Sie möchten Ihrer Belegschaft im Rahmen des steuerfreien Sachbezugs zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn Gutscheine oder Geldkarten gewähren und sind unsicher, welche Regelungen für die Versteuerung gelten? In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie diese beliebten und motivierenden Mitarbeitervorteile für Ihr Unternehmen nutzen können und worauf Sie achten müssen. Einen aktuellen Überblick über die Sachbezugswerte für das Jahr 2026 finden Sie ebenfalls in unserem Blog.
Wichtige Fakten
- Der steuerfreie Sachbezug ermöglicht es Unternehmen, Beschäftigten zusätzlich zum Gehalt Vorteile bis zu einer Freigrenze von 50 Euro pro Monat zukommen zu lassen.
- Nach Angaben der GfK nutzen bereits 61 % der Unternehmen in Deutschland Mitarbeitervorteile, um die Motivation zu steigern.
- Die korrekte Abgrenzung zwischen Geldleistung und Sachbezug stellt laut Bundesministerium der Finanzen für viele Personalabteilungen eine administrative Herausforderung dar, insbesondere nach den Verschärfungen durch das BMF-Schreiben vom 15. März 2022.
- Durch die Digitalisierung der Verwaltung von Mitarbeitervorteilen können Unternehmen den administrativen Aufwand um bis zu 70 % reduzieren und die Rechtssicherheit erhöhen.
- Was ist ein Sachbezug?
- Wie werden Sachbezüge gewährt?
- Welche gesetzlichen Neuerungen gelten für den steuerfreien Sachbezug in 2026?
- Wie werden Sachbezüge steuerlich und in den Personalkosten behandelt?
Was ist ein Sachbezug?
Sachbezüge sind nicht monetäre Zuwendungen, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Solange sie bestimmte Freigrenzen nicht überschreiten, bleiben sie steuer- und sozialversicherungsfrei. Wird eine Freigrenze überschritten, gilt der gesamte Wert des Sachbezugs als geldwerter Vorteil und wird steuer- und abgabenpflichtig.
Beispiele für Sachbezüge können die folgenden sein:
- Verpflegung: Die amtlichen Sachbezugswerte für 2026 betragen laut Bundesregierung 2,37 Euro für ein Frühstück und 4,57 Euro für ein Mittag- oder Abendessen. Monatlich 345 Euro
- Kleidung, die zur Verfügung gestellt wird
- Unterkunft bis zu 285 Euro monatlich
- Betriebliche IT-Ausstattung (z. B. Laptop, Smartphone), die auch privat genutzt werden darf
Steuerpflichtige geldwerte Vorteile sind u. a.:
- Ein Fahrtkostenzuschuss in Höhe von 30 Cent pro Kilometer.
- Eine Wohnung, die kostenlos zur Verfügung gestellt wird. Versteuert werden muss die Differenz aus dem Sachbezug und der tatsächlichen Miete.
- Die private Nutzung eines Firmenwagens, die im Rahmen der Ein-Prozent-Regelung berechnet wird.
Steuerfreie geldwerte Vorteile können sein:
- Obst und Getränke
- Ein Parkplatz am Büro
- Betriebliche IT-Ausstattung (z. B. Laptop, Smartphone), die auch privat genutzt werden darf
- Umzüge, die sich durch den Beruf ergeben
- Weiterbildungen
Aufmerksamkeiten als Sonderfall
Zusätzlich zur 50-Euro-Freigrenze können Unternehmen ihren Beschäftigten sogenannte „Aufmerksamkeiten“ zu einem besonderen persönlichen Anlass (z. B. Geburtstag, Jubiläum, Hochzeit) zukommen lassen. Diese sind bis zu einem Wert von 60 Euro (inkl. Umsatzsteuer) steuerfrei. Wichtig ist, dass es sich um eine Sachzuwendung handelt und ein klarer persönlicher Anlass vorliegt.
Wie werden Sachbezüge gewährt?
Unternehmen können ihrer Belegschaft Sachbezüge bis zu einem Gesamtwert von 50 Euro pro Monat steuer- und sozialversicherungsfrei gewähren.
Eine entscheidende Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Sachbezug „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ gewährt wird (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG). Eine Gehaltsumwandlung, bei der ein Teil des Barlohns durch einen Sachbezug ersetzt wird, ist daher grundsätzlich ausgeschlossen.
Sachbezüge können laut R 8.1 Abs. 1 Satz 1 LStR als laufender Arbeitslohn oder einmalig als sonstiger Bezug gestattet werden.
Welche gesetzlichen Neuerungen gelten für den steuerfreien Sachbezug in 2026?
Zum 1. Januar 2022 wurde die monatliche Freigrenze für Sachbezüge von 44 Euro auf 50 Euro pro Monat angehoben. Diese Regelung ist bsi heute weiterhin gültig. Pro Kalenderjahr können somit bis zu 600 Euro pro Person steuer- und sozialversicherungsfrei gewährt werden.
Mit dem BMF-Schreiben vom 15. März 2022 hat das Bundesministerium der Finanzen die Kriterien zur Abgrenzung von Geldleistung und Sachbezug weiter präzisiert.
Allerdings gibt es nicht nur Änderungen in der Höhe, sondern auch inhaltlich für Gutscheine und Geldkarten:
- Diese müssen nun die Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) erfüllen.
- Begrenzte Netzwerke (§ 2 Abs. 1 Nr. 10a ZAG): Die Gutscheine oder Karten sind nur bei einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen einlösbar (z. B. Ladenketten, Einkaufszentren).
- Begrenzte Produktpalette (§ 2 Abs. 1 Nr. 10b ZAG): Die Einlösung ist auf eine sehr begrenzte Auswahl an Produkten oder Dienstleistungen beschränkt (z. B. nur Kraftstoff, nur Bücher).
Oft wird bei den Gutscheinen auch zwischen Closed-Loop-Karten, Controlled-Loop-Karten und Open-Loop Karten unterschieden. Erstere können nur in einem sehr kleinen Bereich wie in einem Geschäft genutzt werden, die zweiten im lokalen Handel. Bei diesen beiden Karten handelt es sich um steuerfreie Sachbezüge. Mit den Open-Loop Karten sind Karten gemeint, die weltweit genutzt werden können, diese gehören nicht mehr zum steuerfreien Sachbezug.
Wie werden Sachbezüge steuerlich und in den Personalkosten behandelt?
Die korrekte Verwaltung von Sachbezügen ist entscheidend, um Steuernachzahlungen und administrative Fehler zu vermeiden. Eine HR-Software wie Factorial kann diesen Prozess erheblich vereinfachen, indem sie die Verwaltung von Mitarbeitervorteilen automatisiert und die Einhaltung der 50-Euro-Freigrenze für jede Person sicherstellt. So reduzieren Sie den manuellen Aufwand und gewährleisten die lückenlose Dokumentation für die Lohnabrechnung.
Um eine Übersicht zu geben, bis zu welcher Grenze welche Sachbezüge steuerfrei sind, ist es wichtig, den Unterschied zwischen Freigrenzen und Freibeträgen zu verstehen.
- Freigrenze: Wenn eine Freigrenze überschritten wird, fallen auf den gesamten Betrag Steuern und Sozialabgaben an.
- Freibetrag: Wenn der Freibetrag überschritten wird, müssen auf die Differenz Steuern und Sozialabgaben gezahlt werden.
Achtung: Beim steuerfreien Sachbezug von 50 Euro pro Kalendermonat handelt es sich um eine Freigrenze.
Für Unternehmen bedeutet dies, dass auf die Sachbezüge bis zu 50 Euro keine Steuern und auch keine Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden müssen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist der Rabattfreibetrag gemäß § 8 Abs. 3 EStG. Erhalten Beschäftigte Waren oder Dienstleistungen, die das Unternehmen primär für den Verkauf an Endverbraucher herstellt oder erbringt, vergünstigt oder unentgeltlich, so bleibt ein Preisvorteil von bis zu 1.080 Euro pro Kalenderjahr steuerfrei. Dieser Betrag ist ein Freibetrag, keine Freigrenze.
Beispiele sind:
- Rabatte beim Kauf eines Wagens in einem Kfz-Betrieb.
- Stromnachlass für Beschäftigte in Energieunternehmen.
Bevor Sie Ihrer Belegschaft Gutscheine oder Ähnliches zukommen lassen, prüfen Sie also ganz genau, welche Regelungen für diesen Sachbezug gelten.
Häufig gestellte Fragen und Antworten
Was kann der Arbeitgeber steuerfrei zahlen 2026?
Arbeitgeber können monatlich Sachbezüge bis zu einer Freigrenze steuerfrei gewähren, die für 2026 voraussichtlich bei 50 Euro liegen wird. Hinzu kommen persönliche Aufmerksamkeiten und der Rabattfreibetrag. Die korrekte Abwicklung und Dokumentation gelingt am besten mit einer integrierten HR-Plattform wie Factorial.
Wie hoch ist der Sachbezug für Verpflegung ab 2026?
Die amtlichen Sachbezugswerte für Verpflegung für das Jahr 2026 werden erst Ende 2025 festgelegt, da sie jährlich an die Entwicklung der Verbraucherpreise angepasst werden. Unternehmen können diese Werte mit einer HR-Software wie Factorial automatisch in der Lohnabrechnung berücksichtigen.
Wann werden die Sachbezugswerte 2026 beschlossen?
Die Sachbezugswerte für 2026 werden üblicherweise Ende 2025 vom Bundesrat beschlossen und orientieren sich am Verbraucherpreisindex. Um stets gesetzeskonform zu bleiben und die neuen Werte korrekt in der Lohnabrechnung anzuwenden, empfiehlt sich der Einsatz einer HR-Software wie Factorial.
