Ein Workflow-Management-System automatisiert, digitalisiert und überwacht Geschäftsprozesse und entlastet Personalabteilungen von zeitaufwändigen Routineaufgaben. Was sich hinter diesem Begriff verbirgt, wie solche Systeme in der Praxis funktionieren und welche konkreten Vorteile sie bieten, erfahren Sie in diesem Überblick.
Wichtige Fakten
- Ein Workflow-Management-System automatisiert, digitalisiert, überwacht und optimiert Geschäftsprozesse und bildet damit die technische Grundlage für effiziente HR-Arbeit.
- Laut der gemeinsamen Studie „State of HR in Deutschland 2026“ von DGFP und Gallup nennen 55 % der befragten HR-Fach- und Führungskräfte Digitalisierung und KI als stärksten Treiber ihrer People-Strategie.
- Mehr als 86 % der Teilnehmenden der Studie zur Digitalisierung von HR (Personalmagazin, Universität Mannheim, Hochschule Rhein-Main) erkennen eine hohe oder sehr hohe Relevanz der HR-Digitalisierung.
- Durch die Automatisierung von Workflows lassen sich manuelle Fehler minimieren, Betriebskosten senken und Genehmigungsprozesse erheblich beschleunigen.
Was ist ein Workflow-Management-System? – eine Definition
Ein Workflow-Management-System ist eine Softwarelösung zur Automatisierung bestimmter Arbeitsabläufe (Workflows) innerhalb eines Unternehmens.
Neben der Automatisierung werden Arbeitsabläufe auch digitalisiert und überwacht. Arbeitsabläufe können definiert, erstellt, überwacht und weiter optimiert werden.
Essentiell bei solchen Lösungen ist, dass die Software in der Regel keine Programmierkenntnisse erfordert. Die Oberfläche ist so gestaltet, dass auch Laien mit allgemeinen digitalen und EDV-Kenntnissen die Workflow-Management-Tools bedienen und anwenden können.
Die Softwarelösungen können zudem für einzelne Abteilungen und Teams bedürfnisorientiert angepasst und individualisiert werden.
Letztendlich tragen Workflow-Management-Systeme zu optimierten und effizienten Arbeitsprozessen in Betrieben bei.
Abgrenzung: Workflow-Management vs. Geschäftsprozessmanagement
Workflow-Management und Geschäftsprozessmanagement (Business Process Management, BPM) werden häufig gleichgesetzt, verfolgen jedoch unterschiedliche Schwerpunkte. Während ein Workflow-Management-System auf die operative Ebene fokussiert, also darauf, welche Aufgaben in welcher Reihenfolge von wem erledigt werden, umfasst BPM den gesamten Lebenszyklus eines Prozesses: von der Modellierung über die Ausführung bis zur kontinuierlichen Analyse und Optimierung. Workflow-Management ist damit ein integraler Bestandteil des Geschäftsprozessmanagements, legt den Schwerpunkt jedoch auf die effiziente Abwicklung einzelner, wiederkehrender Prozesse. In diesem Zusammenhang spielt auch die Geschäftsprozessautomatisierung eine zentrale Rolle.
Was ist ein Workflow – und welche Arten gibt es?
Ein Workflow bezeichnet eine festgelegte Abfolge von Aufgaben und Prozessen. Er beschreibt also eine bestimmte Aufgabe, in welcher Reihenfolge und unter Zuhilfenahme welcher Ressourcen diese Aufgabe erledigt werden soll.
Ein Workflow umfasst somit die Definition, wie Beginn, Verlauf und Ende von bestimmten Geschäftsprozessen aussehen.
Die wichtigsten Workflow-Typen im Überblick
Nicht jeder Workflow funktioniert nach demselben Prinzip. In der Praxis lassen sich vier grundlegende Typen unterscheiden:
| Typ | Merkmal | Typisches Beispiel |
|---|---|---|
| Sequenzieller Workflow | Aufgaben werden strikt nacheinander abgearbeitet. | Urlaubsantrag: Einreichen → Prüfen → Genehmigen |
| Paralleler Workflow | Mehrere Aufgaben laufen gleichzeitig ab. | Onboarding: IT-Zugang und Vertragsunterzeichnung parallel |
| Regelbasierter Workflow | Wenn-Dann-Logik steuert den Ablauf | Automatische Absage bei fehlenden Unterlagen |
| KI-gestützter Workflow | Musterbasierte Entscheidungen ohne feste Regeln | KI-Screening von Bewerbungsunterlagen |
Der Newsletter – ein Workflow-Beispiel
Der Newsletter einer Firma unterliegt einem bestimmten Genehmigungsworkflow. Ist der Newsletter einmal erstellt, müssen die zuständigen Mitarbeitenden diesen an eine bestimmte Person X zur Korrektur senden. Gegebenenfalls werden die Korrekturen eingearbeitet, bevor das fertige Dokument an die Führungskraft Y zur Freigabe weitergeleitet wird. Erst wenn die Führungskraft Y den Newsletter freigegeben hat, darf er versandt werden.
Weitere typische Workflows in Unternehmen
Dabei sind Workflow-Management-Plattformen und -Systeme nicht nur für die Nutzung in der Personalabteilung bestimmt. Viele andere Bereiche eines Unternehmens profitieren ebenfalls von diesen Systemen. Das können zum Beispiel sein:
- IT-Abteilung: Verwaltung von Tickets, Fehlerbehebungen, Updates
- Projektmanagement: Steuerung und Koordinierung von Aufgaben innerhalb von Projekten, Überwachung von Fristen sowie Genehmigungen und Entscheidungen
- Produktion und Lager: Koordination des Produktionsprozesses, Automatisierung der Bestandsverwaltung und Bestellungen, Optimierung der Produktionsprozesse
Speziell in der HR-Abteilung sind folgende Workflows relevant, die durch ein Workflow-Tool automatisiert werden können:
- Recruiting
- Onboarding
- Abwesenheitsverwaltung inklusive Genehmigung von Urlaubsanträgen
- Talentmanagement
- Dokumentenmanagement durch ein Dokumentenmanagement-System wie das von Factorial beispielsweise. Hier können alle Dokumente zentral an einem Ort gespeichert und von überall darauf zugegriffen werden – inklusive E-Signatur, besonders hilfreich für dezentral arbeitende Teams.
- Erstellung und Austausch von Schichtplänen
- Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Leistungsbeurteilungen
- Alles rund um die Dienstreise, wie Reisekostenabrechnungen
- Mitarbeiterbefragungen
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Wozu dient ein Workflow-Management-System – und wie funktioniert es?
HR-Digitalisierung in Deutschland: Der aktuelle Stand
Die Digitalisierung von HR-Prozessen ist kein Zukunftsprojekt mehr, sie ist Gegenwart. Immer mehr Unternehmen setzen auf digitale Lösungen, um ihre Abläufe effizienter zu gestalten und strategische Entscheidungen auf Datenbasis zu treffen. Die digitale Transformation verändert die Anforderungen an HR-Fachkräfte und eröffnet neue Möglichkeiten der Prozessoptimierung.
Wie die gemeinsame Studie „State of HR in Deutschland 2026“ von DGFP und Gallup belegt, nennen 55 % der befragten HR-Fach- und Führungskräfte in Deutschland Digitalisierung und KI als stärksten Treiber ihrer People-Strategie.
Eine weitere Studie von Techconsult zeigt zudem, dass insbesondere in der Personalabteilung Herausforderungen bestehen, die mit Workflow-Management-Software gelöst werden können. Laut der Studie betrifft dies unter anderem Bereiche mit hohem Aufwand bei der Lohnabrechnung, der Personalverwaltung oder der Verwaltung von Abwesenheiten.
Wie funktioniert eine Workflow-Management-System-Software?
In all den oben genannten Bereichen kann ein Workflow-Management-System eingesetzt werden. Schauen wir uns am Beispiel des Recruiting-Prozesses an, wie so ein System funktioniert. Moderne Systeme bieten hierfür oft No-Code- oder Low-Code-Ansätze, sodass auch Mitarbeitende ohne Programmierkenntnisse effiziente Workflows aufsetzen können.
Der Workflow „Neues Personal einstellen“ wird als erster Schritt damit definiert, dass die Stelle und ihre Anforderungen festgelegt werden.
Im nächsten Schritt muss die Stellenanzeige veröffentlicht werden. Hierfür kann ein solches System bereits viele Arbeitsschritte automatisieren. Das automatische Veröffentlichen durch Multiposting auf verschiedenen Jobbörsen mit nur einem Klick spart Zeit. So muss nicht jede Stellenanzeige auf jeder Jobbörse einzeln veröffentlicht werden.
Auch das automatische Posten auf der eigenen Karriereseite kann ermöglicht werden.
Im weiteren Verlauf gehen Bewerbungen auf die ausgeschriebene Position ein. Mit einem Bewerbermanagement-System werden diese automatisch sortiert und dann, falls gewünscht, von KI-gestützten Kriterien gefiltert, um so schneller die richtigen Bewerbenden zu finden. Weiterhin kann der Schritt „Versenden der Absageschreiben“ auch automatisiert werden – die Absage wird dann an alle abgelehnten Bewerbenden verschickt. Gleiches gilt für die Einladung zum Interview. Auch diese kann mit wenigen manuellen Änderungen, wie zum Beispiel Datum und Uhrzeit, automatisiert versandt werden, ohne für die einzelnen Bewerbenden eine eigene E-Mail verfassen zu müssen.
Die Durchführung der Interviews erfolgt in der Regel noch nicht automatisiert. Es ist wichtig, dass dies mit einer echten Person abläuft, damit sich die Kandidierenden wohlfühlen. Alles, was jedoch im weiteren Verlauf des Workflows bei der Einstellung von Personal passiert, kann weiterhin automatisiert werden. Dazu gehört auch die Vertragsunterzeichnung, bei der Genehmigungen und Unterschriften automatisch online abgewickelt werden.
Auch der Onboarding-Prozess kann, sobald er einmal erstellt wurde, online erfolgen, indem die neuen Mitarbeitenden auf alle für das Onboarding relevanten Infos und Dokumente über das Workflow-Management-System zugreifen können.
Wie dieses Beispiel zeigt, lassen sich durch ein Workflow-Management-System zahlreiche manuelle Arbeitsschritte einsparen. Die gewonnene Zeit kann für strategische Aufgaben genutzt werden, etwa die Weiterentwicklung der Unternehmenskultur oder die gezielte Förderung von Fachkräften.
Welche Vorteile bieten Workflow-Management-Systeme?
Neben der offensichtlichen Zeitersparnis bieten Ihnen solche Systeme noch zahlreiche weitere Vorteile. Dazu gehören u. a.:
- Fehlerreduktion: Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen werden menschliche Fehler minimiert.
- Gesetzeskonformität: Automatisierte Workflows stellen sicher, dass Genehmigungsprozesse, Fristen und Dokumentationspflichten gemäß den geltenden arbeitsrechtlichen Anforderungen eingehalten werden. Das ist ein wesentlicher Faktor für die Rechtssicherheit im Betrieb.
- Zentrale Dokumentenablage: Alle relevanten Dokumente und Daten werden an einem zentralen Ort gespeichert, was das mühsame Suchen nach Informationen überflüssig macht. Zudem können Mitarbeitende über den Desktop oder sogar eine App von überall auf die Dokumente zugreifen, was die Flexibilität und den mobilen Arbeitsalltag unterstützt.
- Transparenz: Mit einem Workflow-Management-System behalten Sie jederzeit den Überblick über alle laufenden Prozesse.
- Standardisierung und Optimierung von Prozessen: Einheitliche Abläufe reduzieren Abweichungen, erleichtern die Einarbeitung neuer Mitarbeitender und schaffen eine verlässliche Grundlage für die kontinuierliche Prozessverbesserung.
- Kostenreduktion: Durch die Automatisierung und die Reduzierung manueller Aufgaben sinken die Betriebskosten.
- Flexibilität und Skalierbarkeit: Workflow-Management-Systeme können an die individuellen Bedürfnisse von Unternehmen angepasst werden und mit ihnen wachsen.
Nach Angaben des Deloitte-Insights-Berichts „2026 Global Human Capital Trends“ nennen 7 von 10 Führungskräften weltweit Geschwindigkeit und Anpassungsfähigkeit als ihre primäre Wettbewerbsstrategie für die nächsten drei Jahre. Workflow-Management-Systeme sind dabei ein zentrales Instrument, um diese Agilität operativ umzusetzen.
KI-gestützte Workflows: Der nächste Entwicklungsschritt
Moderne Workflow-Management-Systeme integrieren zunehmend KI-Funktionen, die über regelbasierte Automatisierung hinausgehen. Laut dem Deloitte Insights-Bericht „2026 Global Human Capital Trends“ sind Unternehmen, die Workflows und Entscheidungsprozesse gezielt für die Zusammenarbeit von Mensch und KI gestalten, mit höherer Wahrscheinlichkeit in der Lage, ihre Investitionsrenditen zu übertreffen. Für HR-Abteilungen bedeutet das konkret: KI-gestützte Workflows können nicht nur Routineaufgaben automatisieren, sondern auch Muster in Bewerbungsunterlagen erkennen, Genehmigungsprozesse priorisieren und Eskalationen bei Fristüberschreitungen eigenständig auslösen.
Factorial unterstützt diesen Ansatz mit einer integrierten HR-Plattform, die Workflows für Recruiting, Onboarding, Abwesenheitsverwaltung und Dokumentenmanagement in einem zentralen System bündelt – ohne Programmierkenntnisse und mit vollständiger DSGVO-Konformität.
Worauf sollten Unternehmen bei der Auswahl eines Workflow-Management-Systems achten?
Die Auswahl des richtigen Systems hängt von mehreren Faktoren ab. Folgende Kriterien sollten bei der Entscheidung berücksichtigt werden:
- Benutzerfreundlichkeit: Das System sollte ohne Programmierkenntnisse bedienbar sein, damit alle Abteilungen es eigenständig nutzen können.
- Integrationsfähigkeit: Schnittstellen zu bestehenden Systemen (z. B. Lohnabrechnung, ERP, E-Mail) sind entscheidend für einen reibungslosen Datenaustausch.
- Skalierbarkeit: Das System muss mit dem Unternehmen wachsen können, von wenigen bis zu mehreren Hundert Nutzenden.
- Datenschutz und Compliance: Insbesondere für deutsche Unternehmen sind die DSGVO-Konformität sowie die Datenspeicherung innerhalb der EU ein zentrales Auswahlkriterium.
- Sicherheitsstandards: Verlässliche Authentifizierungsverfahren und anerkannte Sicherheitszertifizierungen (z. B. ISO 27001, SOC 2) schützen sensible Prozessdaten.
Häufige Fragen zum Workflow-Management-System
Was ist der Unterschied zwischen einem Workflow-Management-System und einem BPM-System?
Ein Workflow-Management-System konzentriert sich auf die operative Ebene. Es steuert, wer welche Aufgabe wann erledigt. Ein Business-Process-Management-System (BPM) verfolgt einen umfassenderen Ansatz und umfasst die Modellierung, Analyse und kontinuierliche Optimierung ganzer Geschäftsprozesse. Workflow-Management ist ein Bestandteil des BPM.
Für welche Unternehmen eignet sich ein Workflow-Management-System?
Grundsätzlich profitieren Unternehmen jeder Größe von Workflow-Management-Systemen. Besonders für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bieten cloudbasierte Lösungen einen niedrigschwelligen Einstieg, da sie keine umfangreiche IT-Infrastruktur erfordern und schnell implementiert werden können.
Welche HR-Prozesse lassen sich mit einem Workflow-Management-System automatisieren?
Zu den häufigsten Anwendungsfällen in der Personalarbeit zählen: Recruiting und Bewerbermanagement, Onboarding neuer Mitarbeitender, Abwesenheitsverwaltung und Urlaubsgenehmigung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Dokumentenmanagement sowie Leistungsbeurteilungen.
FAQ
Was ist ein Workflow-Management-System?
Ein Workflow-Management-System (WMS) ist eine Software, die Arbeitsabläufe automatisiert, digitalisiert und überwacht. Unternehmen nutzen es, um Geschäftsprozesse zu definieren, auszuführen und zu optimieren, was die Effizienz und Produktivität steigert und menschliche Fehler reduziert.
Was ist Workflow-Automatisierung?
Workflow-Automatisierung ist der Einsatz von Software, um Aufgaben und Datenflüsse nach vordefinierten Geschäftsregeln selbstständig zu steuern. Ziel ist es, manuelle Arbeit zu reduzieren, Prozesse zu optimieren und die betriebliche Effizienz zu steigern.
Welche Prozesse eignen sich zur Automatisierung?
Prozesse mit hohem Volumen, klaren Regeln und stabilen Abläufen eignen sich am besten für die Automatisierung. Insbesondere wiederkehrende, manuelle Aufgaben, die fehleranfällig sind, wie die Genehmigung von Urlaubsanträgen oder das Onboarding neuer Mitarbeitenden, profitieren davon.
Welche Beispiele gibt es für Prozessautomatisierung?
Typische Beispiele im Personalwesen sind das Onboarding neuer Mitarbeitenden, die Genehmigung von Urlaubsanträgen, die Reisekostenabrechnung und das Versenden von Absagen im Recruiting. Eine All-in-one-Unternehmenssoftware wie Factorial bündelt diese automatisierten Workflows an einem zentralen Ort.
