Viele Arbeitgebende stellen ihren Mitarbeitenden Firmenwagen zur Verfügung. Die damit verbundenen Regelungen führen jedoch sowohl auf Unternehmensseite als auch aufseiten der Beschäftigten zu Unsicherheiten. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn es um Besteuerungsfragen im Zusammenhang mit der privaten Nutzung des Firmenwagens geht.
Im folgenden Beitrag gehen wir daher speziell auf die 1-Prozent-Regelung sowie das Fahrtenbuch ein.
Key Facts
- Bei der privaten Nutzung eines Firmenwagens entsteht ein geldwerter Vorteil, der versteuert werden muss. Die Besteuerung erfolgt entweder nach der 1%-Regelung oder nach der Fahrtenbuch-Methode.
- Bei der 1%-Regelung wird der geldwerte Vorteil für die private Nutzung eines Firmenwagens unabhängig von der tatsächlichen Nutzung pauschal mit ein Prozent des Bruttolistenpreises pro Monat ermittelt.
- Die Fahrtenbuch-Methode ermittelt den geldwerten Vorteil anhand der tatsächlichen Kosten und der Nutzung des Fahrzeugs, wobei alle Fahrten detailliert dokumentiert werden müssen.
- Was ist ein Firmenwagen?
- Was ist bei der Nutzung eines Firmenwagens zu beachten?
- Geldwerter Vorteil und Firmenwagen
- Dienstwagen und Steuern
- Wann lohnt sich die Fahrtenbuch-Methode und wann die 1-Prozent-Regel
Was ist ein Firmenwagen?
Ein Firmenwagen ist ein Fahrzeug, das auf den Namen eines Unternehmens zugelassen ist. Der Firmenwagen kann einem bestimmten Mitarbeitenden, einer gewissen Abteilung oder allen Mitarbeitenden des Unternehmens zur Verfügung gestellt werden.
Im Zusammenhang mit Firmenwagen wird auch oft von Dienstwagen gesprochen. Die Begriffe sind synonym.
Firmenwagen erfreuen sich in Deutschland großer Beliebtheit. Sie sind auch eine der begehrtesten Zusatzleistungen, die Arbeitgebende ihren Angestellten anbieten können. Aktuelle Zahlen für das Jahr 2020 zeigen, dass es in Deutschland rund 5 Millionen zugelassene Firmenwagen gibt.
Zweck eines Firmenwagens
Ein Firmenwagen dient dazu, die Mobilität der Mitarbeitenden eines Unternehmens zu verbessern. Vor allem in Branchen, in denen die Beschäftigten aus dienstlich viel unterwegs sind, kann es sich für Unternehmen aus verschiedenen Gründen lohnen, ihren Angestellten einen Firmenwagen zur Verfügung zu stellen.
Was ist bei der Nutzung eines Firmenwagens zu beachten?
Im Allgemeinen sollten Arbeitgebende bei Firmenwagen Folgendes beachten:
Regelungen zur Nutzung von Dienstwagen
Generell gilt, dass ein Fahrzeug dann ein Dienstwagen ist, wenn es zum Vermögen des Unternehmens gehört.
Ein Fahrzeug wird außerdem als Firmenwagen betitelt, sobald es zu mindestens 10 Prozent betrieblich genutzt wird. Dabei ist zu beachten, dass Arbeitnehmende bei einer 10- bis 50-prozentigen betrieblichen Nutzung wählen können, ob sie ein Fahrzeug als Privat- oder Firmenwagen einstufen. Bei einer privaten Nutzung unter 10 Prozent gilt das Fahrzeug automatisch als Privatwagen. Ab einer betrieblichen Nutzung von mehr als 50 Prozent gilt es zwingend als Firmenwagen.
Was ist eine geschäftliche Nutzung?
Als betriebliche Fahrten zählen unter anderem Fahrten …
- zur Arbeit und zurück
- zu Kunden- oder Geschäftsterminen
- zu Kongressen oder Messen
- im Rahmen von Außendiensttätigkeiten
- zum Transport von Waren oder Gütern
Was zählt als private Nutzung?
Zur Privatnutzung gehören Fahrten …
- in den Urlaub
- zu Verwandten und Bekannten
- zum Einkaufen
- zu Freizeitaktivitäten
Geldwerter Vorteil und Firmenwagen
Wenn Arbeitnehmende ein Fahrzeug auch für private Zwecke nutzen, entsteht ein sogenannter geldwerter Vorteil. Der geldwerte Vorteil bei Firmenwagen und privater Nutzung ist der steuerliche Wert, den der Arbeitnehmende dadurch erhält, dass er den Firmenwagen auch privat nutzen darf.
Was ist ein geldwerter Vorteil?
Als geldwerter Vorteil werden alle Leistungen bezeichnet, die ein Arbeitgebender seinen Beschäftigten zusätzlich zum Gehalt gewährt. Das können bspw. Essensgutscheine, Tankgutscheine, Firmenhandys oder eben auch ein Firmenwagen sein.
Nutzen nun Mitarbeitende einen Firmenwagen auch privat entsteht für sie ein Vorteil, da sie in diesem Fall selbst kein eigenes Privatauto benötigen oder es viel weniger nutzen müssen etc. Daher muss die Privatnutzung bei einem Firmenwagen versteuert werden. Ebenso fallen Sozialabgaben auf den geldwerten Vorteil an.
In diesem Zusammenhang stehen den Arbeitnehmenden zwei Optionen als Berechnungsgrundlage der Steuer zur Verfügung: die 1-Prozent-Regel und das Fahrtenbuch. Im nächsten Abschnitt sehen wir uns beide Methoden genauer an.
Dienstwagen und Steuern
Welche Methoden zur Berechnung des geldwerten Vorteils bei Privatnutzung eines Firmenwagens gibt es?
1-Prozent-Regelung
Die 1 %-Regelung wird auch Listenpreismethode genannt. Sie ist die am häufigsten angewandte Methode bei der Berechnung der Steuern im Zusammenhang mit der privaten Nutzung von Autos.
Bei der 1-Prozent-Regel handelt es sich um eine pauschale Methode zur Bestimmung des geldwerten Vorteils bei der persönlichen Nutzung eines Firmenwagens. Die Berechnung ist ziemlich simpel. Man geht wie folgt vor:
Für den geldwerten Vorteil wird 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs pro Monat angesetzt.
Was ist der Bruttolistenpreis?
Der Bruttolistenpreis ist der Betrag, den der oder die Hersteller*in für das Fahrzeug ohne Rabatte und Sonderausstattung verlangt.
Die 1-Prozent-Regel wird daher insbesondere von Arbeitnehmenden angewandt, die ihren Firmenwagen nur gelegentlich privat nutzen.
Der geldwerte Vorteil wird immer mit 1 % des Bruttolistenpreises berechnet, auch wenn der tatsächliche Wert des Fahrzeugs niedriger ist (wie z. B. bei Gebrauchtwagen). Die tatsächlichen Anschaffungskosten spielen bei dieser Regelung keine Rolle. Auch der genaue Nutzungsanteil wird bei der 1-Prozent-Regel nicht zur Berechnung hinzugezogen.
Beispiel
Angaben zum Firmenwagen:
- Kaufpreis beim Händler: 40.000 Euro
- Bruttolistenpreis: 45.000 Euro
Mitarbeiterin X im Betrieb nutzt diesen Dienstwagen regelmäßig. Der Anteil der betrieblichen Nutzung beträgt etwa 25 Prozent. Der geldwerte Vorteil, der durch die private Nutzung des Fahrzeugs entsteht, muss versteuert werden. Mitarbeiterin X entscheidet sich in diesem Zusammenhang für die 1-Prozent-Methode.
Es ergibt sich demnach folgendes Bild:
Vom Bruttolistenpreis wird 1 Prozent berechnet. Das sind 400 Euro. Mitarbeiterin X muss daher 400 Euro zusätzlich im Monat versteuern.
Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte bei der 1-Prozent-Methode
0,03%-Regelung
Die 0,03 %-Regelung ist ein zusätzlicher geldwerter Vorteil zur 1 %-Regelung für die Nutzung eines Firmenwagens für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.
Wichtig: Die 0,03%-Regelung gilt nur für Diesel- und Benzinfahrzeuge. Für ein E-Auto und Plug-In-Hybridfahrzeuge gelten andere Regelungen. Diese werden aktuell steuerlich gefördert.
Bei regelmäßigen Fahrten mit dem Firmenwagen zwischen Wohnung und Arbeitsstätte werden ergänzend zu dem geldwerten Vorteil, der sich aus der Berechnung nach der 1%-Regel ergibt, pauschal zusätzlich 0,03 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs pro Entfernungskilometer berechnet.
Die Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gilt jedoch als einfache Fahrt. Beträgt der tägliche Arbeitsweg von Arbeitnehmerin X insgesamt 40 km, werden demnach nur einmal pauschal 20 km als einfache Fahrt berücksichtigt – egal an wievielen Tagen Beschäftigte tatsächlich zur Arbeit fahren.
Brutto-Listenpreis des Fahrzeugs: 40.000 Euro
Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte: 20 km
Geldwerter Vorteil für Fahrten zwischen Wohnsitz und Unternehmen: 0,03 % von 40.000 € = 12 €; 12 € x 20 km = 240 €
Das bedeutet: Zusätzlich zu dem geldwerten Vorteil, der sich aus der 1%-Regelung ergibt, sind monatlich (in diesem Beispiel) weitere 240 Euro zu versteuern, wenn man den Firmenwagen für das Pendeln zur Arbeit nutzt.
0,002 %-Regelung
Wenn Beschäftigte nicht täglich mit dem Auto zur Arbeit pendeln, kann es unter Umständen günstiger sein, die Pauschale nicht in Anspruch zu nehmen, sondern stattdessen die Einzelfahrten zu berechnen.
Hier gilt: Der Prozentsatz des Listenpreises beträgt nur noch 0,02 Prozent, wenn das Fahrzeug an höchstens 180 Tagen im Jahr für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt wird. Anstelle der pauschalen Abrechnung der Fahrten zwischen Wohnsitz und Unternehmen werden die einzelnen Fahrten zur Arbeitsstätte berücksichtigt. Der Berechnungssatz beträgt dann täglich nur 0,002 % des Bruttolistenpreises des Firmenwagens pro Entfernungskilometer. Diese Methode lohnt sich, wenn Arbeitnehmende an weniger als 15 Tagen im Monat mit dem Auto zur Arbeit fahren.
Fahrtenbuch
Eine weitere Methode ist die Nutzung eines Fahrtenbuches. Dieser Ansatz ist weitaus aufwändiger und wird daher seltener verwendet.
Bei einem solchen Verfahren wird der geldwerte Vorteil für die private Nutzung eines Firmenwagens nach den tatsächlichen Kosten der Privatfahrten ermittelt. Dazu müssen alle Fahrten mit dem Firmenwagen lückenlos und geordnet in einem Fahrtenbuch dokumentiert werden.
In dem Fahrtenbuch werden sowohl private als auch dienstliche Fahrten eingetragen.
Für dienstliche Fahrten müssen im Fahrtenbuch folgende Angaben gemacht werden:
- Datum der Fahrt
- Strecke (Reiseziel und Ausgangsort)
- Zweck der Fahrt
- Kilometerstand
Bei Privatfahrten reichen die Kilometerangaben. Für die Fahrten zwischen Wohnort und erster Arbeitsstätte genügen kurze Vermerke.
Wichtig: Das Finanzamt stellt hohe Anforderungen an ein Fahrtenbuch. Achten Sie daher auf eine genaue und ordnungsgemäße Aufzeichnung, sonst riskieren Sie, dass das Fahrtenbuch nicht anerkannt wird. Die Nutzung einer digitalen Variante, wie eine Fahrtenbuch-Software, ist an dieser Stelle vorteilhafter.
Die ordnungsgemäße Führung des Fahrtenbuchs ist in § 6 des Einkommenssteuergesetzes (EStG) festgelegt. Wer sein Fahrtenbuch nicht korrekt geführt hat, muss mit einer pauschalen Besteuerung (der 1-Prozent-Regelung) rechnen.
Wichtig: Unabhängig davon, ob die Fahrtenbücher digital oder analog geführt werden, gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.
Um den geldwerten Vorteil bei der Fahrtenbuch-Methode herauszufinden, werden die Gesamtkosten des Fahrzeugs herangezogen. Zu den Gesamtkosten gehören alle Kosten, die im Zusammenhang mit dem Fahrzeug anfallen, z. B. Anschaffungskosten, Leasingraten, Kfz-Steuer, Versicherung, Benzin, Wartung und Reparaturen.
Darüber hinaus wird der tatsächliche Nutzungsvorteil bei dieser Methode berechnet. Der private Nutzungswert eines Fahrzeugs entspricht dem Anteil der Gesamtkosten, der auf private Fahrten entfällt, im Verhältnis zur Gesamtfahrleistung.
Beispiel
Die jährlichen Fahrzeugkosten betragen 12.000 € brutto, einschließlich Abschreibung. Im gesamten Jahr legt der Arbeitnehmer X 50.000 km mit dem Pkw zurück, davon 4.000 km für Privatfahrten und 10.000 km für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Der Listenpreis des Wagens beträgt 40.000 €, die Entfernung zur Arbeit beträgt 20 km.
Berechnung nach der Fahrtenbuch-Methode:
Kosten pro km: 12.000 € / 50.000 km = 0,24 € pro km
Geldwerter Vorteil: (4.000 km + 10.000 km) x 0,24 € = 14.000 km x 0,24 € = 3.360 €.
Schauen wir uns in einem weiteren Beispiel an, was der gleiche Arbeitnehmer nach der 1-Prozent-Berechnung bezahlen würde:
Privatfahrten: 40.000 € x 1 % x 12 Monate = 4.800 €.
Fahrten zur Arbeit: 40.000 € x 0,03 % x 20 km x 12 Monate = 2.880 €.
Geldwerter Vorteil: 4.800 € + 2.880 € = 7.680 €.
In diesem Beispiel würde der Arbeitnehmende also wesentlich weniger versteuern müssen, wenn er sich für die Fahrtenbuch-Methode entscheidet.
Die Fahrtenbuch-Methode ist zwar aufwändiger als die 1-Prozent-Regelung, kann aber unter Umständen günstiger sein. Wann das der Fall ist, erklären wir im nächsten Abschnitt.
Dienstwagenrechner
Im Internet können Sie auf zahlreiche Online-Rechner zurückgreifen. Diese helfen Ihnen, einen ersten Überblick zu erhalten, welche Methode sich für Sie am besten eignet.
Wann lohnt sich die Fahrtenbuch-Methode und wann die 1-Prozent-Regel?
Ob die Fahrtenbuch-Methode oder die 1%-Regelung für Sie günstiger ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Schauen wir uns im nächsten Abschnitt an, wann sich welche Methode lohnt.
Wann sich die Fahrtenbuch-Methode rentiert:
Die Anwendung der Fahrtenbuch-Methode ist vor allem dann sinnvoll, wenn Beschäftigte nicht so häufig mit dem Firmenwagen Privatfahrten unternehmen. Zudem ist diese Methode lohnenswert, wenn das Auto unter Listenpreis gekauft wurde. Das heißt, dass sich die Methode beispielsweise bei Gebrauchtwagen lohnt.
Wann lohnt sich die 1%-Regel?
Dieses Verfahren rentiert sich besonders, wenn Arbeitnehmende sehr oft mit dem Firmenwagen privat unterwegs sind. Außerdem ist die 1-Prozent-Regelung vorteilhafter, wenn Sie sich für einen Firmenwagen mit niedrigem Listenpreis entscheiden.
