In der Vergangenheit war das Personalmanagement in den meisten Unternehmen immer einer der am wenigsten analytischen Bereiche. Und das ist in vielerlei Hinsicht gut. Der Hauptfokus eines HR-Managers oder der Personalabteilung eines Unternehmens sollte auf Menschen, statt auf Zahlen, liegen. Es ist daher richtig, sicherzustellen, dass Bewertungen und Entscheidungen in diesem Bereich von einem möglichst humanen Ansatz beeinflusst werden.
Es ist stimmt allerdings auch, dass in einem zunehmend wettbewerbsorientierten Arbeitsumfeld, das durch zahlreiche Veränderungen gekennzeichnet ist, Entscheidungen auf der Grundlage realer Daten immer wichtiger werden. Aus diesem Grund spielen HR Analytics und Big Data heute in allen Unternehmen eine immer wichtigere Rolle.
In diesem Artikel erfahren Sie, was HR Analytics ist, wie es funktioniert und wie es Ihrem Unternehmen helfen kann, fundiertere Entscheidungen im Personalmanagement zu treffen.
Inhaltsangabe
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Definition: Was ist HR Analytics?
HR Analytics ist der Prozess des Sammelns, Analysierens und Organisierens von Daten aus der Personalabteilung mit dem Ziel, die Arbeitsproduktivität der Mitarbeiter des Unternehmens zu verbessern und deren Fluktuationsrate zu senken.
Dieser englische Begriff hat verschiedene Synonyme und wird oft auch als People Analytics oder Talent Analytics bezeichnet. HR Analytics berücksichtigt alle Daten, die regelmäßig von der Personalabteilung eines Unternehmens erfasst werden, und bezieht sie auf die Unternehmensziele. Auf diese Weise ist es möglich, eine konkrete Vorstellung davon zu erhalten, wie die Initiativen der Personalverantwortlichen zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen.
Wenn ein Unternehmen beispielsweise eine hohe Fluktuationsrate aufweist (sofern dies nicht durch die Art des Unternehmens selbst motiviert ist), übersieht es wahrscheinlich Schlüsselfaktoren in seiner Personalorganisation.
Dies ist sicherlich kein einfacher Prozess. Es braucht Zeit und Investitionen, um maximale Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität zu erreichen. HR Analytics hilft dabei zu verstehen, was funktioniert und was nicht, damit Unternehmen sich in Zukunft verbessern und in die richtige Richtung wachsen können.
HR Analytics: Wie es Ihrem Unternehmen helfen kann
Sehr oft kommt es bei HR Analytics zu Zweifeln. Einige Unternehmen erfassen ihre Mitarbeiterdaten bereits regelmäßig. Was ist also der wahre Vorteil einer bestimmten Analyse? Können Manager und Personalabteilungen nicht einfach die Daten einsehen, über die sie bereits verfügen?
Auf dem Papier mag die Argumentation richtig sein. Das Problem liegt jedoch in der Art der Daten und in der Art und Weise, wie sie erfasst werden. Die überwiegende Mehrheit der von Personalmanagern gesammelten Daten sind nichts anderes als rohe, generische und dekontextualisierte Daten, die allein keine konkreten Informationen liefern können. All dies entspricht dem Betrachten einer großen Excel-Tabelle voller Zahlen und Wörter.
Ohne Organisation und Anleitung erscheinen die Daten tatsächlich verwirrend und bedeutungslos. HR Analytics hilft bei der Analyse, Organisation, Kontextualisierung und dem Vergleich der gesammelten Rohdaten und bietet eine nützliche strategische Vision, aus der die richtigen Ideen zum Handeln abgeleitet werden können.
Ein HR Analytics System kann einem Unternehmen helfen, wichtige Fragen für seine Entwicklung zu beantworten, z.B
- Welche Trends oder Situationen führen zu einer hohen Fluktuation?
- Wie lange dauert es, bis mein Unternehmen einen Mitarbeiter eingestellt hat?
- Welche finanziellen Investitionen sind erforderlich, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter ein optimales Maß an Produktivität und Zufriedenheit erreichen?
- Wie viele und welche meiner Mitarbeiter werden ihren Job in den nächsten 12 Monaten am wahrscheinlichsten kündigen?
- Haben sich die Personalschulungs- und Entwicklungsmaßnahmen konkret auf die Leistung meiner Mitarbeiter ausgewirkt?
Durch die Verfügbarkeit realer, klarer und kontextualisierter Daten können sich Unternehmen auf alle Änderungen konzentrieren, die zur Verbesserung umgesetzt werden müssen.
Der Vorteil, die wichtigsten organisatorischen Fragen eines Unternehmens beantworten zu können, besteht darin, immer mehr Unternehmen davon zu überzeugen, HR-Analysen zu verwenden, um ihre Leistungsindikatoren und die Ergebnisse ihrer HR-Initiativen zu verbessern.
Beispiele für HR Analytics: So nutzen Sie Big Data
Kommen wir nun zum konkreten Aspekt. Wie kann ich HR Analytics verwenden, um das Personalmanagement in meinem Unternehmen zu verbessern? In welchen konkreten kritischen Aspekten kann ich dank einer korrekten Datenerfassung und -analyse eingreifen?
Hier einige Beispiele für die Verwendung von Big Data und HR Analytics, von denen Sie sich inspirieren lassen können.
Ersatz von Personal
Wenn Mitarbeiter gehen, verstehen die meisten Unternehmen nicht wirklich warum. Und dies geschieht sehr oft, weil die richtigen Fragen nicht gestellt werden oder Sie die Daten zu den Kündigungsgründen nicht wirklich untersuchen und festhalten.
In einigen Fällen werden möglicherweise schriftliche Berichte oder Daten zu einzelnen Situationen gesammelt, aber in den allermeisten Fällen kann nicht festgestellt werden, ob es einen bestimmten Grund gibt und ob dies einen allgemeinen Trend darstellt, der beispielsweise eine hohe Mitarbeiterfluktuation erklären könnte.
Da eine hohe Fluktuationsrate für ein Unternehmen, sowohl in Bezug auf Zeit als auch Umsatz teuer ist, ist es essentiell die Gründe zu verstehen, warum Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, Trends zu erkennen und die notwendigen Schritte zu unternehmen, um dies zu vermeiden.
Suche und Auswahl von Personal
Unternehmen, die heute wirklich etwas bewirken, suchen Kandidaten, die nicht nur die richtigen Fähigkeiten, sondern auch die richtigen Soft Skills und die richtige Einstellung haben. Sie suchen Kandidaten, die sowohl die Unternehmenskultur als auch die Fertigungsanforderungen des Unternehmens selbst ergänzen. Der Cultural Fit muss stimmen.
Das Überprüfen von Hunderttausenden von Lebensläufen und das Stützen Ihrer Recruitingstrategie auf grundlegende Informationen ist einschränkend und kontraproduktiv. Dies liegt daran, dass viele potenzielle Kandidaten übersehen werden können, einfach weil ihnen eine bestimmte Fähigkeit fehlt. Die Wahrheit ist aber, dass Fähigkeiten erworben werden können, Soft Skills hingegen nicht.
Dank HR Analytics könnte ein Unternehmen beispielsweise anhand der vorliegenden Daten erkennen, dass Teamfähigkeit und Kreativität ein besserer Indikator für Erfolg und Leistung sind, als die Berufserfahrung. Und auf diese Weise betrachten Sie Kandidaten, die Sie zuvor ausgeschlossen hätten.
Analyse der Unternehmenskultur
Die Unternehmenskultur einer Organisation ist nicht nur auf allen Ebenen überaus wichtig, sondern auch sehr schwer zu ändern. Sehr oft beeinflussen ungeschriebene Bräuche, im Laufe der Zeit konsolidierte Vorgehensweisen und Verhaltensmodelle, die durch wenig Transparenz oder Kommunikation gekennzeichnet sind, die Kultur eines Unternehmens stark, sogar mehr als die Organisation oder die Art des Geschäfts.
Die Analyse der Unternehmenskultur dank HR Analytics ist ein grundlegender Prozess, der durchgeführt werden muss, um besser zu verstehen, welche Art von Kultur Ihren Arbeitsplatz kennzeichnet. Mit einem tiefen Wissen (auch aus analytischer Sicht) über die eigene Unternehmenskultur ist es möglich, die beobachtbaren Trends zu bewerten und zu verfolgen.
Dieses Kultur-Tracking hilft dabei, die ersten Anzeichen dafür zu erkennen, dass die Unternehmenskultur in irgendeiner Weise negativ oder toxisch ist. Dies ist einer der ersten Faktoren von Unzufriedenheit für jeden Mitarbeiter.
Kompetenzanalyse
Es besteht kein Zweifel, dass ein Großteil des Erfolgs eines Unternehmens in gewissem Maße vom Qualifikationsniveau seiner Mitarbeiter und ihren Fähigkeiten abhängt. Die Kompetenzanalyse bezieht sich speziell auf den Prozess der Verwaltung Ihrer internen Talente, mit dem Sie die Schlüsselkompetenzen identifizieren können, die Ihr Unternehmen charakterisieren.
Sobald Sie die Schlüsselkompetenzen identifiziert haben, können Sie eine ideale Kompetenzskala als Referenzpunkt erstellen und diese mit den Fähigkeiten und Kompetenzen vergleichen, die Ihre Mitarbeiter tatsächlich einbringen. Auf diese Weise können Sie das Vorhandensein und die Verteilung der Fähigkeiten, genauer beurteilen und eventuelle Lücken finden.
Führungsmanagement
Ein Low-Level-Management ist vielleicht schlimmer als gar kein Management. Schlechte Manager kosten Geld, Zeit und können Mitarbeiter buchstäblich verjagen, insbesondere die besten. Die Mitarbeiterbindung wird für ein Unternehmen in einem solchen Szenario äußerst schwierig und verhindert, dass es sein volles Potenzial entfalten kann.
Mit HR Analytics können Sie verschiedene Aspekte der Leistung Ihrer Führungskräfte am Arbeitsplatz analysieren, um herauszufinden, wer tatsächlich eine gute Führungskraft ist und wer nicht.
Die Daten können auf verschiedene Arten gesammelt werden: durch qualitative (Meinung) und quantitative (Abstimmung) Fragebögen, unter Verwendung einer Mischung aus beiden Methoden oder durch Umfragen, Fokusgruppen oder spezifische Forschung.
Wie funktioniert HR Analytics?
Wie funktioniert HR Analytics in der Praxis? Zu Beginn ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass Sie nichts vereinfachen, indem Sie alles zusammenfügen, sondern die verschiedenen Elemente, aus denen der Prozess besteht, trennen müssen.
Ein HR Analytics-Prozess besteht aus vier Hauptteilen:
- Datenerfassung: Es ist selbstverständlich, dass Daten zu dem zu analysierenden Thema erfasst werden müssen, um zu einer Schlussfolgerung zu gelangen
- Überwachung und Messung von Daten: Nach der Erfassung müssen die Daten beobachtet, gemessen und kontextualisiert werden, um korrekte Ergebnisse zu erzielen
- Datenanalyse: In der Analysephase können endgültige Schlussfolgerungen gezogen und Trends oder Probleme identifiziert werden
- Schlussfolgerungen in Maßnahmen umsetzen: Der letzte Schritt besteht darin, die aus der Analyse resultierenden Anforderungen zu erfüllen und die erforderlichen Maßnahmen anzuwenden
Datenerfassung
Wenn wir über HR Analytics und Big Data sprechen, beziehen wir uns auf die große Datenmenge, die von der Personalabteilung gesammelt und aggregiert wird, um die Schlüsselaspekte beim Personalmanagement zu analysieren und zu bewerten. Oftmals werden diese Daten digital in einem HR Dashboard gesammelt.
Die Erfassung qualitativ hochwertiger Daten ist die erste Komponente in der Personalanalyse. Die Daten müssen leicht zu erfassen sein und in ein Berichtssystem integriert werden können.
Sie können aus vorhandener HR-Software, Fragebögen und Umfragen, neuen Methoden der Datenerfassung über mobile Geräte oder der Abwesenheitsverwaltung stammen.
Das System, das die Daten sammelt, muss auch in der Lage sein, sie zu aggregieren. Dies bedeutet, dass es die Möglichkeit bieten sollte , die Daten für die Zukunft zu katalogisieren, zu organisieren und zu archivieren.
Welche Art von Daten können Sie über ein HR Analytics System erfassen?
- Art der Beschäftigungsposition der Arbeitnehmer
- KPIs und andere Leistungsindikatoren
- Gehalts- und Beförderungsdaten
- Demografie
- Onboarding Daten
- Daten zu den Auswirkungen von Weiterbildungen
- Arbeitszeiten
- Unternehmensumsatzdaten
- Daten zu Anwesenheit und Abwesenheit
Datenmessung: HR Analytics und KPIs
Nach der Datenerfassung fahren wir in dieser Phase mit der Messung, dem Vergleich und der Kontextualisierung der Daten, fort. Die Daten werden dann mit wichtigen Leistungsindikatoren verglichen, die auch als HR KPIs bezeichnet werden.
Kurz gesagt, durch Messung werden die gesammelten Daten mit dem historischen Trend derselben Daten und mit den festgelegten Standards verglichen.
Natürlich kann sich dieser Prozess nicht auf einen einzelnen Schnappschuss der Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt stützen. Vielmehr erfordert es, dass die Daten über einen längeren Zeitraum hinweg konsistent überwacht werden.
Wie bereits erwähnt, benötigen die Daten eine Vergleichsbasis oder KPIs. Wie können Sie definieren, welche Anzahl von Abwesenheiten akzeptabel ist, wenn Sie sie nicht zuerst definieren?
Die von Personalmanagern am häufigsten definierten Metriken sind:
- Zeit, die in den Einstellungsprozess investiert wurde
- Kosten pro Neueinstellung
- Fluktuationsrate
- Fehlzeiten
- Mitarbeiterzufriedenheit
Datenanalyse
In der Phase der Datenanalyse werden die Berichte und Statistiken zu Metriken (KPIs) untersucht, um bestimmte Trends oder kritische Punkte zu ermitteln.
Basierend auf dem Ergebnis, das Sie erzielen möchten, gibt es drei Hauptmethoden, um die gesammelten Daten zu analysieren:
- Deskriptive Analyse: Diese Art der Analyse konzentriert sich ausschließlich auf das Verständnis und die Auswertung historischer Daten. Dabei dienen sie als Ausgangspunkt, um zu verstehen, welche Aspekte verbessert werden können.
- Prädiktive Analyse: Diese Analyse besteht in der Verwendung grundlegender statistischer Modelle zur Analyse historischer Daten, um potenzielle Risiken für die Zukunft vorhersagen zu können.
- Präskriptive Analyse: Die letztgenannte Art der Analyse versucht, die Folgen der erwarteten Ergebnisse für das Unternehmen vorherzusagen
Umwandlung von Schlussfolgerungen in Maßnahmen
Sobald die Daten gesammelt, die Metriken analysiert und mit den KPIs verglichen wurden und Schlussfolgerungen gezogen wurden, ist es Zeit, Maßnahmen zu ergreifen.
Tatsächlich ist dieser gesamte Datenanalyse- und Vergleichsprozess nutzlos, wenn er nicht zur wirklichen Verbesserung der Prozesse verwendet wird.
Es gibt verschiedene Aspekte, die im Personalmanagement dank der Schlussfolgerungen Ihrer HR-Analytics verbessert werden können, wie z.B:
- Hohe Fluktuationsrate: Wenn die Daten eine übermäßige Fluktuationsrate aufgrund einer schlechten Unternehmenskultur anzeigen, können Sie die Kommunikationsflüsse im Unternehmen verbessern und die schriftliche Erstellung einer Liste der zu befolgenden Unternehmenswerte vorschlagen.
- Hohe Kosten pro Einstellung: Wenn Sie übermäßige Kosten für Ihre Recruitingprozesse festgestellt haben, können Sie die erforderlichen Kürzungen vornehmen und versuchen, die Auswahlprozesse zu rationalisieren, die Schritte und die beteiligten Personen einzuschränken und Technologie einzusetzen, die Ihnen dabei hilft.
- Nicht eingehaltene Arbeitszeiten: Wenn Sie festgestellt haben, dass Arbeitszeiten nicht immer eingehalten werden, können Sie ein effizienteres Anwesenheitssystem implementieren.
Factorial: Ihre HR Analytics Software
Nachdem Sie nun verstanden haben, wie ein HR Analytics Prozess funktioniert, stellt sich die Frage „Wie kann ich es konkret in meinem Unternehmen umsetzen?“. Die Antwort besteht darin, sich auf eine bestimmte Software zu verlassen, mit der Sie Ihre HR-Daten verwalten können.
Factorials HR Software bietet ein Berichts- und Analysesystem für HR-Daten, mit dem Sie Ihre Daten erfassen und überwachen können. So können Sie bessere Entscheidungen bei der Verwaltung Ihrer Mitarbeiter und Ihres Unternehmens treffen.
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Häufige Fragen und Antworten
Was ist HR Analytics?
HR Analytics ist der Prozess des Sammelns, Analysierens und Organisierens von Daten aus der Personalabteilung mit dem Ziel, die Arbeitsproduktivität der Mitarbeiter des Unternehmens zu verbessern und deren Fluktuationsrate zu senken.
Wie funktioniert HR Analytics?
Ein HR Analytics-Prozess besteht aus vier Hauptteilen: Datenerfassung, Überwachung und Messung der Daten, Datenanalyse und Schlussfolgerungen in Maßnahmen umsetzen.
Welche Art von Daten kann man über ein HR Analytics System erfassen?
Mit einem HR Analytics System können folgende Daten erfasst werden: Art der Beschäftigungsposition der Arbeitnehmer, KPIs, Gehalts- und Beförderungsdaten, Demografie, Onboarding Daten u.v.m…
