Die Corona-Pandemie hat nicht nur das tägliche Leben, sondern auch die Arbeitswelt auf den Kopf gestellt. Unternehmen waren gezwungen, komplett aus der Ferne zu arbeiten, um eine weitere Ausbreitung zu verhindern. Der Wechsel zu einem hybriden Arbeitsmodell findet in vielen Unternehmen bereits statt und wird in Zukunft die neue Normalität sein. Teil dieser neuen Normalität wird auch digitales Onboarding neuer Mitarbeiter*innen im Home-Office statt im Büro sein.
Es ist durchaus bekannt, dass ein effektiver Einarbeitungsprozess die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass Mitarbeiter*innen im Unternehmen bleiben. Wenn Sie den digitalen Onboarding-Prozess also erfolgreich angehen, kann Ihr Unternehmen viel Geld und Zeit sparen. In diesem Artikel finden Sie die wichtigsten Tipps, um das Onboarding neuer Mitarbeiter*innen im Home-Office so reibungslos und ermutigend wie möglich zu gestalten.
Was bedeutet digitales Onboarding?
Der Begriff Onboarding heißt auf Deutsch so viel wie „An-Bord-Nehmen“ und ist für jede Employee Experience von entscheidender Bedeutung. Dieser wichtige Teil der Begrüßung und Integration neuer Mitglieder trägt dazu bei, sie mit der Unternehmenskultur, Kollegen und Kolleginnen, und den allgemeinen Unternehmenszielen vertraut zu machen. Wenn es richtig angegangen wird, können neue Mitarbeiter*innen für den zukünftigen Erfolg vorbereitet werden. Schlecht organisierte Prozesse sind jedoch einer der Hauptgründe, warum viele Mitarbeiter*innen das Unternehmen innerhalb der ersten Monate wieder verlassen.
Im technologischen Zeitalter wenden sich die Unternehmen digitalen Tools zu, um ihren Onboarding-Prozess zu gestalten und durchzuführen. Während die traditionelle Einarbeitung in der Regel im persönlichen Gespräch mit den Führungskräften und dem Team stattfindet, erfolgt digitales Onboarding (auch: Remote Onboarding) zu 100 % online. Häufig verwenden hierzu Unternehmen eine Software Lösung.
Wann beginnt der Onboarding-Prozess?
Der erste Eindruck zählt. Viele Arbeitgeber*innen denken, dass das Onboarding am ersten Arbeitstag der Bewerber*innen beginnt. Erfolgreiches Onboarding startet allerdings ab der Minute, in der Bewerber*innen ihre*n Lebenslauf schicken.
Wenn Sie hohe Fluktuationsraten vermeiden wollen, ist es eine gute Idee, von Anfang an den bestmöglichen Eindruck zu vermitteln. Denn dort beginnt bereits Employer Branding.
Welche Vorteile hat digitales Onboarding?
Werfen wir einen Blick auf einige der Vorteile:
- Effizienz: Digitale Prozesse sind weniger zeitaufwändig, da sie in dem Tempo und in der Zeit durchgeführt werden können, die das neue Teammitglied braucht. Da alle wichtigen Informationen auf Knopfdruck zur Verfügung stehen, müssen sich Führungskräfte nicht durch endlosen Papierkram wühlen. Darüber hinaus kann die digitale Einarbeitung beginnen, bevor die neuen Mitarbeiter*innen einen Fuß in die Tür setzen. Das beschleunigt den Prozess und spart Kosten und Ressourcen.
- Genauigkeit: Die digitale Speicherung und Präsentation von Informationen trägt dazu bei, die Genauigkeit zu gewährleisten. Die Materialien werden zentral in einem Dokumentenmanager verwaltet und können jederzeit aktualisiert oder überprüft werden. Ob ein kleines Team von 20 Personen oder ein weltweites Team von 2.000 Mitarbeiter*innen, die Informationen sind konsistent, aktuell und genau.
- Zugänglichkeit: Auf die Onboarding-Software kann jederzeit zugegriffen werden, auch lange, nachdem der neue Mitarbeiter*innen im Unternehmen eingestellt wurde. So sind verlorene oder vergessene Informationen auch später noch leicht online abrufbar.
- Überblick: Onboarding-Programme verfügen über integrierte Checklisten, die nach und nach abgearbeitet werden können. Darüber hinaus können elektronische Unterschriften online geleistet werden, sodass neue Mitarbeiter*innen nicht ins Büro kommen müssen. Die Software von Factorial eignet sich hervorragend, um elektronische Unterschriften zu ermöglichen.
Von der Online-Rekrutierung zum Online-Onboarding
Vielleicht haben Sie neue Mitglieder über die Online-Rekrutierung gefunden. Nun kann das Online-Onboarding beginnen. Eine Sorge der Arbeitgeber*innen ist jedoch, dass es unpersönlich wirken kann. Denn im Gegensatz zum traditionellen Onboarding, das ausschließlich persönlich stattfindet, ist ein digitaler Ansatz eher unpersönlich.
Wenn das Unternehmen jedoch ein angemessenes Onboarding-Erlebnis geschaffen hat, kann es genauso effektiv sein wie ein herkömmliches. Dazu ist es wichtig, dass das Unternehmen sein Onboarding individuell gestaltet. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass das Erlebnis einzigartig ist.
Was ist beim digitalen Onboarding zu beachten?
Wir geben Ihnen hilfreiche Tipps an die Hand, damit das digitale Onboarding ein Erfolg für Ihr Unternehmen wird:
Kommunikation ist das A und O
Onboarding ist ein wichtiger Teil der Employee Experience. Kommunikation ist der Schlüssel dazu, dass sich neue Mitarbeiter*innen vom ersten Tag an willkommen fühlen. Beim Remote Onboarding sollte der Kommunikation ein noch größerer Stellenwert eingeräumt werden, nach dem Prinzip „mehr ist besser als weniger“.
Auch Videokonferenzen mit dem neuen Team geben das Gefühl, dass sie professionell angekommen sind. Um die neuen Teammitglieder persönlich besser kennenzulernen, sind virtuelle Kaffeepausen mit einzelnen Kollegen und Kolleginnen eine entspannte Ergänzung. Vergessen Sie nicht, regelmäßige Check-ins einzuplanen, damit Fragen gestellt und beantwortet werden können.
Onboarding-Buddy-Programm
Mitarbeiter*innen, die aus der Ferne arbeiten, könnten sich unter Umständen als Außenseiter*in fühlen. Aus diesem Grund sind sogenannte Buddy-Programme so wichtig, um den Erfolg neuer Mitarbeiter*innen zu fördern. Indem man dem neuen Teammitglied einen Buddy zur Seite stellt, kann dieser Buddy als Ansprechpartner*in für alle Art von Fragen dienen. So gelingt auch die soziale Integration.
Mitarbeiterhandbuch
Stellen Sie Ihren neuen Teammitgliedern ein digitales Mitarbeiterhandbuch zur Verfügung. Darin könnten die Unternehmenskultur, die Werte, das Team, laufende Projekte usw. beschrieben werden. Dies hilft den neuen Mitarbeiter*innen, das Unternehmen besser kennenzulernen und zu verstehen.
Equipment
Damit die neuen Mitglieder vom ersten Tag an voll einsatzfähig sind, sollten sie mit allem ausgestattet sein, was sie für die Arbeit im Home-Office benötigen. Neben einem ergonomischen Arbeitsplatz ist das Wichtigste die technische Ausstattung. Dazu gehören in der Regel ein Laptop, ein zusätzlicher Monitor sowie eine Tastatur und eine Maus als Grundausstattung.
Außerdem gehören alle notwendigen Softwareprogramme, wie die klassischen Office-Programme, Videokonferenz Software und Collaboration Tools dazu. Im besten Fall sind diese bereits vorinstalliert, sodass sofort losgelegt werden kann.
Beginnen Sie vor der Ankunft im Büro
Ein Schlüsselfaktor bei der Gewinnung eines neuen Mitglieds ist es, sie so schnell wie möglich zu integrieren! Es ist nicht ungewöhnlich, dass neue Mitarbeiter*innen das Angebot unterschreiben und kurz vor dem ersten Arbeitstag wieder abreist. Das Onboarding muss in dem Moment beginnen, in dem die Unterschrift des neuen Teammitglieds erfolgt ist. Das ist der Startschuss für Integration und Entwicklung.
Vergessen Sie nicht: Onboarding ist ein Prozess. Machen Sie nicht den Fehler, dies nur als eine einwöchige Angelegenheit zu betrachten. Wenn Sie den Einarbeitungsprozess auf eine Woche beschränken, kann dies dazu führen, dass sich neue Mitarbeiter*innen unter Druck gesetzt fühlen. Niemand kann innerhalb einer Woche alles direkt wissen und verstehen.
Die Onboarding-Funktion von Factorial
Digitales Onboarding ist die Zukunft der Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen in einem Unternehmen. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Unternehmen die Erfahrung personalisieren, wenn sie neue Mitglieder erfolgreich in das Unternehmen integrieren wollen. Ein effektives Onboarding kann die Art und Weise verändern, wie Mitarbeiter*innen das Unternehmen sehen, und kann langfristige Beziehungen fördern. Wenn es richtig gemacht wird, ist es letztendlich für alle ein Gewinn!
Die Onboarding-Funktion von Factorial ermöglicht einen reibungslosen, personalisierten Onboarding-Prozess für jedes einzelne Teammitglied. Der Prozess kann individuell angepasst und bestimmten Personen zugewiesen werden. Alle Mitarbeiter*innen werden über ihre anstehenden Aufgaben und das geplante Datum ihrer Erledigung informiert.
Hierdurch wird Ihren Mitarbeiter*innen ein qualitativ hochwertiges Onboarding-Erlebnis durch strukturierte Abläufe garantiert. So werden Sie schnell Ergebnisse erzielen und die Effizienz steigern.
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Häufige Fragen und Antworten
Was bedeutet digitales Onboarding?
Im technologischen Zeitalter wenden sich die Unternehmen digitalen Tools zu, um ihren Onboarding-Prozess zu gestalten und durchzuführen. Während die traditionelle Einarbeitung in der Regel im persönlichen Gespräch mit den Führungskräften und dem Team stattfindet, erfolgt digitales Onboarding (auch: Remote Onboarding) zu 100 % online.
Wann beginnt der Onboarding-Prozess?
Der erste Eindruck zählt. Viele Arbeitgeber*innen denken, dass das Onboarding am ersten Arbeitstag der Bewerber*innen beginnt. Erfolgreiches Onboarding startet allerdings ab der Minute, in der Bewerber*innen ihre*n Lebenslauf schicken.
Welche Vorteile hat digitales Onboarding?
Digitale Prozesse sind weniger zeitaufwändig, da sie in dem Tempo und in der Zeit durchgeführt werden können, die das neue Teammitglied braucht. Da alle wichtigen Informationen auf Knopfdruck zur Verfügung stehen, müssen sich Führungskräfte nicht durch endlosen Papierkram wühlen.
