So funktioniert eine cloudbasierte HR Software

Sie überlegen eine cloudbasierte HR-Software in Ihrer Personalabteilung einzuführen, sind aber noch unsicher, was bspw. Datenschutz, Sicherheit und allgemein die Vorteile gegenüber In-House-Lösungen sind?

In diesem Blogartikel erklären wir, was genau eine Cloud und eine solche HR-Software ist. Wir erläutern Funktionsweise sowie Merkmale und stellen die Vor- und Nachteile gegenüber In-House-Modellen vor.

Key Facts

1. Eine Cloud ermöglicht es, Daten, Anwendungen oder Software auf externen Servern in Rechenzentren zu speichern, anstatt sie auf eigenen Geräten zu installieren.
2. Cloudbasierte HR-Software ermöglicht den Zugriff auf HR-Daten und -Anwendungen über das Internet.
3. Seit der COVID-19-Krise ist der Einsatz derartiger Systeme in Unternehmen enorm angestiegen.

• Definition: Was ist eine Cloud?
• Was ist eine cloudbasierte HR-Software?
• Merkmale: Was zeichnet eine Cloud-HR-Software aus?
• Sicherheit und Datenschutz bei cloudbasierter Software
• Vor- und Nachteile von cloudbasierter HR-Software

Definition: Was ist eine Cloud?

Bedeutung des Begriffs „Cloud“

Das Wort „Cloud“ wird auf Deutsch mit „Wolke“ übersetzt. Cloud ist dabei die Kurzform für „Cloud-Computing“, einem Begriff aus der IT. Die entsprechende deutsche Bedeutung hierfür ist „Rechnerwolke“ bzw. „Datenwolke“.

Was ist eine Cloud und wie funktioniert sie?

Bei einer Cloud handelt es sich um eine Technologie, die es ermöglicht, dass Daten, Anwendungen oder Software nicht auf dem eigenen Gerät installiert werden müssen, sondern stattdessen auf externen Servern in Rechenzentren gespeichert werden.

Eine Cloud ist also so etwas wie ein riesiges Netzwerk aus miteinander verbundenen Netzwerken (Servern und Speichersystemen).

Diese Rechenzentren können über die ganze Welt verteilt sein. Um auf die Cloud zugreifen zu können, brauchen Nutzer*innen lediglich eine Internetverbindung.

Was ist eine cloudbasierte HR-Software?

So funktioniert eine cloudbasierte Software

Eine cloudbasierte HR-Software, auch HR-Cloud oder SaaS-HR-Software (Software as a Service) genannt, ist also eine HR-Software, die über das Internet bereitgestellt wird. Die HR-Software wird nicht direkt auf den eigenen bzw. Geschäftsrechnern installiert, sondern es wird auf sie über die Cloud zugegriffen.

Nutzer*innen der Cloud-Software greifen über einen Webbrowser oder eine auf dem PC installierte App bzw. Programm auf die Cloud-HR-Software zu. Die Daten, die im Zuge der Nutzung der Cloud-Software entstehen, werden nicht auf den eigenen Rechnern, sondern in der Cloud beim Cloud-Anbieter gespeichert.

Anstatt die Software auf eigenen Servern zu installieren und Wartungsarbeiten durchführen zu müssen, greifen die Nutzer*innen über einen Webbrowser oder eine mobile App auf die Software zu.

Was genau ist eine HR-Software?

HR-Softwares sind digitale Lösungen, die insbesondere das HR-Management von Unternehmen bei der Verwaltung und Bearbeitung ihrer Aufgaben im Personalwesen unterstützt. Kurz gesagt: HR-Software automatisiert und digitalisiert Personalprozesse. Dadurch können Aufgaben im Human Resources-Bereich effizienter, schneller und fehlerfreier bewältigt werden.

HR-Softwares werden oft auch als digitale Personalakte bezeichnet und werden meist als All-in-One-Pakete angeboten. Dadurch müssen Unternehmen nicht mehr separate Lösungen für die Aufgaben im Personalmanagement erwerben, sondern kaufen lediglich eine Software, welche alle Anwendungen vereint.

Funktionen für die Personalabteilung

Typische Funktionen von solchen Lösungen sind u.a.:

• Personalverwaltung (alle HR-Daten sind zentral in der HR-Software gespeichert)
• Recruiting, Bewerbermanagement und Talent-Management
• Onboarding
• Zeiterfassung und Anwesenheitsmanagement
• Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Leistungsmanagement
• Weiterbildung und Entwicklung
• Mitarbeiter-Self-Service auf Self-Service-Portalen
• Compliance
• Reporting & Analytics

Je nach Anbieter können die Funktionen leicht variieren. Einen Überblick und Vergleich über die verschiedenen HR-Softwareanbieter haben wir auf unserem Factorial-Blog für Sie zusammengestellt.

HR-Systeme unterscheiden sich darüber hinaus in der Art ihrer Bereitstellung und Implementierung.

Die wichtigsten Modelle sind

• On-Premise-Modelle (oder In-House-Modelle)
• Cloudbasierte Modelle
• Hybrid-Modelle

Bei On-Premise-Modellen wird die IT-Infrastruktur der Software lokal auf den Servern des Unternehmens installiert. Die Unternehmen haben bei diesen Modellen die vollständige Kontrolle über die Daten. Allerdings erfordern diese Systeme hohe Investitionskosten und erfordern in der Regel eine IT-Abteilung, die sich um Implementierung, Wartung und Reparaturen der Infrastruktur kümmert.

Bei cloudbasierten Modellen ist die Software-Architektur nicht lokal gespeichert, sondern, wie bereits erwähnt, in Daten- bzw. Rechenzentren hinterlegt. Der hohe Aufwand bezüglich Wartung, Reparatur und Implementierung entfällt bei diesen Systemen. Diese Modelle zeichnen sich stattdessen durch hohe Flexibilität, Anpassungsmöglichkeiten und vor allem einem ortsunabhängigen Zugriff aus.

Hybrid-Modelle stellen entsprechend eine Mischung aus beiden Systemen dar: Einige Daten sind in der Cloud gespeichert, während kritische Daten (wie beispielsweise Kundeninformationen oder Finanzdaten) meistens auf den Rechnern im Unternehmen bleiben.

Erfahrungen und Trends

Während in der Vergangenheit viele Unternehmen cloudbasierten Modellen vor allem aufgrund von Datenschutz- und Sicherheitsbedenken skeptisch gegenüberstanden, scheinen diese Bedenken in den letzten Jahren abzunehmen. Studien, wie die englischsprachige Studie vom ISG, fanden heraus, dass die Nutzung von einer Cloud-Lösung insbesondere seit der Corona-Pandemie einen enormen Anstieg erfahren hat. Mittlerweile nutzen fast 50 Prozent der großen Unternehmen (mit mehr als 5.000 Mitarbeiter*innen) weltweit Cloud-Lösungen.

Weitere 60 Prozent der befragten Kunden und Kundinnen dieser Systeme gaben an, dass sie einen messbaren Geschäftserfolg durch die Nutzung solcher Lösungen im HR-Bereich feststellen konnten.

Wer sind Cloud-Anbieter?

Es gibt viele verschiedene Anbieter, die Cloud-HR-Software bereitstellen. Ein Beispiel für einen Anbieter von Cloud-HR-Software ist Factorial.

Welcher Dienstleister für Ihr Unternehmen geeignet ist, hängt von verschiedenen Faktoren, wie der Größe Ihres Unternehmens, aber auch der Branche und den Geschäftszielen ab.

Merkmale: Was zeichnet eine Cloud-HR-Software aus?

Cloud-HR-Software, auch HR-Cloud oder SaaS-HR-Software (Software as a Service) genannt, ist eine HR-Softwarelösung, die über das Internet bereitgestellt wird.

Die wichtigsten Merkmale von cloudbasierter Software sind

• Zugänglichkeit: Auf HR-Daten kann von überall aus zugegriffen werden.
• Automatisierung: HR-Prozesse, z. B. Lohnabrechnung, Onboarding, Verwaltung von Personal und Recruiting werden automatisiert und rationalisiert.
• Flexibilität: Das HR-Management kann die Systeme und Tools flexibel auf die eigenen Bedürfnisse anpassen und skalieren.
• Kosteneffizienz: Modelle in der Cloud sind meist wesentlich günstiger als In-House-Systeme, die auf eigenen Rechnern installiert werden müssen.
• Integrationen: Cloudbasierte HR-Software lässt sich problemlos in andere Cloud-Anwendungen integrieren.

Sicherheit und Datenschutz bei cloudbasierter Software

Viele Unternehmen sind noch skeptisch, was die Nutzung von digitalen HR-Lösungen betrifft, die nicht mehr auf eigenen Rechnern, sondern in Datenzentren weltweit gespeichert sind.

Doch mittlerweile sind die Sicherheitsvorkehrungen und Zertifizierungen für die Cloud-Modelle stark gestiegen.

Unternehmen, die über den Erwerb einer Cloud-Lösung nachdenken, sollten sich im Vorhinein dennoch genau anschauen, ob die Anbieter die notwendigen Sicherheitszertifizierungen aufweisen.

ISO 27001

Eine besonders relevante Sicherheitszertifizierung ist die nach ISO 27001.

Diese Zertifizierung steht für Informationssicherheit auf höchstem Niveau und bestätigt die kontinuierliche Verbesserung der IT-Sicherheit der gesamten Cloud-Infrastruktur des jeweiligen Anbieters. Die Gültigkeit eines solchen erworbenen Zertifikats ist jedoch zeitlich begrenzt. Es muss also regelmäßig erneuert werden, damit Anbieter den Status der Zertifizierung behalten können.

SOC 2 Typ I & II

SOC 2 (Service Organization Control 2) Typ I und Typ II sind Berichte, die die Kontrolle der Datensicherheit in Dienstleistungsunternehmen bewerten und dokumentieren. Sie werden von unabhängigen Dritten nach den Standards des American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) erstellt.

Es handelt sich hierbei um eine freiwillige Maßnahme von Unternehmen, wird aber von Kunden und Kundinnen bei Inanspruchnahme von Cloud-Diensten immer häufiger eingefordert. Der Nachweis bescheinigt, dass das Unternehmen die höchsten Online-Sicherheitsstandards, insbesondere bezüglich der Integrität, Sicherheit und Verfügbarkeit von Daten, erfüllt.

DSGVO und andere Datenschutzrichtlinien

Darüber sollten interessierte Unternehmen darauf achten, ob der Anbieter mit den verschiedenen Datenschutzrichtlinien konform ist.

Wichtige Datenschutzrichtlinien, mit denen ein Cloud-Anbieter konform sein sollte, sind u. a.:

• DSGVO
• UK-GDPR
• LGPD
• CCPA
• LFPDPPP

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik bietet wertvolle Tipps, die Unternehmen bei Inanspruchnahme von Cloud-Diensten beachten sollten.

Vor- und Nachteile von cloudbasierter HR-Software

Bevor Sie entscheiden, ob ein Cloud-Modell für Ihre Teams im Human Resources-Bereich sinnvoll ist, sollten Sie sich einmal die Vor- und Nachteile dieser Systeme vor Augen halten.

Vorteile

• Zentral und zugänglich: Alle Mitarbeiterdaten und Dokumente sind zentral an einem Ort gespeichert und können von überall aus aufgerufen werden.
• Skalierbar: Die Tools können flexibel auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden.
• Effizient: Durch die Automatisierung vieler HR-Prozesse wird die Arbeit im Personalmanagement effizienter. Mitarbeiter*innen in diesem Bereich können sich stattdessen eher auf strategische Arbeit fokussieren.
• Wenig Know-how erforderlich: Für die Nutzung solcher Lösungen sind kaum Vorkenntnisse erforderlich. Unternehmen haben den Vorteil, dass sie selbst keine IT-Abteilung mehr haben müssen, die sich um die komplizierte Installation und Wartung von Inhouse-Systemen kümmert. Der Dienstleister kümmert sich selbst um alle anfallenden Updates und Wartungen. Auch bei Problemen können sich die Mitarbeitenden direkt an den Anbieter wenden.
• Integrativ: Online-Dienste haben zudem den Vorteil, dass sie in der Regel problemlos mit anderen Anwendungen integriert werden können.
• Hohe Verfügbarkeit: Anbieter dieser Dienste garantieren meistens eine hohe Verfügbarkeitssicherheit. Das bedeutet, dass es in der Regel äußerst selten bis nie zu IT-Ausfällen kommt.

Nachteile

• Internetverbindung: Die digitale Personalakte erfordert stets eine stabile und sichere Internetverbindung.
• Abgabe von Kontrolle: Die Unternehmen geben ihre Daten vollständig an die Gesellschaft ab. Sensible Daten werden in Rechenzentren auf der ganzen Welt gespeichert. Daher ist es für Unternehmen unerlässlich, einen Anbieter mit den höchsten Sicherheits- und Datenschutzstandards zu wählen.
• Mangelnder Einfluss: Obwohl die Software in der Regel mit vielen verschiedenen Werkzeugen und Funktionen ausgestattet und äußerst flexibel ist, können die Unternehmen die Software nicht selbst ändern oder für ihre Zwecke erweitern.