So geht’s: Steuern sparen mit Abzug von Betriebsausgaben 

Vermutlich ist kein Begriff im Zusammenhang mit der Steuererklärung so bekannt wie die Betriebsausgaben. Als betrieblich veranlasste Ausgaben stellen sie einen wesentlichen Faktor in der Steuerersparnis dar. 

Wir erklären im folgenden Blog, was Betriebsausgaben genau sind und erläutern die wichtigsten Fragen zu den einzelnen Ausgaben.

Key Facts

1. Es handelt sich um betrieblich veranlasste Aufwendungen, die steuerlich abgesetzt werden können.
2. Sie sind ausschließlich für selbstständige Personen steuerlich absetzbar.
3. Pauschalen gelten beispielsweise für Fahrtkosten oder für Verpflegung.

• Betriebsausgaben: Definition
• Betriebsausgaben: Liste
• Pauschale Betriebskosten für bestimmte Gruppen
• Nachweispflicht Betriebsausgaben: Wer muss Betriebsausgaben nachweisen?
• Berechnung: Wie werden Betriebsausgaben berechnet?
• Häufig gestellte Fragen: Betriebsausgaben

Betriebsausgaben: Definition

Was sind steuerliche Betriebsausgaben?

Es handelt sich um Ausgaben, die in einem Unternehmen anfallen, um dessen Betrieb sicherzustellen. Im § 4 Abs. 4 Einkommenssteuergesetz (EStG) liest sich die Definition so: „Betriebsausgaben sind die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind.“ Es handelt sich also um Ausgaben, die in einem direkten Zusammenhang mit dem Unternehmen stehen. 

Zusammen mit den Betriebseinnahmen wird mit den Ausgaben der tatsächliche Betriebsgewinn ermittelt. Sie verringern den Gewinn des Unternehmens und damit auch die Steuerlast. Betreiben Sie bspw. eine Speditionsfirma, ist die Anschaffung eines LKWs eine Betriebsausgabe. Denn der LKW dient der Gewinnerzielung. 

Bei Ausgaben, die steuermindernd geltend gemacht werden können, handelt es sich entweder um Werbungskosten, Betriebsausgaben und Sonderausgaben. Eine kurze Gegenüberstellung hilft, die Unterschiede besser zu verstehen.

Was sind Sonderausgaben, Werbungskosten und Betriebskosten?

Werbungskosten

Werbungskosten sind Aufwendungen, die Beschäftigten im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit entstehen, diese werden nicht vom Arbeitgeber gedeckt.

Hierzu gehören typischerweise:

• Bewerbungsunterlagen
• Laptops
• Fahrtkosten zur Arbeit
• Fortbildungskosten

Werbungskosten können theoretisch von allen Beschäftigten, die eine Einkommensteuererklärung abgeben, abgesetzt werden.

Betriebskosten

Bei Einkünften aus einer ausschließlich selbständigen Tätigkeit werden diese Art der Kosten dann Betriebskosten genannt. So könnte man die Ausgaben auch „die Werbungskosten der Selbstständigen” nennen. 

Sonderausgaben

Hierunter fallen Ausgaben, die weder als Werbungs- noch als Betriebskosten geltend gemacht werden können. Es handelt sich hierbei um einen Ausgabenposten in der Einkommensteuererklärung, mit der verschiedene, aber nur ganz bestimmte Kosten steuermindernd angegeben werden können.

Typische Beispiele für Sonderausgaben sind:

• Vorsorgeaufwendungen wie bspw. Altersvorsorge
• Kirchensteuer
• Kinderbetreuungskosten
• Schulgeld

Darüber hinaus gibt es allerdings auch vorweggenommene und nachträgliche Betriebsausgaben, die von der Steuer absetzbar sind.

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Was sind vorweggenommene Betriebsausgaben?

Dies sind Ausgaben, die noch vor der Gründung des Unternehmens oder in der Gründungsphase anfallen.

Typische Beispiele sind:

• Kosten für Beratungsdienstleistungen, wie bspw. für die Erstellung eines Businessplans
• Anwaltskosten für die Erstellung von Verträgen oder Dokumenten
• Kosten für Weiterbildungen oder Schulungen
• Kosten für die Anschaffung von notwendigen Wirtschaftsgütern, z. B. Maschinen oder Werkzeuge

Sie können in der Regel nicht sofort steuerlich geltend gemacht werden. Die Abschreibung erfolgt normalerweise nach der Gründung des Unternehmens.

Vorweggenommene Betriebsausgaben: Gewerbesteuer

Bei der Ermittlung des Gewerbeertrags werden diese Ausgaben ignoriert. Die Gewerbesteuer bezieht sich auf einen tatsächlich tätigen Betrieb.

Was sind nachträgliche Betriebsausgaben?

Dabei handelt es sich um Ausgaben, die nicht direkt bei der Anschaffung eines Wirtschaftsguts oder bei einer Dienstleistung eines Unternehmens anfallen. Es sind Ausgaben, die sich ergeben, nachdem eine betreffende Ausgabe getätigt wurde. 

Typische Beispiele im Rahmen einer unternehmerischen Tätigkeit sind:

• Reparaturkosten für Wirtschaftsgüter, wie bspw. Maschinen
• Wartungskosten für technische Geräte
• Instandhaltungskosten für von Unternehmen genutzte Gebäude

Nachträgliche Betriebsausgaben können in der Regel im Jahr der Betriebsausgabe, in dem sie tatsächlich angefallen sind, geltend gemacht werden.

Betriebsausgaben: Liste

Es gibt Ausgaben, die ganz, teilweise oder gar nicht von der Steuer absetzbar sind. Die Kenntnis dieser Kategorien lohnt sich für die Steuerersparnis.

Die unterschiedlichen Ausgaben lassen sich grob in 3 Kategorien unterteilen:

1. Voll abzugsfähige Betriebsausgaben
2. Teilweise abzugsfähige Betriebsausgaben
3. Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben

Was gehört zu den Betriebsausgaben? 

Voll abzugsfähige Betriebsausgaben

Diese Ausgaben beinhalten Aufwendungen, die ein Unternehmen zur Gewinnerzielung tätigt, die in vollem Umfang steuerlich absetzbar sind.

Typische Beispiele sind:

• Personalkosten
• Miete für Geschäftsräume und Betriebsstätten
• Kosten für Büromaterial
• Betriebliche Versicherungen
• Instandhaltungskosten
• Bankgebühren
• Firmenwagen (wenn die betriebliche Nutzung wenigstens 50 Prozent beträgt)

Teilweise abzugsfähige Betriebskosten

Besonderes Augenmerk im Zusammenhang mit der Steuererklärung liegt häufig auf diesem Bereich der Betriebskosten. Beschränkt abziehbare Betriebsausgaben sind Ausgaben, die nur zum Teil steuerlich absetzbar sind. Es handelt sich hier häufig um gemischte Aufwendungen.

Der Gesetzgeber geht davon aus, dass bestimmte betriebliche Ausgaben in die private Lebensführung übergreifen. Deshalb sind diese Aufwendungen nur teilweise steuerlich absetzbar.

Zu den klassischen Ausgaben in dieser Kategorie zählen:

• Bewirtungskosten: Aktuell lassen sich vom Nettobetrag 70 Prozent des Nettobetrags absetzen. Die Umsatzsteuer lässt sich in der Regel zu 100 Prozent geltend machen.
• Reisekosten: Fahrten und Übernachtungen sind in der Regel in vollem Umfang absetzbar. Die Verpflegung hingegen ist meistens über eine Pauschale absetzbar. Laptops, Computer oder Handys, die auch privat genutzt werden. Der private Anteil an der Nutzung darf maximal 10 Prozent betragen.

Die Bestimmung, ob etwas als Betriebsausgabe zählt oder nicht, ist nicht immer ganz einfach.

Tipp: Sorgen Sie vor, indem Sie dem Finanzamt den Überblick über die Ausgaben so einfach wie möglich machen. Trennen Sie beispielsweise Geräte. Nutzen Sie beispielsweise ein Geschäftshandy und ein Handy für den privaten Gebrauch. 

👉 Behalten Sie alle Ausgaben und Einnahmen im Blick. 

Was zählt nicht zu Betriebsausgaben?

Die Liste ist nicht abschließend. Die Grundlage der steuerlichen Abzugsfähigkeit ist § 4 Abs. 5 EStG.

Pauschale Betriebskosten für bestimmte Gruppen

Für bestimmte Gruppen sieht das Gesetz eine Pauschale für Betriebskosten vor. Diese müssen also nicht alle Posten einzeln auflisten und nachweisen. Die Betriebskosten können pauschal abgegolten werden.

Eine Pauschale ist dann sinnvoll, wenn:

• niedrige Umsätze mit der beruflichen Tätigkeit erzielt werden oder
• die Betriebskosten gering sind.

Wie hoch ist die Pauschale bei Selbstständigen?

• Betriebsausgaben Freiberufler: Hier gibt es eine Betriebskostenpauschale von maximal 2.455 Euro jährlich.

• Selbstständige im schriftstellerischen, wissenschaftlichen oder künstlerischen Bereich dürfen 25 Prozent ihrer pauschalen Betriebsausgaben ansetzen.

Welche Pauschale gibt es für Selbstständige noch? 

Darüber hinaus gibt es Pauschalen für ganz bestimmte Zwecke, die teilweise auch von nicht selbständigen Personen abgesetzt werden können.

Dazu gehören:

• Pendlerpauschale
• Fahrtkostenpauschale
• Verpflegungspauschale (bei Dienstreisen bspw.)

Welche Ausgaben zählen als Betriebsausgaben für andere Gruppen?

Betriebsausgaben Kleinunternehmer*innen: Grundsätzlich gilt die obige Bestimmung der Abzugspflicht auch hier. Aber Kleinunternehmer*innen dürfen keine Vorsteuer geltend machen. Die Ausgaben werden daher mit dem jeweiligen Bruttopreis berücksichtigt.

Nachweispflicht Betriebsausgaben: Wer muss Betriebsausgaben nachweisen?

Sie unterliegen der Nachweispflicht. Die steuerpflichtige Person muss diese in der Buchführung und der Steuererklärung nachweisen.

Folgende Regelungen zur Nachweis- und Aufbewahrungspflicht bestehen bspw. in Deutschland:

• Es gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren für steuerlich relevante Unterlagen.
• Bei elektronischer Aufbewahrung gelten besondere Regelungen, insbesondere hinsichtlich der Unveränderbarkeit der Daten.
• Belege müssen zeitnah und geordnet aufbewahrt werden.

Berechnung: Wie werden Betriebsausgaben berechnet?

Die Berechnung der Betriebsausgaben erfolgt im Rahmen der Buchhaltung des Unternehmens oder der Selbstständigkeit. Grundsätzlich werden alle Kosten erfasst, die betrieblich veranlasste Ausgaben zur Erzielung des Gewinns sind.

Der Gewinn wird über die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) errechnet. Hier werden auch die Betriebsausgaben erfasst. Diese werden von den Einnahmen subtrahiert.

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Häufig gestellte Fragen: Betriebsausgaben

Im Zusammenhang mit den Ausgaben gibt es typische, häufig auftretende Fragen. Die wichtigsten haben wir hier zusammengefasst:

Ist Miete eine Betriebsausgabe?

Ja, die Miete kann eine Ausgabe sein, wenn sie im Zusammenhang mit einer geschäftlichen Tätigkeit anfällt. Die ausschließlich für private Zwecke genutzte Wohnung kann dagegen nicht als Betriebsausgaben deklariert werden.

Ist Gehalt eine Betriebsausgabe?

Ja. Für Arbeitgeber sind Gehalt und Lohn von Personal in vollem Umfang absetzbar.

Der Unternehmer selbst erhält keinen Lohn bzw. Gehalt, sondern den Gewinn des Unternehmens. Anders ist dies, wenn Sie als Arbeitgeber ebenso im Unternehmen, beispielsweise als Geschäftsführer, angestellt sind. Dann gilt ihr Einkommen auch als Ausgabe.

Sind Mahngebühren Betriebsausgaben? 

Die Abzugsfähigkeit von Mahngebühren hängt vom Anlass ab. Betrieblich veranlasste Mahngebühren, wie beispielsweise die verspätete Zahlung eines Lieferanten aufgrund von betrieblichen Umständen, lassen sich als Ausgaben absetzen. Selbstverschuldete Mahngebühren lassen sich nicht absetzen.

Sind Bußgelder Betriebsausgaben?

Nein.

Ist die Einkommensteuer eine Betriebsausgabe?

Nein, die Einkommensteuer ist keine Ausgabe. Es ist eine persönliche Steuer, die auf das Einkommen einer natürlichen Person und nicht auf den Gewinn eines Unternehmens erhoben wird. 

Wie viele Kontoführungsgebühren kann ich pauschal absetzen?

Im Allgemeinen können Kontoführungsgebühren als Betriebsausgaben in voller Höhe abgesetzt werden, wenn das Konto ausschließlich für betriebliche Zwecke genutzt wird.

Wenn das Konto auch für private Zwecke genutzt wird, kann nur der Anteil der Gebühren als Ausgabe abgesetzt werden, der auf die betriebliche Nutzung entfällt. Hierbei kann der tatsächliche betriebliche Anteil der Kontobewegungen ermittelt werden oder eine pauschale Aufteilung vorgenommen werden.

Sind Spenden Betriebsausgaben?

Ja, aber nur für Kapitalgesellschaften wie eine GmbH oder AG. Diese können in der Gewerbesteuererklärung gemacht werden.

Sind Geschenke Betriebsausgabe?

Geschenke im Wert unter 35 Euro an Kund*innen sind als Betriebsausgabe absetzbar. Geschenke für Beschäftigte sind immer absetzbar, sofern sie in einem angemessenen Rahmen liegen.

Welche Betriebsausgabe mindern den Gewinn?

Grundsätzlich mindern alle Ausgaben den Gewinn. Zusammen mit den Betriebseinnahmen wird mit den Ausgaben der tatsächliche Betriebsgewinn ermittelt. Je mehr Betriebsausgaben, desto niedriger der Gewinn, dies bedeutet auch eine geringere Steuerlast.

Zusammenfassung

Es handelt sich bei den Ausgaben um im Einkommensteuergesetz definierte Aufwendungen, die im Zusammenhang mit dem Betrieb eines Steuerpflichtigen entstehen. Der Anlass muss stets im Zusammenhang mit dem Betrieb stehen. Die Ausgaben können je nach Aufwendung teilweise, ganz oder gar nicht von der Steuer abgesetzt werden.

Häufig gestellte Fragen und Antworten

Was versteht man unter Sachbezügen?

Sachbezüge sind laut dem Gabler Wirtschaftslexikon ”Entgelte, die einem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber als Teil des Arbeitsentgelts zugewendet werden, einen Geldwert besitzen, aber nicht in Barmitteln bestehen”. Ein Sachbezug kann auch als Sachlohn oder Naturallohn bezeichnet werden und wird oft von Unternehmen eingesetzt, um die Mitarbeiter*innen zu belohnen. Wenn der Sachbezug die festgelegte Freigrenze überschreitet, wird dieser als geldwerter Vorteil bezeichnet und muss versteuert werden. Während auf das Gehalt Steuern gezahlt werden müssen, sind Sachbezüge teilweise steuerfrei.

Was gehört alles zu den Sachbezügen?

Beispiele für Sachbezüge können die folgenden sein: Kostenlose Kost und Logis, z.B. ein Frühstück in Höhe von 1,87 Euro und Mittag- bzw. Abendessen von 3,57 Euro, Kleidung, die zur Verfügung gestellt wird, der Firmenlaptop, den Angestellte auch privat nutzen dürfen.

Welche Sachzuwendungen an Arbeitnehmer sind steuerfrei?

Auf Sachbezüge bis zu 50 Euro wird keine Steuer und auch keine Sozialversicherungsbeiträge gezahlt. Auch der Rabattfreibetrag ist wichtig. Wenn Waren oder Dienstleistungen dem Arbeitnehmer überlassen werden und diese nicht vom Arbeitgeber hergestellt wurden um dann überwiegend vom Arbeitnehmer genutzt zu werden (er also mit diesen normalerweise handelt), kann ein Freibetrag von 1.080 Euro pro Jahr für den geldwerten Vorteil berechnet werden.