Nutzen Sie in Ihrer Personalabteilung bereits digitale Signaturen? Falls ja, kennen Sie die vielen Vorteile für Unternehmen und Mitarbeitende. Falls nicht, lohnt sich ein Blick darauf, wie elektronische Signaturen Ihre HR-Prozesse effizienter, schneller und rechtssicher machen können – gerade in Zeiten zunehmender Remote-Arbeit.
Wenn Sie Maßnahmen zur Digitalisierung und Automatisierung Ihrer internen HR-Abläufe planen und noch nicht genau wissen, wie elektronische Signaturen funktionieren, liefert Ihnen dieser Artikel einen verständlichen Überblick.
Das Wichtigste in Kürze:
- Eine elektronische Signatur ist ein digitales Verfahren zur rechtsverbindlichen Unterzeichnung von Dokumenten.
- Die eIDAS-Verordnung unterscheidet drei Stufen: einfach, fortgeschritten und qualifiziert.
- Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt und erfüllt die Schriftform nach § 126a BGB, Bürgerliches Gesetzbuch. Sie wird durch qualifizierte Vertrauensdiensteanbieter wie die Bundesdruckerei bereitgestellt.
Gesetzliche Grundlage:
- Die eIDAS-Verordnung (EU 910/2014) regelt europaweit die Rechtswirkung elektronischer Signaturen. Mit der eIDAS 2.0-Novelle (seit 20. Mai 2024) wurde die Verordnung erweitert, die ab 2026 u.a. die EU Digital Identity Wallet (EUDI-Wallet) einführt
Was ist eine elektronische Signatur?
Definition
Die digitale Unterschrift (auch digitale Signatur oder E-Signatur genannt) ist das digitale Gegenstück zur handschriftlichen Unterschrift auf Papier.
Sie ist eine komplexe mathematische Methode, die es ermöglicht, elektronische Dokumente rechtsgültig zu unterzeichnen.
Ihre Hauptfunktionen sind:
-
Die Identität der unterzeichnenden Person zweifelsfrei nachzuweisen (Authentizität).
-
Festzustellen, ob das Dokument nach der Unterzeichnung verändert wurde (Unversehrtheit).
Durch die digitale Unterschrift werden Dokumente schneller ausgetauscht und Prozesse papierlos gestaltet. Je nach Anwendungsfall verlangt der Gesetzgeber jedoch eine unterschiedliche Sicherheitsstufe (Einfach, Fortgeschritten oder Qualifiziert).
Die drei Arten elektronischer Signaturen
Nicht alle elektronischen Signaturen sind gleich. Die eIDAS-Verordnung (EU-Verordnung 910/2014) legt die rechtlichen Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen in Europa fest. Die eIDAS 2.0-Novelle (seit Mai 2024) erweitert diese und führt ab 2026 u.a. die EU Digital Identity Wallet (EUDI-Wallet) ein. In der Verordnung werden einfache, fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen unterschieden und Anforderungen für Vertrauensdiensteanbieter festgelegt.
Einfache elektronische Signatur (EES)
- Definition (Art. 3 Nr. 10 eIDAS): Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die die Unterzeichner*innen zum Unterzeichnen verwendet.
- Beispiele: Ein getippter Name unter einer E-Mail, eine eingescannte Unterschrift oder das Setzen einer Checkbox zur Bestätigung.
- Geeignet für: Interne Freigaben oder einfache Bestellungen, bei denen keine gesetzlichen Formvorschriften gelten.
Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
- Definition (Art. 3 Nr. 11 eIDAS): Eine elektronische Signatur, die die spezifischen Anforderungen des Art. 26 eIDAS erfüllt, d.h., sie ist eindeutig der unterzeichnenden Person zugeordnet und ermöglicht deren Identifizierung.
- Beispiele: Die Signatur wird über eine App generiert, die nur die Unterzeichner*innen kontrollieren, und ist so mit den Daten verbunden, dass eine nachträgliche Änderung erkennbar ist.
- Geeignet für: Viele B2B-Verträge oder formfreie Vereinbarungen, bei denen eine erhöhte Beweiskraft gewünscht wird.
Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
- Definition (Art. 3 Nr. 12 eIDAS): Eine fortgeschrittene Signatur, die von einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit erstellt wurde und auf einem qualifizierten Zertifikat beruht.
- Beispiele: Die Signatur wird mittels eines von einem Vertrauensdiensteanbieter ausgestellten, gesicherten Tokens (z. B. Smartcard) erzeugt. Die Liste der Vertrauensdienstanbieter finden Sie auf der Website der Bundesnetzagentur.
- Rechtswirkung/Geeignet für: Rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt (§ 126a BGB, Bürgerliches Gesetzbuch). Sie kann gesetzlich vorgeschriebene Schriftform ersetzen – z. B. bei befristeten Arbeitsverträgen.
Wieviel kosten die verschiedenen elektronischen Signaturen?
Die Kosten für elektronische Signaturen richten sich nach der benötigten Sicherheitsstufe (Einfach, Fortgeschritten oder Qualifiziert).
- Bei Einfachen (EES) und Fortgeschrittenen (FES) Signaturen zahlen Unternehmen in der Regel für die Plattform und den sicheren Prozess (Audit-Trail und Archivierung) über ein Monatsabonnement. Für HR-Abteilungen sind integrierte Lösungen wie die von Factorial oft am wirtschaftlichsten, da sie FES in der Software anbieten.
- Die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) ist teurer und bietet zwei Hauptmodelle: die Nutzung einer Signaturkarte (Smartcard) (Hardware-Kauf) oder das flexible Fernsignaturverfahren (Pay-per-Sign). Letzteres kostet ca. 3,50 € bis 5,00 € pro Signatur und erfordert keine Hardware, sondern eine einmalige Online-Identifizierung.
Elektronische Signatur: 6 Hauptvorteile
1. Vereinfachen Sie den Einstellungsprozess
Für einige Unternehmen gibt es je nach Monat oder Saisonalität Zeiten, in denen Sie in hohem Volumen neue Mitarbeitenden einstellen. Daher kann eine digitale Signatur den gesamten Prozess erleichtern und beschleunigen.
2. Optimieren Sie die Verwaltung im Onboarding und Offboarding
Arbeitnehmende müssen viele Dokumente unterschreiben, wenn sie einen neuen Job beginnen (Onboardingprozess), aber auch wenn sie sich entscheiden, das Unternehmen zu verlassen oder gekündigt (Offboardingprozess) werden. In Unternehmen, in denen viele Verträge in Umlauf sind, kann die elektronische Signatur einen großen Fortschritt und vor allem erhebliches Zeitersparnis bedeuten.
3. Verfügbarkeit rund um die Uhr auf jedem Gerät
Im Gegensatz zur Signatur auf Papier, bei der die Person im Büro anwesend sein muss, können Sie auf die elektronische Signatur 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche zugreifen. Und noch besser – da sie digital ist, kann sie problemlos auf Computern, Handys oder Tablets verwendet werden, mehr Employee Self Service gibt es nicht.
Mit der HR-Software von Factorial können Sie Dokumente zur E-Signatur versenden. Ihre Mitarbeitenden können die Dokumente problemlos von jedem Gerät (Tablet, App, Desktop) aus unterzeichnen. Gleichzeitig haben Sie alle Dokumente zentral an einem Ort gesammelt.
4. Sparen Sie Papier
Mit der digitalen Personalakte können wir dem Planeten einen Gefallen tun und zukünftig weniger Papier verbrauchen. Wenn Ihr Unternehmen viele Verträge erstellt, rechnen Sie nach und Sie sehen, wie viel Kosten Sie für Papier, Tinte und die Wartung des Druckers sparen können.
5. Verbessern Sie Ihr digitales Dokumentenmanagement
Jeder unterzeichnete Vertrag muss irgendwo aufbewahrt werden und einsehbar sein. Stellen Sie sich vor, Sie müssen sich nicht darum kümmern, all diese Papiere zu archivieren und können den Platz in Ihren Aktenschränken für andere Zwecke verwenden. Mit einer digitalen Personalakte könnte das Ihre Realität sein und Ihr digitales Dokumentenmanagement Ihre tägliche Arbeit erleichtern.
6. Sicherheit und Datenschutz
Mit einer elektronischen Signatur, die der eIDAS-Verordnung entspricht, können Sie sich sicher sein, dass Sicherheit und Datenschutz gewährleistet werden. Qualifizierte Vertrauensdiensteanbieter werden von der Bundesnetzagentur beaufsichtigt und müssen höchste Sicherheitsstandards erfüllen. Darüber hinaus garantiert die elektronische Signatur die Privatsphäre der Arbeitnehmenden, da kontrolliert werden kann, wer auf die Dokumente zugreifen kann. Darüber hinaus garantiert die elektronische Signatur die Privatsphäre der Arbeitnehmenden, da kontrolliert werden kann, wer auf die Dokumente zugreifen kann. Mit der HR-Software von Factorial ist die Fortgeschrittene Elektronische Signatur (FES) verfügbar.
Laut dem Digital Office Index 2024 des Bitkom gaben 32 % der deutschen Unternehmen an, bereits digitale Signaturlösungen zu nutzen, weitere 14 % planten deren Einführung. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt (§ 126a BGB) und bietet damit Rechtssicherheit für HR- und Personalprozesse.
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Wie hilft eine digitale Signatur in der Praxis in Ihren Verträgen?
Die digitale Signatur ist ein Fortschritt für die Personalabteilung Ihres Unternehmens. Sie hilft Ihnen, Ihre Produktivität zu verbessern, und kann somit mehr Zeit für Aufgaben aufwenden, die dem Unternehmen mehr Wert bieten. Wenn Sie mehr Zeit sparen, können Sie mehr Stunden investieren, um die besten Fachkräfte zu rekrutieren und zu binden.
In Zeiten von ständigem Fortschritt und Veränderung, sollten Sie nicht zurückbleiben und Ihr Unternehmen digitalisieren, um sich von der Konkurrenz abzuheben.
Recruiting und Einarbeitung
Informationen und Daten werden sowohl während des Recruiting-Prozesses als auch bei der Einstellung von neuen Beschäftigten vom Personal gesammelt. Seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV (gültig ab 01.01.2025) können unbefristete Arbeitsverträge in Textform abgeschlossen werden.
Das bedeutet: Es ist keine händische Unterschrift oder eine Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) nötig, da die Erklärung lediglich lesbar sein und den Aussteller erkennen lassen muss (§ 126b BGB). Eine einfache elektronische Signatur (EES) ist hierfür ausreichend.
Bei befristeten Verträgen ist weiterhin die strengere Schriftform erforderlich, d.h. zwingend eine Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) oder eine handschriftliche Unterschrift auf Papier (§ 14 Abs. 4 TzBfG, Teilzeit- und Befristungsgesetz).
Wenn Sie sich für die digitale Signatur entscheiden, können Sie diese Dokumente innerhalb weniger Stunden signieren lassen. Dies beschleunigt den Prozess. Darüber hinaus trägt die Digitalisierung zu einem positiven Image als fortschrittliches Unternehmen bei, das Sie Ihren zukünftigen Mitarbeitenden vermitteln
Entlassungen und Kündigungen
Einer der Fehler der Personalabteilung besteht darin, dass bei der mündlichen Mitteilung der Entlassung nichts unterschrieben wird.
Wichtig: Kündigungen und Aufhebungsverträge sind IMMER auf Papier zu unterschreiben.
Das deutsche Gesetz (§ 623 BGB) verlangt für die Beendigung von Arbeitsverhältnissen zwingend die handschriftliche Original-Unterschrift auf einem Papierdokument. Die elektronische Form ist ausgeschlossen.
Daher gilt: Elektronisch signierte Kündigungen – selbst mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) – sind unwirksam und entfalten keine Rechtskraft.
Diese HR-Dokumente können Sie elektronisch signieren
Die folgende Übersicht zeigt, welche HR-Dokumente mit welcher elektronischen Signatur rechtssicher digital unterzeichnet werden können und welche Dokumente weiterhin Papierform erfordern.
| Dokument | Erforderliche Signaturstufe | Grund/Rechtsgrundlage |
| I. Papier + Handschrift (Elektronische Form ist ausgeschlossen) | ||
| Kündigungen | Handschriftliche Unterschrift | Zwingend (§ 623 BGB) |
| Aufhebungsverträge | Handschriftliche Unterschrift | Zwingend (§ 623 BGB) |
| Nachvertragliche Wettbewerbsverbote | Handschriftliche Unterschrift | Zwingend (§ 74 Abs. 1 HGB, Handelsgestezbuch) |
| Betriebsvereinbarungen | Handschriftliche Unterschrift | Zwingend (§ 77 Abs. 2 BetrVG, Betriebsverfassungsgesetz) |
| II. Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) | ||
| Befristete Arbeitsverträge | QES | Schriftform erforderlich (§ 14 Abs. 4 TzBfG) |
| Arbeitszeugnisse | QES | Schriftform erforderlich (§ 109 GewO), nach Absprache in elektronischer Form möglich |
| III. Einfache (EES) oder Fortgeschrittene (FES) Signatur | ||
| Urlaubsanträge, Abmahnungen | EES/FES | Keine gesetzliche Formvorschrift |
| Interne Richtlinien, Datenschutzerklärungen | EES/FES | Keine gesetzliche Formvorschrift |
So implementieren Sie die elektronische Signatur in Ihrer Personalabteilung
Mit der HR-Software von Factorial können Sie den Prozess der elektronischen Signatur digital, schnell und sicher verwalten. Darüber hinaus können Sie alle Ihre signierten Dokumente auf der Plattform speichern und diese dank des Mitarbeiterportals in Form der digitalen Personalakte jederzeit von jedem digitalen Gerät für Sie und Ihre Mitarbeitende verfügbar machen.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Ihre Dokumente digital zu signieren:
- Laden Sie eine Datei hoch und wählen Sie die Personen aus, die unterschreiben sollen: Die Mitarbeitenden erhalten sofort eine Benachrichtigung mit dem zu unterzeichnenden Dokument.
- Erhalten Sie Dokumente auf absolut gültige und sichere Weise mit allen gekennzeichneten Zustimmungen: Sobald die Mitarbeitenden unterschrieben haben, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung.
- Prüfen Sie das Dokument, wenn alle unterschrieben haben. Sehen Sie nach, wie die Software Ihr Dokument aktualisiert hat und Sie bereits alle Signaturen haben.
Häufig gestellte Fragen zur elektronischen Unterschrift
Wie kann ich eine elektronische Signatur erstellen?
Für einfache und fortgeschrittene Signaturen (EES/FES) nutzen Sie E-Signatur-Plattformen (z. B. DocuSign) oder integrierte HR-Software wie Factorial: Dokument hochladen, Signatur zeichnen oder tippen. Für die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) ist eine einmalige Identitätsprüfung bei einem durch die Bundesnetzagentur akkreditierten Vertrauensdiensteanbieter nötig.
Wo bekomme ich eine qualifizierte elektronische Signatur?
Qualifizierte elektronische Signaturen erhalten Sie nur bei von der Bundesnetzagentur akkreditierten Vertrauensdiensteanbietern (VDA). Die vollständige Liste (u.a. D-Trust, TeleSec) finden Sie auf elektronische-vertrauensdienste.de. Zur Nutzung gibt es zwei Hauptmodelle: die Signaturkarte (Smartcard), welche eine Anfangsinvestition erfordert, oder das flexible Fernsignaturverfahren (Pay-per-Sign), das Sie ohne zusätzliche Hardware nutzen können.
Sind elektronische Signaturen rechtsgültig in Deutschland?
Ja, elektronische Signaturen sind rechtsgültig. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist der handschriftlichen Unterschrift nach § 126a BGB gleichgestellt. Sie erfüllt alle Schriftformerfordernisse – außer bei Kündigungen und Aufhebungsverträgen, die nach § 623 BGB zwingend handschriftlich auf Papier erfolgen müssen. Die eIDAS-Verordnung garantiert EU-weite Anerkennung.
Was kostet eine elektronische Signatur?
Die Kosten richten sich nach der Sicherheitsstufe. Einfache und Fortgeschrittene Signaturen (EES/FES) sind meist in einem Monatsabonnement für die Software-Plattform (z.B. Factorial) enthalten, da sie die Kosten für den sicheren Prozess und die Archivierung decken. Die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) wird separat abgerechnet (z.B. Fernsignatur ab ca. 3,50 € pro Vorgang) oder erfordert den Kauf einer Signaturkarte (Smartcard).
