei sind die 3,10 trotz geldwertem Vorteil für den Arbeitnehmer steuerfrei. Die 3,23 Euro müssen jedoch versteuert werden. Möglich ist auch die Pauschalversteuerung in Höhe von 25 %.
Das kostenlose Zurverfügungstellen von Getränken und Snacks fällt nicht unter den geldwerten Vorteil.
Geldwerter Vorteil in der Lohnabrechnung
Auf der Lohnabrechnung wird die Sachleistung dem Bruttogehalt hinzugerechnet. Dadurch verändern sich auch die Beiträge für die Lohnsteuer und die Sozialversicherung. Die Abrechnung auf der Lohnsteuer stellt sich dann folgendermaßen zusammen:
Bruttoentgelt + Sachleistungen beziehungsweise geldwerter Vorteil = Gesamtbrutto
Davon werden die Lohnsteuer, der Solidaritätszuschlag, gegebenenfalls die Kirchensteuer und der Beitrag zur Sozialversicherung abgezogen, um das Nettoentgelt zu erhalten. Die Sachleistung muss dann vom Bruttoentgelt abgezogen werden, da der Arbeitnehmer diese Leistung ansonsten doppelt erhalten würde. Übrig bleibt das Gesamt Netto, welches dem Arbeitnehmer ausgezahlt wird.
Die Ein-Prozent-Regelung
Lohnt sich ein Firmenwagen? Mitarbeiter können den vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Dienstwagen auch privat nutzen. Beim Firmenwagen als geldwerter Vorteil ist zu beachten, dass entweder ein Fahrtenbuch geführt wird oder die Ein-Prozent-Regelung zum Einsatz kommt.
Die Ein-Prozent-Regelung bedeutet, dass der Arbeitnehmer monatlich 1 % des Brutto-Neupreises seines Firmenwagens versteuert. Dies ist als Gegenleistung für die private Nutzung des Dienstautos zu sehen. Hinzu kommt die Versteuerung von 0,03 % des Brutto-Inlandslistenpreises pro Kilometer zwischen Wohnort und Arbeitsplatz.
Dieses “zusätzliche Einkommen” wird auf das Brutto-Gehalt angerechnet und muss versteuert werden. Daraus ergeben sich dann die Steuerabgaben und Beiträge zur Sozialversicherung. In der folgenden Beispielrechnung wird der geldwerte Vorteil bei Nutzung eines Dienstwagens mit der Ein-Prozent-Regelung deutlich.
Beispielrechnung:
Brutto-Einkommen: 3.400 Euro
Neupreis des Dienstwagens: 32.000 Euro
0,01 % des Neupreises = Neupreis des Dienstwagens x 0,01
also
32.000 x 0,01 = 320 Euro
Strecke Wohnort → Arbeitsplatz: 40 Kilometer
Formel:
Neupreis des Dienstwagens x Kilometer x 0,0003
also
32000 x 40 x 0,0003 = 384 Euro
320 + 384 = 704 Euro (geldwerter Vorteil)
Aus diesem Beispiel ergibt sich ein geldwerter Vorteil von 704 Euro. Der geldwerte Vorteil wird als zusätzliches Einkommen dem Gehalt hinzugerechnet. Anstelle der bisherigen 3.400 Euro ergibt sich also ein Brutto-Einkommen von 4.104 Euro, das komplett versteuert werden muss.
Die Ein-Prozent-Regelung lohnt sich vor allem für Arbeitnehmer, die den Firmenwagen auch viel privat nutzen. Ein Fahrtenbuch lohnt sich eher dann, wenn der Mitarbeiter das Firmenauto hauptsächlich beruflich und wenig bis gar nicht privat nutzt.
