Selbstorganisation, New Work, agile Führung – die Arbeitswelt wandelt sich immer mehr. Unternehmen steigen auf den Zug der Veränderung auf und entdecken neue Möglichkeiten, um effektiver und produktiver zu arbeiten. Selbstorganisation ist eine dieser Methoden.
Erfahren Sie in diesem Artikel, welche Vorteile Selbstorganisation in Ihrem Unternehmen und für Ihre Mitarbeiter*innen mitbringen kann!
Key Facts
- Selbstorganisation ist eine Methode, die Teams dabei hilft eigenverantwortlich zu arbeiten ohne den Überblick zu verlieren.
- Tools wie die ABC-Analyse oder Alpen Methode unterstützen das Selbstmanagement.
- Selbstorganisation kann in Schulungen im Rahmen der Personalentwicklung erlernt werden.
- Selbstorganisation: Definition
- Welche Vorteile hat Selbstorganisation im Unternehmen?
- Selbstorganisation lernen: Voraussetzungen
- Selbstorganisation: Methoden und Tools
- Trainings im Rahmen der Personalentwicklung
Selbstorganisation: Definition
Der Begriff Selbstorganisation findet sich in verschiedenen Bereichen wieder. Dabei handelt es sich um eine Methode, um im Team und unternehmensübergreifend besser zu arbeiten.
Der Knackpunkt der Selbstorganisation ist eindeutig eigenverantwortliches Arbeiten. Klassische Methoden des Projektmanagements greifen nicht länger bei komplizierten Problemen, so dass neue Herangehensweisen erforderlich werden. Die Selbstorganisation hilft dabei, wichtige Aufgaben im Team und in der Arbeitsteilung neu zu definieren.
Welche Vorteile hat Selbstorganisation im Unternehmen?
Es ist mittlerweile kein Geheimnis mehr, dass Selbstorganisation als die Organisationsform der Zukunft gilt. Weisung und Kontrolle durch Führungskräfte scheinen heutzutage fast schon veraltet.
Andererseits bedeuten zu große Freiräume, dass die Organisation nicht mehr richtig funktioniert. Die Wirtschaft steht vor einem immensen Wandel, der sich unverkennbar in der Arbeitswelt widerspiegelt. Das Stichwort hierbei ist New Work.
Auf Karriereseiten finden sich immer wieder die Beschreibung der folgenden Unternehmenskultur:
- Selbstorganisierte Teams,
- flache Hierarchien und
- Arbeit mit viel Eigenverantwortung.
Dennoch ist es so, dass es für Selbstorganisation nicht den einen richtigen Weg gibt. Je nach Unternehmensart und Team funktionieren manche Methoden besser als andere.
Um herauszufinden, welche Organisationsform zu Ihnen passen, bietet es sich an, die Aufgaben Ihrer Abteilungen zu hinterfragen und Ziele dementsprechend zu definieren.
Selbstorganisation lernen: Voraussetzungen
Auch wenn es zunächst widersprüchlich klingt: Selbstorganisation kann erlernt werden. Mit den nötigen Voraussetzungen gelingt die Umstrukturierung dabei noch besser. Um den Überblick zu behalten und die Selbstorganisation in den Alltag zu integrieren, muss das Umfeld mitarbeiten.
Die Kultur des Unternehmens muss für einen Wandel bereit sein. Werkzeuge, Tools und Methoden helfen bei der Einführung der Selbstorganisation, doch das genügt nicht. Ihre Mitarbeitenden und das Mindset des Unternehmens müssen sich vielmehr auf die anstehenden Veränderungen und Herausforderungen einstellen und diese annehmen.
Voraussetzungen für New Work und Selbstorganisation sind laut einer aktuelle Studie des Zukunftsinstituts daher auch:
- Der Wunsch nach Veränderung,
- der Wille, Neues zu lernen,
- sowie klare Kommunikation.
Selbstorganisation: Methoden und Tools
Für ein gutes Selbstmanagement helfen verschiedene Methoden. Diese erleichtern Ihren Mitarbeiter*innen die Arbeit. Es gilt:Nicht jede Methode passt zu jeder Arbeitsweise. Bei der Selbstorganisation helfen die folgenden Tools:
ABC-Analyse
Die sogenannte ABC-Analyse stammt ursprünglich aus der Betriebswirtschaftslehre. Bestimmte Produkte oder Objekte können durch sie leichter kategorisiert und somit strukturiert werden. Die Objekte werden dabei nach absteigender Bedeutung in die Klassen A, B und C eingeteilt.
Das Ziel dieser Analyse ist es, Ereignisse besser zu planen und Entscheidungen zu treffen. Damit wird im Grunde genommen die aktuelle Situation des Unternehmens bewertet, also der IST-Zustand. Entwicklungspotenziale dagegen werden nicht berücksichtigt.
ALPEN-Methode
Die folgende Methode bezieht sich auf die Visualisierung des Tagesablaufs, sie ist eine Technik aus dem Zeitmanagement. Diese Methode hilft Mitarbeitenden den Kopf frei zu bekommen. In einer Liste können sich Ihre Beschäftigten alles Notwendige notieren und so die eigene Arbeitsorganisation planen. Die Anfangsbuchstaben beschreiben dabei die verschiedenen Schritte.
- Aufgaben aufschreiben
- Länge einschätzen
- Pufferzeit einplanen
- Entscheidungen priorisieren
- Nachkontrollieren
POMODORO-Technik
Eine weitere Methode aus dem Zeitmanagement ist die Pomodoro-Technik. Während Corona gewann die Technik an Popularität. Konzentriertes Arbeiten wird in 25-minütige Zeitabschnitte eingeteilt, auf die dann eine fünfminütige Pause folgt.
Viele Menschen können sich nicht stundenlang am Stück konzentrieren, weshalb kürzere Slots die produktiven Phasen deutlich steigern können. Und das geht beispielsweise so:
- Mitarbeiter*innen können sich einen eigenen Wecker einrichten oder die Hilfe von Videos hinzuziehen. Diese werden oft von sanfter Musik begleitet und erwecken so den Eindruck, in einem virtuellen Büro zu arbeiten.
- Die Zeitabstände können so adaptiert werden, wie sie zur Arbeitsweise passen. Sie können beispielsweise auch 50 Minuten arbeiten und 10 Minuten Pause machen.
- YouTube-Videos können eine Quelle von Ablenkung sein. Daher gibt es Pomodoro Timer im Browser, die genutzt werden können. Einer dieser kostenlosen Online Timer ist der Tomato Timer.
GETTING THINGS DONE-Methode
Die Getting Things Done-Methode sorgt dafür, dass Ihre Mitarbeiter*innen produktiver werden. Außerdem kann die Technik in allen Lebensbereichen angewendet werden, nicht nur im beruflichen Kontext.
Dennoch ist diese Methode deutlich aufwändiger und in kleinen Schritten zu gestalten. Dafür werden jedoch in den einzelnen Schritten viele gute Aspekte der Selbstorganisation abgedeckt.
Diese Methode besteht aus fünf Schritten:
- Sammeln von Aufgaben in einer To-Do Liste: Wichtige Dinge gehen so nicht mehr verloren.
- Sichten und verarbeiten Sie die Liste: Stellen Sie sich Fragen und strukturieren Sie die Aufgaben. Was für Aufgaben fallen an? Welche davon kann ich sofort bearbeiten? Wie sieht der nächste Schritt aus?
- Organisieren der übrigen To-Dos, die >2 Min. Bearbeitungszeit benötigen. Nutzen Sie Kategorien: Termine, Projekte mit mehreren Schritten, Projektunabhängige nächste Schritte, Warten auf Rückmeldung.
- Regelmäßiges Sichten der Listen: Dadurch behalten Ihre Mitarbeiter*innen den Überblick über noch anstehende To-Dos. Dieser Schritt wird am besten einmal am Tag durchgeführt.
- Erledigen und Abhaken: Sobald dieser letzte Schritt erreicht ist, gilt es nochmal vier Entscheidungskriterien zu berücksichtigen. Diese sind: Kontext, verfügbare Zeit, verfügbare Energie, Prioritäten setzen. Auch hier können die Aufgaben einmal nach ihrer Bedeutung und Anforderung sortiert werden.
Die Getting things done Methode ist besonders anspruchsvoll in ihrer Umsetzung. Motivierte Mitarbeiter*innen, die ein strukturiertes Vorgehen an den Tag legen, profitieren von dieser Technik.
Ein spannendes Tool dafür ist sicherlich Trello, in welchem Projekte organisiert werden können.
Welche Methode ist die beste?
Für eine erfolgreiche Selbstorganisation im Alltag sollten Sie sich diese Frage unbedingt zu Beginn stellen.
Es genügt nicht, Ihren Mitarbeiter*innen bloßen Freiraum im Arbeitsalltag zu garantieren, ohne den hierarchischen Rahmen mitzubestimmen. Denn:
- Führungsprinzipien und Persönlichkeiten können abflachen und ersetzt werden. Sie bestimmen dabei, was funktioniert und was nicht.
- Führungsstile werden gelockert oder sogar komplett aufgelöst.
- Eine Möglichkeit dieses neuen, modernen Stils kann die agile Führung darstellen. Auch diese Technik setzt dezentrale Entscheidungswege voraus. Im Team werden Verantwortungsbereiche festgelegt, so dass die Entscheidung leichter fällt.
Trainings im Rahmen der Personalentwicklung
Natürlich ist es möglich, ein teamübergreifendes System aufzubauen und die To-Dos aller Mitarbeiter*innen dort zu organisieren. Dies erfordert eine große Wissensbasis und bedeutet, dass die Selbstorganisation als Arbeitsweg bereits vollständig im Unternehmen angekommen ist.
Dies können Sie von Ihrem Team nicht von Tag eins an verlangen. Selbstorganisation muss gelernt werden. Denn oft gehen durch eine selbstorganisierte Arbeitsweise die Führungsprinzipien verloren. Hierarchien flachen ab und Soft Skills werden wichtiger.
Nicht jede*r Mitarbeiter*in verfügt über diese Soft Skills. Eben diese können in einem Training der Personalentwicklung vermittelt werden. Ziel ist es, dass die Selbstorganisation leichter funktioniert.
Vermitteln Sie in den Trainingseinheiten Klarheit über die anstehenden Aufgaben und die neue Verantwortungsform.
Selbstorganisation – organisiertes Chaos?
Die Vorteile der Selbstorganisation im Unternehmen sind vielzählig. Trotzdem kann die Umsetzung zu Beginn schwierig und chaotisch erscheinen. Vor allem in Anbetracht von Digitalisierung und agiler Führung wird jedoch die Bedeutung dieser neuen Arbeitsweise deutlich.
Organisatorische Strukturen und Voraussetzungen im Team müssen erst vermittelt und erlernt werden. Dazu gehören das eigenverantwortliche Arbeiten und Führungsqualitäten. So können Arbeitsweise entstehen, von der Ihre Mitarbeiter*innen und das ganze selbstorganisierte Unternehmen profitieren.
