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Abwesenheitsnotiz: Schnelle Anleitung (+Gratis Vorlage)

Abwesenheitsnotiz

„Wo kann ich denn in Outlook die Abwesenheitsnotiz einstellen?” Kommt Ihnen diese Frage bekannt vor? Egal ob Mitarbeiter*innen ganz neu in Ihrem Unternehmen anfangen oder schon lange dabei sind: Irgendwann taucht die Frage nach der Einrichtung einer Abwesenheitsnotiz definitiv auf.

Damit Sie auf der sicheren Seite sind und schnell helfen können, haben wir Ihnen ein paar Tipps und Tricks zusammengestellt.

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Was ist eine Abwesenheitsnotiz?

Es kommt immer wieder vor. Wichtige E-Mails von Kolleg*innen oder Kund*innen werden nicht beantwortet, weil der entsprechende Mitarbeiter kurz vor seinem Urlaubsantritt vergessen hat, eine Benachrichtigung einzurichten. Besonders bei dringenden Deadlines kann dies unangenehme Folgen haben und zu Chaos führen.

Damit genau das nicht passiert, sollten Mitarbeiter*innen unbedingt eine automatische E-Mail einstellen, bevor sie in den Urlaub fahren oder aus anderen Gründen nicht erreichbar sind. Um die Abwesenheit von Mitarbeiter*innen im Blick zu behalten, lohnt es sich die Urlaubsverwaltung klar zu strukturieren und zu kommunizieren.

Wichtigste Inhalte

  • Anrede: Diese hängt vom Ton des Unternehmens und dem Adressaten ab und kann je nachdem förmlicher oder lockerer verfasst werden.
  • Danke: Ein kurzer Dank für die E-Mail gehört immer in die Abwesenheitsnotiz und kann natürlich auch direkt mit der Anrede verbunden werden.
  • Leser: Überlegen Sie sich vorher, ob die E-Mail für Kolleg*innen bestimmt ist oder für Kund*innen. Je nachdem, wer der Adressat ist, sollte der Ton angepasst werden.
  • Zeitraum: Das Enddatum der Abwesenheit bzw. Wiedererreichbarkeit des Arbeitnehmers.
  • Weiterleitung der E-Mail oder andere Infos, was mit der E-Mail passieren wird.
  • Vertretung: Einen Ansprechpartner, der sich in Abwesenheit um die Themen kümmert und an den sich Kund*innen und Kolleg*innen in dringenden Fällen per E-Mail wenden können.
  • Grund der Abwesenheit (ggfs.)
  • Mobile Kontaktmöglichkeiten (wenn vorhanden und gewünscht).
  • International: Wenn Sie oft mit Kund*innen aus dem Ausland zu tun haben, stellen Sie am besten auch eine englische Notiz ein. Wenn Sie mit Kunden aus anderssprachigen Ländern wie Spanien o.ä. zu tun haben, können Sie diese Mail natürlich auch auf Spanisch etc. verfassen.
  • Rückkehr & Alternative: Eine kurze Info, wann Sie sich um die E-Mail kümmern werden oder was alternativ mit dieser passiert. Sie können auch angeben, ab welchem Datum mit einer Rückmeldung gerechnet werden kann.
  • Schluss: Bedanken Sie sich für die Verständnis des Empfängers und vergessen Sie nicht Ihren Namen am Ende.

Achtung: Auch der Betreff sollte nicht vergessen werden. Diesen können Sie ruhig etwas individueller verfassen, damit die Benachrichtigung nicht im E-Mail Wirrwarr verschwindet. Halten Sie diesen aber auf jeden Fall kurz und knapp und bringen Sie auf den Punkt, dass Sie nicht anwesend sind. 

Abwesenheitsnotiz in Outlook: Tipps zur Einrichtung

Outlook bietet mehrere Möglichkeiten eine automatische E-Mail einzurichten. Daher sollte sich der Mitarbeiter fragen, ob er die Benachrichtigung einmalig oder regelmäßig benötigt.

Einmalige Einrichtung

Bei Feiertagen, wenn Sie im Urlaub sind oder kurzzeitig ausfallen, sollten Sie einmalig eine automatische Benachrichtigung verfassen.

Gehen Sie für die einmalige Einrichtung deswegen so vor:

  • Öffnen Sie Outlook und klicken Sie im oberen linken Bereich auf Datei.
  • Unter Kontoinformationen klicken Sie nun auf der rechten Seite auf die Schaltfläche „Automatische Antworten“.
  • Klicken Sie nun auf „automatische Antworten senden“.

Achtung: Sie müssen hier unbedingt das Start sowie Enddatum ihrer Abwesenheit eintragen. Wenn Sie dies vergessen, wird ihre Abwesenheit ohne Enddatum durchgehend versandt.

  • Falls in Ihrem Unternehmen ein lockerer Ton herrscht, sie diesen aber nicht gegenüber den Kunden wählen möchten, wählen Sie zwei unterschiedliche Antworten in den Blöcken „Innerhalb meiner Organisation“ und „Außerhalb meiner Organisation“.

Und nicht vergessen: Benennen Sie auf jeden Fall einen Vertreter. Denn das spart nicht nur Ihren Kolleg*innen, sondern auch möglichen Kunden unnötige Fragerei.

Einrichtung einer Regel

Wenn Arbeitnehmer*innen oft auswärtige Geschäftstermine haben oder in Teilzeit arbeiten ist es sinnvoll eine regelmäßige Nachricht zu verfassen.

Bei der Einrichtung einer regelmäßigen E-Mail gehen Sie so vor:

  • Nachdem Sie auf Datei geklickt haben, klicken Sie auf „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“.
  • Wählen Sie dann eine „neue Regel“ aus.
  • Unter „Regel ohne Vorlage“ erstellen finden Sie den Button „Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden“.
  • Jetzt öffnet sich der Regelassistent. Wählen Sie Konto und Kontoname aus.
  • Nun klicken Sie auf: Diese „mit einer bestimmten Vorlage beantworten“.
  • Nun können Sie noch den Regelnamen eingeben und die Regel aktivieren.

Achtung: Klicken Sie am Ende noch auf Fertigstellen, damit die E-Mail auch wirklich versendet wird.

Einrichtung einer Weiterleitung

Damit Anfragen wichtiger Kunden die nötige Aufmerksamkeit geschenkt werden, sollten Angestellte eine E-Mail Weiterleitung an relevante Kolleg*innen einrichten.

Und das funktioniert so:

  • Gehen Sie wie bei der Einrichtung einer regelmäßigen E-Mail vor.
  • Klicken Sie auf „Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden“.
  • Wenn Sie beim nächsten Schritt „Bedingungen auswählen“ nichts anklicken, werden alle E-Mails weitergeleitet.
  • Im nächsten Schritt klicken Sie im oberen Feld auf „diese an eine öffentliche Person/Gruppe weiterleiten“.
  • Im unteren Feld klicken Sie auf den angezeigten Link „eine Person/öffentliche Gruppe“.
  • Wählen Sie im nächsten Schritt Ihren Vertreter aus.
  • Sie können in den nächsten Schritten noch festlegen, ob einige Nachrichten nicht weitergeleitet werden sollen.
  • Zudem können Sie noch den Namen der Regel festlegen.

Nicht vergessen: Bitte vergessen Sie nicht, die Regel noch zu aktivieren und auf Fertigstellen zu klicken.

Tipp: Testen Sie Ihre E-Mail erst einmal bei Kollegen. So sehen Sie nicht nur, dass die Notiz wirklich ankommt und funktioniert, auch Rechtschreibfehler fallen frühzeitig auf. Bitten Sie dafür einen Kollegen, Ihnen einmal zu schreiben und Ihnen eine Rückmeldung zu geben, ob ihm etwas negatives aufgefallen ist.

Abwesenheitsnotiz Vorlage

Besondere Fälle: Kündigung & Co.

Kündigung

Auch bei einer Kündigung sind Sie dazu angehalten eine Abwesenheitsnotiz einzurichten. Vergessen Sie nicht den Nachfolger für Ihre Tätigkeiten sowie dessen Kontaktdaten anzugeben. Und bitten bleiben Sie sachlich, alles andere macht keinen guten Eindruck.

Übrigens: Wenn Arbeitnehmer*innen gekündigt werden, ist der Arbeitgeber dazu angehalten einmal in die Datenschutz-Grundverordnung zu schauen, da die Personenbezogenen Daten so schnell wie möglich gelöscht werden sollten.

Die Abwesenheitsnotiz für eine Kündigung könnte folgendermaßen aussehen: 

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Mail. Ich bin seit dem … nicht mehr im Unternehmen …tätig und kann Ihre Nachricht daher leider nicht mehr beantworten. Bitte wenden Sie sich an meinen Nachfolger: Name, E-Mail Adresse, Telefonnummer. Ihre E- Mail wird nicht automatisch weitergeleitet.

Mit freundlichen Grüßen

Vorname Nachname

Krankheit

Wenn Arbeitnehmer*innen viel Kundenkontakt haben, macht es Sinn die Abwesenheitsnotiz für eine eventuelle Krankheit schon einmal vorzubereiten. Im Krankheitsfall brauchen Sie diese dann nur noch zu aktivieren und das Enddatum einzutragen. Oft übernehmen dies aber auch die Kolleg*innen.

Apropos: Bei einer Krankmeldung brauchen Sie keine Details Ihrer Abwesenheit anzugeben. Vergessen Sie auch hier nicht einen Ansprechpartner zu nennen, der erreichbar ist.

Wenn Sie für längere Zeit krank sind und noch nicht wissen, wann Sie wiederkommen, können Sie die folgende Vorlage benutzen: 

Hallo und vielen Dank für Ihre E-Mail,

leider bin ich für unabsehbare Zeit nicht erreichbar. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet. Bitte wenden Sie sich an meine Kollegin ….(E-Mail Adresse, Telefonnummer). Sie hilft Ihnen gern weiter.

Mit freundlichen Grüßen

Vorname Nachname

Was Sie nicht vergessen dürfen

„Herr Meier hat gerade angerufen und gefragt wie es mit Thema A. steht. Wo ist denn Kollege Mustermann heute und wer kümmert sich nun?”

Damit Ihre Kollegen nicht ahnungslos vor Kunden stehen, vergessen Sie nicht diese über Ihre Abwesenheit zu informieren. Zudem sollten Sie einen Ansprechpartner benennen, der sich in Ihrer Abwesenheit um Ihre Themen kümmert oder zumindest Auskunft geben kann. Auch wichtige Geschäftspartner und Kunden sollten daher vor einer längeren Abwesenheit kontaktiert werden. Wenn Arbeitnehmer*innen in Elternzeit oder in den Mutterschutz gehen und daher für längere Zeit ausfallen, sollten mehrere Ansprechpartner genannt werden.

Wichtig ist es auch, einem Kollegen vor längerer Abwesenheit Zugriff auf Ihr E-Mail Konto zu geben. So können Kolleg*innen ggfs. Weiterleitungen für die E-Mails einrichten oder auch die Benachrichtigung einstellen.

Sie können die Abwesenheitsnotiz schon einige Stunden vor Ihrer Abreise einstellen, wenn dann noch E-Mails eintreffen, beantworten Sie diese einfach ganz normal. 

Aber Achtung: Verwahren Sie die Passwörter für den E-Mail Account an einem sicheren Ort auf.

Gehen Sie am besten noch einmal die Checkliste durch:

  • Vorgesetzte und Kollegen über die Abwesenheit informiert und über die wichtigsten Aufgaben gebrieft?
  • Ansprechpartner informiert?
  • Wichtige Kunden und Geschäftspartner informiert?
  • Abwesenheitsnotiz eingerichtet?
  • Datum der Rückkehr, Ansprechpartner, Kontaktdaten in die Nachricht eingetragen?
  • Ggfs. Weiterleitung der E-Mails eingerichtet?
  • Geprüft, ob der Text keine Rechtschreibfehler enthält?

Und: Setzen Sie sich nach einer längeren Abwesenheit einen Blocker in Ihrem Kalender um Ihre E-Mails zu beantworten. Überlegen Sie sich vorher, welche E-Mails die wichtigsten sind und daher zuerst beantwortet werden sollten. Lesen Sie sich alle E-Mails mit dem gleichen Thema und Adressatenkreis hintereinander durch, damit Sie den Zusammenhang verstehen und nicht auf eine alte Nachricht antworten. 

Und: Vergessen Sie nicht, die Abwesenheitsnotiz nach Ihrer Rückkehr wieder auszuschalten.

Abwesenheitsnotiz – Diese Fehler sollten Sie nicht machen

Nach mir die Sinnflut – Das sollte nicht Ihr Motto sein, wenn Sie kurz vor Beginn Ihres Urlaubes noch schnell eine Abwesenheitsnotiz einrichten. Die folgenden Fehler sollten Sie besser lassen:

Löschen von Emails Schreiben Sie in der Notiz möglichst nicht, dass Sie die E-Mails nicht lesen oder diese sogar gelöscht werden. 
Details Ihrer Reise Niemand möchte wissen, welche Cocktails Sie die nächsten 2 Tage am Pool trinken werden oder welchen Berg Sie besteigen. Dies führt nicht nur zu missgünstigen Kollegen, sondern kann auch echte Risiken bergen, z.B. Cyberkriminelle können diese Infos für sich nutzen.
Vermeintlich witzige oder provokante Äußerungen Dies kann ggfs. als sehr unprofessionell eingestuft werden und Kund*innen verunsichern.
Telefonnummer angeben Nur wenn Sie auch in Ihrem Urlaub arbeiten möchten, geben Sie die eigene Handynummer an.
Irrelevantes Bilder, Zitate und zu viele Smileys können schnell unseriös wirken, daher sollten Sie genau überlegen, ob diese wirklich benötigt werden.
Zu wenige Informationen Bitte vergessen Sie nicht zumindest anzugeben, in welchem Zeitraum Sie nicht erreichbar sein werden.
Absender vergessen Vergessen Sie nicht, Ihren Namen unter die Abwesenheitsnotiz zu setzen.
Rechtschreibfehler Bitte lesen Sie noch einmal über Ihren Text, bevor Sie die Notiz speichern und lassen Sie ggfs. auch eine*n Kolleg*in drüber lesen.

Gefahren bei der Erstellung einer Abwesenheitsnotiz

Leider können Sie bei der Erstellung von Abwesenheitsnotizen auch auf einige Gefahren stoßen. Die häufigsten Gefahren haben wir für Sie einmal zusammengefasst: 

  • Phishing-Angriffe: Achten sie darauf, welche Art von Informationen Sie in die Notiz mit aufnehmen. So sollten Sie den Urlaubsort o.ä. nicht nennen, diese können von Cyberkriminellen genutzt werden um z.B. die Zahlung an vermeintliche Lieferanten in Auftrag zu geben oder andere Angriffe durchzuführen.
  • Ungepflegtes Adressbuch: Sie bekommen immer nur Mails von denselben Kunden, Lieferanten etc.? Dann sollten Sie die Einstellung tätigen, die Abwesenheitsnotiz nur an diese zu verschicken. Andernfalls sollten Sie versuchen, möglichst wenig Informationen herauszugeben.

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