Time to Fill ist eine wichtige HR-Kennzahl. Sie steht für die Effizienz im Einstellungsprozess eines Unternehmens im Kampf und junge Talente, aber auch um erfahrene Seniors. Sie zeigt auch, wie gut ein Unternehmen darin ist, sich auf neue Marktsituationen einzustellen. Was diese Kennzahl bedeutet und was man von ihr genau ablesen kann, zeigen wir in diesem Artikel.
Key Facts
- Die Time-to-Fill misst die Dauer von der Stellenausschreibung bis zum Arbeitsbeginn und gibt Aufschluss über die Effizienz des Recruiting-Prozesses.
- Sie variiert stark je nach Branche, Fachkräftemangel und Position – Führungspositionen und Stellen für Spezialisten benötigen oft mehr Zeit.
- Ein gutes Employer Branding, digitale Bewerbungsmanagementsysteme und schnelle Prozesse können diese Zeit verkürzen und den Recruiting-Erfolg steigern.
- Definition: Was bedeutet Time to Fill?
- Wie Sie die Time-to-Fill bemessen
- Was ist eine gute Time-to-Fill?
- Maßnahmen zur Optimierung der Time-to-Fill
- Der Unterschied: Time to Fill vs. Time to Hire
- Fazit
Definition: Was bedeutet Time to Fill?
Mit dieser Kennzahl kann ein Unternehmen messen, wie lange es braucht, um vakante Stellen mit geeigneten Personen neu zu besetzen. Sie ist – ähnlich der Time-to-Hire – eine Angabe für die Rekrutierungszeit und die Dauer des Bewerbungsprozesses. Sie wird meist als Durchschnitt angegeben und lässt sich mit den durchschnittlichen Werten anderer Unternehmen oder mit offiziellen Statistiken vergleichen. So verdeutlicht sie die Effizienz eines Unternehmens beim Recruiting-Prozess und hat direkte Auswirkung auf den Geschäftserfolg.
Wie Sie die Time-to-Fill bemessen
Die Time-to-Fill bemessen Sie, indem Sie die Zeit von der Erstellung der Stellenanzeige bis zum Arbeitsbeginn der neuen Mitarbeitenden berechnen. Das bedeutet, wenn Sie die Stellenanzeige am 30. März erstellen und die ausgewählte Person am 1. August beginnt, beträgt die Kennzahl 123 Tage. Bei kurzen Zeitspannen kann man die Zahl im Kopf ausrechnen. Für eine längere Dauer gibt es auch sogenannte Online-Tageszähler.
Wenn Sie die durchschnittliche Time-to-Fill Ihres Unternehmens berechnen wollen, teilen Sie die Kennzahlen aller Neueinstellungen durch die Zahl aller neu besetzten Positionen. Das bedeutet, wenn Sie beispielsweise fünf neue Stellen besetzt haben, mit jeweiligen Times-to Fill von 37, 49, 66, 67 und 123 Tagen, dann lautet die Formel (37 + 49 + 66 + 67 + 123) : 5 = 68,4
Was ist eine gute Time-to-Fill?
Die Kennzahlen variieren sehr stark von Branche zu Branche. Auch haben unterschiedliche Positionen unterschiedliche Times-to Fill. Daher ist eine Benchmark schwer zu ermitteln. Branchen mit starkem Fachkräftemangel haben in der Regel eine höhere Time-to-Fill, da der Wettbewerb größer und qualifizierte Mitarbeitende dadurch seltener sind. Auch regionale Aspekte beeinflussen die Dauer der Personalbeschaffung, da es in Großstädten einfacher ist, Menschen dort zu finden oder sie dorthin zu locken.
Zudem dauert es meist länger, Positionen für Spezialisten und Führungskräfte zu besetzen, da deren Anforderungen höher und die passenden Kandidaten und Kandidatinnen seltener sind. Und auch ein gutes Employer Branding hilft, schnelle Personalbesetzung vorzunehmen (👉 downloaden Sie hier Ihr kostenloses eBook zum Employer Branding). Effiziente Abläufe und der Einsatz von Technologie wie beispielsweise ein digitales Bewerbungsmanagementsystem reduzieren die Besetzungsdauer.
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Die Faustregel besagt: je kürzer die Zeit, desto besser der Recruiting-Prozess. Ideal ist eine Zeitspanne, die es ermöglicht, qualifizierte Interessenten sorgfältig auszuwählen, ohne vorschnell zu handeln und den Ablauf im Unternehmen zu beeinträchtigen. Ihr Ziel sollte es daher sein, die Zeit zwischen dem Start der Suche und dem ersten Arbeitstag der Kandidat*innen Stück für Stück zu verkürzen.
Eine überdurchschnittlich lange Zeitspanne deutet auf Schwierigkeiten im Recruiting hin. Sie kann auf einen Bewerbermangel, ineffiziente Abläufe oder eine unattraktive Arbeitgebermarke hindeuten. Ebenso könnten begrenzte Ressourcen oder fehlende Kapazitäten der HR-Teams eine Rolle spielen.
Maßnahmen zur Optimierung der Time-to-Fill
Da die Time-to-Fill den gesamten Recruiting-Prozess betrifft, gibt es zahlreiche Stellschrauben, an denen Sie drehen können. Das beginnt schon bei der Stellenanzeige. Diese sollten Sie aussagekräftig gestalten und auf möglichst vielen Kanälen platzieren. Wenn die ersten Bewerbungen eintreffen, sollten Sie möglichst schnell in den Auswahlprozess eintreten und ein zügiges Feedback geben, vor allem an diejenigen, die für die Position infrage kommen, um die Bewerbungsgespräche zu beschleunigen.
Definieren Sie zunächst die Stelle, dann folgt die Stellenausschreibung mit Veröffentlichung, das Auswerten der Bewerbungen, die Durchführung von Vorstellungsgesprächen, die Auswahl der geeigneten Person, das Versenden des Angebots, die Aufnahme möglicher Nachverhandlungen, nach der Einigung das Unterzeichnen der Arbeitsverträge und dann das Onboarding.
Der Unterschied: Time to Fill vs. Time to Hire
Oft als Synonym verwendet, gibt es doch einen bedeutenden Unterschied zwischen den beiden Begriffen. Beide beginnen mit der Stellenausschreibung. Doch während die Time-to Hire mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags endet, misst die Time-to-Fill die Zeit bis zum ersten Arbeitstag der neuen Mitarbeitenden.
Fazit
Die Time-to-Fill ist eine zentrale Kennzahl für die Effizienz des Recruiting-Prozesses und beeinflusst direkt den Unternehmenserfolg. Sie misst die Dauer von der Stellenausschreibung bis zum ersten Arbeitstag der neuen Mitarbeitenden und variiert je nach Branche, Position und Standort. Eine kurze Zeitspanne deutet auf einen optimierten Prozess hin, sollte jedoch nicht auf Kosten der Bewerberqualität gehen. Unternehmen können die Besetzungsdauer durch gezielte Maßnahmen wie effiziente Prozesse, den Einsatz digitaler Tools und ein starkes Employer Branding reduzieren. Ein gut durchdachter Recruiting-Prozess steigert die Wettbewerbsfähigkeit und erleichtert die Gewinnung qualifizierter Talente.
