Arbeitszeitmodelle im Überblick: Das sollten Sie wissen

Ob Teilzeit, Homeoffice, Gleitzeit oder Außendienst – flexible Arbeitszeiten erfordern eine ebenso flexible und gesetzeskonforme Zeiterfassung. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Besonderheiten bei verschiedenen Modellen gelten und wie digitale Systeme Unternehmen dabei unterstützen können.

Das Wichtigste in Kürze

1. Verschiedene Arbeitszeitmodelle erfordern angepasste Zeiterfassungssysteme. Digitale Zeiterfassungssoftware ermöglicht eine effiziente Erfassung der Arbeitszeiten, unabhängig davon, ob Mitarbeiter in Teilzeit, im Homeoffice oder im Außendienst tätig sind.
2. Vertrauensarbeitszeit und Gleitzeit bieten Flexibilität, erfordern jedoch eine genaue Zeiterfassung. Unternehmen müssen sicherstellen, dass Überstunden dokumentiert und gesetzliche Höchstarbeitszeiten eingehalten werden.
3. Die Zeiterfassung im Homeoffice stellt eine Herausforderung dar, da klassische Methoden wie Stundenzettel oft unzuverlässig sind.

Disclaimer: Aus SEO-Gründen verzichten wir in diesem Text auf das Gendern. Es sind alle Geschlechter mitgemeint.

Was sind flexible Arbeitszeitmodelle?

Bei der Arbeitszeiterfassung gibt es viele wichtige Aspekte zu beachten. Zunächst müssen Personaler und Unternehmen die rechtlichen Grundlagen kennen und sich anschließend über verschiedene Zeiterfassungssysteme informieren. Doch hier hört es noch nicht auf – auch flexible Arbeitszeitmodelle sollten berücksichtigt werden.

Nicht alle Ihre Mitarbeiter arbeiten in Vollzeit (Midijobber/Leiharbeit/ kurzfristige Beschäftigung/Kurzarbeit/ Altersteilzeit/Brückenteilzeit) oder sind durchgängig im Büro. Besonders hybride Arbeit wird immer beliebter. Oder: Womöglich haben Sie Angestellte in Teilzeit, Mitarbeiter auf Minijob-Basis oder Angestellte, die von Zuhause oder im Außendienst arbeiten. Wie können sie die Zeiterfassung trotz unterschiedlicher Arbeitszeitmodelle umsetzen?

Welche Arbeitszeitmodelle gibt es?

Wir haben hier alle wichtigen Informationen zu den flexiblen Arbeitszeitmodellen zusammengestellt, um genau diese Frage zu beantworten.

Vertrauensarbeitszeit

Bei der Vertrauensarbeitszeit handelt es sich um ein flexibles Arbeitszeitmodell, welches auf dem Vertrauen des Unternehmens gegenüber dem Mitarbeiter basiert. Hier ist es nicht ausschlaggebend, dass Arbeitnehmer bestimmte Arbeitszeiten einhalten, sondern sie können selbst bestimmen, wann sie arbeiten. Der Fokus liegt demnach eher auf dem Arbeitsergebnis, als auf den genauen Arbeitszeiten.

Doch auch hier muss der Arbeitgeber einige Regeln beachten und die gesetzlichen Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes erfüllen. Dazu gehört zum Beispiel das Aufzeichnen von Überstunden, die Einhaltung der Höchstarbeitszeiten von 10 Stunden und gesetzlich festgelegte Ruhezeiten von mindestens 11 Stunden zwischen zwei Arbeitstagen.

Home-Office

Die Remote Work, bzw. Arbeit im Home-Office ist eines der flexiblen Arbeitszeitmodelle, das immer beliebter wird. Mit diesem Trend stellen sich viele Unternehmen die Frage, wie sie die korrekte Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter auch aus der Ferne gewährleisten können.

Hierfür gibt es zahlreiche Optionen, wie zum Beispiel die Nutzung von Stundenzetteln, den Einsatz von Chatbots oder die Nutzung einer Zeiterfassungssoftware wie der von Factorial. Bei der Verwendung von Stundenzetteln kommt es allerdings häufig dazu, dass Mitarbeiter vergessen, diese auszufüllen und von der Personalabteilung daran erinnert werden müssen. Außerdem ist die Anfälligkeit auf Verluste des Zettels sehr hoch.

Bei einer Zeiterfassungssoftware ist es wichtig, dass diese über ein Employee-Self-Service verfügt, idealerweise auch über eine mobile App. Die Arbeitszeiten sind so immer auf dem neusten Stand und Personaler haben jederzeit einen Überblick darüber, ob die Mitarbeiter im Home-Office ihre Stunden und Pausenzeiten einhalten.

Teilzeit

Angestellte in Teilzeit unterscheiden sich von den Mitarbeitern in Vollzeit nur anhand der wöchentlichen Arbeitsstunden bzw. – tagen. Bezüglich der Zeiterfassung gelten allerdings die gleichen Regelungen. Unternehmen müssen ebenso die Überstunden ihrer Angestellten in Teilzeit erfassen, wie es das Arbeitszeitgesetz für andere flexible Arbeitszeitmodelle vorsieht.

Dabei eignet sich am besten ein System, in welchem die täglichen Soll-Stunden der Mitarbeiter eingetragen werden können. So werden automatisch alle zusätzlichen Stunden, die über diese vereinbarte Arbeitszeit hinausgeht, erfasst. Das System kann dann die Ist- mit den Soll-Stunden abgleichen.

Auch Minijobber gelten als Mitarbeiter in Teilzeit. Für sie gilt laut § 17 des Mindestlohngesetzes sogar eine generelle Aufzeichnungspflicht – also eine Erfassung des Beginns, des Endes und der Dauer der täglichen Arbeitszeit, nicht nur der Überstunden.

Ebenso gelten bezüglich der gesetzlichen Pausenzeiten und den Ruhezeiten die gleichen Regelungen für Teilzeitkräfte, wie für Vollzeitkräfte. So müssen Teilzeitkräfte, die 8 Stunden am Tag arbeiten, ebenfalls eine Pause von mindestens 30 Minuten machen. Auch die Ruhezeit von 11 Stunden muss unbedingt eingehalten werden, auch wenn der Arbeitnehmer zwei Jobs hat.

Gleitzeit

Bei dem Modell der Gleitzeit gibt es eine Kernarbeitszeit, in welcher die Mitarbeiter arbeiten müssen, aber der genaue Beginn und das Ende sind flexibel und den Mitarbeitern selbst überlassen, solange sie Ihre Sollarbeitszeit erfüllen.

Das Zeiterfassungssystem kann auch bei der Gleitzeit individuell, je nach Anforderung des Unternehmens gewählt werden. Rechtlich müssen auch hier bisher nur die Überstunden erfasst werden. Inwiefern die Umsetzung der Zeiterfassungspflicht gemäß dem EuGH-Urteils umgesetzt wird, ist bisher noch unklar.

Vor allem bei der Gleitzeit bietet es sich an, ein Arbeitszeitkonto zu führen, in welchem alle Überstunden der Mitarbeiter gesammelt werden. Auf diese Weise können Unternehmen immer im Blick behalten, ob Mitarbeiter ihre Stunden in der Gleitzeit erfüllen oder unter Umständen sogar ihre Überstunden abbauen müssen.

Außendienst

Auch Mitarbeiter im Außendienst müssen Ihre Arbeitszeiten, bzw. Ihre geleisteten Überstunden erfassen. Vor allem aber für die Bezahlung, Abrechnung und das interne Controlling empfiehlt es sich für Unternehmen, auf eine korrekte Arbeitszeiterfassung im Außendienst zu achten.

Alles in allem sollte die Zeiterfassung für alle Arbeitszeitmodelle gewährleistet sein.

Welche Vorteile bieten flexible Arbeitszeitmodelle?

Flexible Arbeitszeitmodelle bringen Vorteile für beide Seiten: Unternehmen und Mitarbeiter profitieren gleichermaßen von einem Arbeitsalltag, der sich an wechselnde Anforderungen anpassen lässt.

Für Arbeitgeber bedeutet das vor allem eines: mehr Spielraum. Wenn Arbeitszeiten variabel gestaltet werden können, lässt sich die Einsatzplanung besser auf Auftragslage, Saison oder kurzfristige Engpässe abstimmen. Besonders in Branchen mit schwankendem Arbeitsvolumen – etwa in der Gastronomie, Logistik oder im Handel – ermöglicht das eine effizientere Ressourcennutzung und verhindert unnötige Leerlaufzeiten.

Aufseiten der Mitarbeiter steht vor allem die bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben im Mittelpunkt. Wer seine Arbeitszeit zumindest teilweise selbst steuern kann, gewinnt an Autonomie. Ob frühe Schicht, später Start oder flexible Pausengestaltung: Wer seine Leistung dann erbringen kann, wenn es am besten zum individuellen Tagesrhythmus passt, arbeitet oft konzentrierter und zufriedener.

Flexible Zeiterfassung mit Factorial

Ganz gleich, ob Gleitzeit, Schichtarbeit oder Vertrauensarbeitszeit: Ein modernes Arbeitszeitmodell erfordert eine ebenso flexible wie rechtssichere Zeiterfassung. Genau hier setzt das Zeiterfassungstool von Factorial an. Mitarbeitende können sich ganz einfach über den Clock-in-Bereich ein- und ausstempeln – per App oder am Desktop. Ob im Homeoffice, unterwegs oder im Büro: Die Arbeitszeit wird automatisch gesetzeskonform erfasst – inklusive Pausenregelung und Arbeitszeitgesetz.

Häufige Fragen und Antworten

Wie funktioniert die Zeiterfassung bei Vertrauensarbeitszeit?

Bei der Vertrauensarbeitszeit handelt es sich um ein flexibles Arbeitszeitmodell, welches auf dem Vertrauen des Unternehmens gegenüber dem Mitarbeiter basiert. Hier ist es nicht ausschlaggebend, dass Arbeitnehmer bestimmte Arbeitszeiten einhalten, sondern sie können selbst bestimmen, wann sie arbeiten. Der Fokus liegt demnach eher auf dem Arbeitsergebnis, als auf den genauen Arbeitszeiten. Doch auch hier muss der Arbeitgeber einige Regeln beachten und die gesetzlichen Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes erfüllen.

Wie funktioniert die Zeiterfassung im Home Office?

Die Remote Work, bzw. Arbeit im Home-Office gewinnt immer mehr an Beliebtheit.  Zur Zeiterfassung gibt es zahlreiche Optionen, wie zum Beispiel die Nutzung von Stundenzetteln, den Einsatz von Chatbots oder die Nutzung einer Zeiterfassungssoftware. Bei der Verwendung von Stundenzetteln kommt es allerdings häufig dazu, dass Mitarbeiter vergessen, diese auszufüllen und von der Personalabteilung daran erinnert werden müssen. Außerdem ist die Anfälligkeit auf Verluste des Zettels sehr hoch.

Wie funktioniert die Zeiterfassung bei Gleitzeit?

Bei dem Modell der Gleitzeit gibt es eine Kernarbeitszeit, in welcher die Mitarbeiter arbeiten müssen, aber der genaue Beginn und das Ende sind flexibel und den Mitarbeitern selbst überlassen, solange sie Ihre Sollarbeitszeit erfüllen. Das Zeiterfassungssystem kann auch bei der Gleitzeit individuell, je nach Anforderung des Unternehmens gewählt werden. Vor allem bei der Gleitzeit bietet es sich an, ein Arbeitszeitkonto zu führen, in welchem alle Überstunden der Mitarbeiter gesammelt werden. So können Unternehmen immer im Blick behalten, ob Mitarbeiter ihre Stunden in der Gleitzeit erfüllen oder unter Umständen sogar ihre Überstunden abbauen müssen.

Wie funktioniert die Zeiterfassung im Außendienst?

Auch Mitarbeiter im Außendienst müssen Ihre Arbeitszeiten, bzw. Ihre geleisteten Überstunden erfassen. Vor allem aber für die Bezahlung, Abrechnung und das interne Controlling empfiehlt es sich für Unternehmen alle Arbeitsstunden der Außendienstmitarbeiter zu erfassen. Dabei ergeben sich für Personaler häufig Fragen, wie zum Beispiel: Was zählt tatsächlich zur Arbeitszeit? Oder: Welches ist die effizienteste Möglichkeit für die Zeiterfassung, wenn der Mitarbeiter ständig unterwegs ist?