So führen Sie Wissensmanagement im Unternehmen ein

Mit dem digitalen Wissensmanagement qualifizieren Sie Ihre Mitarbeiter*innen mit gebündeltem Wissen. Konkret werden intelligente Datenbanken, die Prozessabläufe und Lösungsvorschläge speichern, mithilfe des Wissensmanagements allen Mitarbeiter*innen zur Verfügung gestellt.

Dieser Blogartikel beschäftigt sich mit den Vorteilen und der Einführung von Wissensmanagement im Unternehmen.

Key Facts

1. Durch den Zugang zu einer Wissensdatenbank können die Ziele des Unternehmens noch schneller erreicht werden.
2. Die intrinsische Motivation jedes Mitarbeitenden ist wichtig für den erfolgreichen Aufbau von Wissensmanagement im Unternehmen.
3. In einem Informationsclusters werden alle Informationen und Dokumente gebündelt, zu denen die Beschäftigten freien Zugang haben.

• Wissensmanagement: Definition
• Unterschied zwischen Wissens- und Informationsmanagement
• Wie funktioniert Wissensmanagement im Unternehmen?
• Wissensmanagement: Tools und Software
• Fazit: Vorteile des Wissensmanagements

Wissensmanagement: Definition

Beim Wissensmanagement geht es um den Zugang zu einer Wissensdatenbank, mithilfe dessen die Ziele des Unternehmens schneller erreicht werden können. Wissensmanagement besteht dementsprechend aus Tools und Methoden, die Ihren Mitarbeiter*innen einen einfachen Zugang zu Unternehmenswissen verschaffen.

Dabei geht es beim Wissensmanagement nicht allein darum, Workshops und Fortbildungen anzubieten. Vielmehr steht das organisierte Wissensmanagement im Vordergrund, also die Mischung aus strategischen und operativen Aktivitäten, die den Umgang mit Wissen optimieren.

Dazu gehört es, den Zugang zum Wissen zu vereinfachen und die Mitarbeiter*innen zu einem selbstbewussten Lernen anzuregen. Der Verein „Gesellschaft für Wissensmanagement” bietet zahlreiche Diskussionen, Workshops und Weiterbildungen zu Wissensmanagement an. 

Was gehört alles zum Wissensmanagement?

Verschiedene Wissensarten können im Unternehmen genutzt werden. Unternehmen, konkreter die Personalentwicklung sollte zunächst auswählen, auf welche Art von Wissen zurückgegriffen werden soll:

• Handlungswissen (sensomotorisches Wissen): Es stellt automatisierte Handlungsabläufe dar. Ein wiederkehrendes Problem kann somit anhand des Wissens über einen Handlungsablaufs leichter gelöst werden.
• Erfahrungswissen (extensionales Wissen): Mitarbeiter*innen mit mehreren Jahren Berufserfahrung können aus ihrem Erfahrungswissen schöpfen. Mühelos werden so Lösungen für Probleme gefunden.
• Ablaufwissen (prozedurales Wissen): Es bezieht sich auf sogenannte Standardprobleme, die immer denselben oder einen ähnlichen Ablauf haben und sich am besten durch einen Ablaufplan lösen lassen. Ablauf- und Erfahrungswissen hängen dabei eng zusammen. 
• Theoretisches Wissen (deklaratives Wissen): Dieses Wissen wird benötigt, um alle Abläufe, Arbeitsarten, Methoden und Tools des Unternehmens zu verstehen. 

Unterschied zwischen Wissens- und Informationsmanagement

Wissensmanagement ist nicht dasselbe wie Informationsmanagement. Informationen können als Güter angesehen werden, die für die Vermittlung gehandelt werden. Wissen dagegen wird als Speicher betrachtet, der erweitert und optimiert werden kann. 

Explizites und implizites Wissen im Vergleich 

Um die Bedeutung von Wissensmanagement im Unternehmen zu verstehen, gilt es noch näher auf die Vermittlungsarten von Wissen einzugehen. 

Denn diese lassen sich in zwei Kategorien unterteilen: dem expliziten und dem impliziten Wissen.

• Explizites Wissen: Diese Art von Wissen ist spezifisch und methodisch. Es kann besonders einfach in einer beruflichen Umgebung gelehrt werden. Vergleichbar ist es mit dem theoretischen Wissen. Explizites Wissen basiert in seiner Vermittlung auf formaler, systematischer Sprache.
• Implizites Wissen: Implizites Wissen kann von Mitarbeiter*in nicht immer artikuliert werden. Demnach scheint der Vergleich mit Erfahrungswissen bzw. intuitivem Wissen naheliegend. Intuition basiert auf miteinander verknüpften Handlungen und Verpflichtungen, die auf einem spezifischen Kontext gründen. 

Das Ziel der Wissensmanagement Methode ist dabei eben dieses implizite Wissen leichter zugänglich zu machen.

Wie funktioniert Wissensmanagement im Unternehmen?

Mitarbeiter:innen stehen beim Wissensmanagement im Vordergrund. Zum einen solche, die bereit sind, Neues zu lernen, zum anderen diejenigen, die bereit sind, ihr Wissen zu vermitteln. Organisator des Wissensmanagements ist meist die HR Abteilung. 

Entwickeln Sie die Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter*innen stetig weiter.

Wie baue ich Wissensmanagement im Unternehmen auf?

Der Schlüssel zum Aufbau eines erfolgreichen Wissensmanagements ist sicherlich die intrinsische Motivation Ihrer Mitarbeiter*innen, denn der Nutzen für das Unternehmen muss von allen erkannt und akzeptiert werden.

Die Personalabteilung sollte die nötigen Rahmenbedingungen zum Lernen und zur Vermittlung des Wissens schaffen. Dazu gibt es verschiedene Ansätze und Methoden, die nicht zwingend in jedes Unternehmen passen. Letztendlich muss ein erfolgreiches Wissensmanagement an die Unternehmenskultur angepasst werden. 

Freiräume schaffen 

Zeigen Sie Ihren Mitarbeiter*innen welcher Mehrwert aus dem Wissensmanagement entsteht. Durch frei verfügbaren Zeitslots zeigen Sie, dass die Aneignung von Wissen ganz leicht im Berufsalltag integrierbar ist. 

Strukturierung des Wissens 

Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter*innen mithilfe eines Informationsclusters arbeiten. Also eine Wissensdatenbank, in der alle Informationen und Dokumente gelagert werden und zu der alle freien Zugang haben. Die Organisation dieser Datenbank hängt dann von der Arbeitsweise des Unternehmens ab. Eine Möglichkeit der Strukturierung wäre zum Beispiel:

• der Einsatz von Schlagwörtern,
• das Einrichten einer intelligenten Suchfunktion oder
• eines FAQs innerhalb der Datenbank.

Definition von Verantwortlichen 

Achten Sie darauf, vor dem Aufbaus von Wissensmanagements alle nötigen Verantwortlichen zu definieren und die Positionen innerhalb eines Teams zu bestimmen. Das hilft Ihnen und Ihrem Team dabei, den Überblick zu behalten. 

Die Mitglieder Ihres Unternehmens profitieren vom gegenseitigen Lernen. Dies kann jedoch nur dann geschehen, wenn alle Rahmenbedingungen erfüllt werden. Wissensmanagement wird auch nur dann erfolgreich sein, wenn der Mehrwert für Unternehmen und Mitarbeiter*innen sichtbar ist. 

Wissensmanagement: Tools und Software

Mittlerweile finden sich online zahlreiche Tools, die das Arbeiten erleichtern. Auch das Wissensmanagement kann durch bestimmte Software, wie beispielsweise Zendesk oder Notion verbessert werden. 

1. Überlegen Sie sich zunächst die allgemeinen Ziele Ihres Unternehmens.
2. Definieren Sie dann davon ausgehend die Ziele des Wissensmanagements.
3. Nicht jede Abteilung benötigt eine Wissensdatenbank oder eine Software, um gebündeltes Wissen zu organisieren.
4. Von Vorteil ist es, die Anforderungen der Abteilungen zu kennen, um nur die Tools zu verwenden, die auch benötigt werden.

Fazit: Vorteile des Wissensmanagements

Ein gutes Wissensmanagement kann Ihnen zahlreiche Vorteile bringen. Schließlich investieren Sie damit in die Arbeit Ihrer Mitarbeiter*innen. 

1. Ein klarer Pluspunkt ist eindeutig, dass sich die Arbeitsleistung stark verbessert und effizienter wird. Grund dafür ist das neu vermittelte Wissen. Der Wissensstand einzelner Mitarbeiter*innen wird erweitert, wodurch wiederum die Arbeit erleichtert wird.
2. Mitarbeiter*innen, die aus ihrem eigenen Wissensstand heraus auf Lösungen zurückgreifen können, fühlen sich motivierter und sicherer in ihrer Arbeit.
3. Handlungs- und Entscheidungswege können anhand von Basiswissen optimiert werden.
4. Zeitersparnis ist ein Vorteil, den Sie ggf. zunächst nicht sehen, da die Vermittlung von Wissen zuerst einmal Zeit in Anspruch nimmt.
5. Optimierte und stabile Arbeitsabläufe fließen in den Arbeitsalltag ein und versprechen die schnelle Erreichbarkeit von Unternehmenszielen.
6. Die Innovationskraft Ihres Unternehmens wächst.

In der Personalabteilung gilt es, die intrinsische Motivation zu nutzen. Wissensdurst kann im Unternehmensalltag schnell gestillt und nutzbar gemacht werden. Davon werden nicht nur die Lernenden profitieren. Wissensmanagement kann vielmehr zu einem Steuerungsinstrument werden, durch welches das Arbeiten im Unternehmen effizienter und lösungsorientierter wird. 

Häufig gestellte Fragen und Antworten

Was gehört alles zum Wissensmanagement?

Es gibt: 1. Handlungswissen: Die Wissensart besteht aus automatisierten Handlungsabläufen. Ein wiederkehrendes Problem kann somit anhand eines möglichen Handlungsablaufs und dem bestehenden Wissen darüber leichter gelöst werden. 2. Erfahrungswissen: Mitarbeiter*innen mit mehreren Jahren Berufserfahrung können nicht nur von ihrer Intuition schöpfen, sondern auch ihr Erfahrungswissen vermitteln. Mühelos werden so Lösungen für Probleme aus den Erfahrungswerten geschöpft und können immer wieder erweitert werden. 3. Ablaufwissen:
Diese Wissensart bezieht sich auf Probleme, die immer denselben oder einen ähnlichen Ablauf haben. Sogenannte Standardprobleme lassen sich am besten durch einen Ablaufplan lösen. Ablauf- und Erfahrungswissen hängen hier deutlich nah beieinander und können somit auch voneinander profitieren. 4. theoretisches Wissen: Es basiert auf Regeln und Definitionen. Dieses Wissen kann die Basis Ihrer Arbeit bilden und wird gebraucht, um alle Abläufe, Arbeitsarten, Methoden und Tools Ihres Unternehmens zu verstehen.

Was genau stellt Wissensmanagement dar?

Vereinfacht gesagt, geht es um den individuellen Zugang zu einer Wissensdatenbank, mit der die Ziele des Unternehmens erfolgreich erreicht werden. Wissensmanagement besteht also aus Tools und Methoden, die Ihren Mitarbeiter*innen einen individuellen Zugang zum Wissen verschaffen. Dabei geht es im Wissensmanagement nicht darum, bloße Workshops und Fortbildungen anzubieten. Vielmehr steht das organisierte Wissensmanagement im Vordergrund. Die Mischung aus strategischen und operativen Aktivitäten, die den genauen Umgang mit Wissen optimieren. Dazu gehört es den Zugang zum Wissen zu vereinfachen und die Mitarbeiter*innen zu einem selbstbewussten Lernen zu bringen. Auch wenn der Aufbau eines effektiven und effizienten Wissensmanagements Zeit kostet, sollten die zahlreichen Vorteile nicht in den Hintergrund rücken.

Wie funktioniert Wissensmanagement?

Der Schlüssel zum Aufbau eines erfolgreichen Wissensmanagements ist sicherlich die intrinsische Motivation Ihrer Mitarbeiter*innen. Der Nutzen für Ihr Unternehmen muss von allen geschätzt und akzeptiert werden. Liegt diese Motivation nicht vor, kann die Folge ein zwanghaftes Wissensmanagement sein, mit einem gegenteiligen Effekt. Stattdessen sollte die Personalabteilung die nötigen Rahmenbedingungen zum Lernen und zur Vermittlung des Wissens schaffen. Dazu gibt es sicherlich verschiedene Ansätze und Methoden, die auch nicht zwingend in jedes Unternehmen passen. Letztendlich muss ein erfolgreiches Wissensmanagement an die Kultur des Unternehmens angepasst werden.