Einarbeitungsplan – Darauf sollten Sie bei der Erstellung achten

Arbeitsstudien zeigen immer wieder, dass viele neue Mitarbeiter*innen ein Unternehmen umso schneller wieder verlassen, je schlechter die Einarbeitung war. Das schadet den Unternehmen, denn die Einarbeitung kostet nicht nur viel Zeit, sondern auch Geld. Ein gut ausgearbeiteter Einarbeitungsplan ist daher für ein erfolgreiches Unternehmen sehr wichtig. Im folgenden Artikel zeigen wir, worauf es bei der Erstellung eines Einarbeitungsplans ankommt.

Key Facts

1. Eine gute Einarbeitung ist essenziell für ein erfolgreiches Unternehmen, vor allem um Mitarbeiterfluktuation zu vermeiden.
2. Der Einarbeitungsplan legt fest, wie, wann, wo und von wem neue Mitarbeitende in das Unternehmen eingegliedert werden.
3. Begrüßung, Aufgaben, Ziele und Ansprechpartner*innen sind eine der Hauptbestandteile eines Einarbeitungsplans.

• Was ist ein Einarbeitungsplan?
• Wer erstellt den Einarbeitungsplan?
• Wie lange dauert eine gute Einarbeitung?
• Was gehört in einen Einarbeitungsplan? – Checkliste
• Einarbeitungskonzept: Wie gestalte ich einen Einarbeitungsplan?
• Wie sieht die Einarbeitungsplan-Vorlage aus?

Was ist ein Einarbeitungsplan?

Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter*innen – Warum ist eine gute Einarbeitung so wichtig

Kaum etwas ist im Employee Cycle so wichtig wie die Einarbeitung (immer häufiger auch „Onboarding“ genannt; Englisch für „Mit an Bord holen“) neuer Mitarbeitenden in einem Unternehmen.

So zeigt eine Onboarding-Studie von Softgarden, dass unzureichendes oder fehlendes Onboarding einer der Hauptgründe ist, weshalb Angestellte ein Unternehmen frühzeitig verlassen. Immer mehr Arbeitnehmer*innen kündigen bereits in den ersten 100 Tagen nach Einstellung.

Ein gut ausgearbeiteter und vor allem gut umgesetzter Einarbeitungsplan ist daher das A und O in einem Betrieb.

Guter Einstieg für neue Mitarbeiter*innen – Ziel des Einarbeitungsplans

Bei einem Einarbeitungsplan handelt es sich damit um einen strukturierten Ablaufplan, der alles festhält, was für die fachliche und soziale Integration neuer Beschäftigter wichtig ist. In ihm ist aufgeführt, wo, wie und von wem neue Mitarbeiter*innen in der Anfangsphase nach Einstellung angelernt und ins Unternehmen integriert werden.

Worum geht es im Onboarding?

Im Onboarding wird den Onboardees Grundsätzliches für eine reibungslose Integration ins Unternehmen vermittelt. Das ist für neue Mitarbeitende ziemlich viel am Anfang. Denn sie müssen in der Regel folgendes in relativ kurzer Zeit lernen:

• was konkret zu ihren neuen Aufgaben, Arbeitszielen und Arbeitsplatz gehört
• wer die wichtigen Ansprechpartner*innen für ihren Bereich und allgemein im Unternehmen sind
• wie die Unternehmenskultur ist
• alle technischen Details wie Anmeldedaten und weitere Tools sowie Erledigung von bürokratischen Aufgaben (Profil bei der HR anlegen, Sozialversicherungsnummer bereitstellen, Krankenversicherungsangaben etc.)
• ggf. an Schulungen teilnehmen

Das ist eine ganze Menge. Damit diese Einarbeitungsphase für Arbeitgebende und Onboardees erfolgreich ist, ist eine genaue Ausarbeitung also enorm wichtig. Im Folgenden erklären wir daher, was alles in einen Einarbeitungsplan gehört.

Wer erstellt den Einarbeitungsplan?

Bei der Erstellung eines Einarbeitungsplans sollten am besten mehrere Personen beteiligt sein. Zu den typischen Beteiligten gehören hier meistens:

• Arbeitgebende: Selbstverständlich sollten Arbeitgebende selbst maßgeblich am Einarbeitungsplan beteiligt sein. In sehr großen Unternehmen kann diese Aufgabe jedoch auch komplett an die Personalabteilung ausgelagert sein.
• Personalabteilung: Bei der Personalabteilung findet in der Regel die konkrete Ausarbeitung des Plans statt.
• Scheidende Mitarbeiter*innen/Teamkolleg*innen: Für bestimmte Stellen kann es sicherlich notwendig sein, wenn der Einarbeitungsplan individualisiert wird und mit wichtigen Hinweisen und Notizen von den scheidenden Mitarbeiter*innen oder aber auch von aktuellen Kolleg*innen ergänzt wird.

Wie lange dauert eine gute Einarbeitung?

In Bezug auf die Dauer der Einarbeitung gibt es keine allgemeingültige Antwort. Die Beantwortung der Frage hängt u. a. stark von der Unternehmensgröße, der Position, der Branche oder auch der Lernfähigkeit des Onboardees ab.

Für eine Fachstelle muss man aber sicher mit drei Monaten rechnen. Bei einfachen Stellen dauert die Einarbeitung in der Regel deutlich kürzer, bis zu wenigen Tagen.

Was gehört in einen Einarbeitungsplan? – Checkliste

Der Einarbeitungsprozess ist ein immer wiederkehrender Prozess

Das Beste vorweg: Grundsätzlich ist die Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen ein sich wiederholender und wiederkehrender Prozess. Das bedeutet, dass Sie, wenn Sie den Einarbeitungsplan einmal erstellt haben, immer wieder auf ihn als Vorlage zurückgreifen können. Natürlich sollten Sie den Plan in regelmäßigen Abständen aktualisieren oder ändern, wenn es Änderungen in der Firma gibt.

Wozu ist die Einarbeitungsplan-Vorlage gut?

Neue Mitarbeiter*innen sollten den Plan am besten direkt nach Vertragsunterzeichnung erhalten, sodass diese einen Überblick haben, was in den ersten Tagen und Wochen auf sie zukommt und Erwartungen im Vorhinein auf beiden Seiten klar sind.

Einarbeitungsplan Inhalt

1. Begrüßung: Vorstellung des Unternehmens mit seinen Werten, Visionen und Zielen. Darüber hinaus sollte der Einarbeitungsplan auch die Begrüßung der wichtigsten Person, wie CEOs oder auch Personalleiter*innen enthalten.
2. Einarbeitungsmaßnahmen: Weitergabe wichtiger Informationen über den Arbeitsplatz und die Arbeitsaufgaben. Dies können Passwörter sein, aber auch z. B. Leitfäden, wie eine bestimmte Aufgabe an dieser Stelle zu erledigen ist. Beispiel Presseabteilung – Newsletter: In der Presseabteilung wäre dies z. B. ein Leitfaden, wie ein Newsletter genau aufgebaut ist, wann er verschickt wird, an wen er verschickt wird etc.. Je besser die einzelnen Abteilungen vor Ort organisiert sind und solche Informationen kompakt und detailliert ausgearbeitet haben, desto besser sind die Informationen der Einarbeitungsmaßnahmen im Einarbeitungsplan. Hier können darüber hinaus auch weitere Maßnahmen aufgeführt werden. Dazu gehören bspw. Schulungen oder Vorstellung von Produktportfolios o.ä.
3. Ziele und Aufgaben: Darüber hinaus sollte der Einarbeitungsplan auf jeden Fall die Ziele und konkreten Aufgaben für die nächsten Wochen und Monate genau festlegen.
4. Kennenlernen des Teams und der Vorgesetzten: Der Plan sollte auch enthalten, wann die Onboardees das Team und ggf. wichtige Vorgesetzte kennenlernen und wer diese sind.

Einarbeitungskonzept: Wie gestalte ich einen Einarbeitungsplan?

Phasen der Einarbeitung

Gute Einarbeitungspläne folgen in der Regel den typischen Phasen der Einarbeitung. Die Orientierung an diesen Phasen hilft Ihnen bei der Erstellung.

30-60-90-Tage

Die Einarbeitungszeit wird grob in 30-60-90 Tage gegliedert, ein Zeitraum, in dem in der Regel die Integration von neuen Kolleg*innen erfolgt.

Die Phasen sind:

1. Vor Arbeitsbeginn
2. Die ersten Tage
3. Die ersten Wochen und Monate

Vor dem ersten Arbeitstag: Neue Mitarbeiter*innen erhalten vor Arbeitsbeginn Zugang zur Unternehmensphilosophie und Informationen über Aufgabenbereich, um sich im Voraus damit vertraut machen zu können.

Erste Arbeitswoche: Am ersten Arbeitstag sollte eine Begrüßung von und Vorstellung der wichtigsten Kolleg*innen und Teammitglieder erfolgen. Der*die Arbeitnehmer*in wird in den Arbeitsplatz eingewiesen. Papierkram wird erledigt und konkrete erste Aufgaben besprochen und vorgestellt.

Die ersten Wochen oder Monate: Die Einarbeitungszeit erstreckt sich über weitere Informationsveranstaltungen, Schulungen und Feedbackgespräche. Kolleg*innen und Vorgesetzte stehen weiterhin als Ansprechpartner zur Verfügung, um die neuen Kolleg*innen zu unterstützen. Sinnvoll kann hier auch die Implementierung eines Mentorenprogramms sein, bei dem ein*e feste*r Mentor*in an die Seite des*der neuen Kolleg*in gestellt.

Konkrete Umsetzung – Tipps

Insbesondere größere Unternehmen mit vielen verschiedenen Positionen benötigen in der Regel mehrere Einarbeitungspläne, die auf die verschiedenen Positionen abgestimmt sind. Dennoch können einige Informationen, wie z.B. der Begrüßungsteil und/oder die Vorstellung des Unternehmens und wichtiger Personen, natürlich für alle Positionen im Unternehmen verwendet werden. Wichtig ist nur, dass vornehmlich die Informationen zu den Aufgaben und Zielen der jeweiligen Positionen auf die zu besetzende Stelle abgestimmt sind.

Ganz konkret heißt das folgende Fragen müssen bei der Erstellung berücksichtigt werden:

1. Vorbereitung

• Was soll der*die neue Mitarbeiter*in nach der Einarbeitungsphase können?
• Wie lange soll die Einarbeitungszeit dauern?
• Welche Abteilungen, welches Team und welche weiteren Mitarbeiter*innen sind für die Einarbeitung verantwortlich oder spielen zumindest eine Rolle für diese.
• Was sind die Ziele und Aufgaben dieser Position?

2. Inhalte

Begrüßung, Ausstattung des Arbeitsplatzes, Einführung in die Unternehmenskultur, etc.

• Wer übernimmt die Begrüßung? Gibt es eine*n feste*n Mentor*in für den ersten Tag oder die ersten Wochen?
• Ist der Arbeitsplatz vollständig ausgestattet und bereit?
• Welche Tools und Technik brauchen die neuen Mitarbeiter*innen?

Einführung in die Aufgaben und Verantwortlichkeiten, Schulungen

• An wen kann der*die neue Mitarbeiter*in sich wenden?
• Hat der*die neue Mitarbeiter*in alle nötigen Kompetenzen?
• Ist möglicherweise eine Schulung nötig, z. B. über bestimmte Sicherheitsmaßnahmen im Unternehmen?

Teambuilding, Kennenlernen der Kolleg*innen, Integration ins Team

• Welche Teambuilding-Maßnahmen gibt es schon und welche können spezielle für neue Mitarbeiter*innen implementiert werden?

4. Methoden

Ein Einarbeitungsplan umfasst auch die Auswahl der Methoden. Dieser Teil gehört nicht unbedingt in den Teil, den die neuen Mitarbeiter*innen erhalten, sondern dient lediglich der internen Überlegung, welche Methoden im Unternehmen beim Onboarding genutzt werden sollen.

Dazu gehören bspw. Vorträge, Schulungen, Online-Kurse, Beobachtungen, Rollenspiele, regelmäßiges Feedback und Unterstützung durch Vorgesetzte und Kolleg*innen.

SMART-Prinzip

Sinnvoll ist es, den Einarbeitungsplan entlang des sogenannten SMART-Prinzips zu strukturieren. SMART ist ein Akronym und steht in diesem Zusammenhang für:

Specific (Spezifisch): Welche konkreten Ziele sollen durch das Onboarding erreicht werden? Sollen die neuen Mitarbeiter*innen beispielsweise zuerst die firmeneigene oder positionsrelevante Software beherrschen oder zunächst einen Überblick über den aktuellen Stand auf der Position erhalten?

Measurable (Messbar): Wie lässt sich der Erfolg des Onboardings messen?

Mit der Factorial Personalmanagement Software können Sie diesen Prozess ganz einfach mit Kennzahlen analysieren. Das hilft Ihnen, den Prozess besser im Überblick zu behalten.

Attainable (Erreichbar): Die im Onboarding zu erreichenden Ziele müssen für die neuen Mitarbeitenden selbstverständlich erreichbar sein. Es ergibt wenig Sinn, von neuen Kolleg*innen zu verlangen, gleich nach zwei Tagen ein neues Marketingkonzept für das Unternehmen ausarbeiten zu müssen.

Relevant: Sind die Einarbeitungsmaßnahmen für die neue Rolle des Mitarbeiters relevant? Lernt der*die neue Mitarbeiter*in das, was er für die zukünftige Tätigkeit wirklich braucht? So ergibt eine Einführung in die Buchhaltungssoftware natürlich nur Sinn für Personen, die in diesem Bereich arbeiten. Ein*e Angestellte*r im Marketingbereich brauch ganz andere Eingliederungsmaßnahmen.

Time-bound (Zeitgebunden): Bis wann sollen die einzelnen Ziele der Einarbeitung erreicht werden?

Wie sieht die Einarbeitungsplan-Vorlage aus?

Vorlagen und Muster

Ideen und Inspiration für Konzept und konkrete Ausgestaltung finden Sie natürlich wie so oft online. Verschiedene Anbieter bieten unterschiedliche Vorlagen an, die Sie auf Ihr Unternehmen und Ihre Bedürfnisse zuschneiden können.

Einarbeitungsplan Download

Wir bieten Ihnen ebenso eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten für die Einarbeitung an, die Sie sich herunterladen können:

Häufige Fragen und Antworten

Wie gestalte ich einen Einarbeitungsplan?

Auf der Grundlage des 30-60-90-Tage-Fahrplan sollte ein Einarbeitungsplan erstellt werden. In diesem Plan werden die Ziele und Erwartungen für die ersten 30, 60 und 90 Tage der Tätigkeit des neuen Teammitglieds festgelegt. Eine Checkliste hilft dabei, alle notwendigen Schritte zu berücksichtigen, die während des Einarbeitungsprozesses notwendig sind.

Wie lange dauert eine gute Einarbeitung?

Wie lange eine gute Einarbeitung dauern sollte, ist je nach Funktion, Branche und Unternehmen unterschiedlich. In der Regel sollte die Einarbeitungszeit jedoch mindestens 30 bis 90 Tage betragen, damit die neuen Mitarbeiter*innen ausreichend Zeit haben, sich einzufinden und sich mit der neuen Aufgabe vertraut machen können. In dieser Zeit können sich die neuen Mitarbeiter*innen sowohl in fachlicher als auch in sozialer Hinsicht in das Unternehmen integrieren und ihre Rolle voll und ganz verstehen.

Wie sieht ein Einarbeitungskonzept aus?

Ein Einarbeitungskonzept besteht aus den vier Phasen der Einarbeitung:
Phase 1: Vorbereitung – Die notwendigen Ressourcen und Zugänge werden zur Verfügung gestellt
Phase 2: Orientierung – in das Unternehmen, die Abteilung und das Team einführen
Phase 3: Integration – Rollenspezifisches Training und Einarbeitung in die Prozesse und Systeme der Organisation
Phase 4: Evaluierung – Feedbackgespräche und Anpassung des Einarbeitungsplans