Sie suchen eine gute Zeiterfassungslösung und sind unsicher, ob ZEP all Ihre Anforderungen erfüllt? Im Folgenden vergleichen wir verschiedene Zeiterfassungstools, um Ihnen eine passende ZEP Alternative aufzuzeigen. Besonders nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) 2022, das Arbeitgebende verpflichtet, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen, ist es wichtiger denn je, auf ein sicheres, transparentes und zuverlässiges Zeiterfassungstool zu setzen.
Funktionen von ZEP und ZEP Alternativen
| Kriterium | ZEP | Factorial | Clockodo | Timetac |
| Benutzerfreundlichkeit | Gut – intuitiv bedienbar | Sehr gut – sehr intuitiv | Gut – intuitiv bedienbar | Mittel |
| Zielgruppe | Kleine bis mittlere Unternehmen (skalierbar auf große Unternehmen) | Kleine bis mittlere Unternehmen | Kleine bis mittlere Unternehmen | Alle Unternehmen mit Fokus auf Skalierbarkeit |
| Serverstandort | Deutschland | Frankfurt, Deutschland | Frankfurt und Berlin, Deutschland | EU, Hauptserver in Deutschland |
| Zeiterfassung | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Abwesenheitsmanagement | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Terminal | ✅ | ✅ | ❌ | ✅ |
| QR-Code | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| App | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Dokumentenmanagement | ✅ kostenpflichtiges Compact-Paket | ✅ | ❌ | ❌ |
| Projektverwaltung | ✅ | ✅ | ❌ (nur Zeiterfassung) | ✅ (separates Modul) |
| DATEV-Integration | ✅ | ✅ | ❌ | ✅ |
| 24/7 Kundensupport | ❌ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Berichte und Analysen | ✅ (auf Zeitfunktionen beschränkt) | ✅ (umfangreiche HR-Berichte) | ✅ (auf Zeitfunktionen beschränkt) | ✅ (im Projektzeiterfassungs-Modul) |
| Payroll-Funktionen | ❌ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Reisekosten | ✅ (ab Compact-Paket) | ✅ | ❌ | ✅ (nur Reisezeit) |
| Whistleblowing | ❌ | ✅ | ❌ | ❌ |
| App verfügbar | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| ISO 27001 | ❌ (Cloud-Hostin-Partner) | ✅ | ❌ (Cloud-Hostin-Partner) | ❌ (Cloud-Hostin-Partner) |
| Testversion | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Was macht eine gute Zeiterfassungssoftware aus?
Seit dem EuGH-Urteil (2019) und der Bestätigung durch das BAG (2022) sind Arbeitgebende in der EU dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden systematisch zu erfassen. Für Führungskräfte ist es daher wichtiger denn je, ein Tool zu nutzen, mit dem Arbeitszeiten korrekt, transparent und zuverlässig erfasst werden können.
Viele Unternehmen setzen inzwischen auf digitale Lösungen, die sie bei der Zeiterfassung unterstützen. Doch was genau macht eine gute Zeiterfassungssoftware aus?
Eine gute Zeiterfassung erfüllt die gesetzlichen Anforderungen, optimiert die Geschäftsprozesse rund um An- und Abwesenheiten und bietet idealerweise eine Integration zur Gehaltsabrechnung. So lassen sich Prozesse effizienter gestalten und Fehler reduzieren.
Konkret gehören dazu Funktionen wie:
- Arbeitszeiterfassung (präzise Erfassung der Start- und Endzeiten, inkl. Pausen und Überstunden; Möglichkeiten zu manuellen und automatischen Ein- und Ausstempeln z. B. per QR-Code, per App o. ä)
- Abwesenheitsmanagement (z. B. Verwaltung von Urlaubsanträgen, Genehmigungsprozesse, Anzeige von Resturlaubsansprüchen)
- Berichterstattung und Analysen (Erstellung von Stundenzetteln und Auswertungen auf Basis verschiedener Kriterien, z. B. Abteilungen, Projekte oder Zeiträume)
- Projektzeiterfassung (z. B. Zuordnung von Rollen bei Projekten, Zeitübersicht, Kostenüberblick)
- Rollen- und Rechtemanagement (Zuweisen von Zugriffsrechten)
- Compliance (DSGVO-Konformität, z. B. durch Hosting in EU)
Neben den grundlegenden Funktionen sind Soft-Features bei der Entscheidung für eine Zeiterfassungssoftware nicht zu unterschätzen. Dabei spielen beispielsweise eine intuitive Bedienung und Navigation, eine schnelle Implementierung, eine mobiloptimierte Oberfläche, eine App sowie Self-Service-Funktionen für Mitarbeitende – sowohl in der App als auch in der Desktop-Version – eine wichtige Rolle.
Anbieter ZEP
Das deutsche Unternehmen ZEP ist ein Anbieter von Zeiterfassung als Cloud-Lösung, bietet aber auch eine hybride Lösung an. Die Zeiterfassungssoftware umfasst zusätzliche Funktionen wie Projektzeiterfassung. Das Unternehmen richtet sich vor allem an mittelständische Unternehmen.
Soft Features
ZEP lässt sich laut Nutzerberichten mäßig intuitiv bedienen. Einige Funktionen sind laut Berichten teilweise etwas versteckt und umständlich zu finden. ZEP bietet jedoch eine hohe Flexibilität bei der Wahl der Geräte: So gibt es eine App, mit der – wie auch am Desktop – neben Arbeits- und Projektzeiten auch Reisekosten erfasst werden können.
Die App dient insbesondere zur mobilen Zeiterfassung und fungiert als mobile Stempeluhr. Sie kann auch offline genutzt werden und bietet Sicherheitsfunktionen wie PIN-Codes sowie optional eine GPS-Übermittlung beim Ein- und Ausstempeln, sofern dies aktiviert und gewünscht ist.
ZEP Zeiterfassung- und Abwesenheitsmanagement
ZEP ermöglicht eine präzise und flexible Erfassung der Arbeitszeiten – sowohl am Desktop als auch mobil per App. Mitarbeitende können ihre Arbeitszeiten einfach starten und stoppen, Pausen eintragen und Überstunden dokumentieren. Die Zeiterfassung lässt sich auch projektspezifisch gestalten, sodass Zeiten einzelnen Projekten oder auch Aufgaben zugeordnet werden können.
Auch die Abwesenheitsverwaltung wird automatisiert. Urlaubsanträge und Krankheitstage werden vollständig online eingereicht. Definierte Rollen ermöglichen es bestimmten Personen, Genehmigungsworkflows für die verantwortlichen Personen zu steuern. ZEP bildet all dies übersichtlich in einem Dashboard ab. Hier können Führungskräfte Krankmeldungen, Abwesenheitsstatistiken oder auch Resturlaubsansprüche einsehen.
Über die Zeiterfassung hinaus: Welche sonstigen HR-Funktionen bringt die Software mit?
ZEP bietet zudem separate Pakete an, die über das Basis-Clock-Paket hinausgehen: das Compact– und das Professional-Paket. Diese enthalten bereits wichtige HR-Kernfunktionen, die über die reine Zeit- und Abwesenheitsverwaltung hinausgehen. Dazu gehören beispielsweise Dokumentenmanagement (Compact), Reisekostenabrechnung (Compact), Umsätze und Kosten (Compact) sowie Ressourcenplanung (Professional) oder ein Ticketsystem. Im Professional-Paket sind außerdem grundlegende Finanzfunktionen wie Rechnungs- und Angebotserstellung enthalten.
Sicherheit und Compliance
ZEP bietet grundlegende Sicherheitsstandards wie eine verschlüsselte Datenübertragung und ISO 20071-zertifiziertes Hosting in Deutschland. Allerdings fehlt beispielsweise eine eigene ISO 27001-Zertifizierung sowie ein SOC 2-Zertifikat, was insbesondere für international agierende Unternehmen wichtig ist.
Preisgestaltung
Je nach gewähltem Paket beginnt ZEP bei bereits 2 Euro pro Monat und Nutzer*in. Dieses Einstiegsangebot umfasst allerdings nur die reine Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung.
Das Paket ZEP Compact bietet zusätzlich Funktionen wie Reisekostenerfassung, Projektzeiterfassung sowie Dokumentenmanagement und kostet ab etwa 7 Euro pro Monat und Nutzer*in.
Für umfangreichere Anforderungen gibt es das Professional-Paket, das ab ca. 18 Euro pro Monat und Nutzer*in erhältlich ist. Dieses Paket umfasst weitere erweiterte Funktionen, wie zum Beispiel erweiterte Auswertungen, Workflows, Rollen- und Rechteverwaltung sowie eine tiefere Integration in andere Systeme.
1. ZEP Alternative: Factorial
Factorial geht über eine reine Zeiterfassungs-App hinaus und bietet eine All-in-One-Lösung mit umfassenden HR-Funktionen. Neben der Zeiterfassung umfasst die Plattform auch Onboarding, Talentmanagement, Bewerbermanagement, Payroll, Spesenabrechnung, Projektverwaltung und vieles mehr – alles in einer einzigen Software.
Der Anbieter mit Sitz in Spanien und Serverstandort in Frankfurt richtet sich besonders an kleine und mittelständische Unternehmen.
Einfache Navigation und reibungslose Workflows
Die Navigation und Bedienung von Factorial ist sehr intuitiv – insbesondere über die App, die eine Vielzahl an Funktionen sowie einen umfassenden Self-Service-Bereich für Mitarbeitende bietet. Dort können Mitarbeitende beispielsweise Urlaubsanträge einreichen, Schichten tauschen, Schichtpläne einsehen oder auf Dokumente zugreifen und diese digital signieren. Dieser Funktionsumfang wird von Nutzer*innen als besonders leistungsstark bewertet.
Über ein übersichtliches Dashboard – sowohl in der Desktop- als auch in der mobilen Version – erhalten Führungskräfte schnellen Zugriff auf alle relevanten HR-Funktionen. Das Dashboard lässt sich zudem individuell anpassen.
Ein weiterer Vorteil: Ein Großteil der Funktionen und Module von Factorial werden inhouse entwickelt und sind vollständig integriert. Dadurch ist die Software besonders robust, und Workflows laufen stabil und reibungslos.
Zeiterfassung- und Abwesenheitsverwaltung
Mit Factorial lassen sich Arbeitszeiten und Abwesenheiten effizient digital verwalten. Mitarbeitende können sich per App, Browser oder QR-Code ein- und ausstempeln – auch manuelle Eingaben sind möglich. Die erfassten Zeiten lassen sich z. B. für die Lohnabrechnung exportieren (u. a. Excel oder DATEV-kompatibel).
Auch Urlaubsanträge, Krankheitstage oder andere Abwesenheiten können direkt im Self-Service gestellt und von Vorgesetzten digital genehmigt werden. Individuell definierbare Abwesenheitsarten und automatisierte Genehmigungsprozesse erleichtern die Verwaltung.
Zudem liefert die ZEP Alternative übersichtliche Berichte und Statistiken zu Arbeitszeiten, Urlaubskonten und Fehlzeiten – ideal für Planung, Controlling und rechtliche Nachweispflichten.
Über die Zeiterfassung hinaus: Welche sonstigen HR-Funktionen bringt die Software mit?
Da Factorial eine All-in-One-Software ist, erhalten Sie bei Bedarf die volle Palette an HR-Funktionen. Dazu gehören unter anderem:
- Personalverwaltung (wie digitale Personalakte, Vertragsverwaltung, Arbeitszeitkonten)
- Payroll-Funktionen: vorbereitende Gehaltsabrechnung, DATEV-Marktplatz Schnittstellen Partnerschaft sowie Verrechnung von Reisekosten und Spesen.
- Reisekosten- und Spesenmanagement: Digitale Erfassung, Prüfung und Abrechnung von Auslagen.
- Onboarding und Offboarding: Automatisierte Prozesse zur Einstellung und zum Austritt von Mitarbeitenden.
- Talentförderung und Performance Management: Zielverfolgung, Feedbackfunktionen und Schulungsmanagement zur Mitarbeiterentwicklung.
- Kostenkontrolle: Mit Factorial Expenses können auch Firmenkreditkarten verwaltet und Ausgaben kontrolliert werden.
- Umfangreiche HR-Berichte und Analysen zu Fehlzeiten, Mitarbeiterengagement, Performance oder auch Arbeitszeiten.
Sicherheit
Mit Factorial gewährleisten Sie eine hohe Compliance. Die Plattform erfüllt wichtige Sicherheitsstandards wie die ISO 27001-Zertifizierung, SOC 2-Konformität und nutzt eine sichere SSL-Verschlüsselung. Zudem sorgt der Serverstandort in Deutschland für rechtliche Sicherheit und volle Einhaltung der DSGVO.
Preis und Umfang
Die ZEP Alternative Factorial bietet bereits im Basispaket als All-in-One-Lösung die breiteste Palette an Funktionen. Darüber hinaus lässt sich die Lösung flexibel an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen – je nach Branche, Anwendungszweck, Unternehmensgröße und Mitarbeiteranzahl. Die Preise sind auf Anfrage erhältlich.
2. ZEP Alternative Clockodo
Clockodo ist ein deutsches Unternehmen, das eine cloudbasierte Software zur Zeiterfassung anbietet. Das Unternehmen richtet sich vor allem an kleine und mittelständische Unternehmen.
Usability und App
Wie alle hier vorgestellten Zeiterfassungs-Apps überzeugt auch Clockodo durch eine schnelle und intuitive Navigation. Die Anwendung ist sowohl als Webversion als auch für Mobilgeräte verfügbar. Die mobile App ermöglicht es, Zeiten parallel zur Desktop-Nutzung zu erfassen.
Ein Nachteil zeigt sich jedoch bei der Datensicherung: Während Clockodo alle Daten in der Cloud speichert, stehen automatische Backups nur im Enterprise-Tarif zur Verfügung. Nutzer*innen der Basic- oder Pro-Version müssen Backups manuell erstellen, was leicht vergessen werden kann und im Falle eines Datenverlusts ein erhebliches Risiko darstellt.
Zeiterfassung- und Abwesenheitsmanagement
Clockodo bietet umfassende Funktionen rund um die Zeiterfassung und das Abwesenheitsmanagement. Dazu gehören das Erfassen von Arbeitszeiten, Pausen, Überstunden sowie die Verwaltung von Urlaub, Krankheit und weiteren Abwesenheiten. Individuelle Berichte ermöglichen eine Auswertung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten.
Clockodo unterstützt sowohl manuelle Genehmigungsflows als auch automatische Genehmigungen, beispielsweise für regelmäßig stattfindende Homeoffice-Tage.
Eine Zeiterfassung per QR-Code oder Terminal ist allerdings nicht möglich. Dafür bietet die Software verschiedene Integrationsmöglichkeiten mit anderen Tools, um Arbeitsabläufe zu optimieren und Daten nahtlos weiterzugeben. Beispiele hierfür sind Integrationen mit Buchhaltungssoftware wie Lexoffice, Projektmanagement-Tools wie Trello oder Kalendersystemen wie Google Kalender.
Über die Zeiterfassung hinaus: Welche sonstigen HR-Funktionen bringt die Software mit?
Clockodo konzentriert sich klar auf Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement und projektbezogene Arbeitszeiterfassung.
Darüber hinausgehende HR-Funktionen – wie digitale Personalakten, Dokumentenmanagement oder Bewerberverwaltung – bietet die Software nicht. So beschränkt sich die Mitarbeiterverwaltung beispielsweise auf Basisdaten wie Name, Rolle und Zeitzone.
Sicherheit und Datenschutz
Die Software ist DSGVO-konform, das Unternehmen selbst ist jedoch nicht ISO 27001-zertifiziert. Es arbeitet jedoch mit Hosting-Anbietern zusammen, deren Rechenzentren zertifiziert sind.
Ein deutliches Manko: Automatische Backups sind ausschließlich im Enterprise-Tarif enthalten.
Preisgestaltung
Die ZEP Alternative Clockodo bietet drei Preismodelle an: Basic, Pro und Enterprise.
- Basic (5 €): Für grundlegende Zeiterfassung und einfache Projektzuordnung.
- Pro (9 €): Mit erweiterten Funktionen wie Berichten, Urlaubsverwaltung und API-Zugriff.
- Enterprise (12 €): Für größere Teams mit zusätzlichen Features, individueller Beratung und Premium-Support.
3. ZEP Alternative: TimeTac
TimeTac ist ein österreichischer Anbieter von Zeiterfassungssoftware, der umfassende Funktionen für Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement bietet. Die Lösung richtet sich vor allem an mittelständische und große Unternehmen mit komplexeren Anforderungen an Arbeitszeit- und Abwesenheitsverwaltung.
Usability und App
TimeTac ist als cloudbasierte Lösung jederzeit und auf allen Geräten verfügbar – PC, Mac, Smartphone, Tablet und Terminal. Die Software unterstützt verschiedene Arbeitszeiterfassungsmethoden: Mitarbeitende können per Web, mobiler App, Terminal oder wie auch ZEP RFID/NFC-Transponder Zeiten erfassen. Die Synchronisation erfolgt im Gegensatz zu Clockodo in Echtzeit und geräteübergreifend.
Abwesenheits- und Zeiterfassungsfunktionen
Die ZEP Alternative TimeTac bietet seine Funktionen in modularen Bausteinen an, die separat gebucht und bezahlt werden müssen. Das Zeiterfassungsmodul ermöglicht eine genaue Erfassung von Arbeitszeiten, inklusive Kommen, Gehen und Pausen, mit automatischer Berechnung von Soll- und Überstunden. Das Abwesenheitsmodul umfasst Urlaubsverwaltung, Krankmeldungen und weitere Abwesenheitsarten mit Genehmigungsworkflow. Zusätzlich gibt es ein Projektzeiterfassungsmodul zur Erfassung und Auswertung von projektbezogenen Arbeitszeiten.
Alle Module sind mit einer Live-Statusübersicht ausgestattet, die Echtzeitinformationen über die Anwesenheit der Mitarbeitenden liefert. Die automatische Stundenabrechnung berücksichtigt individuelle Arbeitszeitmodelle.
Über die Zeiterfassung hinaus: Welche sonstigen HR-Funktionen bringt die Software mit?
TimeTac bietet einige HR-Funktionen in grundlegender Form an, beispielsweise die Reisezeitverwaltung. Es zeichnet sich durch umfangreiche Integrationen aus, unter anderem mit Schnittstellen zu ERP- und Lohnabrechnungssystemen. Im Gegensatz zu ZEP oder Factorial bietet TimeTac keine Funktionen zur Reisekostenabrechnung oder andere HR-Funktionen. Einige Zusatzfeatures sind jedoch als Add-ons erhältlich, zum Beispiel die Schichtverwaltung.
Sicherheit und Compliance
TimeTac bietet DSGVO-Konformität und arbeitet mit ISO 27001 zertifizierten Hosting-Partnern, besitzt jedoch keine eigene ISO-Zertifizierung, ebenso wenig wie ein SOC 2-Zertifikat. Bei der Zeiterfassung ist TimeTac rechtssicher und erfüllt die gesetzlichen Vorgaben.
Kostenaufwand
TimeTac bietet eine modulare Preisgestaltung: Die Basisgebühr beträgt 17,50 Euro pro Monat und beinhaltet Betrieb, Updates, Support sowie die mobile App.
Die einzelnen Module werden wie bei den anderen Anbietern pro Nutzer*in und Monat berechnet:
Arbeitszeiterfassung kostet 4,40 Euro,
Projektzeiterfassung 8,40 Euro und
Urlaubsverwaltung 2,80 Euro.
Weitere Funktionen wie Terminalfunktionen oder die Multiuser-App sind kostenpflichtig hinzuzbuchbar.
Fazit: Welche ZEP Alternative ist die beste für Ihr Unternehmen?
Die Wahl der richtigen Zeiterfassungssoftware hängt davon ab, welche Funktionen Sie benötigen. Beschränken Sie sich vor allem auf die grundlegenden Zeit- und Abwesenheitsfunktionen, kann Clockodo eine gute Möglichkeit sein – auch wenn es etwas teurer ist. Möchten Sie allerdings verschiedene Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen automatisieren, etwa Payroll oder Bewerbermanagement, lohnt sich eine All-in-One-Lösung wie Factorial. Diese ist oft günstiger, als einzelne Module, Schnittstellen oder Produkte von verschiedenen Anbietern zu kaufen.
Das kann nämlich mühsam sein – bei All-in-One-Lösungen kommt alles aus einer Hand und sorgt für reibungslose Workflows.
Befragen Sie auch Ihre Mitarbeitenden. HR-Mitarbeitende haben oft bereits Erfahrungen mit verschiedenen Softwarelösungen und können Ihnen wertvolle Einblicke geben, welche Software sich durch welche Features auszeichnet.
Außerdem kann die Nutzung einer Demoversion oder Testversion hilfreich sein – sofern angeboten. Bei Factorial können Sie noch heute Ihre Testversion kostenlos buchen und sich von unseren Expert*innen beraten lassen.
Hinweis:
Die auf dieser Seite dargestellten Informationen basieren auf öffentlich zugänglichen Quellen. Die Vergleiche zwischen Factorial und anderen Anbietern dienen ausschließlich der Veranschaulichung der jeweiligen Softwarefunktionen, Preisgestaltung und Funktionalitäten. Alle Angaben zu Funktionen, Preisen und Integrationen können sich jederzeit ohne vorherige Ankündigung ändern. Factorial übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der bereitgestellten Informationen. Wir empfehlen, die jeweiligen Anbieter direkt zu kontaktieren, um die genauesten und aktuellsten Informationen zu erhalten. Alle gesetzlichen Vorschriften des spanischen Wettbewerbs- und Werberechts werden von uns vollständig eingehalten; falls Sie Bedenken haben, können Sie uns gerne kontaktieren. Die dargestellten Vergleiche stellen keine abschließende Bewertung oder Empfehlung für einen Anbieter dar, sondern dienen ausschließlich als Informationsquelle.
