Die Corona-Pandemie hat ihre Spuren hinterlassen: 2020 ist die Arbeitsproduktivität der Erwerbstätigen in Deutschland auffällig gesunken (Quelle: Statista, 2021). Dabei hängt der Unternehmenserfolg stark mit der Produktivität der Mitarbeiter zusammen. Sämtliche Arbeitsprozesse liegen in den Händen der wohl wichtigsten Ressource, die ein Unternehmen hat: die Arbeitskräfte.
Hier erfahren Sie, wie Sie die Wirtschaftlichkeit berechnen und die Arbeitsproduktivität steigern können.
Inhaltsangabe
Definition: Was ist Arbeitsproduktivität?
Die Arbeitsproduktivität ist eine wichtige Kennzahl, mit der Unternehmen das Verhältnis zwischen dem Ergebnis und der Arbeitsleistung berechnen können. Dabei beschreibt sie neben der Maschinenproduktivität einen Teil der Gesamtproduktivität.
Diese Kennzahlen sind besonders wichtig im Controlling, um Schwachstellen zu erkennen und Maßnahmen zur Optimierung von Arbeitsprozessen zu ergreifen.
Ein hilfreiches Tool, um die Arbeitsproduktivität zu steigern, ist der Arbeitsplan.
Wie lässt sich die Arbeitsproduktivität berechnen?
Anhand einer Formel können Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter berechnen (FTE).
Sie können individuell bestimmen, wie die Arbeitsproduktivität angegeben werden soll und legen eine Größe fest. Das Ergebnis kann pro Stunde oder pro Arbeitstag berechnet werden. Außerdem können Sie die Produktivität pro Mitarbeiter berechnen.
Wichtige Größen für den Arbeitseinsatz, also den Input, sind:
- Fertiggestellte Aufträge oder Produkte in Stückzahl, Gewicht oder Umsatz
- Anzahl der Arbeitskräfte / Mitarbeiter
- Eingesetzte Arbeitstage oder -stunden
Wichtige Größen für das Arbeitsergebnis, also den Output, sind:
- Arbeitsproduktivität in Stückzahlen
- in Umsatz
- in Gewicht
Die Größen können individuell festgelegt werden, solange sie eindeutig messbar sind.
Arbeitsproduktivität Formel
Berechnen lässt sich die Arbeitsproduktivität mit einer einfachen Formel:
| Arbeitsproduktivität = Output (Arbeitsergebnis in Zahlen) / Input (Arbeitseinsatz in Zeit) |
Arbeitsproduktivität am Beispiel
Am besten lässt sich die Berechnung anhand von Beispielen veranschaulichen.
Produktion: Output in Stückzahl
Bei einem Tapetenhersteller arbeiten 50 Mitarbeiter. Im vergangenen Jahr wurden 80.000 Rollen Tapete produziert.
Berechnung der Arbeitsproduktivität pro Mitarbeiter:
Output = 80.000
Input = 50
80.000 / 50 = 1600
Die Arbeitsproduktivität pro Mitarbeiter beträgt also 1600 Rollen Tapete pro Jahr.
Vertrieb: Output in Umsatz
In einem Vertrieb mit sechs Mitarbeitern wird ein monatlicher Umsatz von 350.000 Euro erwirtschaftet. Ein Monat entspricht 20 Arbeitstagen.
Berechnung der Arbeitsproduktivität pro Mitarbeiter:
Schritt 1: Berechnung des Arbeitseinsatzes (Input)
6 (Mitarbeiter) x 20 (Arbeitstage) = 120 (Arbeitstage)
Output = 350.000
Input = 120
Schritt 2: Berechnung der Arbeitsproduktivität der Gesamtheit der Mitarbeiter
350.000 / 120 = 2916,7
2916,7 Euro Umsatz pro Tag
Schritt 2: Berechnung der Arbeitsproduktivität pro Mitarbeiter
2916,70 / 6 = 486,12 Euro Umsatz pro Tag pro Mitarbeiter
Wieso ist die Berechnung der Arbeitsproduktivität sinnvoll?
Wir lernen: Die Kennzahl der Arbeitsproduktivität lässt sich also recht einfach ermitteln. Sie können Mitarbeiter und Zeiträume miteinander vergleichen, wenn die Arbeitsproduktivität über einen längeren Zeitraum regelmäßig ermittelt wird. Dennoch sollten Sie die Zahl nicht überbewerten, da einige Faktoren außen vor bleiben.
Zum einen wird die Qualität der Arbeit nicht berücksichtigt. Aus der Zahl lässt sich nämlich nicht erkennen, ob ein Produkt oder eine Dienstleistung fehlerfrei ist.
Auch wenn ein Mitarbeiter auf dem Papier mehr Tapetenrollen produziert hat, heißt es nicht automatisch, dass dieser auch bessere Arbeit geleistet hat. Ist die Anzahl der Produktionsfehler hoch, müssen Waren gegebenenfalls ausgetauscht oder neu produziert werden.
Auch die Auftragslage wird nicht mit einbezogen. Treten saisonale Auftragsschwankungen auf, sinkt automatisch auch die Arbeitsproduktivität. Seien Sie also vorsichtig mit voreiligen Rückschlüssen und Maßnahmen.
Wichtig: Um diese Kennzahl sinnvoll zu nutzen, muss diese immer im Kontext gelesen und in Kombination mit weiteren Kennzahlen betrachtet werden. Nur so können Sie verlässliche Aussagen zur Arbeitsproduktivität und Kapitalproduktivität treffen. Ein HR Analytics Prozess kann ebenfalls dabei helfen, Kennzahlen besser zu analysieren und zu verstehen.
Gründe für eine sinkende Arbeitsproduktivität
Stellen Sie fest, dass die Arbeitsproduktivität über einen bestimmten Zeitraum sinkt, müssen Sie herausfinden, wo die Ursachen liegen.
Welche Gründe können für die abflachende Produktivität der Mitarbeiter vorliegen? Gibt es Probleme im Team? Hat eine Umstrukturierung stattgefunden? Spielen andere Faktoren eine Rolle? Die Gründe können vielfältig sein und oft liegt eine sinkende Produktivität auch an mehreren Faktoren.
Einige mögliche Ursachen können sein:
- Probleme im Team: Oft lässt sich ein Rückgang der Arbeitsproduktivität auf Unstimmigkeiten im Team zurückführen. Ein schlechtes Arbeitsklima sorgt dafür, dass der Zusammenhalt schrumpft und man sich im Team nicht unterstützt. Wer nicht am gleichen Strang zieht, kann die gewünschten Ergebnisse auch nicht gemeinsam erreichen. Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern und bieten Sie Lösungsvorschläge an.
- Probleme in der Produktion: Defekte Maschinen, verzögerter Kundenkontakt, Wartungen – all das macht sich in den Kennzahlen bemerkbar.
- Langsame Arbeitsweise: Wenn keine anderen Ursachen für den Rückgang des Outputs infrage kommen, kann die sinkende Produktivität auch einfach mit einer langsameren Arbeitsweise zusammenhängen. Dann gilt es zu analysieren, warum Mitarbeiter langsamer arbeiten als zuvor. Führen Sie ein offenes Gespräch mit Ihren Mitarbeitern, um der Ursache auf den Grund zu gehen.
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10 Tipps: Arbeitsproduktivität steigern
Nachdem Sie die Ursachen für eine niedrigere Produktivität herausgefunden haben, können Sie geeignete Maßnahmen ergreifen, um diese wieder anzukurbeln. Folgende Tipps können dabei hilfreich sein.
(1) Sorgen Sie dafür, dass Pausenzeiten eingehalten werden.
Im Laufe eines Arbeitstages sinkt die Konzentration. In den Pausen können Mitarbeiter sich regenerieren und neue Energie sammeln, um anschließend wieder fokussiert weiterarbeiten zu können.
(2) Sorgen Sie für eine klare Prioritätenliste
Klären Sie die Prioritäten im Arbeitsalltag und für bestimmte Projekte. So verschwenden Mitarbeiter keine Zeit mit weniger wichtigen Aufgaben.
(3) Bieten Sie flexible Arbeitszeitmodelle an
Flexible Arbeitszeiten ermöglichen es Mitarbeitern, ihre Arbeitszeiten an ihre Lebensumstände anzupassen. Gerade Eltern mit kleinen Kindern oder pflegebedürftigen Familienmitgliedern können sich durch flexible Arbeitszeitmodelle Zeit und Raum zum Arbeiten schaffen, wenn es in Ihren Alltag passt. Sie arbeiten dann oft motivierter und effektiver.
(4) Stärken Sie die Mitarbeiterbindung
Mitarbeiter, die länger im Unternehmen arbeiten, arbeiten in der Regel auch produktiver. Sie kennen die Abläufe, machen weniger Fehler und bringen eigene Ideen und Verbesserungsvorschläge ein.
(5) Drücken Sie Ihre Wertschätzung aus
Lob wirkt motivierend. Mitarbeiter, die sich und ihre Arbeit wertgeschätzt fühlen, sind motivierter, auch weiterhin gute Leistung zu erbringen.
(6) Optimieren und automatisieren Sie Arbeitsprozesse
Einige Aufgaben können mit Softwares leicht automatisiert werden. Ihre Mitarbeiter können sich dann wieder auf die wichtigen Aufgaben fokussieren.
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Häufige Fragen und Antworten
Was bedeutet Arbeitsproduktivität?
Die Arbeitsproduktivität ist eine wichtige Kennzahl, mit der Unternehmen das Verhältnis zwischen dem Ergebnis und der Arbeitsleistung berechnen können. Dabei beschreibt sie neben der Maschinenproduktivität einen Teil der Gesamtproduktivität.
Wie kann man Arbeitsproduktivität messen?
Sie können individuell bestimmen, wie die Arbeitsproduktivität angegeben werden soll und legen eine Größe fest. Das Ergebnis kann pro Stunde oder pro Arbeitstag berechnet werden. Außerdem können Sie die Produktivität pro Mitarbeiter berechnen. Man unterscheidet zwischen Messwerten für den Arbeitseinsatz (Input) und für das Arbeitsergebnis (Output).
Mit welcher Formel kann ich die Arbeitsproduktivität berechnen?
Die Arbeitsproduktivität lässt sich mit dieser Formel berechnen: Arbeitsproduktivität = Output (Arbeitsergebnis in Zahlen) / Input (Arbeitseinsatz in Zeit).
Wie kann ich die Arbeitsproduktivität steigern?
Drücken Sie Ihre Wertschätzung aus: Lob wirkt motivierend. Mitarbeiter, die sich und ihre Arbeit wertgeschätzt fühlen, sind motivierter auch weiterhin gute Leistung zu erbringen.
