Eine detaillierte Stellenbeschreibung ist ein wichtiges Instrument der Personalabteilung, um die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Anforderungen einer Stelle im Unternehmen klar zu definieren. Sie unterstützt nicht nur den Auswahlprozess, sondern dient auch der Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen. Häufig kommt es in der Personalabteilung jedoch zu Verwechslungen zwischen den Begriffen Stellenausschreibung und Stellenbeschreibung.
In diesem Blogbeitrag erklären wir daher, was genau eine Stellenbeschreibung ist, was in eine Stellenbeschreibung gehört und geben hilfreiche Tipps für die Erstellung.
Key Facts
- Eine Stellenbeschreibung definiert die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Anforderungen einer bestimmten Stelle im Unternehmen.
- Die Stellenbeschreibung dient vor allem als internes Dokument der Personalabteilung zur Personalführung.
- Während es bei einer Stellenausschreibung eher darum geht, Interesse der Bewerber*innen zu wecken, definiert die Stellenbeschreibung intern das Anforderungsprofil einer Position. Die Stellenbeschreibung kann allerdings Grundlage der Stellenausschreibung sein.
- Was ist eine Stellenbeschreibung?
- Stellenbeschreibung vs. Stellenausschreibung
- Warum ist eine gute Stellenbeschreibung so wichtig?
- Was kommt in eine Stellenbeschreibung? – Tipps und Tricks
- Mustervorlage für Stellenbeschreibungen
Was ist eine Stellenbeschreibung?
Die Stellenbeschreibung definiert Tätigkeiten, Verantwortlichkeiten und Anforderungen einer bestimmten Position im Unternehmen.
Stellenbeschreibung wird in HR-Jargon auch wie im Englischen oft job description genannt. Bei der Stellenbeschreibung handelt es sich um eine Arbeitsplatzbeschreibung, die die Inhalte und Anforderungen an eine bestimmte Stelle festlegt.
Was gehört in eine Stellenbeschreibung?
Zu den Bestandteilen gehören u. a.:
- Aufgaben
- Kompetenzen und Qualifikationen
- Ziele
- Verantwortlichkeiten
- Erfahrungen
- Arbeitsbedingungen
An wen richten sich Stellenbeschreibungen?
Durch und mit der Personalbeschreibung werden die Anforderungen an die Stelle im Unternehmen definiert, sie ist also ein Instrument der Personalführung. Die Stellenbeschreibung hilft den Personalverantwortlichen, die Eignung von Bewerber*innen zu beurteilen. Die Stellenbeschreibung bildet also die Grundlage für den Personalauswahlprozess.
Stellenbeschreibungen richten sich auf der einen Seite an die Bewerber*innen, welche aus diesem Profil alle notwendigen Informationen über die Position herauslesen können. Auf der anderen Seite ist die Stellenbeschreibung ebenfalls ein wichtiges Dokument für die Personalabteilung.
Stellenbeschreibung vs. Stellenausschreibung
Das ist eine Stellenausschreibung
Die beiden Begriffe sind sehr ähnlich, aber nicht identisch. Eine Stellenausschreibung richtet sich hauptsächlich an potenzielle Bewerber*innen und wird in einer Stellenanzeige auf unterschiedlichen Kanälen veröffentlicht, wie beispielsweise auf der Karrierewebsite des Unternehmens oder auch auf Online- und Offline-Jobbörsen. Die Stellenausschreibung entspricht in der Regel einer Stellenanzeige.
Das ist eine Stellenbeschreibung
Die Stellenbeschreibung kann als Grundlage für die Stellenausschreibung dienen. Der Text der Stellenanzeige kann mit dem der Stellenbeschreibung identisch sein. Lediglich die Funktion der beiden ist unterschiedlich.
Während es bei der Stellenausschreibung darum geht, die Aufmerksamkeit der Zielgruppe zu wecken und sie letztlich zu einer Bewerbung auf die ausgeschriebene Stelle zu motivieren, geht es bei der Stellenbeschreibung um die Erstellung eines Anforderungsprofils für die Stelle im Unternehmen. Bevor eine Stelle ausgeschrieben werden kann, muss daher zunächst intern eine Stellenbeschreibung erstellt werden.
Warum ist eine gute Stellenbeschreibung so wichtig?
Zweck einer Stellenbeschreibung
Bevor es an die Ausarbeitung einer guten Stellenbeschreibung für eine Position im Unternehmen geht, werfen wir zunächst einmal einen Blick darauf, wofür die Stellenbeschreibung überhaupt gut ist.
Dies sind einige wichtige Punkte:
Eine Stellenbeschreibung ist ein internes Dokument der Personalabteilung, welches dazu dient, ein bestimmtes Stellenprofil zu definieren.
Darüber hinaus kann die Stellenbeschreibung als Grundlage für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen dienen. Dabei kann auf das Anforderungs- und Aufgabenprofil der Stellenbeschreibung zurückgegriffen werden, sodass Teams und Vorgesetzte genau wissen, welche Tätigkeiten und Erwartungen der neue Mitarbeitende zu erfüllen hat.
Die Stellenbeschreibung kann ebenfalls als Grundlage für die Stellenausschreibung dienen. Nicht selten überschneiden sich die Inhalte der beiden Formate. In den meisten Fällen werden jedoch einige interne Informationen und Angaben (wie Vorgesetzte*r, Befugnisse oder genaue Abteilungszugehörigkeit) für die Stellenausschreibung ausgeblendet.
Warum ist eine gute Stellenbeschreibung wichtig?
Eine gute Stellenbeschreibung ist aus verschiedenen Gründen wichtig für Ihr Unternehmen. Schauen wir uns im Folgenden einige relevante Punkte an:
Vorteile einer Stellenbeschreibung
- Transparenz:
Bietet klare Informationen über die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Befugnisse der Position. - Effizienz:
Hilft, die Arbeitsprozesse zu optimieren, indem sie klar definiert, wer wofür verantwortlich ist. - Personalentwicklung:
Dient als Grundlage für die Planung von Schulungen und Weiterbildungen, welche die Mitarbeiterentwicklung fördern. - Kommunikation:
Verbessert die interne Kommunikation, da alle Beteiligten die Rolle sowie die Erwartungen an die Stelle verstehen. - Rekrutierungsprozess:
Erleichtert den Auswahlprozess, da die Anforderungen und Aufgaben klar beschrieben sind.
Herausforderungen und Gefahren
- Zeitaufwand:
Erstellen und Aktualisieren einer Stellenbeschreibung kann zeitaufwändig sein. - Starrheit:
Kann zu starren Strukturen führen, wenn sie nicht regelmäßig an Veränderungen in der Position oder im Unternehmen angepasst wird - Zeitaufwand:
Erstellen und Aktualisieren einer Stellenbeschreibung kann zeitaufwändig sein. - Überkomplexität:
Zu detaillierte Stellenbeschreibungen können abschreckend wirken und potenzielle Bewerber*innen entmutigen. - Fehlende Flexibilität:
Kann die Flexibilität der Mitarbeiter einschränken, wenn Aufgaben strikt festgelegt sind und keine Anpassungen an veränderte Anforderungen möglich sind.
Eine gut ausgearbeitete Stellenbeschreibung ist daher entscheidend, um die Vorteile zu maximieren und die Nachteile zu minimieren. Regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen können dazu beitragen die Relevanz und Effektivität der Stellenbeschreibung sicherzustellen.
Was kommt in eine Stellenbeschreibung?
Inhalt und Aufbau
Mit einer Stellenbeschreibung können Personalverantwortliche für sich und das Unternehmen zunächst einmal definieren: Was brauchen wir überhaupt? Was sind die Anforderungen an diese Position? Welche Kompetenzen sollten Bewerber*innen besitzen? Die Beschreibung dient also der Personalplanung.
Sie sollte so klar und präzise wie möglich formuliert sein. Ein häufiges Problem ist, dass wichtige Anforderungen wie Englischkenntnisse nicht ausdrücklich erwähnt werden. Personalverantwortliche könnten fälschlicherweise annehmen, dass diese Fähigkeit selbstverständlich ist und daher nicht erwähnt werden muss. Wenn diese Information fehlt, kann es passieren, dass die Stellenausschreibung unpassende Bewerber*innen anzieht, die nicht über die erforderlichen Kompetenzen verfügen.
Wichtige Inhalte von Stellenbeschreibungen – Beispiel Marketing Manager*in
- Bezeichnung der Stelle
- richtige und prägnante Stellenbezeichnung unter anderem aus SEO-Gründen sehr wichtig
- Ziel der Position
- Entwicklung und Umsetzung effektiver Marketingstrategien zur Steigerung der Markenbekanntheit von Produkt XY des Unternehmens
- Aufgabenbeschreibung: Aufgaben der Position
- Entwicklung und Umsetzung von Marketingkampagnen
- Durchführung von Marktanalysen und Wettbewerbsbeobachtung
- Erstellung und Pflege von Marketingmaterialien (Broschüren, Websites, Social Media Content)
- Budgetverwaltung und -kontrolle von Marketingprojekten
- Verantwortung
- alleinige Verantwortung für den Erfolg der Marketingstrategie und die Finanzierung
- Leitung der Mitarbeitenden des Marketingteams
- Befugnisse und Pflichten
- freie Budgetverwaltung
- vierteljährliche Berichterstattung an die Finanzabteilung
- Anforderungen und Kompetenzen
- abgeschlossenes Studium im Bereich Marketing, Kommunikation oder vergleichbare Qualifikation
- mindestens fünf Jahre Berufserfahrung im Bereich Marketing mit Führungshintergrund
- sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift; eine weitere Fremdsprache ist vorteilhaft
- Erfahrung mit digitalen Marketing-Tools und -Techniken sowie Social-Media-Kenntnisse
- kreativ, kommunikationsstark, Team-Player
- Arbeitsbedingungen
- Teilzeit (30 Stunden/Woche)
- Homeoffice und Remote-Work teilweise möglich; Remote-Work max. zwei Monate im Jahr; Homeoffice max. zweimal pro Woche, nicht jedoch in den ersten beiden Monaten
- Arbeitsort
- Unternehmensstandort in Rostock
- Vorgesetzte
- z. B. Senior Marketing Manager*innen; Head of Marketing
- Kolleg*innen, Team, Stellvertretung
- z. B. Social Media Manager*innen, Grafikdesigner*innen, Copywriter*innen
- Stellvertretung beispielsweise Head of Marketing
Wie schreibt man eine Stellenbeschreibung? – Tipps für ein effektives und gutes Jobprofil
- Klarheit und Präzision in Stellenbeschreibungen und Stellenausschreibungen
- Verwenden Sie eine klare und präzise Sprache, um Missverständnisse auszuschließen.
- Vermeiden Sie Fachjargon, es sei denn, er ist für die Stelle unerlässlich.
- Achten Sie auf korrektes Gendern und auf eine diskriminierungsfreie Sprache! Das Gleichbehandlungsgesetz (AGG) in Deutschland fordert Diskriminierungsfreiheit – und das gilt auch für den Bewerbungsprozess. Da die Arbeitsplatzbeschreibung die Grundlage für eine Stellenausschreibung ist, sollte sehr genau auf die Formulierung geachtet werden. Eine Studie der Antidiskriminierungsstelle stellte beispielsweise fest, dass viele Stellenausschreibungen nur in der männlichen Form verfasst sind, so dass sich eher Personen männlichen Geschlechts angesprochen fühlen. Auch Altersdiskriminierung kommt laut der Studie häufig in Stellenanzeigen vor.
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Aktualität der Inhalte
- Halten Sie die Stellenbeschreibung aktuell. Es kann sein, dass die Aufgabenprofil im Laufe der Zeit angepasst werden muss, auch wenn die Stelle bereits besetzt ist. Möglicherweise haben sich die erforderlichen Kompetenzen geändert, oder das Unternehmen ist gewachsen und die Marketingabteilung hat sich spezialisiert, sodass Tätigkeiten, die früher in einer Position zusammengefasst waren, nun auf zwei Stellen verteilt sind.
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Seien Sie realistisch in den Stellenbeschreibungen!
- Erwarten Sie nicht, dass die Kompetenzen neuer Mitarbeiter*innen für diesen Job unrealistisch hoch sind. Wenn Sie nach Personen suchen, die Mitte 20 sind, vier Sprachen sprechen, einen Hochschulabschluss, Auslandserfahrung und fünf Jahre Berufserfahrung haben, dann ist das eine Anforderung, die nicht realistisch ist und auch nicht sein sollte. Fragen Sie sich, was für Menschen sich auf ein solches Anforderungsprofil bewerben würden?
- Denken Sie auch immer an den akuten Fachkräftemangel und das Verhältnis von Angebot und Nachfrage auf dem Arbeitsmarkt. Jobsuchende befinden sich inzwischen in der Vorteilssituation ein Unternehmen wählen zu können, für das sie arbeiten möchten, und nicht umgekehrt. Wie Sie sich als Arbeitger*in gegen den Fachkräftemangel rüsten können und im War of Talents bestehen, haben wir auf unserem Blog zum Thema Fachkräftemangel für Sie zusammengefasst.
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Einbeziehung von aktuellen Mitarbeitenden
- Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeiter*innen und vor allem mit den zukünftigen Kolleg*innen einer zu besetzenden Stelle. Diese wissen oft am besten, was das entsprechende Arbeitsumfeld voraussetzt. Auch wenn es sich um eine neu zu besetzende Position handelt, ist es hilfreich, mit den bestehenden Mitarbeiter*innen zu sprechen.
Mustervorlage für Stellenbeschreibungen
Vorlagen für Stellenbeschreibungen können Sie aus verschiedenen Quellen sammeln. So können Sie beispielsweise in Jobbörsen Stellenanzeigen einsehen und diese als erste Inspiration für Ihre Stellenbeschreibungen nutzen.
Natürlich gibt es auch zahlreiche Vorlagen im PDF- und Word-Format, die Sie herunterladen und an Ihre Bedürfnisse anpassen können.
Stellenbeschreibung Muster
Eine Stellenbeschreibung zum Download als Word-Format.
