Geschäftsprozesse sind das zentrale Element einer jeden Organisation. Nur wenn sie effizient funktionieren, kann ein Unternehmen langfristig erfolgreich bleiben und seine Ziele erreichen Business Process Management bildet die essenzielle Basis, um Abläufe stetig zu verbessern und Unternehmen umfassend Richtung Automatisierung und Digitalisierung zu transformieren. Hier erklären wir, wie Sie Ihr Unternehmen erfolgreicher steuern können und worauf Sie dabei achten müssen.
Das Wichtigste in Kürze
- Business Process Management analysiert, modelliert und verbessert wiederkehrendes End-to-End-Geschäftsprozessmanagement, um Prozesse effizienter zu gestalten, Kosten zu senken und Transparenz zu schaffen. Es ist eine Art Workflow-Management.
- Man unterscheidet zwischen integrationsorientiertem (systemgestützte Prozesse), personenorientiertem (menschliche Interaktionen, z. B. Genehmigungen) und dokumentenorientiertem BPM (fokussiert auf dokumentenbasierte Abläufe wie Verträge).
- Es umfasst fünf Phasen – Design, Modellierung, Ausführung, Monitoring und Verbesserung – die fortlaufend durchlaufen werden, um agiler zu werden und langfristig den Unternehmenserfolg zu sichern.
- Definition Business Process Management
- Drei Haupttypen des BPM
- Der Lebenszyklus des Business Process Management
- Vorteile von Business Process Management
- Unternehmenserfolg durch BPM
- Fazit
Definition: Was ist Business Process Management?
Business Process Management umfasst Methoden zur Erkennung, Modellierung, Analyse, Messung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Anders als Projektmanagement betrachtet Business Process Management End-to-End-Prozesse, die wiederholbar sind. Durch kontinuierliche Prozessverbesserungen können Unternehmen Workflows effizienter gestalten und Kosten senken.
BPM-Tools integrieren Funktionen wie erweiterte Untersuchungen, Aktivitätsüberwachung und Entscheidungsmanagement, um Menschen, Systeme und Informationen im Geschäftsprozess zu koordinieren. So unterstützen sie die digitale Transformation. Geschäftsprozesse, definiert als Abfolge von Aktivitäten zur Zielerreichung, werden mithilfe standardisierter Modellierungssprachen wie BPMN 2.0 grafisch dargestellt, um Transparenz zu schaffen.
Business Process Management beantwortet zentrale Fragen zu Verantwortlichkeiten und Ressourcen und macht Abläufe nachvollziehbar. Da sich Geschäftsziele und Verläufe stetig wandeln, ist BPM eine kontinuierliche Methode, um nachhaltig Prozesse zu optimieren. Nur wer seine Prozesse komplett versteht und optimiert, kann schneller auf Kundenbedürfnisse reagieren und die Ziele seines Unternehmens effizienter erreichen.
Drei Haupttypen des BPM
Business Process Management lässt sich in drei Haupttypen unterteilen: in integrationsorientierte, personenorientierte und dokumentenorientierte. Beim ersten Typ liegt der Fokus auf Prozessen, die nur wenig menschliche Beteiligung erfordern. Hier spielen Schnittstellen und Systeme eine wichtige Rolle, um Daten zwischen verschiedenen Anwendungen wie Human Resource Management oder Customer Relationship Management nahtlos einzubinden.
Das personenorientierte BPM hingegen richtet sich auf Ablaufprozesse mit großer menschlicher Interaktion, zum Beispiel bei Genehmigungen. Intuitive Benutzeroberflächen mit Drag-and-Drop-Funktionen erleichtern es, Teams Aufgaben klar zuzuweisen und Verantwortlichkeiten festzulegen und transparent zu machen. Beim dokumentenorientierten BPM stehen stets bestimmte Dokumente im Mittelpunkt, beispielsweise Verträge. Dann müssen meist mehrere Genehmigungsstufen durchlaufen werden, um eine Vereinbarung zwischen Kunden und Anbietern abzuschließen. So unterstützt dieser Typ die strukturierte Verwaltung und Nachverfolgung von dokumentenbasierten Prozessen.
Der Lebenszyklus des Business Process Management
Ein erfolgreiches Business Process Management beginnt mit der klaren Definition der einzelnen Schritte eines Arbeitsablaufes. Teams können dadurch Verbesserungsmöglichkeiten erkennen und Kennzahlen zur Fortschrittskontrolle festlegen.
Der Lebenszyklus umfasst fünf Phasen: Design, Modellierung, Ausführung, Monitoring und Optimierung. Am Anfang werden bestehende Organisationsprozesse analysiert und Ziele definiert. Im Design wird der Prozess mit Verantwortlichkeiten skizziert. Anschließend erstellt das Team in der Modellierungsphase eine visuelle Darstellung, inklusive Zeitplänen und Datenflüssen, häufig mithilfe einer speziellen BPM-Software.
In der anschließenden Ausführungsphase wird der Prozess zunächst getestet und dann eingeführt. Während des Monitorings werden Prozesse überwacht, damit Engpässe erkannt und eventuelle anschließende Effizienzsteigerungen gemessen werden können. Die letzte Phase umfasst die Optimierung durch Anpassungen basierend auf den gewonnenen Erkenntnissen. Dabei helfen Methoden wie Kaizen oder Six Sigma, Durchlaufzeiten und Kosten zu minimieren. Dieser Zyklus wiederholt sich kontinuierlich, um die Prozesse ständig zu verbessern. Nur wenn alle Phasen vollständig durchlaufen werden, lassen sich nachhaltige Fortschritte erzielen und Geschäftsprozesse langfristig effizient und effektiv gestalten.
Vorteile von Business Process Management
BPM-Lösungen verbessern Geschäftsprozesse und bieten zahlreiche Vorteile. Sie steigern die Effizienz, in dem Redundanzen und Engpässen beseitigt werden. Das führt zu Kosteneinsparungen. Mitarbeiter profitieren von klaren Arbeitsabläufen und weniger sich wiederholenden Aufgaben. Das wiederum erhöht die Produktivität und Kundenzufriedenheit.
Business Process Management ermöglicht skalierbare Prozesse, die weltweit konsistent angewendet werden können, unterstützt durch Workflow-Automatisierung und klar definierte Rollen. Dies sorgt für mehr Transparenz und Rechenschaftspflicht, weil Verantwortlichkeiten innerhalb der Prozesse klarer zugeordnet sind. Dank Low-Code-Funktionen reduziert BPM die Abhängigkeit von Entwicklungsteams. Dadurch können Fachabteilungen Automatisierungen schneller umsetzen.
Wichtig: Factorial bietet die HR Software, die sich an Ihre Bedürfnisse anpasst: egal, ob Sie erste Schritte in der Digitalisierung Ihrer Personalabteilung gehen oder eine All-in-One-Lösung suchen.
BPM erleichtert die unternehmensinterne Vernetzung
Die Automatisierung verringert Durchlaufzeiten und minimiert manuelle Kontrollen. Das spart Zeit und steigert die Qualität. Alle Prozesse werden zentral dokumentiert. Das verbessert die Prozessübersicht und macht Optimierungspotenziale frühzeitig sichtbar. BPM erleichtert die Verbindung von Mitarbeitern, Daten und Systemen auch für Nicht-IT-Experten und unterstützt kontinuierliches Monitoring mit datenbasierter Analyse. Dadurch können Unternehmen ihre Prozesse agil und kundenorientiert aufsetzen. Durch Digitalisierung und Vereinfachung sinkt die Komplexität, was zu mehr Stabilität und Transparenz in der Organisation führt. BPM-Tools fördern so eine prozessorientierte und erfolgreiche Unternehmenskultur.
BPM oder Aufgaben- bzw. Projektmanagement?
Mit BPM können Sie Geschäftsprozesse auf Unternehmensebene gestalten, analysieren und stetig optimieren. Es umfasst die ganzheitliche Betrachtung aller Abläufe innerhalb eines Unternehmens. Im Vergleich dazu fokussiert sich das Aufgabenmanagement hauptsächlich auf die persönliche Produktivität einzelner Mitarbeiter. Mithilfe einer geeigneten Aufgabenmanagement-Software behalten Sie den Überblick über Ihre Aufgaben. Dadurch können sich auf die wichtigsten Prioritäten konzentrieren.
Projektmanagement hingegen richtet sich auf die Steuerung und Koordination von To Dos innerhalb eines bestimmten Projekts. Es gliedert sich in fünf Phasen: Initiierung, Planung, Umsetzung, Überwachung und Abschluss. Projektmanagement ermöglicht es Teams damit, ihre Arbeit effizient zu organisieren, zu verfolgen und erfolgreich abzuschließen.
Unternehmenserfolg durch BPM
Die Geschäftsprozesse sind das Herzstück jeder Organisation und müssen reibungslos funktionieren, damit gesetzte Ziele erreicht werden. Nur so können Unternehmen sich langfristig vom Wettbewerb abheben. Eine BPM-Lösung bildet dabei die Grundlage der digitalen Transformation und ist entscheidend für den Erfolg. Durch die digitale Betrachtung des gesamten Geschäfts können Unternehmen ihre Prozesse besser und genauer analysieren und optimieren. Außerdem können sie neue Potenziale und Geschäftsfelder entdecken und ihre Angebote besser auf die Kundenbedürfnisse abstimmen.
Dies sorgt für volle Transparenz in allen Prozessen, beschleunigt diese und erhöht die Flexibilität durch Automatisierung. Mit einem besseren Verständnis und fortlaufender Prozessoptimierung werden Fehler reduziert und Zeit eingespart. Ein BPM-System hilft außerdem dabei, neue Marktanforderungen strukturiert zu bewältigen und innovative Geschäftsmodelle zu entwickeln. So schafft Business Process Management die Basis für mehr Produktivität und Effizienz und ist unverzichtbar, um langfristig wettbewerbsfähig und erfolgreich zu bleiben.
Fazit
BPM umfasst Methoden zur Erkennung, Modellierung und Optimierung von Geschäftsprozessen, die als Abfolge wiederholbarer Aktivitäten definiert sind. Im Unterschied zum Aufgaben- oder Projektmanagement betrachtet BPM End-to-End-Prozesse und unterstützt Unternehmen dabei, Prozesse effizienter zu gestalten, Kosten zu senken und Transparenz zu schaffen. BPM-Lösungen fördern Automatisierung, verbessern Mitarbeiter- und Kundenerfahrungen und ermöglichen skalierbare, transparente Prozesse. Der BPM-Lebenszyklus umfasst Design, Modellierung, Ausführung, Monitoring und Optimierung, die kontinuierlich wiederholt werden. So können Unternehmen flexibel auf Marktveränderungen reagieren, ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern und langfristig erfolgreich bleiben.
