In Unternehmen laufen nicht alle Prozesse optimal. Oft kann es zu Leerlauf, fehlerhaften Systemen oder auch ineffizienten Arbeitsabläufen kommen. Für eine verbesserte und gesteigerte Produktivität, die voll auf die Kundenwünsche ausgerichtet ist und zur Steigerung der Mitarbeitermotivation beiträgt, wurde das Lean Management entwickelt.
Was genau darunter zu verstehen ist, auf welchen Prinzipien es basiert und welche Methoden dabei zum Einsatz kommen, klären wir im folgenden Beitrag.
Key Facts
- Lean Management ist eine Philosophie, die darauf abzielt, Prozesse zu optimieren und bestmögliche Qualität ohne Verschwendung zu erreichen.
- Dabei wird eine ständige Analyse durchgeführt, und alles, was nicht zur Wertschöpfung beiträgt, wird eliminiert.
- Die Digitalisierung kann dabei helfen, die Prozesse noch weiter zu verschlanken.
- Definition: Was ist Lean Management? (Lean Mgmt)
- Was sind die Prinzipien des Lean Managements?
- Gängige Lean-Methoden
- HR-Software für schlankere Prozesse
Definition: Was ist Lean Management? (Lean Mgmt)
Beim Lean Management handelt es sich um einen Ansatz zur Prozessoptimierung und Steigerung der Produktivität, mit dem Ziel, Verschwendung im Arbeitsprozess und Betriebsablauf so weit wie möglich zu vermeiden. Es geht also darum, mit minimalem Aufwand maximal gute Ergebnisse zu erzielen.
Der englische Begriff „lean“ bedeutet so viel wie „schlank“ und gibt bereits einen Hinweis darauf, worum es geht.
Beim Lean Management werden Abläufe und Strukturen kontinuierlich gezielt analysiert und auf dieser Grundlage verbessert, um die optimale Gestaltung zu erreichen.
Ziele und Vorteile des Lean Managements – Lean Manufacturing
Das Lean Management hat seinen Ursprung in der Firma Toyota. Konfrontiert mit Ressourcenknappheit in den Nachkriegsjahren, versuchte Toyota, die Qualität und Produktion ohne Verschwendung zu optimieren. Ursprünglich war in diesem Zusammenhang noch der Begriff Lean Manufacturing (Fertigung) oder Lean Management Production bzw. Lean Production (Produktion) gängig.
Die Ziele des Lean-Gedankens waren und sind:
- Verschwendung wird vermieden (Muda). Alle Faktoren, Aufgaben und Tätigkeiten, die keinen unmittelbaren Mehrwert in der Wertschöpfungskette für das Unternehmen und die Kundschaft bieten, werden eliminiert. Dazu zählen zum Beispiel:
- unnötige Wartezeiten
- überflüssige Lagerbestände
- vermeidbare Wege und Transporte
- Fehler in Systemen oder Abläufen sowie
- falsches Personal, das nicht die richtigen Qualifikationen hat oder mit den richtigen Qualifikationen an der falschen Stelle im Unternehmen eingesetzt wird.
- Die Produktion wird nach den Bedürfnissen der Kund*innen ausgerichtet. Die Kundenorientierung steht in der Lean-Philosophie im Vordergrund. Produkte und Prozesse werden so gestaltet, dass sie das bestmögliche Produkt für die Kundschaft schaffen.
- Die Steigerung von Produktivität und Effizienz wird angestrebt. Dadurch, dass Verschwendung weitestgehend vermieden wird, werden alle Ressourcen im Unternehmen effizienter eingesetzt. Durch diese verbesserten Prozesse kann die Produktivität im Unternehmen letztendlich erhöht werden.
- Beschäftigte werden aktiv in den Verbesserungsprozess einbezogen. Dadurch wird ihre Motivation erhöht. Außerdem lernen Mitarbeitende, Eigenverantwortung für ihre Unternehmensbereiche zu übernehmen. Sie sind engagierter und stärker an das Unternehmen gebunden.
- Ein weiteres Ziel ist die Erhöhung der Qualität. Durch die ständige Überprüfung und Analyse von Fehlerursachen soll die Qualität so hoch wie möglich gehalten werden, was sich letztendlich positiv auf die Kundenzufriedenheit auswirkt.
- Schließlich führt das alles dazu, dass Unternehmen wettbewerbsfähige Preise anbieten können und damit erfolgreicher sind als die Konkurrenz.
Was sind die Prinzipien des Lean Managements?
Wie genau Lean Management dann umgesetzt wird, basiert auf verschiedenen Prinzipien. Diese helfen Unternehmen, die oben genannten Ziele zu erreichen.
Werte definieren (Value)
Je nach Unternehmensbranche wird für das jeweilige Produkt ein bestimmter Wert definiert – und zwar aus Sicht der Kundschaft. Was bedeutet das? In einem Café wäre zum Beispiel ein schneller Service und guter Kaffee bei vergleichsweise angemessenen Preisen ein solcher Wert. In einem Online-Shop könnte dies wiederum bedeuten, dass die Kundschaft eine große Auswahl hat, die Bedienung der Benutzeroberfläche intuitiv ist, die Preise günstig und die Lieferzeiten schnell sind.
Wertstromanalyse (Value Stream)
Im nächsten Schritt wird der gesamte Prozess untersucht, um zu sehen, inwiefern er tatsächlich zur Schaffung des Wertes beiträgt. Die Wertschöpfungskette wird also daraufhin geprüft, ob sie einen echten Beitrag zur Wertschöpfung leistet.
Im Café-Beispiel können Prozesse ohne Mehrwert beispielsweise ungenutzter Leerlauf sein, wenn keine Kundschaft da ist, oder Platz, der für weitere Tische genutzt werden könnte, aber durch einen zu hohen Lagerbestand blockiert ist.
Fluss-Prinzip etablieren (Flow)
Prozesse, die zur Wertschöpfung beitragen, werden im weiteren Verlauf so organisiert, dass sie einen fließenden Ablauf haben. Das bedeutet: keine Unterbrechungen, kein Leerlauf und keine unnötigen Verzögerungen.
Pull-Prinzip implementieren
Im Gegensatz zum Push-Prinzip, bei dem Produkte basierend auf Vorhersagen und auf Vorrat produziert werden – unabhängig von den Bedürfnissen der Kundschaft – wird beim Pull-Prinzip die Produktion erst gestartet, wenn tatsächlich Kundenbedarf vorhanden ist oder eine Bestellung eingeht. So wird unnötige Überproduktion und nicht verkaufte Ware vermieden (Stichwort: Verschwendung vermeiden).
Ständige Verbesserung (Kaizen)
Charakteristisch für das Lean Management ist, dass diese Analyse nicht nur einmal, sondern ständig durchgeführt wird. Ziel ist es, Perfektion und Erfolg anzustreben.
Gängige Lean-Methoden
Zur Umsetzung dieser Philosophie in Ihrem Unternehmen können Sie verschiedenen Ansätzen nachgehen. Beispiele für Lean Management-Methoden sind folgende:
- 5S-Methode: Sortieren, Systematisieren, Sauberkeit, Standardisieren, Selbstdisziplin: Ziel ist es, einen stets sauberen und aufgeräumten Arbeitsplatz zu schaffen, an dem nur die für die jeweilige Tätigkeit benötigten Gegenstände vorhanden sind. Überflüssige Objekte werden entfernt. Das vermeidet unnötiges Suchen, reduziert Unfälle und steigert die Effizienz.
- Kanban: Bei Kanban werden Arbeitsprozesse und die verschiedenen Phasen mithilfe von Karten oder digitalen Lösungen visualisiert. Damit sollen Schwachstellen identifiziert und die Verbesserung des Workflows sichergestellt werden.
- Wertstromanalyse: Hierbei wird, wie bereits oben erwähnt, eine komplette Analyse des gesamten Wertschöpfungsprozesses erstellt. Unnötige Verfahren werden identifiziert und können eliminiert werden.
- PDCA-Zyklus: Diese Methode dient ebenfalls der Verbesserung von Prozessen. Sie besteht aus vier Phasen, die iterativ immer wieder angewendet werden, um Fehler in Prozessen sichtbar zu machen: Planen, Durchführen, Überprüfen, Handeln.
- Six Sigma: Der Fokus liegt vor allem darauf, Fehler zu vermeiden. Bei Six Sigma werden statistische Werkzeuge verwendet und eine spezifische DMAIC-Methode angewendet (Definieren, Messen, Analysieren, Verbessern, Kontrollieren).
Lean Management und Six Sigma werden oft kombiniert. Das nennt man dann Lean Six Sigma.
Es gibt noch viele weitere Methoden im Lean Management. Dazu gehören unter anderem:
- Poka-Yoke
- Hoshin Kanri
- Just-in-Time (JIT)
- Gemba
HR-Software für schlankere Prozesse
Ein Fokus im Lean Management liegt auf der Effizienz von Prozessen. Die Digitalisierung und die Nutzung von HR-Software können ein wesentlicher Bestandteil dieser Strategie sein. Durch den Einsatz von HR-Software wie der von Factorial können beispielsweise Verwaltungstätigkeiten (wie die Automatisierung der Gehaltsabrechnung oder eine vereinfachte Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung) optimiert, Daten zentralisiert und Abläufe effizienter gestaltet werden, was zur weiteren Reduzierung von Verschwendung und zur Steigerung der Produktivität beiträgt.
Eine aktuelle Studie von BearingPoint zeigte kürzlich auf, dass die Digitalisierung Prozesse erheblich verschlanken kann (72 Prozent stimmten dem zu). Die größten Herausforderungen in diesem Zusammenhang waren vor allem unflexible Prozesse, starre Hierarchien im Unternehmen und begrenzte finanzielle Ressourcen.
Eine HR-Software kann dabei eine kostengünstige und einfach zu implementierende Möglichkeit sein, Prozesse iterativ anzupassen.
