Verwendet Ihre Personalabteilung bereits eine digitale Signatur? Wenn Ihre Antwort „Ja“ lautet, kennen Sie sicherlich bereits die Vorteile, sowohl für Unternehmen als auch für Arbeitnehmer. Wenn Sie es noch nicht tun, sollten Sie die Vorteile kennen, die elektronische Signatur in Ihren Verträgen zu verwenden. Viele Unternehmen haben die Telearbeit umgesetzt und benötigen eine elektronische Signatur, um ihre Prozesse weiter ausführen zu können.
Wenn Sie neue Maßnahmen zur Automatisierung interner Prozesse in der Personalabteilung umsetzen möchten und nicht genau wissen, worum es bei der elektronischen Signatur geht, lesen Sie sich diesen Artikel durch.
- Vorteile der elektronischen Signatur
- Ihre Verträge mit der elektronischen Signatur
- So setzen Sie die elektronische Signatur in Ihrer HR-Software um
Elektronische Signatur: 6 Hauptvorteile
1. Vereinfachen Sie den Einstellungsprozess
Für einige Unternehmen gibt es je nach Monat oder Saisonalität Zeiten, in denen Sie in hohem Volumen neue Mitarbeiter einstellen. Daher kann eine digitale Signatur den gesamten Prozess erleichtern und beschleunigen.
2. Optimieren Sie die Verwaltung im Onboarding und Offboarding
Arbeitnehmer müssen viele Dokumente unterschreiben, wenn sie einen neuen Job beginnen, aber auch wenn sie sich entscheiden, das Unternehmen zu verlassen oder gekündigt werden. In Unternehmen, in denen viele Verträge in Umlauf sind, kann die elektronische Signatur einen großen Fortschritt und vor allem erhebliches Zeitersparnis bedeuten.
3. Verfügbarkeit rund um die Uhr auf jedem Gerät
Im Gegensatz zur Signatur auf Papier, bei der die Person im Büro anwesend sein muss, können Sie auf die elektronische Signatur 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche zugreifen. Und noch besser – da sie digital ist, kann sie problemlos auf Computern, Handys oder Tablets verwendet werden, mehr employee self service gibt es nicht. ;)
4. Sparen Sie Papier
Mit der digitalen Personalakte können wir dem Planeten einen Gefallen tun und zukünftig weniger Papier verbrauchen. Wenn Ihr Unternehmen viele Verträge erstellt, rechnen Sie nach und Sie sehen, wie viel Kosten Sie für Papier, Tinte und die Wartung des Druckers sparen können.
5. Verbessern Sie Ihr digitales Dokumentenmanagement
Jeder unterzeichnete Vertrag muss irgendwo aufbewahrt werden und einsehbar sein. Stellen Sie sich vor, Sie müssen sich nicht darum kümmern, all diese Papiere zu archivieren und können den Platz in Ihren Aktenschränken für andere Zwecke verwenden. Mit einer digitalen Personalakte könnte das Ihre Realität sein und Ihr digitales Dokumentenmanagement Ihre tägliche Arbeit erleichtern.
6. Sicherheit und Datenschutz
Am 1. Juli 2016 ist die Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (auch eIDAS genannt) in Kraft getreten und somit in allen EU-Mitgliedsstaaten rechtskräftig. Mit einer elektronischen Signatur, die der eIDAS-Verordnung entspricht, können Sie sich sicher sein, dass Sicherheit und Datenschutz gewährleistet werden. Darüber hinaus garantiert die elektronische Signatur die Privatsphäre der Arbeitnehmer, da kontrolliert werden kann, wer auf die Dokumente zugreifen kann.
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Wie hilft eine digitale Signatur in der Praxis in Ihren Verträgen?
Die digitale Signatur ist ein Fortschritt für die Personalabteilung Ihres Unternehmens. Sie hilft Ihnen, Ihre Produktivität zu verbessern, und kann somit mehr Zeit für Aufgaben aufwenden, die dem Unternehmen mehr Wert bieten. Wenn Sie mehr Zeit sparen, können Sie mehr Stunden investieren, um die besten Fachkräfte zu rekrutieren und zu binden.
In Zeiten von ständigem Fortschritt und Veränderung, sollten Sie nicht zurückbleiben und Ihr Unternehmen digitalisieren, um sich von der Konkurrenz abzuheben.
Recruiting und Einarbeitung
Informationen und Daten werden sowohl während des Recruiting Prozesses als auch bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters vom Personal gesammelt. Neben der Verwendung der elektronischen Signatur in Verträgen ist dies auch nützlich, wenn Sie andere Dokumente wie Vertraulichkeitsvereinbarungen oder vertragliche Angebote verwalten müssen.
Wenn Sie sich für die digitale Signatur entscheiden, können Sie diese Dokumente innerhalb weniger Stunden signieren lassen. Dies beschleunigt den Prozess. Darüber hinaus trägt das zu einem positiven Image als fortschrittlicher Arbeitgeber bei, das Sie Ihren zukünftigen Mitarbeitern entgegenbringen.
Entlassungen und Kündigungen
Einer der Fehler der Personalabteilung besteht darin, dass bei der mündlichen Mitteilung der Entlassung nichts unterschrieben wird.
Wenn Sie dem Mitarbeiter mitteilen, dass das Arbeitsverhältnis beendet ist, müssen Sie dieses Personalgespräch mit einem unterzeichneten Dokument formalisieren. Dies muss bestätigen, dass der Arbeitnehmer über diese Situation informiert wurde. Andernfalls kann es zu unrechtmäßigen Kündigungsansprüchen kommen.
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So implementieren Sie die elektronische Signatur in Ihrer Personalabteilung
Mit der HR-Software von Factorial können Sie den Prozess der elektronischen Signatur digital, schnell und sicher verwalten. Darüber hinaus können Sie alle Ihre signierten Dokumente auf der Plattform speichern und diese dank des Mitarbeiterportals in Form der digitalen Personalakte jederzeit von jedem digitalen Gerät für Sie und Ihre Mitarbeiter verfügbar machen.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Ihre Dokumente digital zu signieren:
- Laden Sie eine Datei hoch und wählen Sie die Personen aus, die unterschreiben sollen: Die Mitarbeiter erhalten sofort eine Benachrichtigung mit dem zu unterzeichnenden Dokument.
- Erhalten Sie Dokumente auf absolut gültige und sichere Weise mit allen gekennzeichneten Zustimmungen: Sobald die Mitarbeiter unterschrieben haben, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung.
- Prüfen Sie das Dokument, wenn alle unterschrieben haben. Sehen Sie nach, wie die Software Ihr Dokument aktualisiert hat und Sie bereits alle Signaturen haben.
