Erfolgreiche Relocation und Onboarding von internationalen Mitarbeitern

Die Globalisierung findet in allen Bereichen unseres Lebens statt – dabei ist der Arbeitsmarkt nur einer von vielen, aber dennoch sehr wichtigen, Bereichen. Zahlreiche große Unternehmen haben Ihre Standorte in der ganzen Welt und somit ist auch der Standortwechsel, bzw. die Entsendung von Mitarbeitern ins und aus dem Ausland fester Bestandteil des Unternehmensalltags.

Aber vor allem auch Startups bestehen sehr oft aus einem internationalen Team und rekrutieren Mitarbeiter aus der ganzen Welt. Um die Mitarbeiter aus dem Ausland so schnell und erfolgreich wie möglich bei sich begrüßen zu können und einzuarbeiten, bedarf es am Ende wichtige Kenntnisse zu den Visabestimmungen, Arbeitserlaubnissen, interkulturellen Trainings und mehr.

Im Gegensatz zu großen Unternehmen, haben Startups und KMUs oft jedoch keine spezielle Abteilung, die sich diesem Thema annimmt und HR-Manager müssen all diese Aspekte unter einen Hut bringen.

Wir sprechen heute mit Katharina Hilgers, Gründerin von relokate, darüber, worauf es bei der Relocation von Mitarbeitern ankommt, was Unternehmen nicht vernachlässigen dürfen und wieso ein internationales Team so wertvoll ist.

Bitte stelle dich den Lesern kurz vor. Welches Problem löst ihr bei relokate?

Hallo zusammen, ich heiße Katharina Hilgers, bin studierte Wirtschaftspsychologin und habe relokate im März 2020 gegründet, nachdem ich zuvor mehr als sechs Jahre im Bereich HR für Startups in der Tech-Branche gearbeitet habe.

Zu Beginn meiner Karriere waren die VISA und aufenthaltsrechtlichen Prozesse für mich zunächst komplex und undurchsichtig. Erst mit steigender Berufserfahrung war es mir möglich, diese Prozesse vollumfänglich zu erfassen und Experte auf dem Gebiet der Relocation-Services zu werden.

Genau hier setzen wir bei relokate an:

Wir bieten Relocation und Onboarding-Services auf B2B-Ebene an. Wir sitzen in Berlin und beraten deutsche Startups und Unternehmen bei der Einstellung von Kandidaten sowohl mit Europäischer als auch mit Nicht Europäischer Staatsbürgerschaft und übernehmen den gesamten VISA & aufenthaltsrechtlichen sowie Onboarding Prozess.

Was ist die größte Herausforderung bei der Einstellung von Kandidaten aus dem Ausland?

Aktuell ist die COVID-19 Pandemie eine große Herausforderung bei der Einstellung von Kandidaten aus dem (nicht-EU-)Ausland. Aufgrund der sich ständig ändernden Regularien in den jeweiligen Herkunftsländern, lässt sich beispielsweise die Dauer für den gesamten Relocation-Prozess nur schwer einschätzen.

Eine weitere Besonderheit ist, dass die COVID-19 Pandemie dazu führt, dass Unternehmen neue Mitarbeiter bis zur Einreise nach Deutschland auf Basis eines Freelancer-Vertrages beschäftigen, da die Arbeiten in den meisten Bereichen remote erledigt werden können.

Die deutschen Botschaften haben aber mittlerweile in vielen Ländern wieder geöffnet und die Einreise von Kandidaten aus dem nicht-EU-Ausland ist – unter der Voraussetzung eines Arbeitsplatzangebotes – wieder möglich.

Wie unterscheidet sich das Onboarding im Unternehmen von Mitarbeitern aus dem Inland zum Onboarding von Mitarbeitern aus dem Ausland? 

Ein gutes Onboarding führt von Beginn an zu einer positiven Bindung zwischen dem Mitarbeiter und dem Unternehmen und ist daher Grundvoraussetzung für die langfristige Motivation und den Erfolg eines neuen Mitarbeiters.

Maßgeblicher Unterschied zwischen dem Onboarding von internationalen Kandidaten – im Gegensatz zu Kandidaten aus dem Inland – ist die zeitliche Komponente.

„Die Kandidaten müssen zu Themen beraten werden, die für inländische Kandidaten selbstverständlich oder schlichtweg nicht erforderlich sind.“

Hierzu zählen neben den VISA und aufenthaltsrechtlichen Prozessen zum Beispiel die Erklärung des deutschen Steuer- und Sozialversicherungssystems.

Bei kulturellen Unterschieden kann die Durchführung eines auf den jeweiligen Kandidaten abgestimmten interkulturellen Trainings den Jobeinstieg und damit den späteren Verbleib im Unternehmen positiv beeinflussen. Nur wenn gewährleistet ist, dass der Mitarbeiter die deutsche Arbeitskultur versteht, kann er sich in seinem neuen Umfeld wohlfühlen und somit gut performen.

Hilfreich kann auch die Unterstützung der privaten Integration sein, da nicht jeder Mensch von sich aus schnell neue Kontakte knüpft. Hier bietet sich beispielsweise die Unterbringung in einem Co-Living space für die ersten Monate in der neuen Stadt an. In diesem hat der neue Mitarbeiter ein eigenes Zimmer oder eine eigene Wohnung und Zugang zu öffentlichen Gemeinschaftsbereichen, in denen er schnell in Kontakt zu anderen (internationalen) Menschen kommt. Einige dieser Anbieter bieten auch regelmäßige Events und Workshops an, die speziell darauf ausgelegt sind Menschen zusammen zu bringen.

Was wird dabei von Unternehmen oft übersehen bzw. vernachlässigt?

Unternehmen realisieren meist erst nach Abschluss des Einstellungsprozesses, dass das Onboarding internationaler Mitarbeiter zeitintensiv und Ressourcen vereinnahmend ist.

Es ist unerlässlich, während des gesamten Einstellungsprozesses regelmäßig mit den Kandidaten in Kontakt zu treten und ihnen fortlaufend einen persönlichen Ansprechpartner an die Seite zu stellen, der bei Fragen per E-Mail oder per Video-Call erreichbar ist.

Ebenfalls wird die weiterführende Integration der Kandidaten vernachlässigt.

„Die proaktive Integration der neuen Mitarbeiter in das neue Arbeitsumfeld darf nicht bereits in den ersten Wochen vernachlässigt werden, sondern muss langfristig sichergestellt werden.“

Welches sind konkrete Maßnahmen, die ein Unternehmen ergreifen kann, um die Einarbeitung und die Integration im Team so angenehm, wie möglich zu gestalten?

Zu einer erfolgreichen Einarbeitung gehört, dass den Kandidaten bereits vor dem ersten Arbeitstag ein Einarbeitungsplan für die ersten Monate im Unternehmen zur Verfügung gestellt wird. Unseren Erfahrungen nach, sollte dieser die Einführungen in die wichtigsten Tools und eine Übersicht über die verschiedenen Onboarding-Meetings sowie Stationen enthalten.

Am ersten Arbeitstag ist es wichtig, dass der Arbeitsplatz vorbereitet ist und alle Zugänge des Neustarters eingerichtet und konfiguriert sind. Der neue Mitarbeiter sollte dem Team vorgestellt werden und eine Rundführung durch das Büro erhalten. Es sollte auch ein Team-Lunch organisiert werden, auch wenn dieser – Aufgrund der aktuellen Situation – digital stattfinden muss.

Sinnvoll für die Integration ins Team ist es, dem neuen Mitarbeiter eine Liste mit für ihn relevanten Kollegen zu geben, mit denen er sich innerhalb der ersten Zeit austauschen kann. Dadurch werden Barrieren auf neue Kollegen zuzugehen schneller überwunden und Hemmungen erheblich verringert.

„Zur Integration bietet es sich auch an, jedem neuen Mitarbeiter einen “Company-Buddy” zuzuweisen, der neben seinen direkten Kollegen, dem HR-Team und seinem Line Manager, einen unabhängigen Ansprechpartner darstellt.“

Stellt ein Unternehmen erstmalig nicht-deutschsprachige Mitarbeiter ein, sollte es sich auf eine einheitliche Unternehmenssprache festlegen und dies an alle Mitarbeiter kommunizieren.

Wieso ist es so wertvoll und wichtig, Mitarbeiter aus verschiedenen Hintergründen und Ländern zu haben?

In interkulturellen Teams wird Englisch häufig als “company language” gewählt. Werden alle Prozesse von Anfang an auf Englisch aufgesetzt, erleichtert das das Erschließen neuer Märkte. Mitarbeiter mit verschiedenen kulturellen Hintergründen haben häufig internationale Netzwerke, welche dem Unternehmen – gerade bei einer Internationalisierung – sehr von Vorteil sein können. Dadurch kann die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens gefördert werden.

Auch was die Kreativität und Problemlösefähigkeit eines Teams betrifft, ist es sehr vorteilhaft, wenn durch ein internationales Team verschiedene Kulturen mit verschiedenen Erfahrungsschätzen und Sichtweisen aufeinander treffen.

Die Diversity eines Arbeitgebers ist der aktuellen Generation Y neben der Chancengleichheit für alle sehr wichtig. Somit steigern internationale Teams den Ruf und die Arbeitgeberattraktivität eines Unternehmens.

Wichtig zu wissen ist aber auch, dass es einige Herausforderungen bei dem Aufbau und dem Führen von internationalen Teams gibt. Hierzu bedarf es einem guten Onboarding und einem erfahrenen Management-Team.

Gibt es sonst noch etwas, das du den Lesern mitteilen möchtest?

Vielleicht noch ein kleiner Hinweis an deutsche Unternehmen, die nichteuropäische Kandidaten einstellen möchten, die bereits in Deutschland sind: Hier muss der aktuelle Aufenthaltstitel genau geprüft werden, da einige Aufenthaltstitel an ein Unternehmen oder eine Position gebunden sind und somit eventuell neu beantragt werden müssen.

Für weitere Informationen können Sie gerne mit uns über hello@relokate.de oder unsere LinkedIn Seite in Kontakt treten.

Verbessern Sie das Onboarding neuer Mitarbeiter mit Factorial! Jetzt kostenlos testen.

Leave a Comment