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Einarbeitungsplan: Ihr Wegweiser für die erfolgreiche Integration neuer Mitarbeitenden

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7 Minuten Lesezeit
Ein Mitarbeiter begrüßt seinen neuen Kollegen, um mit ihm seinen Einarbeitungsplan zu besprechen.

Ein gut strukturierter Einarbeitungsplan ist entscheidend für die erfolgreiche Integration neuer Mitarbeitenden, die in Ihrem Unternehmen starten. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie Sie einen professionellen Einarbeitungsplan erstellen.

Zudem erklären wir, welche Phasen es bei der Einarbeitung gibt und wie Sie diesen Prozess mit Hilfe einer Vorlage für Word oder Excel optimieren können.

Key Facts

  1. Durch einen erfolgreichen Einarbeitungsplan wird die Integration neuer Mitarbeiter*innen erleichtert und die Unternehmenskultur gefördert.
  2. Der Einarbeitungsprozess wird in vier Phasen unterteilt: Vorbereitung, Orientierung, Integration und Evaluation.
  3. Nutzen Sie Vorlagen für Word oder Excel zur Strukturierung und Optimierung des Einarbeitungsprozesses.

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Warum ist ein Einarbeitungsplan wichtig?

Um neuen Mitarbeiter*innen einen reibungslosen Einstieg in Ihrem Unternehmen zu ermöglichen, ist ein guter Einarbeitungsplan unerlässlich.

Klare Erwartungen und Ziele sowie eine strukturierte Einführung in die Unternehmenskultur sorgen dafür, dass sich die neuen Kolleg*innen schneller in das Unternehmen integrieren und einbringen können.

Außerdem trägt ein erfolgreicher Einarbeitungsplan zur langfristigen Bindung von Mitarbeiter*innen an das Unternehmen bei und fördert deren Motivation. 

Was gehört in einen Einarbeitungsplan?

In einem professionellen Einarbeitungsplan werden die folgenden Elemente berücksichtigt:

  • Vorbereitung des Arbeitsplatzes und die Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen
  • Einführung in das Unternehmen, in die Abteilung und in das Team
  • Rollenspezifisches Training
  • Prozesse und Systeme werden vermittelt
  • Von einem Mentor begleitet oder gesponsert
  • Feedback und Bewertung in regelmäßigen Abständen

Wie gestalte ich einen Einarbeitungsplan?

Auf der Grundlage des 30-60-90-Tage-Fahrplan sollte ein Einarbeitungsplan erstellt werden. In diesem Plan werden die Ziele und Erwartungen für die ersten 30, 60 und 90 Tage der Tätigkeit des neuen Teammitglieds festgelegt.

Eine Checkliste hilft dabei, alle notwendigen Schritte zu berücksichtigen, die während des Einarbeitungsprozesses notwendig sind.

Wie sieht ein Einarbeitungskonzept aus?

Ein Einarbeitungskonzept besteht aus den vier Phasen der Einarbeitung:

  • 1. Phase: Vorbereitung – Die notwendigen Ressourcen und Zugänge werden zur Verfügung gestellt.
  • 2. Phase: Orientierung – in das Unternehmen, die Abteilung und das Team einführen.
  • 3 Phase: Integration – Rollenspezifisches Training und Einarbeitung in die Prozesse und Systeme der Organisation.
  • 4. Phase: Evaluierung – Feedback Gespräche und Anpassung des Einarbeitungsplans.

Wie lange dauert eine gute Einarbeitung?

Wie lange eine gute Einarbeitung dauern sollte, ist je nach Funktion, Branche und Unternehmen unterschiedlich. In der Regel sollte die Einarbeitungszeit jedoch mindestens 30 bis 90 Tage betragen.

Dies gibt neuen Mitarbeiter*innen ausreichend Zeit, sich einzufinden und sich mit der neuen Aufgabe vertraut zu machen. In dieser Zeit können sich die neuen Mitarbeiter*innen sowohl in fachlicher als auch in sozialer Hinsicht in das Unternehmen integrieren und ihre Rolle voll und ganz verstehen.

Ein Team sitzt gemeinsam an einem Tisch, um über die Vorlage für einen Einarbeitungsplan zu sprechen.

Wie sieht die Einarbeitungsplan-Vorlage aus und wozu ist sie gut?

Ein Muster für einen Einarbeitungsplan dient als strukturiertes Dokument, das alle Informationen und Schritte enthält, die für den Einarbeitungsprozess relevant sind. Sie kann in verschiedenen Dateiformaten erstellt werden, z. B. als Word-, Excel- oder PDF-Datei.

Die Vorlage hilft, den Einarbeitungsplan übersichtlich und verständlich zu gestalten und stellt sicher, dass keine wichtigen Prozessschritte vergessen werden.

Wodurch lässt sich der Einarbeitungsplan kontrollieren?

Um den Erfolg des Einarbeitungsplans zu überprüfen, ist es wichtig, dass regelmäßig Feedback Gespräche mit den neuen Mitarbeiter*innen und deren Vorgesetzten geführt werden. Damit wird sichergestellt, dass der Fortschritt der Einarbeitung bewertet werden kann.

Gegebenenfalls können Anpassungen am Einarbeitungsplan vorgenommen werden. Darüber hinaus kann die Verfolgung der Ziele und die Evaluation bei der kontinuierlichen Optimierung des Einarbeitungsprozesses behilflich sein.

Warum ist ein erfolgreicher Start wichtig?

Ein erfolgreicher Start im Unternehmen ist für neue Mitarbeiter*innen entscheidend, um sich schnell in der neuen Umgebung zurechtzufinden und effizient arbeiten zu können.

Eine positive Erfahrung bei der Einarbeitung trägt zur Zufriedenheit am Arbeitsplatz bei. Zudem fördert sie die Bindung der Mitarbeiter*innen an das Unternehmen. Dies hat eine Verringerung der Fluktuation zur Folge und kann langfristig zu einer Steigerung der Produktivität und des Erfolgs des Unternehmens beitragen.

Weitere Tipps für einen erfolgreichen Einarbeitungsplan

Kommunikation

Eine offene Kommunikation ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Einarbeitung. Stellen Sie sicher, dass die New Hires wissen, an wen sie sich wenden können, wenn sie Fragen haben oder ein Problem auftritt. Fördern Sie den Dialog zwischen den neuen Kolleg*innen und den Mitgliedern ihres Teams sowie mit ihren Vorgesetzten.

Unternehmenskultur

Für die erfolgreiche Integration der neuen Mitarbeiter*innen spielt die Unternehmenskultur eine wichtige Rolle. Achten Sie darauf, dass diese über die Werte, Normen und Erwartungen des Unternehmens informiert sind und wissen, wie diese in den Arbeitsalltag integriert werden.

Mentorenprogramm

Ein Mentorenprogramm, bei dem erfahrene Mitarbeiter*innen als Patinnen und Paten für New Hires fungieren, kann den Prozess der Einarbeitung erheblich erleichtern.

Die Mentorinnen und Mentoren können eine Quelle wertvoller Informationen, Ratschläge und Unterstützung sein. Außerdem können sie bei der sozialen Integration helfen.

Individuelle Anpassungen

Jede Person ist anders, und es ist wichtig, den Einarbeitungsplan auf das jeweilige Talent abzustimmen. Berücksichtigen Sie die spezifischen Bedürfnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen der neuen Mitarbeiter*innen, um den Plan auf deren Bedürfnisse abzustimmen.

Vorteile der Digitalisierung im Einarbeitungsprozess

Effizienzsteigerung

Die Digitalisierung des Integrationsprozesses kann zu einer Verringerung des Verwaltungsaufwandes und zu einer Steigerung der Effizienz führen. Durch den Einsatz digitaler Tools und Plattformen, wie z. B. Factorial, kann der gesamte Prozess zentralisiert und automatisiert werden, was zu einer Einsparung von Zeit und Ressourcen führt.

Konsistenz und Transparenz

Digitale Einarbeitungspläne ermöglichen eine konsistente und transparente Vorgehensweise bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen in das Unternehmen. Auf diese Weise sind alle Beteiligten in der Lage, den Fortschritt der Einarbeitung zu verfolgen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.

Flexibilität

Durch die Digitalisierung ist es möglich, den Einarbeitungsplan zu jeder Zeit und von jedem Ort aus abzurufen und zu bearbeiten. Dies erhöht die Flexibilität für die Personalverantwortlichen und die Führungskräfte, die in der Lage sind, den Zeitplan an ihre eigenen Bedürfnisse und die ihrer Mitarbeitenden anzupassen.

Zwei Kolleginnen schauen zusammen auf ihren Einarbeitungsplan.

Häufige Fehler beim Erstellen eines Einarbeitungsplans und wie man sie vermeidet

Die Relevanz eines guten Einarbeitungsplans zeigt die Candidate Journey Studie von meta HR. Demnach sind ganze vier von zehn neu Eingestellte von ihrem Arbeitgeber enttäuscht – und der Grund liegt häufig an einer nicht zufriedenstellenden Candidate Experience im Onboarding und während der Einarbeitung.

Unklare Erwartungen

Unklare Erwartungen können dazu führen, dass die neuen Mitarbeiter*innen sich nicht sicher sind, was von ihnen erwartet wird. Gewährleisten Sie, dass die Ziele und Erwartungen im Rahmen des Einarbeitungsplans klar und deutlich definiert werden.

Fehlende Unterstützung

New Hires sind auf Unterstützung angewiesen, um sich erfolgreich in das Unternehmen einfinden zu können. Stellen Sie sicher, dass sie eine Ansprechperson haben, die ihnen bei Fragen und Problemen zur Seite steht.

Überforderung

Vermeiden Sie es, die neuen Teammitglieder mit Informationen und Aufgaben zu überfordern. Gestalten Sie den Einarbeitungsplan so, dass er in angemessenen Schritten erfolgt und genügend Zeit zum Erlernen neuer Fertigkeiten und zum Verstehen von Arbeitsabläufen lässt.

Vernachlässigung der sozialen Integration

Die soziale Integration neuer Mitarbeiter*innen ist entscheidend für ihre Zufriedenheit und ihre Bindung an das Unternehmen. Sichern Sie ab, dass der Einarbeitungsplan auch Aktivitäten zur Förderung der Teamarbeit und zum Aufbau von Netzwerken enthält.

Best Practices zur Gestaltung eines Einarbeitungsplans

30-60-90-Tage-Plan

Der 30-60-90-Tage-Plan ist eine bewährte Methode, mit der ein Einarbeitungsplan strukturiert werden kann. Der Plan ist in drei Phasen unterteilt, die jeweils eine Dauer von 30 Tagen haben und in denen unterschiedliche Ziele und Schwerpunkte gesetzt werden.

Auf diese Weise ist eine kontinuierliche Überprüfung der Fortschritte bei der Einarbeitung und bei Bedarf eine Anpassung des Plans möglich.

Checklisten

Erstellen Sie Checklisten, damit alle wichtigen Schritte und Aufgaben im Rahmen des Einarbeitungsprozesses abgedeckt sind. Checklisten helfen, den Überblick zu behalten und stellen sicher, dass keine wichtigen Informationen oder Schulungen übersehen werden.

SMART-Prinzip

Verwenden Sie das SMART-Prinzip, um die Ziele des Einarbeitungsplans in einer klaren und messbaren Art und Weise zu formulieren. SMART steht für Spezifisch, Messbar, Erreichbar, Relevant und Zeitgebunden. Wenn Sie nach diesem Prinzip vorgehen, können Sie sicherstellen, dass die Ziele im Einarbeitungsplan realistisch und leicht zu erreichen sind.

Regelmäßige Feedback Gespräche

Führen Sie regelmäßige Feedback Gespräche mit den neuen Mitarbeiter*innen und deren Vorgesetzten. Dies dient der Bewertung des Fortschritts der Einarbeitung und gegebenenfalls einer Anpassung des Plans. Um sicherzustellen, dass die Erwartungen und Bedürfnisse aller Beteiligten erfüllt werden, sind Feedback-Gespräche wichtig.

Zusammenfassung

Ein erfolgreicher Einarbeitungsplan ist entscheidend für die erfolgreiche Integration neuer Kolleg*innen in Ihr Unternehmen. Mit einer gut strukturierten Vorlage und dem Einsatz von digitalen Tools, wie beispielsweise Factorial, können Sie Ihren Einarbeitungsprozess effizient und effektiv gestalten.

Berücksichtigen Sie die individuellen Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter*innen, legen Sie klare Ziele fest und bieten Sie Unterstützung und Feedback. So werden Sie die Zufriedenheit und Bindung Ihrer New Hires erhöhen und damit den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens sichern.

DE MKT FREEBIE Zielvereinbarung

Unsere Autorin Teresa Falkenberg unterstützt aktuell das Content Marketing Team bei Factorial HR während eines Auslandpraktikums. Nach ihrem Abschluss in International Business Studies an der Universität Paderborn ist sie in den letzten Zügen ihres Masterstudiums in Intercultural Communication in Utrecht in den Niederlanden. Im Bereich Content Writing hat sie sich bereits seit 2019 mit verschiedensten Themenfeldern beschäftigt.

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