Was ist eine Aufrollungsdifferenz und wie erstellt man sowas?

passierte Bereits erfolgte Fehler in der Lohnabrechnung sind mindestens zeitaufwändig, nervig und stellen die dafür Verantwortlichen in kein sonderlich gutes Licht. In solchen Fällen haben Arbeitnehmende, Finanzämter oder Sozialversicherungsträger selbstverständlich ein Anrecht auf Korrektur. Das bringt uns zur Aufrollungsdifferenz: Wir erklären nachfolgend, was es damit auf sich hat, wie Sie dabei vorgehen und wie Sie mit Factorial das Risiko nachträglicher Korrekturen proaktiv reduzieren.

Kurz erklärt

1. Aufrollungsdifferenz Gehalt und Lohn: Gemeint sind damit nachträgliche, rückwirkende Korrekturen der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Notwendig werden sie, wenn aufgrund von Fehlern Nachberechnungen aus den Vormonaten umgesetzt werden müssen.
2. Weil die Lohnbescheinigung zugleich eine wichtige dokumentarische Transparenzpflicht erfüllt, können Differenzen aus Vormonaten nicht einfach beliebig in Folgemonaten berechnet werden. Es muss zwangsläufig eine Aufrollung stattfinden.

Gesetzliche Grundlage

Die Basis für Aufrollungen und die damit verbundene Korrektur legt allen voran § 41c vom Einkommensteuergesetz. Hier sind Berechtigungen des Lohnsteuerabzugs geregelt, die Sie bei der Aufrollung umsetzen. Weil zwangsläufig Anpassungen von prozentualen Sozialversicherungsbeiträgen stattfinden, ist auch der § 28a vom Sozialgesetzbuch IV für Ihr Controlling und HR-Mitarbeitende relevant.

• Was ist mit Aufrollungsdifferenz gemeint?
• Was ist eine Aufrollung bei Gehalt und wann ist diese nötig?
• Welche Gründe führen zu einer Aufrollungsdifferenz?
• Schritt für Schritt: So erstellen Sie den Korrekturlauf für die Aufrollungsdifferenz
• Beispiele für Aufrollungsdifferenzen in der Praxis
• Was ist die Aufrollungsdifferenz in der Rentenabrechnung?

Was ist mit Aufrollungsdifferenz gemeint?

Um etwas mehr Klarheit in den staksigen Begriff zu bringen, lassen Sie uns diesen kurz aufteilen. „Aufrollung“ bezieht sich auf die nötige Korrektur. Es werden also Fehler oder schlicht unberücksichtigte Lohn- und Gehaltsaspekte rückwirkend korrigiert, welche dann zwangsläufig einen Effekt im Hier und Jetzt haben.

Dieser Effekt ist die Differenz: Der Unterschied zwischen dem bisherigen Auszahlungsbetrag sowie dem nun korrigierten Betrag, nach der stattgefundenen Aufrollung. Daran hängt ein kleiner Rattenschwanz, weil sich parallel Lohnsteuerabzüge und Beiträge der Sozialversicherungen daran anpassen.

Was ist eine Aufrollung bei Gehalt und wann ist diese nötig?

Mussten Sie schon einmal eine Verdienstabrechnung korrigieren? Kein Grund zur Scham, Sie sind in guter Gesellschaft: Statistisch gesehen begeht jedes zweite Unternehmen Fehler in der Gehaltsabrechnung. Aufgerollt wird, zumindest bei deutschen Unternehmen, also gar nicht so wenig.

Fast noch schlimmer: Dieselbe Studie ermittelte, dass rund die Hälfte der Unternehmen mit Excel-Tabellen ihre Lohnabrechnung erstellen – knapp ein Fünftel sogar mit Stift und Papier. Ganz ehrlich: Fehler sind entschuldbar, die können passieren. Aber Stift und Papier? Das geht besser – mit Factorial HR! Da haben Sie die vorbereitende Entgeltabrechnung und bilaterale DATEV Schnittstelle direkt unter einem Dach. Ausgleiche, Sonderleistungen und Co. werden konsequent berücksichtigt – so entziehen Sie Fehlern und nötigen Aufrollungen den Nährboden.

Welche Gründe führen zu einer Aufrollungsdifferenz?

In den meisten Fällen Fehler, aber nicht immer. Mögliche Gründe sind:

• rückwirkende Änderungen von Lohnbestandteilen, beispielsweise Boni, vermögenswirksame Leistungen oder Zulagen
• falsche Erfassung der Arbeitsstunden, daraus resultierende falsche Abrechnung
• Änderungen der Steuerklasse und anderer Aspekte, die für Sozialversicherungsbeiträge entscheidend sind
• Nachzahlungen durch Tarifvereinbarungen oder Gesetzesanpassungen
• fehlerhafte Eingaben, zum Beispiel Zahlendreher oder ähnliches

Schritt für Schritt: So erstellen Sie den Korrekturlauf für die Aufrollungsdifferenz

Die gute Nachricht gleich vorweg: Moderne Softwarelösungen unterstützen Sie bei Korrekturen so weit, dass der Prozess mehr oder minder automatisiert verläuft. In der Praxis funktioniert das normalerweise so:

1. Sie erkennen, dass eine Korrektur nötig ist, indem Sie die damalige Abrechnung heranziehen und vergleichen.
2. Sie ermitteln nun den korrekten Wert – beispielsweise die korrekte Bonushöhe oder richtige Stundenanzahl.
3. In Ihrer Software nehmen Sie die entsprechenden Änderungen vor. Normalerweise sollten eine automatisierte Neuberechnung sowie Zuordnung zum jeweiligen Zeitraum stattfinden.
4. Es wird eine neue Abrechnung mitsamt der Aufrollungsdifferenz generiert und selbige anschließend übermittelt.

Sie sehen also schon: Fehler lassen sich präventiv vermeiden, etwaige Korrekturen möglichst einfach gestalten – sofern Sie auf die richtige Software dafür vertrauen. Mit Factorial HR müssen Aufrollungsdifferenzen daher gar nicht zu einem leidigen Pain Point avancieren.

Beispiele für Aufrollungsdifferenzen in der Praxis

Korrekturen können natürlich immer in beide Richtungen stattfinden. Eine ist nicht unbedingt ungewöhnlicher als die andere, weshalb wir für Sie zwei Beispiele zum besseren Verständnis vorbereiteten.

Beispiel 1: Aufrollungsdifferenz positiv

Gute Nachrichten! Es gab eine Gehaltserhöhung zum Januar. Allerdings passierte ein Fehler und sie wurde erst im Mai berücksichtigt.

Die Eckdaten:

• bisheriges Bruttogehalt: 3.000 Euro
• Gehaltserhöhung zum Januar: 3 %
• monatlicher Brutto-Mehrlohn: 90 Euro
• Korrekturzeitraum: 4 Monate (Januar bis April)

Die Aufrollungsdifferenz Lohn ist also positiv, die Person erhält eine Nachzahlung von 360 Euro brutto. Diese ergibt sich aus der Multiplikation von 90 Euro mit 4 Monaten. Die Nachzahlung ist nachträglich mit den anfallenden Steuern und Sozialabgaben zu belasten. Ausgezahlt wird die Nachzahlung nun im Mai.

Beispiel 2: Aufrollungsdifferenz negativ

Es wurde im Februar ein Bonus gezahlt, der daran gekoppelte Deal aber im Mai nachträglich annulliert. Den Bonus im Wert von 300 Euro brutto gibt es mittlerweile nicht mehr, weshalb auch der Geldbetrag wieder eingezogen wird.

Wenn die Aufrollungsdifferenz negativ ist? Auch hier gilt es, eine Korrektur für die 300 zu viel gezahlten Euro vorzunehmen. Eine Anpassung der Steuern und Sozialabgaben (diesmal eine effektive Erstattung, durch das reduzierte Einkommen) erfolgt ebenso.

Was ist die Aufrollungsdifferenz in der Rentenabrechnung?

Rentenbeiträge orientieren sich bekanntlich am tatsächlichen Lohn beziehungsweise Einkommen: Musste da etwas nachträglich korrigiert werden, betrifft das also auch die Rentenversicherung. Die Korrekturpflicht gibt der § 14 der DEÜV (Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung) vor.