Die Rechtsprechung und die gesetzliche Lage zum Thema Arbeitszeitnachweis befinden sich im Umbruch. Viele Vorgesetzte sind verunsichert, welche Regelungen verpflichtend sind – insbesondere in Bezug auf die Arbeitszeitnachweise. In diesem Artikel erklären wir daher, welche Formen der Arbeitszeiterfassung derzeit Pflicht sind, wie Arbeitszeitnachweise geführt werden können und welche Methoden zur Verfügung stehen – inklusive Vorlagen und praktischer Tipps.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein Arbeitszeitnachweis dokumentiert die von Mitarbeitenden geleisteten Stunden – sei es auf einem Stundenzettel, in einem Excel-Dokument oder in einer HR-Software.
- Aktuell besteht eine gesetzliche Pflicht, Arbeitszeiten aufzuzeichnen, die über die tägliche Höchstarbeitszeit von acht Stunden hinausgehen.
Nach aktueller Rechtsprechung wird jedoch eine vollständige Arbeitszeiterfassung empfohlen – also auch der regulären Arbeitsstunden. - Die Arbeitszeiterfassung kann manuell über Stundenzettel, digital mit Excel oder – zunehmend – mithilfe spezialisierter Softwarelösungen erfolgen.
- Was ist ein Arbeitszeitnachweis?
- Gesetzliche Regelung in Deutschland: Ist ein Arbeitszeitnachweis verpflichtend?
- Vorlagen: Arbeitszeitnachweis mit Stundenzettel, Excel oder HR-Software?
Was ist ein Arbeitszeitnachweis?
Definition und Zweck eines Arbeitszeitnachweises
Bei einem Arbeitszeitnachweis handelt es sich um ein Dokument, in dem die tatsächlich von Beschäftigten geleisteten Arbeitszeiten innerhalb eines bestimmten Zeitraums festgehalten und dokumentiert sind. Zweck dieses Dokuments ist es, die Stunden übersichtlich nachzuweisen, um eine korrekte Lohnabrechnung zu ermöglichen und arbeitsrechtliche Vorschriften einzuhalten.
Inhalt: Das enthält ein Arbeitszeitnachweis
Ein solches Dokument enthält in der Regel den Namen der jeweiligen Beschäftigten, das Datum sowie Beginn und Ende der geleisteten Arbeitszeit und die Pausenzeiten.
Gesetzliche Regelung in Deutschland: Ist ein Arbeitszeitnachweis verpflichtend?
Aktuelle Entwicklungen in Sachen Dokumentation der Arbeitszeit
Die Arbeitszeiterfassung ist in Deutschland Pflicht. Grundlage für diese Dokumentationspflicht ist ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) aus dem Jahr 2019. Darin wurde festgelegt, dass die EU-Mitgliedstaaten sicherstellen müssen, dass die Arbeitszeit der Angestellten mit einem System erfasst und aufgezeichnet wird, das:
- verlässlich,
- objektiv und
- zugänglich ist.
Darauf folgte im Jahr 2022 ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG), das diese Vorgaben bestätigte. Zwar wurde die Pflicht zur Zeiterfassung bisher noch nicht ausdrücklich im Arbeitszeitgesetz umgesetzt, dennoch sind Arbeitgebende bereits jetzt dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten zu erfassen – basierend auf der aktuellen Rechtsprechung.
Ein Referentenentwurf zur gesetzlichen Umsetzung liegt bereits vor und wurde vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) im April 2023 vorgestellt.
Dieser sieht unter anderem vor, dass die Erfassung der Arbeitszeiten (Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausenzeiten)
- elektronisch erfolgen soll
- täglich vorgenommen werden soll
- auch an die Beschäftigten delegiert werden kann
- und Ausnahme- bzw. Übergangsfristen für kleinere Betriebe gelten sollen.
Die gesetzliche Umsetzung steht allerdings noch aus.
Was gilt aktuell?
Unternehmen sind gut beraten, die im Referentenentwurf vorgesehenen Regelungen schon jetzt umzusetzen, da insbesondere die elektronische Erfassung der Arbeitszeiten von Arbeitnehmenden sehr wahrscheinlich nur noch eine Frage der Zeit ist – bis die aktuelle Regierung die Entwürfe gesetzlich verankert.
Unabhängig davon gilt: Das Arbeitszeitgesetz schreibt bereits heute vor, dass Betriebe die gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeit korrekt einhalten müssen. Dazu gehören auch die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen – etwa 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden und 45 Minuten bei mehr als neun Stunden.
Das Arbeitszeitgesetz verlangt bereits jetzt, dass Arbeitszeiten, die über die tägliche Höchstdauer von acht Stunden hinausgehen, dokumentiert werden müssen. Dies ist in § 16 des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) geregelt.
Mehr zu den Unterschieden zwischen Mehrarbeit und Überstunden finden Sie in unserem Artikel zum Thema.
Für bestimmte Branchen gelten besondere Regelungen. Dazu gehört das Bau- und Gaststättengewerbe sowie die Fleischwirtschaft. Hier gilt:
- Bereits jetzt müssen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit aufgeschrieben werden.
- Dies darf auch handschriftlich erfolgen.
- Die Erfassung darf durch die Arbeitnehmenden erfolgen, muss aber durch die Vorgesetzten geprüft werden.
- Betriebe haben eine Woche Zeit, diese Aufzeichnungen zu dokumentieren.
Welche Aufbewahrungspflicht gilt für die Arbeitszeitnachweise?
Da für Arbeitgebende bislang lediglich die Pflicht besteht, Arbeitsstunden aufzuzeichnen, die über die tägliche Höchstarbeitszeit von acht Stunden hinausgehen, gilt auch nur für diese Zeiten eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht.
Es wird jedoch empfohlen, die entsprechenden Nachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
Vorlagen: Arbeitszeitnachweis mit Stundenzettel, Excel oder HR-Software?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten der Zeiterfassung. So können die Arbeitsstunden beispielsweise per Hand über einen einfachen Stundenzettel erfasst und dokumentiert werden. Alternativ kommen auch Excel-Dokumente zum Einsatz. Immer mehr Unternehmen nutzen zudem digitale HR-Software mit integrierten Zeiterfassungstools.
Stundenzettel als PDF-Datei oder Word-Datei
Beim Stundenzettel handelt es sich in der Regel um ein einfaches Dokument, in dem per Hand aufgezeichnet oder ausgedruckt eine Tabelle enthalten ist. Diese bietet Platz für den Namen der Beschäftigten, ggf. die Personalnummer und den Zeitraum, beispielsweise den jeweiligen Monat. Darunter folgt eine Tabelle, in der die Arbeitszeiten für jeden Arbeitstag erfasst werden.
Excel-Vorlage
Gängiger als der manuelle Stundenzettel ist in vielen Betrieben die Zeiterfassung per Excel. Der Vorteil dabei: Excel kann die Dauer der Arbeitszeit automatisch berechnen, wenn Beginn und Ende der Arbeitszeit im Format XX:XX eingegeben werden. Der Arbeitszeitnachweis kann am Ende eines Monats ausgedruckt und anschließend von den Mitarbeitenden unterschrieben werden.
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Digitale Arbeitszeiterfassung mit HR-Software
Neben manuellen Stundenzetteln und Excel-Lösungen geht der Trend bei der Arbeitszeiterfassung am Arbeitsplatz zunehmend in Richtung digitaler Systeme.
Immer mehr Unternehmen setzen auf digitale Tools, um die Arbeitsstunden ihrer Mitarbeitenden effizient zu erfassen. Laut einer Studie von TimO nutzen bereits 80 Prozent der befragten Unternehmen in einer Stichprobenuntersuchung digitale Lösungen zur Erfassung der Arbeitszeit am Arbeitsplatz.
Factorials HR-Software bietet ein integriertes Tool zur Arbeitszeiterfassung an. Mitarbeitende können sich damit bequem per Desktop oder App ein- und ausstempeln. Das ist besonders praktisch für Branchen und Arbeitsplätze, bei denen Mitarbeitende mobil unterwegs sind. Für eine ortsgebundene Zeiterfassung ist zudem auch die Einrichtung eines QR-Code-Scans möglich.
Die erfassten Arbeitszeiten werden automatisch in die Software übernommen und lassen sich mit weiteren Funktionen wie der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie der Verwaltung von Urlaubs- und Krankheitstagen verknüpfen. Das reduziert Fehler, spart Zeit und sorgt für mehr Übersicht – alles auf einen Blick und deutlich einfacher.
