Agilität ist das Thema, wenn es um New Work und modernes Projektmanagement geht. Unternehmen, die agile Methoden einsetzen, können sich auf dem Markt beweisen, gelten als fortschrittlich und besonders für die neue Generation von Arbeitnehmenden als attraktive Arbeitgebende.

Mehr Innovationskraft und Eigenverantwortung, crossfunktionale Teams und Kundenfokus – Agiles Arbeiten in Unternehmensprozesse zu integrieren, ist erst einmal leichter gesagt als getan. Ohne einen Plan und die richtigen Voraussetzungen werden Sie sich im Chaos der vielen Herangehensweisen verlieren. Aus diesem Grund haben wir für Sie die wichtigsten agilen Arbeitsmethoden in einer Übersicht aufbereitet und erklären im Detail, welcher Ansatz wann sinnvoll ist.

Ist agiles Projektmanagement für Ihr Unternehmen geeignet? Finden Sie es heraus!

Key Facts

1. Agile Methoden zeichnen sich durch hohe Kundenorientierung, iterative Prozesse und schnelle Anpassungsfähigkeit aus, sodass sie sich besonders für dynamische und komplexe Projekte eignen.
2. Voraussetzungen für agiles Arbeiten sind selbstorganisierte Teams, transparente Kommunikation und eine kontinuierliche Feedback- und Lernkultur.
3. Es gibt verschiedene agile Methoden wie Scrum, Kanban, Design Thinking und Lean Startup, welche flexible Lösungsansätze bieten und je nach Projektanforderungen kombiniert werden können.

• Agiles Arbeiten – Definition und Updates aus der Arbeitswelt
• Was sind agile Methoden?
• Lean Startup
• Design Thinking
• Scrum
• Kanban
• Scrumban
• OKR
• Extreme Programming
• Welche agile Methode ist die richtige für mein Unternehmen?
• Wann agile Methoden anwenden?

Agiles Arbeiten – Definition und Updates aus der Arbeitswelt

Kurz und knapp: Das Arbeiten mit agilen Methoden setzt ein agiles Mindset der Beteiligten voraus. Agilität ist die Fähigkeit, proaktiv zu handeln, flexibel auf Ereignisse reagieren zu können und stets offen für Weiterentwicklung und neue Ideen zu bleiben.

Wenn Sie entsprechende Arbeitsmethoden in Ihr Unternehmen integrieren wollen, müssen Sie zuvor also eine solche Basis schaffen. Ihre Unternehmenskultur sollte sich durch folgende Punkte auszeichnen:

• Transparente Kommunikation
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an neue Anforderungen
• Iterative Prozesse im Projektmanagement
• selbstorganisierte Teamarbeit und flache Hierarchien
• hohe Kundenorientierung
• Lern- und Feedbackkultur mit Fokus auf kontinuierlicher Entwicklung

Ohne den Willen, diese Bedingungen in Ihren Betrieb zu integrieren, ist es nicht sinnvoll, Projekte mit agilen Methoden zu lösen.

Laut der aktuellen BearingPoint-Studie „Agile Pulse 2023“ sind bereits 31 Prozent der Unternehmen überzeugt, die agile Transformation in ihrem Unternehmen abgeschlossen zu haben und ca. 50 Prozent befinden sich in der Integrationsphase. Was ist das Problem an dem ersten Wert? Ganz genau. Agilität implementiert die stetige Entwicklung. Ein Abschluss dieser würde genau das Gegenteil bedeuten: Dass diese Unternehmen das Konzept des agilen Arbeitens nicht verstanden haben.

Was sind agile Methoden?

Agile Arbeitsmethoden stammen ursprünglich aus dem Bereich der Softwareentwicklung, welche sich limitiert in dem traditionellen Vorgehen sah und deshalb neue Methoden entwickelte, die sich von den bisherigen Herangehensweisen absetzten.

Agile Methoden sind besonders für das Projektmanagement in unserer heutigen Arbeitswelt, die komplex und schnelllebig ist, geeignet. Die Arbeit erfolgt nicht nach dem klassischen Wasserfallprinzip, sondern zeichnet sich durch iterative Prozesse, also regelmäßige Schleifen, aus.

Auf diese Weise werden Fehler frühzeitig erkannt und die Anpassung an veränderte Anforderungen ist einfacher umsetzbar. Daraus ergibt sich ein hoher Qualitätsstandard und eine gesteigerte Effizienz.

Welche agilen Methoden gibt es? Hier ein Überblick über beliebte agile Arbeitsmethoden:

Lean Startup

Lean Management bzw. die Lean-Methode zielt darauf ab, Prozesse so zu gestalten, dass der maximale Nutzen für den bzw. die Kund*in gewährleistet wird und gleichzeitig die Verschwendung an Ressourcen so gering wie möglich gehalten wird.

Bei der Methode Lean Startup im Projektmanagement wird der folgende Zyklus immer wieder wiederholt:

1. Build: Ein minimales funktionsfähiges Produkt (MVP) wird erstellt. Der Aufwand ist dabei so gering wie möglich, das heißt Ressourcen wie Kapital, Zeit und Arbeitskraft werden effizient eingesetzt. Das Produkt erfüllt alle Anforderungen.
2. Measure: Der nächste Schritt lautet Nutzer- bzw. Kundenfeedback. Das Produkt wird getestet und Nachteile bzw. Funktionslücken herausgearbeitet. Der bzw. die Kund*in gibt Rückmeldung zur Qualität und, im fortgeschritteneren Prozess, Aussagen zur Quantität.
3. Learn: Entsprechende Ergebnisse und Insights werden für die Verbesserung des Produkts genutzt und tragen dazu bei, passgenaue Lösungen mit einem höheren Qualitätsstandard zu entwickeln.

Dieser Arbeitsweise wird beliebig oft wiederholt, abhängig von den definierten Zielen und den Kundenanforderungen.

Vorteile im Lean Startup:

• Risikominimierung: Durch die ständigen Feebackschleifen und die Durchführung von Testläufen werden teure Fehler sehr früh identifiziert und können effektiv beseitigt werden, ohne dass das ganze Projekt von Neuem aufgerollt werden muss. Das Risiko, dass das Produkt am Ende negativ von Kunden- oder User*innen-Seite aufgenommen wird, läuft ebenfalls gegen null.
• Kundenzentrierung: Die nahe Zusammenarbeit mit dem bzw. der Kund*in ermöglicht die Entwicklung eines optimal auf die Kundenbedürfnisse zugeschnittenen Produkts.
• Flexibilität & Effizienz: Die kurzen Zyklen ermöglichen eine hohe Anpassungsfähigkeit und kurze Kommunikationswege, sodass ohne Unterbrechungen gearbeitet werden kann. Das spart Kosten, Zeit, Material und Arbeitskraft. Durch das sogenannte Pull-Prinzip fallen die Produktionskosten außerdem geringer aus, weil nicht auf Vorrat, sondern nach Nachfrage auf dem Markt produziert wird.

Design Thinking

Design Thinking ist eine agile Herangehensweise, die besonderen Wert auf bereichsübergreifende Zusammenarbeit und frühe Testphasen setzt. Wie bei allen agilen Methoden wird großer Wert auf den bzw. die Endkund*in gelegt und in iterativen Schritten gearbeitet.

Interdisziplinäre Teams führen zu einem hohen Maß an Kreativität: Verschiedene Perspektiven werden betrachtet und durch den gegenseitigen Austausch ist die Innovationskraft groß. Techniken zur Ideenfindung wie Brainstorming kommen häufig zum Einsatz.

Ablauf eines Projekts mit Design Thinking:

1. Verstehen (Nutzerbedürfnisse und alle Rahmenbedingungen)
2. Beobachten (ausführliche Recherchephase, Interviews, Verhaltensanalysen)
3. Problem definieren (auf Insights basierende Problemstellung präzisieren)
4. Ideen entwickeln (Innovation und Kreativität durch kollaboratives Arbeiten in sogenannten „crossfunctional Teams“ fördern)
5. Prototyping (zeitnahe Umsetzung erster Modelle und Prototypen)
6. Testen (bereits frühe Prototypen testen und mithilfe von Kundenfeedback weiterentwickeln)

Scrum

Die Scrum-Methode ist besonders gut geeignet für komplexe Projekte, die innerhalb eines Teams bearbeitet werden. Scrum zeichnet sich durch zeitlich begrenzte Arbeitsphasen, die sogenannten „Sprints“ aus, welche wiederkehrend stattfinden, bis ein fertiges Produkt oder Produktteil geliefert werden kann.

Die Mitglieder eines Teams nehmen bei der Scrum-Methode verschiedene Rollen ein:

• Product Owner: Diese Person ist für das Product Backlog verantwortlich. Das ist nichts anderes als eine Liste mit Anforderungen und Aufgaben, welche innerhalb eines Sprints erledigt werden sollen. Der Product Owner konkretisiert den Inhalt der Liste, also des Backlogs, und legt Priorisierungen der Aufgaben fest. Er ist die Schnittstelle zwischen dem Team und Stakeholder*innen.
• Entwicklungsteam: Die Mitarbeitenden des Teams arbeiten an der Entwicklung und Fertigstellung des Produkts und setzen innerhalb der Sprints die im Backlog definierten Aufgaben um.
• Scrum Master: Dieses Teammitglied sorgt dafür, dass es einen durchgängigen Workflow gibt. Treten Hindernisse oder Probleme auf, kümmert sich der Scrum Master darum. Außerdem stellt er oder sie sicher, dass das Team alle Vorgaben und Scrum-Prinzipien einhält.

Arbeitsablauf im Scrum

Bevor eine Arbeitsphase, also der Sprint, startet, legt das gesamte Team im Sprint Planning fest, welche Ziele innerhalb des kommenden Sprints erreicht werden sollen. Diese werden im Sprint Backlog definiert.

Was ist der Unterschied zwischen Product Backlog und Sprint Backlog?

Der Sprint Backlog ist ein Auszug aus dem Product Backlog und enthält nur die Aufgaben, die für den aktuellen Sprint wichtig sind. Im Product Backlog findet sich die gesamte Planung, von bereits erfüllten bis hin zu zukünftigen Aufgaben. Der Product Owner passt das Product Backlog immer wieder an.

Anschließend arbeiten die Entwickler*innen innerhalb eines ein- bis vierwöchigen Sprints an der Umsetzung des Sprint Backlogs. Täglich gibt es ca. 15-minütige Treffen, die Daily Standup Meetings, bei dem der Projektfortschritt und neue Herausforderungen oder Probleme besprochen werden. Um letztere kümmert sich dann der Scrum Master.

Am Ende eines jeden Sprints findet eine Sprint Review statt. Hierbei werden die Arbeitsergebnisse, die in den letzten Wochen erreicht wurden, dem Product Owner und den Stakeholder*innen präsentiert.

Daraufhin reflektiert das Team die Ergebnisse und Arbeitsweise im vergangenen Sprint und bespricht, ob im nächsten Sprint Veränderungen vorgenommen werden sollten. Warum gerieten Abläufe ins Stocken und wie kann die Zusammenarbeit verbessert werden?

Kanban

Kanban ist eine agile Methode, die nicht mit iterativen Schritten arbeitet, sondern eher auf einen kontinuierlichen Workflow abzielt. Teams, welche diese Methode nutzen, arbeiten mit einem Kanban-Board, welches klassischerweise in drei Kategorien gegliedert ist:

• zu erledigen
• in Bearbeitung
• erledigt

Sie können sich ein digitales oder analoges Board vorstellen, an das die To-dos in der Regel in Post-It- oder Kartenform gepinnt sind.

Das Modell kann natürlich durch weitere Bereiche ergänzt werden, allerdings sollte es nicht seinen Sinn verfehlen: Eine einfache Übersicht über den aktuellen Workload und den Fortschritt der jeweiligen Aufgaben.

Kanban funktioniert nach dem Pull-Prinzip, das heißt Mitarbeitende mit Kapazität widmen sich eigenständig einem Task. Damit keine Überlastung entsteht, gibt es ein Limit an Aufgaben, die gleichzeitig bearbeitet werden können (Work-in-Progress, WIP). Die Begrenzung kann je nach Teamkapazität angepasst werden.

Regelmäßige Meetings vor dem Kanban-Board ermöglichen ein allgemeines Update sowie Raum für Feedback und Verbesserungsvorschläge. Engpässe können durch die Übersichtlichkeit schnell identifiziert werden, sodass eine stetige Optimierung der Prozesse stattfindet.

Durch die Stückelung in kleine Aufgaben und den kontinuierlichen Arbeitsfluss ist Kanban teilweise sogar flexibler als iterative Methoden wie Scrum. Allerdings bietet es weniger Reflexionsmöglichkeiten und keine komplett strukturierte Planung.

Scrumban

Scrumban kombiniert die Struktur von Scrum mit der Flexibilität der Kanban-Methode und ermöglicht einen kontinuierlichen Arbeitsfluss. Es gibt zwar Sprints, diese sind aber weniger mit Deadlines am Ende eines Projektes verbunden, sondern dienen mehr zur Reflexion und Review der Leistungen und finden daher auch oft in kürzeren, zum Beispiel zweiwöchigen, Abständen statt.

Wie bei Scrum gibt es ein strukturiertes Backlog mit allen anstehenden Aufgaben – es gibt aber keinen Product Owner oder sonstige hierarchische Rollen – jedes Teammitglied hat die gleichen Berechtigungen und arbeitet eigenverantwortlich.

Bei der Scrumban-Methode wird, wie bei Kanban, mit einem Board gearbeitet, das zur Visualisierung der Aufgaben und des Workflows dient. Ebenfalls wird nach dem Work-in-Progress-Prinzip gearbeitet, da der Fokus auf dem Abschließen der Aufgaben anstatt der gleichzeitigen Bearbeitung mehrerer Tasks liegt.

OKR

OKR steht für „Objective Key Results“ und gehört zu agilen Methoden, die teamübergreifend im gesamten Unternehmen umgesetzt werden.

In der Regel vierteljährig werden dabei Ziele (Objectives) definiert, an denen alle Mitarbeitenden arbeiten. Es gibt übergeordnete Ziele für das ganze Unternehmen, die die Ausrichtung und Ambitionen repräsentieren und die Teams herausfordern. Durch eine solche transparente Kommunikation werden die Mitarbeitenden aktiv eingebunden und inspiriert.

Hinzu kommen Schlüsselergebnisse (Key Results), welche messbare Zwischenziele sind, auf die die einzelnen Mitarbeitenden und Teams innerhalb eines definierten Zeitraums hinarbeiten. Anhand dieser Erfolgsindikatoren kann der Fortschritt erfasst werden. Sie geben eine klare Struktur vor und legen Prioritäten fest, sodass die Arbeitnehmenden greifbare Schritte haben, an denen sie sich orientieren können.

Wöchentliche und monatliche Meetings dienen dazu, einen Überblick über die aktuelle Entwicklung zu erhalten und die Kapazitäten entsprechend anzupassen. Der Abschluss eines Quartals zeigt den Erfolg der vergangenen Wochen und macht Herausforderungen sichtbar. OKRs können an dieser Stelle gegebenenfalls neu ausgerichtet werden, um auf Veränderungen des Markts oder neue Anforderungen flexibel reagieren zu können.

Tipp: Nutzen Sie OKR-Software wie die von Factorial, um die Zielvereinbarungen und Performance Ihrer Mitarbeitenden zu tracken und Talente bestmöglich fördern zu können. Klingt gut? Testen Sie Factorial kostenlos und unverbindlich!

Extreme Programming

Diese agile Methode findet sich vor allem in der Softwareentwicklung wieder, kann aber auch auf andere Bereiche übertragen werden. Extreme Programming (XP) zeichnet sich durch iterative Schritte, viel Feedback und eine enge Zusammenarbeit der Teammitglieder aus.

Um Fehler zu vermeiden bzw. direkt zu erkennen, wird nach der TTD-Methode (Test Driven Development) entwickelt. Das bedeutet, dass Tests zur Kontrolle des Codes bereits vor dem eigentlichen Programmieren geschrieben werden.

Auf diese Weise haben Entwickler*innen nicht nur eine klare Richtung vor Augen, sondern können ihren Code von Anfang an durch den Test laufen lassen, bis er besteht. Das sich daraus ergebende Produkt ist dadurch so einfach wie möglich geschrieben und erfüllt die minimalen Anforderungen. Zudem kann sehr flexibel und schnell auf Änderungen und Kundenbedürfnisse eingegangen werden.

Steht das Grundgerüst, wird der Code weiter verbessert und geglättet, wobei er kontinuierlich getestet wird. Dieser Prozess wird auch Refactoring genannt. Außerdem wird beim XP nach der Methode des Pair Programming gearbeitet: Eine Person schreibt den Code, während die andere Person unterstützt und in Echtzeit auf Fehler überprüft. Ergebnisse werden regelmäßig in den Gesamtcode eingebettet, um die Funktionsfähigkeit des Endprodukts zu sichern.

Welche agile Methode ist die richtige für mein Unternehmen?

Sie kennen jetzt verschiedene Methoden und Herangehensweisen an Projekte. Welche Lösung eignet sich am besten für Ihre Bedürfnisse? Sie können sich einige Fragen stellen, um einer Strategie näherzukommen:

1. Was ist das Problem? Versuchen Sie so genau wie möglich die Herausforderung zu analysieren und definieren Sie die Kundenanforderungen.
2. Wie viel Zeit habe ich? Gibt es eine feste Deadline, die eingehalten werden muss? Oder haben Sie Luft nach oben und das Projekt wird nachhaltig und über einen langen Zeitraum umgesetzt und immer wieder weiterentwickelt?
3. Wie sieht mein Team aus? Welche personellen Ressourcen stehen Ihnen zur Verfügung? Welche Arbeitsmethoden haben sich ggf. in der Vergangenheit bewährt und können weiterentwickelt bzw. mit einem agileren Ansatz kombiniert werden? Welche Methoden kennt Ihr Team bereits?

Sie können außerdem verschiedene agile Methoden kombinieren: Die Prinzipien und Werte dieser Arbeitstechniken sind in ihrer Wurzel immer gleich: hoher Kundenfokus und Flexibilität, transparente Kommunikation und Feedbackkultur sowie kontinuierliche Weiterentwicklung.

Wann agile Methoden anwenden?

Agile Methoden erfordern ein hohes Maß an Organisation und Einsatzbereitschaft der Mitarbeitenden. Unternehmen, die noch nach klassischen Prinzipien und mit starren Hierarchien arbeiten, stehen bereits vor vielen Herausforderungen und müssen erst einmal die Grundvoraussetzungen in ihrer Unternehmensstruktur schaffen, bevor sie moderne Arbeitsmethoden anwenden können.

Wann ist es also sinnvoll, mit agilen Methoden zu arbeiten? Folgende Rahmenbedingungen eignen sich besonders gut für agiles Projektmanagement:

• Komplexe Anforderungen: Projekte, die viele Variablen und Abhängigkeiten beinhalten und dadurch keinen strikten Bearbeitungsweg vorgeben.
• Unsicherheiten: Zu Beginn eines Projektes ist noch nicht klar, wie das Endergebnis aussehen soll oder welcher der beste Lösungsansatz ist. Iterative Schritte und Raum für Kreativität und Innovation sind gefragt.
• Dynamisches Umfeld: Es gibt Einflussfaktoren, die unberechenbar sind und deshalb ein hohes Maß an Flexibilität und Anpassungsfähigkeit erfordern.
• Der Weg ist das Ziel: Der Fokus beim agilen Projektmanagement liegt auf der Lernkurve des Teams und der stetigen Weiterentwicklung.
• Hoher Digitalisierungsgrad: Nutzt Ihr Unternehmen Software für Kommunikation und Personalmanagement, ist es einfacher, agile Methoden zu implementieren. Mithilfe von All-in-One-HR-Software wie der von Factorial können Sie beispielsweise Projekte verwalten, die Performance Ihrer Mitarbeitenden im Blick behalten und Trainings managen.

Warum sich agile Methoden vielleicht nicht für große Unternehmen eignen

Nicht falsch verstehen: Es ist nicht gesagt, dass Sie keine agilen Methoden anwenden können, wenn Ihr Unternehmen eine gewisse Größe überschritten hat. Insbesondere, wenn sich Projekte in verschiedene Aufgaben und Teilprojekte stückeln lassen, können Teams ohne Probleme agile Lösungsansätze verwenden.

Die Schwierigkeit besteht vielmehr darin, agil über mehrere Bereiche und Ebenen hinweg zu arbeiten, da agile Methoden ein hohes Maß an Kommunikation erfordern und diese nicht immer gewährleistet werden kann.

Die Branche Ihres Unternehmens spielt außerdem eine wichtige Rolle. Werden ohnehin Kreativität und Teamarbeit gefordert, lassen sich agile Methoden einfach implementieren. Bringt die Branche jedoch viele Einschränkungen mit sich und die Prozesse erfordern ein reines „Abarbeiten“, bieten agile Techniken schlichtweg keinen Mehrwert.