Arbeitsplan: Tipps und Tricks beim Erstellen

Fällt Ihr Unternehmen in den Bereich des Maschinenbaus oder der Elektrotechnik? Dann ist Ihnen der Begriff Arbeitsplan, oftmals auch als Fertigungsplan bekannt, sicherlich nicht fremd. 

Doch auch in anderen Branchen, in denen Schritt-für-Schritt-Anleitungen nötig sind, kommen Sie zum Einsatz, wie beispielsweise in der Gastronomie. Diese Pläne können eine enorme Hilfe, ja teilweise unentbehrlich für Ihr Unternehmen sein.

In diesem Blogeintrag möchten wir die Vorteile eines Arbeitsplans erläutern und Tipps und Tricks für die Erstellung eines solchen liefern.

• Arbeitsplan: Definition
• Welche Arten von Arbeitsplänen gibt es? 
• Anwendungsmöglichkeiten eines Arbeitsplans 
• Arbeitsplan erstellen
• Tipps bei der Erstellung

Arbeitsplan: Definition

Definiert ist ein Arbeitsplan als betriebswirtschaftliches Instrument in der arbeitsplatzorientierten Fertigung. Was heißt das konkret?

Ein Arbeitsplan ist eine strukturierte Anleitung für einen Fertigungsprozess bzw. für einen bestimmten Arbeitsablauf. Deshalb wird der Arbeitsplan oftmals auch Fertigungsplan genannt. 

Der Arbeitsplan kann unter anderem die Form einer technischen Zeichnung oder auch einer Schritt-für-Schritt-Anleitung annehmen – je nach Branche und Produkt. In dem Plan sind die Aufgaben der Arbeitsplanung dargestellt. 

Wozu dient ein Arbeitsplan?

Ein Arbeitsplan dient dazu, die einzelnen Arbeitsschritte und ihre Reihenfolge abzubilden, die für einen Arbeitsdurchlauf nötig sind. Es handelt sich hierbei also um ein Dokument, das den Beschäftigten zur Orientierung im Durchführen bestimmter Aufgaben und ähnlicher Vorgänge dient.

Er legt somit fest, welche Arbeitsvorgänge durchgeführt werden müssen, damit ein Unternehmen ein bestimmtes Ziel erreicht – z. B. ein fertiges Produkt.

Ein Arbeitsplan enthält in der Regel alle relevanten Informationen in einem Produktdurchlauf. 

Dazu gehören:

• Produkt, das gefertigt werden soll bzw. Aufgabe, die erledigt werden soll, z. B. das Schreiben einer Pressemitteilung
• einzelne Schritte der Arbeitsvorgänge sowie genau Details der einzelnen Tätigkeiten
• Arbeitsmittel und Materialien, die im Arbeitsprozess gebraucht werden
• organisatorische Informationen, z. B. arbeitsplatzspezifische Hinweise
• Zuständigkeiten
• Arbeitsplatz
• Produktionsdauer

Unterschied Stückliste 

Im Gegensatz zum Arbeitsplan enthält die Stückliste alle Einzelteile und Mengenangaben, die für die Erstellung eines bestimmten Produktes gebraucht werden. Beide hängen allerdings insofern zusammen, dass bei den einzelnen Arbeitsvorgängen in bestimmten Branchen auf die Stückliste zurückgegriffen wird.

Unterschied Fertigungsplan

Wie bereits erwähnt, ist der Arbeitsplan auch häufig als Fertigungsplan bekannt. Die beiden Typen unterscheiden sich allerdings voneinander. Ein Fertigungsplan ist eine Unterart eines Arbeitsplans.

• Der Fertigungsplan wird vom Unternehmen zentral und absolut vorgegeben.
• Der Arbeitsplan wird meist von Fachkräften individuell für bestimmte Projekte und/oder Produkte erstellt.

Neben einem Fertigungsplan gibt es aber noch weitere Unterscheidungsmerkmale bei Arbeitsplänen bzw. verschiedene Arten eines solchen.

Welche Arten von Arbeitsplänen gibt es? 

Arbeitsplan ist nicht gleich Arbeitsplan. Sie können sich u. a. in ihrer Form, ihrem Inhalt und ihres Übertragungsgrades voneinander unterscheiden. Außerdem werden sie anhand unterschiedlicher Kriterien kategorisiert.

1. Arbeitspläne werden so zum Beispiel aufgrund ihrer Übertragung und ihrem Individualitätsgrad kategorisiert. Hier lassen sich folgende 3 Typen nennen:

• Standardarbeitsplan: Dieser kommt vor allem bei Standardverfahren zum Einsatz und findet daher wiederholt Anwendung.
• Alternativarbeitsplan: Hierbei handelt es sich um einen Arbeitsplan für dasselbe Produkt, bei dem allerdings eine andere Vorgehensweise angewendet wird.
• Variantenarbeitsplan: Handelt es sich um verschiedene Varianten eines Produktes, kommt ein Variantenarbeitsplan zum Einsatz.

2. Darüber hinaus werden Arbeitspläne aufgrund ihres unterschiedlichen Objekts kategorisiert. So gibt es also neben dem Arbeitsplan für ein Produkt noch weitere Arten, für die Arbeitspläne erstellt werden:

• Teilfertigung/Teilprodukte
• Montage
• Instandhaltung
• Qualitätssicherung

Natürlich sind dies nur Beispiele. Ein Arbeitsplan kann z. B. auch im Büro zum Einsatz kommen und erklären, wie man ein Presseschreiben erstellt, auf welche Formalien es ankommt oder wo dieses abgelegt und veröffentlicht werden muss.

3. Schließlich werden Arbeitspläne noch auf Planungsbasis unterteilt:

• Neuplanung

Hierbei handelt es sich um einen Arbeitsplan für ein komplett neues Produkt oder einen komplett neuen Arbeitsvorgang. Die Erstellung eines solchen Arbeitsplanes dauert am längsten, da hier alle Daten und Dokumente neu zusammengetragen werden müssen.

• Ähnlichkeitsplanung

Die Basis dieses Arbeitsplans ist ein ähnliches, bereits existierendes Produkt oder eine ähnliche Aufgabe.

• Wiederholungsplanung

Bei der Wiederholung einer identischen Aufgabe bzw. eines bestimmten Produktes wird auf einen identischen Arbeitsplan zurückgegriffen. Er kann im Detail abgeändert werden. 

Anwendungsmöglichkeiten eines Arbeitsplans

Welche Funktion hat ein Arbeitsplan?

Ein gut erstellter und strukturierter Arbeitsplan bietet Ihrem Unternehmen viele Vorteile. Er kann auf vielfältige Weise im Unternehmen eingesetzt werden.

• Wie bereits erwähnt, dient der Arbeitsplan als Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Beschäftigten.
• Er kann eine Unterstützung bei der Termin- und Kapazitätsplanung sein.
• Er unterstützt die Personalabteilung in der Personalplanung. Auf Grundlage des Arbeitsplans lassen sich Arbeitszeiten besser kalkulieren und Dienstpläne effizienter gestalten.
• Arbeitsprozesse können optimiert und die Effizienz gesteigert werden.
• Er vereinfacht Übergaben oder Vertretungen, z. B. im Krankheitsfall.
• Bei einem Betrieb mit Akkordarbeit kann auf Grundlage eines Arbeitsplans der Akkordlohn berechnet werden.
• Dient der Vor- und Nachkalkulation von Kosten.
• Arbeitsabläufe werden standardisiert. Das sorgt für eine gleichbleibende Qualität.

Arbeitsplan erstellen

Nach all den vielen theoretischen Hinweisen soll es nun in die Praxis gehen.

Wie wird ein Arbeitsplan erstellt? Worauf müssen Sie achten? Wie ist ein Arbeitsplan aufgebaut?

Tipp! Erstellen Sie Arbeitspläne frühzeitig. Das gibt Ihrem Unternehmen nicht nur Planungssicherheit, sondern offenbart sogar mögliche Probleme wie beispielsweise Lieferschwierigkeiten, für die so noch rechtzeitig eine andere Lösung gesucht werden kann.

Wichtig! Wenn ein Arbeitsplan Auswirkungen auf die Arbeitszeiten der Beschäftigten hat, muss dies rechtzeitig angekündigt werden. Das geht aus dem § 12 des TzBfG hervor, auf den sich Rechtsurteile immer wieder berufen. Hiernach müssen Änderungen der Arbeitszeit mindestens 4 Tage im Voraus angekündigt werden.

Aufbau 

Ein Arbeitsplan setzt sich zusammen aus:

• Kopfteil

Hier gehören alle Informationen hinein, die zur Identifizierung und Kennzeichnung des Produktes dienen, d.h. also Titel/Name des Produktes oder des Arbeitsvorgangs, aber auch beispielsweise Artikelnummer, Auftragsnummer, Kostenstelle, zuständige Abteilung, ggf. Sicherheitshinweise.

• Hauptteil

Im Hauptteil werden dann meist in tabellarischer Form die einzelnen Arbeitsschritte aufgelistet und beschrieben. Dazu gehören also Elemente wie die genaue Reihenfolge der Arbeitsschritte, zu verwendenden Materialien, benötigte Zeit oder auch der Arbeitsplatz.

Beispiel

Wie sieht ein Arbeitsplan aus?

Für einen besseren Überblick haben wir unten stehend beispielhaft einen sehr vereinfachten Arbeitsplan für Sie erstellt. Dieser zeigt, wie Arbeitspläne auch über den klassischen Bereich des Maschinenbaus und der Elektrotechnik hinaus sehr relevant sind und vielfach eingesetzt werden.

Tipps bei der Erstellung

1. Zielorientiert: Überlegen Sie sich im Vorfeld den Zweck des Arbeitsplanes. Wobei soll er Sie unterstützen? Was wollen Sie mit ihm erreichen? Was soll er für Fragen beantworten?
2. Gut vorbereitet: Einholung aller wichtigen und notwendigen Informationen, Dokumente sowie Aufarbeitung vorheriger Probleme.
3. Realismus: Es ist gut, sich immer wieder neue und hohe Ziele zu stecken. Bleiben Sie dabei jedoch realistisch. Arbeitspläne können immer wieder modifiziert werden.
4. Zuständigkeiten: Sie bestimmen, wo die Verantwortlichkeiten für ein Produkt bzw. einen Arbeitsvorgang liegen. Stellen Sie sicher, dass Zuständigkeiten klar sind, damit die Umsetzung des Arbeitsplans reibungslos funktioniert.
5. Puffer: Bauen Sie Puffer für etwaige auftretende Eventualitäten und Probleme ein. Es ist immer gut, einen Plan B oder C zu haben!
6. Verständlichkeit: Schreiben Sie einen Arbeitsplan so, dass die jeweiligen Mitarbeitenden ihn auch verstehen. Bleiben Sie dabei konkret und übersichtlich. Niemandem ist geholfen, wenn für die Entschlüsselung des Arbeitsplanes wertvolle Zeit verloren geht.

Sie können einen Arbeitsplan von Grund auf neu erstellen. Hierzu eignen sich die Programme Word oder Excel sehr gut. Sie können aber auch Arbeitsplan-Vorlagen nutzen.  

Tipp! Nicht immer ist ein aufwändig erstellter Arbeitsplan notwendig. Manchmal ist weniger mehr und eine einfache Liste erstellt mit Word reicht aus. In anderen Fällen, also bei komplizierten Arbeitsvorgängen, ist es möglicherweise besser, auf ein Tool zurückzugreifen, damit die Übersicht trotz vieler Information nicht verloren geht.

Auch im Internet haben Sie die Auswahl aus einer Vielzahl von Vorlagen, die Sie oftmals kostenlos herunterladen und auf Ihre Zwecke anpassen können. Nutzen Sie hierzu eine Arbeitsplan Vorlage als Word Dokument oder eine Arbeitsplan Vorlage PDF. 

Fazit:

Arbeitspläne sind ein nützliches und teilweise unabdingbares Instrument eines Unternehmens. Unsere Tipps haben gezeigt, dass gute Vorbereitung, Strukturierung und die Reduktion auf das Wesentliche das A und O bei der Erstellung eines Arbeitsplanes sind. Nur dann kann ein Arbeitsplan helfen, die Arbeitsproduktivität nachhaltig zu steigern. Auch bei der Ermittlung Ihrer Mitarbeiterkapazität (Vollzeitäquivalent) kann ein Arbeitsplan behilflich sein.  

Arbeitspläne können darüber hinaus sinnvoll und hilfreich in Branchen sein, in denen sie bisher noch nicht so etabliert sind. Manchmal ist den einzelnen Abteilungen gar nicht bewusst, dass sie bereits mit einfachen Arbeitsplänen arbeiten. Der Ausbau dieser Grundlagen und die Professionalisierung von Arbeitsplänen kann Ihrem Unternehmen nur zugutekommen!

Verwalten Sie mit Factorial jedes Dokument Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter*innen mit dem Dokumentenmanagement legen Sie Mitarbeiterberechtigungen fest.