Das Sammeln, Speichern, Verteilen und Anwenden von Wissen ist ein entscheidender Faktor für die Wettbewerbsfähigkeit und die nachhaltige Entwicklung in Ihrem Unternehmen. Aus diesem Grund ist es wichtig, aktiv Wissensmanagement zu betreiben und Ihre Mitarbeitenden mit den verschiedenen Methoden und Tools vertraut zu machen.
Dieser Blogartikel beschäftigt sich mit den Vorteilen, Best Practices und der konkreten Einführung von Wissensmanagement im Unternehmen.
Key Facts
- Durch den Zugang zu einer Wissensdatenbank können Unternehmensziele schneller erreicht werden und das Know-how langfristig bewahrt werden.
- Die intrinsische Motivation der Mitarbeitenden ist wichtig für den erfolgreichen Aufbau von Wissensmanagement im Unternehmen.
- Es gibt verschiedene Wissensmanagement Tools und Methoden, die Ihnen dabei helfen, das Wissen in Ihrem Unternehmen aufrechtzuerhalten und stetig upzudaten.
- Wissensmanagement: Definition
- Nutzung von Wissen: Tools und Methoden im Wissensmanagement
- Best Practices: Wissensmanagement erfolgreich umsetzen
- Warum ist Wissensmanagement wichtig? Vorteile und Herausforderungen
Wissensmanagement: Definition
Wissensmanagement, auch Knowledge Management genannt, zielt auf einen effektiven Austausch von Wissen sowie dessen Bewahrung und Weiterentwicklung im Unternehmen ab. Mit der richtigen Organisation und der Mithilfe Ihrer Mitarbeitenden können Sie Ihre Ressourcen optimal nutzen und durch diesen Wettbewerbsvorteil gegen die Konkurrenz gewinnen.
Dabei geht es beim Wissensmanagement nicht allein darum, Workshops und Fortbildungen anzubieten. Vielmehr steht das organisierte Wissensmanagement im Vordergrund, also die Mischung aus strategischen und operativen Aktivitäten, die den Umgang mit Wissen optimieren.
Dazu gehört es, den Zugang zum Wissen zu vereinfachen und die Mitarbeitenden zu einem selbstbewussten Lernen anzuregen. Der Verein „Gesellschaft für Wissensmanagement“ bietet zahlreiche Diskussionen, Workshops und Weiterbildungen zu Wissensmanagement an.
Was gehört alles zum Wissensmanagement?
Verschiedene Wissensarten können im Unternehmen genutzt werden und sollten stetig auf dem aktuellen Stand gehalten werden:
- Handlungswissen (sensomotorisches Wissen): Routinen und automatisierte Handlungsabläufe
- Erfahrungswissen (extensionales Wissen): Intuition und Wissen basierend auf Berufserfahrung
- Ablaufwissen (prozedurales Wissen): Standardisierte Prozesse, die zur Problemlösung beitragen
- Theoretisches Wissen (deklaratives Wissen): Wissen über Regeln, Methoden und Tools
Wissensmanagement vs. Informationsmanagement
Beachten Sie den Unterschied zwischen Wissen und Informationen:
Informationsmanagement konzentriert sich auf das Sammeln, Verwalten und Verteilen von Informationen, also strukturierten Daten, die weitergegeben und geteilt werden können. Das können z. B. Berichte, Dokumente oder Datenbanken sein.
Im Gegensatz dazu werden Informationen im Wissensmanagement als Ressource betrachtet, welche stetig erweitert und optimiert wird. Außerdem differenziert man hier zwischen zwei verschiedenen Vermittlungsarten:
- Explizites Wissen: Diese Art von Wissen ist spezifisch und methodisch. Es kann besonders einfach in einer beruflichen Umgebung gelehrt werden. Vergleichbar ist es mit dem theoretischen Wissen. Explizites Wissen basiert in seiner Vermittlung auf formaler, systematischer Sprache.
- Implizites Wissen: Implizites Wissen kann von Mitarbeitenden nicht immer artikuliert werden. Demnach scheint der Vergleich mit Erfahrungswissen bzw. intuitivem Wissen naheliegend. Intuition basiert auf miteinander verknüpften Handlungen und Verpflichtungen, die auf einem spezifischen Kontext gründen.
Ziel des Wissensmanagements ist es ebenfalls, dieses implizite Wissen leichter zugänglich zu machen.
Nutzung von Wissen: Tools und Methoden im Wissensmanagement
Mitarbeitende stehen beim Wissensmanagement im Vordergrund. Zum einen solche, die bereit sind, Neues zu lernen, zum anderen diejenigen, die bereit sind, ihr Wissen zu vermitteln. Organisator des Wissensmanagements ist meist die HR-Abteilung.
Es gibt aber auch konkrete Berufsbilder, welche sich mit Wissensmanagement beschäftigen. Insbesondere diese Beschäftigten sollten sich Ihrer Rolle und Verantwortung bewusst sein, sodass neue Informationen und innovative Ansätze bei einem Personalwechsel nicht verloren gehen. Beispiele für Jobs im Bereich Wissensmanagement sind:
- Wissensmanager*in (Knowledge Manager*in): Koordiniert und fördert den Wissensaustausch im Unternehmen
- Wissensingenieur*in (Knowledge Engineer): Entwickelt Systeme zur strukturierten Wissensverarbeitung, oft in Verbindung mit Künstlicher Intelligenz (KI)
- Learning & Development Manager*in: Organisiert und managt die Mitarbeiterentwicklung und Weiterbildung, beispielsweise durch Schulungen und Trainings
- Chief Knowledge Officer (CKO): Leitet die Strategie zur Nutzung von Wissen als Ressource
Wie setzen Sie Wissensmanagement nun im Unternehmen um? Zunächst einmal ist es wichtig, dass sie folgende Schritte sicherstellen können:
- Wissen ermitteln: Finden Sie heraus, wer welches Fachwissen besitzt, beispielsweise durch Umfragen oder schlichtweg Team-Chats.
- Wissen sammeln & organisieren: Führen Sie allgemeine Informationen und persönliche Erfahrungen der Mitarbeitenden zusammen, sodass Sie eine zentrale Quelle für Expertenwissen und Handlungsempfehlungen haben. Nutzen Sie dafür beispielsweise eine Wissensdatenbank.
- Wissen aus externen Quellen holen: Identifizieren Sie Wissenslücken im Unternehmen und füllen Sie diese durch Expert*innenwissen oder auch externe Seminare und Schulungen, an denen Ihre Mitarbeitenden teilnehmen können. Halten Sie sich immer auf dem aktuellen Stand und beobachten Sie aktiv Entwicklungen.
- Internes Wissen optimieren: Sorgen Sie für einen bereichsübergreifenden Wissensaustausch innerhalb Ihres Unternehmens. Bereiten Sie beispielsweise Trainings für Mitarbeitende vor und regen Sie diese an, sich aktiv durch Kurse und andere Möglichkeiten weiterzubilden, um mehr Fachwissen anzuhäufen. Dafür ist es wichtig, entsprechende Ressourcen und Kapital für Investitionen bereitzustellen.
Tipp: Mit einer All-in-One-Software wie der von Factorial haben Sie die Möglichkeit, Schulungen zu managen, Trainings zu erstellen und Ihren Mitarbeitenden zugänglich zu machen.
Best Practices: Wissensmanagement erfolgreich umsetzen
Damit die Kompetenz hochgehalten und die Wissensbestände in Ihrem Unternehmen immer auf dem aktuellen Stand sind, ist vor allem eines wichtig: die Bereitschaft Ihrer Mitarbeitenden, als Wissensträger*innen zu fungieren und aus intrinsischer Motivation heraus zu handeln.
Wie garantieren Sie, dass Ihre Angestellten eigenständig zum Wissensmanagement im Unternehmen beitragen? Steigern Sie die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden und halten Sie die Mitarbeiterfluktuation so gering wie möglich! Schaffen Sie ein motiviertes Arbeitsklima und eine offene und innovative Unternehmenskultur.
Übrigens: Die Fluktuationsrate in Ihrem Unternehmen können Sie ganz einfach mit unserem Mitarbeiterfluktuationsrechner herausfinden!
Freiräume schaffen
Machen Sie Ihren Beschäftigten klar, welcher Mehrwert aus dem Wissensmanagement entsteht. Stellen Sie Zeitslots zur Verfügung, die speziell für die interne Weiterbildung und den Wissensaustausch gedacht sind.
Überlassen Sie Ihren Mitarbeitenden außerdem mehr Eigenverantwortung. Tools wie ein Personalmanagementsystem mit Self-Service-Bereich und die Integration der Arbeitnehmenden durch mehr Transparenz oder beispielsweise Umfragen sorgen für eine Vertrauensbasis. Auf diese Weise fühlen sich die Mitarbeitenden wertgeschätzt und sind eher bereit, zum Teilen und der Speicherung von Wissenskapital beizutragen.
Strukturierung des Wissens
Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeitenden mithilfe eines Informationsclusters arbeiten. Also eine Wissensdatenbank, in der alle Informationen und Dokumente gelagert werden und zu der alle freien Zugang haben. Die Organisation dieser Datenbank hängt dann von der Arbeitsweise des Unternehmens ab. Eine Möglichkeit der Strukturierung wäre zum Beispiel:
- der Einsatz von Schlagwörtern
- das Einrichten einer intelligenten Suchfunktion
- FAQs innerhalb der Datenbank
Kommunikation erleichtern
Es hat keinen Sinn, Wissen anzusammeln, wenn die Kommunikation in Ihrem Unternehmen zäh und chaotisch ist. Mitarbeitende müssen wissen, wo Sie Informationen und Kontaktpersonen finden können und Ihr Wissen am besten weitergeben.
Die Unternehmensführung sollte zudem offen für neue Innovationen und Entwicklungen sein, um eine positive Fehlerkultur und Atmosphäre des Lernens und Wissensaustauschs zu schaffen. Seien Sie bereit, die Perspektive zu wechseln und fördern Sie Feedback und Entwicklungsgespräche im Unternehmen.
Cross-Functional Teams:
Bilden Sie interdisziplinäre Teams, um den Austausch von Wissen zwischen verschiedenen Abteilungen und Bereichen zu fördern. Führen Sie flexible Arbeitsmodelle ein sowie Anreize zum kontinuierlichen Lernen und Weiterbilden. Bieten Sie Ihren Mitarbeitenden interne Entwicklungsmöglichkeiten an, indem Sie Methoden wie Job Shadowing nutzen und Konzepte von New Work umsetzen.
Geeignete Tools und Software
Mittlerweile finden sich online zahlreiche Tools, die das Arbeiten erleichtern. Auch das Wissensmanagement kann durch bestimmte Software, wie beispielsweise Zendesk oder Notion verbessert werden.
- Überlegen Sie sich zunächst die allgemeinen Ziele Ihres Unternehmens.
- Definieren Sie dann davon ausgehend die Ziele des Wissensmanagements.
- Nicht jede Abteilung benötigt eine Wissensdatenbank oder eine Software, um gebündeltes Wissen zu organisieren.
- Von Vorteil ist es, die Anforderungen der Abteilungen zu kennen, um nur die Tools zu verwenden, die auch benötigt werden.
Des Weiteren können Sie mithilfe von All-in-One-Software im HR-Bereich Mitarbeiterdaten und Dokumente zentralisieren und für alle User*innen transparent zugänglich machen. Durch Schulungsmanagement und Trainings ist eine optimale Integration Ihrer Angestellten ins Unternehmen möglich. Probieren Sie es doch einfach mal aus!
Warum ist Wissensmanagement wichtig? Vorteile und Herausforderungen
Was sind die Vorteile eines strategischen Wissensmanagements?
- Ein hohes Wissensniveau im Unternehmen hilft nicht nur, schnell Lösungen für Probleme zu finden, sondern ist auch eine gute Basis für bessere Entscheidungen und fundierte Strategien. Insgesamt kann effizienter gearbeitet werden.
- Der ständige Wissensaustausch führt zu einem hohen Innovationsniveau. Es herrscht eine bessere Kommunikation und mehr Verständnis für die jeweiligen Ziele und Projekte einzelner Teams. So wird bereichsübergreifend mehr zusammengearbeitet und auch mal über den eigenen Tellerrand hinaus gedacht.
- Dank der Bewahrung und Weitergabe von Wissen und Erfahrungen müssen neue Mitarbeitende nicht immer von null anfangen. Onboarding-Prozesse laufen effizienter und schneller ab und Neuzugänge haben es leichter, sich im Unternehmen zu orientieren und die Arbeitsweise zu verstehen.
Welche Herausforderungen sollten Sie in Bezug auf Knowledge Management berücksichtigen?
- Der heutige Arbeitsmarkt ist geprägt von einer hohen Fluktuation, und das nicht nur innerhalb von Startups. Durch ständige Neubesetzungen von Positionen und Mitarbeiterwechsel kann es schwierig sein, Expertise anzusammeln. Umso wichtiger ist an dieser Stelle allerdings ein gutes Wissensmanagement, da es die Weiterentwicklung um ein Vielfaches vereinfacht und beschleunigt.
- Gibt es keine richtige Struktur innerhalb der Wissensdatenbank und wird ohne System gearbeitet, ist das Ergebnis eine riesige Informationsflut, was wiederum zu Verwirrung und Desorientierung führt. Unter anderem deshalb ist es sinnvoll, Personen wie eine*n Chief Knowledge Officer zu haben, welche die Rahmenbedingungen setzen und das Wissen in einen geeigneten Kontext bringen.
