Bei der Arbeitszeiterfassung gibt es viele wichtige Aspekte zu beachten. Zunächst müssen Personaler und Unternehmen die rechtlichen Grundlagen kennen und sich anschließend über verschiedene Zeiterfassungssysteme informieren. Doch hier hört es noch nicht auf – auch Arbeitszeitmodelle sollten berücksichtigt werden.
Nicht alle Ihre Mitarbeiter arbeiten in Vollzeit (Midijobber/Leiharbeit/ kurzfristige Beschäftigung/Kurzarbeit/ Altersteilzeit/Brückenteilzeit) oder sind durchgängig im Büro. Besonders hybride Arbeit wird immer beliebter. Oder: Womöglich haben Sie Angestellte in Teilzeit, Mitarbeiter auf Minijob-Basis oder Angestellte, die von Zuhause oder im Außendienst arbeiten. Wie können sie die Zeiterfassung trotz unterschiedlicher Arbeitszeitmodelle umsetzen?
Wir haben hier alle wichtigen Informationen zu den verschiedenen Arbeitszeitmodellen zusammengestellt, um genau diese Frage zu beantworten.
Inhaltsangabe
Zeiterfassung bei Vertrauensarbeitszeit
Bei der Vertrauensarbeitszeit handelt es sich um ein flexibles Arbeitszeitmodell, welches auf dem Vertrauen des Unternehmens gegenüber dem Mitarbeiter basiert. Hier ist es nicht ausschlaggebend, dass Arbeitnehmer bestimmte Arbeitszeiten einhalten, sondern sie können selbst bestimmen, wann sie arbeiten. Der Fokus liegt demnach eher auf dem Arbeitsergebnis, als auf den genauen Arbeitszeiten.
Doch auch hier muss der Arbeitgeber einige Regeln beachten und die gesetzlichen Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes erfüllen. Dazu gehört zum Beispiel das Aufzeichnen von Überstunden, die Einhaltung der Höchstarbeitszeiten von 10 Stunden und gesetzlich festgelegte Ruhezeiten von mindestens 11 Stunden zwischen zwei Arbeitstagen.
Zeiterfassung im Home-Office
Die Remote Work, bzw. Arbeit im Home-Office ist eines der Arbeitszeitmodelle, das immer beliebter wird. Mit diesem Trend stellen sich viele Unternehmen die Frage, wie sie die korrekte Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter auch aus der Ferne gewährleisten können.
Hierfür gibt es zahlreiche Optionen, wie zum Beispiel die Nutzung von Stundenzetteln, den Einsatz von Chatbots oder die Nutzung einer Zeiterfassungssoftware. Bei der Verwendung von Stundenzetteln kommt es allerdings häufig dazu, dass Mitarbeiter vergessen, diese auszufüllen und von der Personalabteilung daran erinnert werden müssen. Außerdem ist die Anfälligkeit auf Verluste des Zettels sehr hoch.
Bei einer Zeiterfassungssoftware ist es wichtig, dass diese über ein Employee-Self-Service verfügt, idealerweise auch über eine mobile App. Die Arbeitszeiten sind so immer auf dem neusten Stand und Personaler haben jederzeit einen Überblick darüber, ob die Mitarbeiter im Home-Office ihre Stunden und Pausenzeiten einhalten.
Zeiterfassung bei Teilzeit
Angestellte in Teilzeit unterscheiden sich von den Mitarbeitern in Vollzeit nur anhand der wöchentlichen Arbeitsstunden bzw. – tagen. Bezüglich der Zeiterfassung gelten allerdings die gleichen Regelungen. Unternehmen müssen ebenso die Überstunden ihrer Angestellten in Teilzeit erfassen, wie es das Arbeitszeitgesetz für andere Arbeitszeitmodelle vorsieht.
Dabei eignet sich am besten ein System, in welchem die täglichen Soll-Stunden der Mitarbeiter eingetragen werden können. So werden automatisch alle zusätzlichen Stunden, die über diese vereinbarte Arbeitszeit hinausgeht, erfasst. Das System kann dann die Ist- mit den Soll-Stunden abgleichen.
Auch Minijobber gelten als Mitarbeiter in Teilzeit. Für sie gilt laut § 17 des Mindestlohngesetzes sogar eine generelle Aufzeichnungspflicht – also eine Erfassung des Beginns, des Endes und der Dauer der täglichen Arbeitszeit, nicht nur der Überstunden.
Ebenso gelten bezüglich der gesetzlichen Pausenzeiten und den Ruhezeiten die gleichen Regelungen für Teilzeitkräfte, wie für Vollzeitkräfte. So müssen Teilzeitkräfte, die 8 Stunden am Tag arbeiten, ebenfalls eine Pause von mindestens 30 Minuten machen. Auch die Ruhezeit von 11 Stunden muss unbedingt eingehalten werden, auch wenn der Arbeitnehmer zwei Jobs hat.
Zeiterfassung bei Gleitzeit
Bei dem Modell der Gleitzeit gibt es eine Kernarbeitszeit, in welcher die Mitarbeiter arbeiten müssen, aber der genaue Beginn und das Ende sind flexibel und den Mitarbeitern selbst überlassen, solange sie Ihre Sollarbeitszeit erfüllen.
Das Zeiterfassungssystem kann auch bei der Gleitzeit individuell, je nach Anforderung des Unternehmens gewählt werden. Rechtlich müssen auch hier bisher nur die Überstunden erfasst werden. Inwiefern die Umsetzung der Zeiterfassungspflicht gemäß dem EuGH-Urteils umgesetzt wird, ist bisher noch unklar.
Vor allem bei der Gleitzeit bietet es sich an, ein Arbeitszeitkonto zu führen, in welchem alle Überstunden der Mitarbeiter gesammelt werden. Auf diese Weise können Unternehmen immer im Blick behalten, ob Mitarbeiter ihre Stunden in der Gleitzeit erfüllen oder unter Umständen sogar ihre Überstunden abbauen müssen.
Zeiterfassung im Außendienst
Auch Mitarbeiter im Außendienst müssen Ihre Arbeitszeiten, bzw. Ihre geleisteten Überstunden erfassen. Vor allem aber für die Bezahlung, Abrechnung und das interne Controlling empfiehlt es sich für Unternehmen, auf eine korrekte Arbeitszeiterfassung im Außendienst zu achten.
Alles in allem sollte die Zeiterfassung für alle Arbeitszeitmodelle gewährleistet sein.
Häufige Fragen und Antworten
Wie funktioniert die Zeiterfassung bei Vertrauensarbeitszeit?
Bei der Vertrauensarbeitszeit handelt es sich um ein flexibles Arbeitszeitmodell, welches auf dem Vertrauen des Unternehmens gegenüber dem Mitarbeiter basiert. Hier ist es nicht ausschlaggebend, dass Arbeitnehmer bestimmte Arbeitszeiten einhalten, sondern sie können selbst bestimmen, wann sie arbeiten. Der Fokus liegt demnach eher auf dem Arbeitsergebnis, als auf den genauen Arbeitszeiten. Doch auch hier muss der Arbeitgeber einige Regeln beachten und die gesetzlichen Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes erfüllen.
Wie funktioniert die Zeiterfassung im Home Office?
Die Remote Work, bzw. Arbeit im Home-Office gewinnt immer mehr an Beliebtheit. Zur Zeiterfassung gibt es zahlreiche Optionen, wie zum Beispiel die Nutzung von Stundenzetteln, den Einsatz von Chatbots oder die Nutzung einer Zeiterfassungssoftware. Bei der Verwendung von Stundenzetteln kommt es allerdings häufig dazu, dass Mitarbeiter vergessen, diese auszufüllen und von der Personalabteilung daran erinnert werden müssen. Außerdem ist die Anfälligkeit auf Verluste des Zettels sehr hoch.
Wie funktioniert die Zeiterfassung bei Gleitzeit?
Bei dem Modell der Gleitzeit gibt es eine Kernarbeitszeit, in welcher die Mitarbeiter arbeiten müssen, aber der genaue Beginn und das Ende sind flexibel und den Mitarbeitern selbst überlassen, solange sie Ihre Sollarbeitszeit erfüllen. Das Zeiterfassungssystem kann auch bei der Gleitzeit individuell, je nach Anforderung des Unternehmens gewählt werden. Vor allem bei der Gleitzeit bietet es sich an, ein Arbeitszeitkonto zu führen, in welchem alle Überstunden der Mitarbeiter gesammelt werden. So können Unternehmen immer im Blick behalten, ob Mitarbeiter ihre Stunden in der Gleitzeit erfüllen oder unter Umständen sogar ihre Überstunden abbauen müssen.
Wie funktioniert die Zeiterfassung im Außendienst?
Auch Mitarbeiter im Außendienst müssen Ihre Arbeitszeiten, bzw. Ihre geleisteten Überstunden erfassen. Vor allem aber für die Bezahlung, Abrechnung und das interne Controlling empfiehlt es sich für Unternehmen alle Arbeitsstunden der Außendienstmitarbeiter zu erfassen. Dabei ergeben sich für Personaler häufig Fragen, wie zum Beispiel: Was zählt tatsächlich zur Arbeitszeit? oder Welches ist die effizienteste Möglichkeit für die Zeiterfassung, wenn der Mitarbeiter ständig unterwegs ist?
