Sie möchten Ihren Angestellten im Rahmen des steuerfreien Sachbezuges zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Gehalt Gutscheine oder Geldkarten gewähren und sind sich unsicher, was für die Versteuerung der Sachbezüge gilt?
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie diese beliebten und motivierenden Mitarbeiterbenefits für Ihr Unternehmen nutzen können und worauf Sie achten müssen. Einen Überblick über Sachbezugswerte für das Jahr 2024 finden Sie auch auf unserem Blog.
- Was ist ein Sachbezug?
- Wie werden Sachbezüge gewährt?
- Steuerfreier Sachbezug 2022 – Welche Neuerungen gibt es?
- Steuer und Personalkosten – Was müssen Sie beachten?
Was ist ein Sachbezug?
Sachbezüge sind laut dem Gabler Wirtschaftslexikon „Entgelte, die einem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber als Teil des Arbeitsentgelts zugewendet werden, einen Geldwert besitzen, aber nicht in Barmitteln bestehen”. Ein Sachbezug kann auch als Sachlohn oder Naturallohn bezeichnet werden und wird oft von Unternehmen eingesetzt, um die Mitarbeiter*innen zu belohnen.
Während auf das Gehalt Steuern gezahlt werden müssen, sind Sachbezüge teilweise steuerfrei. Wenn der Sachbezug die festgelegte Freigrenze überschreitet, wird dieser als geldwerter Vorteil bezeichnet und muss versteuert werden.
Beispiele für Sachbezüge können die folgenden sein:
- Kostenlose Kost und Logis, z.B. ein Frühstück in Höhe von 1,87 Euro und Mittag- bzw. Abendessen in Höhe von 3,57 Euro.
- Kleidung, die zur Verfügung gestellt wird.
- Der Firmenlaptop, den der Angestellte auch privat nutzen darf.
Steuerpflichtige geldwerte Vorteile sind u.a.:
- Ein Fahrtkostenzuschuss in Höhe von 30 Cent pro Kilometer.
- Eine Wohnung, die kostenlos zur Verfügung gestellt wird. Versteuert werden muss die Differenz aus dem Sachbezug und der tatsächlichen Miete.
- Die private Nutzung eines Firmenwagens, dieser wird dann im Rahmen der Ein Prozent Regelung berechnet.
Steuerfreie geldwerte Vorteile können sein:
- Obst und Getränke
- Ein Parkplatz am Büro
- Die geliehene IT Ausstattung
- Umzüge, die sich durch den Beruf ergeben
- Weiterbildungen
Wie werden Sachbezüge gewährt?
Unternehmen können ihren Angestellten in ganz einfach Benefits gewähren, solange diese unter einem Wert von 50 Euro liegen.
Sachbezüge können Unternehmen Ihren Mitarbeiter*innen auf zweierlei Weise zukommen lassen. Entweder handelt es sich um eine freiwillige Leistung, die zusätzlich zum Gehalt, also vergütungserhöhend gewährt wird oder im Rahmen der Arbeitsvergütung einhergeht.
Im letzteren Fall wird ein Teil des Gehaltes beispielsweise mit Rabatten oder anderen Waren ausgezahlt. Dies muss allerdings zwischen Arbeitgeber*innen und Arbeitnehmer*innen im Voraus vereinbart werden und der Arbeitnehmer muss einen Vorteil daraus ziehen können.
Sachbezüge können laut R 8.1 Abs. 1 Satz 1 LStR als laufender Arbeitslohn oder einmalig als sonstiger Bezug gestattet werden.
Steuerfreier Sachbezug – Welche Neuerungen gibt es?
Im Januar 2022 wurde der steuerfreie Sachbezug von 44 Euro auf 50 Euro pro Kalendermonat angehoben. Insgesamt können pro Jahr 600 Euro steuerfrei und auch sozialversicherungsfrei gewährt werden.
Im BMF Schreiben vom April 2021 hat das Bundesfinanzministerium festgelegt, dass Geldleistungen und Sachbezüge klar voneinander zu trennen sind
Allerdings gibt es nicht nur Änderungen in der Höhe, sondern auch inhaltlich für Gutscheine und Geldkarten:
- Diese müssen nun die Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) erfüllen.
- Dürfen nur noch regional genutzt werden (gemäß §2 Abs. 1 Nr. 10a ZAG).
- Sollen nur für bestimmte Dienstleistungen und Waren verwendet werden (gemäß §2 Abs. 1 Nr. 10b ZAG).
- Dürfen nur beim Aussteller eingelöst werden (gemäß §2 Abs. 1 Nr. 10c ZAG).
Oft wird bei den Gutscheinen auch zwischen Closed- Loop Karten, Controlled- Loop Karten und Open-Loop Karten unterschieden. Erstere können nur noch in einem sehr kleinen Radius wie in einem Geschäft genutzt werden, die zweiten im lokalen Handel. Bei diesen beiden Karten handelt es sich um steuerfreie Sachbezüge. Mit den Open-Loop Karten sind Karten gemeint, die weltweit genutzt werden können, diese gehören nicht mehr zum steuerfreien Sachbezug.
Steuer und Personalkosten: Was müssen Sie beachten?
Was müssen Unternehmen im Rahmen der Personalkosten beachten, damit der Sachbezug steuer- und sozialversicherungsfrei genehmigt werden kann? Wie können Unternehmen die geldwerten Vorteile versteuern?
Um eine Übersicht zu geben, bis zu welcher Grenze welche Sachbezüge steuerfrei sind, ist es wichtig den Unterschied zwischen Freigrenzen und Freibeträgen zu verstehen.
- Freigrenze: Wenn eine Freigrenze überschritten wird, fallen auf den gesamten Betrag Steuern und Sozialabgaben an.
- Freibetrag: Wenn der Freibetrag überschritten wird, muss auf die Differenz Steuern und Sozialabgaben gezahlt werden.
Achtung: Bei dem steuerfreien Sachbezug von 50 Euro pro Kalendermonat handelt es sich um eine Freigrenze.
Für Unternehmen bedeutet dies, dass auf die Sachbezüge bis zu 50 Euro keine Steuer und auch keine Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden müssen.
Auch der Rabattfreibetrag ist wichtig. Wenn Waren oder Dienstleistungen dem Arbeitnehmer überlassen werden und diese nicht vom Arbeitgeber hergestellt wurden, um dann überwiegend vom Arbeitnehmer genutzt zu werden (er also mit diesen normalerweise handelt), kann ein Freibetrag von 1.080 Euro pro Jahr für den geldwerten Vorteil berechnet werden.
Beispiele sind:
- Rabatte beim Kauf eines Wagens in einem KFZ Betrieb.
- Stromnachlass für Mitarbeiter*innen in Stromwerken.
Bevor Sie Ihren Angestellten Gutscheine oder ähnliches zukommen lassen, prüfen Sie also ganz genau, welche Regelungen für diesen Sachbezug gelten.
