Ein HR-Dashboard ist eine digitale Benutzeroberfläche zur Visualisierung von HR-Daten und KPIs und dient als zentrales Werkzeug für die Personalabteilung. Studien zeigen, dass immer mehr Unternehmen HR-Dashboards einsetzen, um ihre Personalarbeit effizienter zu gestalten. Denn HR-Dashboards verbessern die Entscheidungsfindung, Transparenz und Produktivität erheblich. Sind Sie noch unschlüssig, was ein HR-Dashboard leisten kann?
Dann lesen Sie den folgenden Artikel. Wir stellen Ihnen die Funktionsweise, die Vorteile und die Erstellung von HR-Dashboards vor.
Key Facts
- Ein HR-Dashboard ist eine digitale Benutzeroberfläche zur Visualisierung von HR-Daten und KPI einer HR-Software.
- Studien zeigen, dass bereits deutlich mehr Unternehmen HR-Dashboards anstelle von Papierakten für die Personalarbeit nutzen.
- HR-Dashboards tragen zur verbesserten Entscheidungsfindung, Transparenz, Übersichtlichkeit, Effektivität und Produktivität im HR-Bereich bei.
- Was ist ein HR-Dashboard?
- Welche Vorteile hat ein HR-Dashboard für die HR?
- Wie funktioniert ein HR-Dashboard?
Was ist ein HR-Dashboard?
Das HR-Cockpit: Einblicke und Analyse
Ein HR-Dashboard ist eine digitale Benutzeroberfläche einer digitalen HR-Software. Es lässt sich am besten wie ein Cockpit für die Personalabteilung vorstellen. Personaler*innen finden hier übersichtliche Grafiken und Kennzahlen (KPIs), mit denen sie wichtige Bereiche wie Mitarbeitergewinnung, -bindung und -leistung im Blick haben. Darüber hinaus dient es zur Visualisierung grundlegender HR-Daten wie Gehaltsabrechnungen, Mitarbeiterdaten oder auch Abwesenheiten von Mitarbeitenden wie Urlaub oder Krankheitstage.
Darstellung von HR-Analytics: Grafiken und HR-Kennzahlen
Die Visualisierung erfolgt in der Regel über verschiedene Widgets, also Modulen (Minianwendungen, Miniapps), die sich aus einem Themenfeld HR-relevanter Daten wie Krankheitstage, Mitarbeiterdaten, Rekrutierungsprozesse oder HR-Analytics (wie KPI’s zur Mitarbeiterbindung oder -zufriedenheit) zusammensetzen. Personaler*innen können diese Widgets je nach Belieben und Präferenz auf dem Dashboard individuelle Anordnungen treffen.
Die einzelnen Themenfelder werden wiederum entweder grafisch oder in KPI’S angezeigt.
Was sind KPI’s?
Key Performance Indicators (KPIs), auf Deutsch auch Schlüsselkennzahlen, sind quantifizierbare Messgrößen, die bestimmte Leistungen, Aktivitäten oder auch Misserfolge in einem Unternehmen messen. Welche KPIs gemessen und ausgewertet werden, hängt dabei von dem jeweiligen Ziel bzw. der jeweiligen Maßnahme des Unternehmens, der Abteilungen oder des Teams ab.
Alleskönner im Personalmanagement
Ein HR-Dashboard ist sozusagen ein echter Alleskönner: Alles, was die Personalabteilung bisher analog in verschiedenen Ordnern aufbewahren musste, wie z. B. Mitarbeiterdaten, ist nun gesammelt und übersichtlich digital an einem Ort direkt abrufbar. Darüber hinaus bietet HR-Tools, dessen Herzstück das Dashboard ist, zusätzliche Funktionen, die in der analogen Welt nicht so einfach verfügbar waren. Dazu gehören beispielsweise verschiedene Analysefunktionen.
Und immer mehr Human Resources Abteilungen entscheiden sich dafür, ihr HR-Management nicht länger nur analog, sondern vor allem digital abzuwickeln. Laut einer aktuellen Studie unter kleinen und mittleren Unternehmen von techconsult fand kürzlich heraus, dass fast die Hälfte der befragten Unternehmen eine HR-Software für das HR-Management nutzen. Allerdings zeigte die Studie auch, dass in der Umstellung auf digitale Tools für die Personalabteilung noch deutlich Luft nach oben ist. Denn fast 20 Prozent der befragten Betriebe gaben an, sogar noch mit Papierakten zu arbeiten.
Im Folgenden wollen wir uns deshalb einmal die Vorteile eines HR-Dashboards ansehen, um uns danach den einzelnen Funktionen genauer zu widmen.
Beispiele für HR-Dashboards
Die Dashboards können für verschiedene Zwecke und mit unterschiedlichen Schwerpunkten eingesetzt werden.
Typische und gängige genutzte Dashboards sind unter anderem:
Finanzen
Der Klassiker unter allen HR-Dashboards. Hier haben Personalverantwortliche sofortigen Zugriff auf alle Daten zur Gehaltsabrechnung der Mitarbeitenden. Zudem bietet es einen Überblick über Personalkosten, sichert die Compliance mit rechtlichen Anforderungen und bietet Analysen zu Überstunden und Gehaltsstrukturen.
Relevante KPIs in diesem Zusammenhang: Durchschnittsgehalt, Aufsplittung nach Geschlecht, Alter, Ethnie.
Dieses Dashboard wird insbesondere in den nächsten Jahren weiter an Relevanz gewinnen, da in Deutschland nun die EU-Lohntransparenz-Richtlinie schrittweise umgesetzt wird. Unternehmen sind dann verpflichtet, Auskunft zur Gehaltsstruktur zu geben. Die Richtlinie soll Lohndiskriminierung vor allem aufgrund des Geschlechts vermindern.
Weitere Informationen zur EU-Lohntransparenz-Richtlinie finden Sie auf unserem Blog.
Rekrutierung
HR-Software wie die von Factorial unterstützt Unternehmen auch beim Rekrutierungs- und Bewerbungsprozess, in dem er diesen digitalisiert und automatisiert. Das Dashboard zum Recruiting zeigt die wichtigsten Kennzahlen des Rekrutierungsprozesses, wie z. B. die Anzahl der offenen Stellen, die Zeit bis zur Einstellung, die Kosten pro Einstellung und die Qualität der Neueinstellungen.
Personalstruktur
Hier erhalten Personaler*innen einen Einblick in die Zusammensetzung der Belegschaft nach verschiedenen Kriterien. Personalkennzahlen sind hier bspw. Alter, Geschlecht, Abteilung, Position, Dienstalter und Nationalität.
Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung
Ein Dashboard, das in Zukunft immer wichtiger werden wird, da Kennzahlen zur Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiterbindung für Unternehmen heute wichtiger denn je sind. Im War for Talents wird es für Unternehmen angesichts des Fachkräftemangels und der alternden Bevölkerung immer schwieriger, gute Talente zu finden. Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiterbindung müssen daher hoch sein. Kennzahlen, die diese beiden Größen messen, sind z. B. Fluktuation, Krankenstand, Rückkehrquote, Fehlzeiten.
Employer Branding
Employer Branding, also die Arbeitgebermarke, ist heute wichtiger denn je. Eine positive Arbeitgebermarke zieht automatisch gute Arbeitnehmer*innen an. Im HR-Dashboard können Personalverantwortliche Erkenntnisse aus diesem HR-Bereich gewinnen. Kennzahlen aus diesem Bereich sind z. B. Bewerbungen pro Stelle, Time to Hire, Verweildauer, Fluktuationsrate, Anzahl der Initiativbewerbungen.
Welche Vorteile hat ein HR-Dashboard für die HR?
HR-Dashboards bieten der Personalabteilung zahlreiche Vorteile, die sich positiv auf die gesamten Arbeitsabläufe des Personalmanagements und das Unternehmens auswirken können.
Nur einige der Vorteile der Nutzung eines HR-Dashboards in der Arbeit des Personalmanagements. Die wichtigsten Vorteile sind:
Überblick und Übersichtlichkeit
Die Nutzung eines HR-Dashboards ist besonders deshalb so toll, weil es viele Informationen, wie Daten und Kennzahlen zum Personal übersichtlich, einfach und klar darstellt. Für Personaler*innen ist der Zugriff auf gewünschte Informationen über das HR-Dashboard unkompliziert, einfach und schnell.
Die Nutzung von HR-Dashboards ist nicht auf die Personalabteilung beschränkt. Indem sie einen zentralen Ort für alle relevanten HR-Informationen darstellen, können verschiedene Abteilungen, wie zum Beispiel die Finanzabteilung oder das Marketing, auf für sie relevante Informationen zugreifen.
Verbesserte Entscheidungsfindung
Durch die Bereitstellung von wichtigen Erkenntnissen wie Echtzeitdaten und -analysen zu HR-relevanten Themen wie Mitarbeiterfluktuation oder -zufriedenheit in übersichtlicher Form können Personalverantwortliche fundierte und schnelle Entscheidungen auf der Grundlage konkreter Informationen treffen. Statt mühsam Berichte zu erstellen und Daten zusammenzutragen, haben sie schnellen Zugriff auf die wichtigsten Kennzahlen (KPIs), um Trends zu erkennen, Probleme zu identifizieren und datengestützte Strategien zur Optimierung der HR-Prozesse zu entwickeln.
Gesteigerte Effizienz
HR-Dashboards haben einen klaren Vorteil gegenüber dem analogen Personalwesen: Sie sind im Vergleich einfach viel, viel effektiver. HR-Dashboards automatisieren die Datenerfassung und das Reporting und reduzieren so zeitaufwändige manuelle Prozesse.
Flexibilität
HR-Dashboards zeichnen sich durch ihre hohe Flexibilität aus. Jede*r Benutzer*in kann sie individuell auf die unterschiedlichen Bedürfnisse anpassen. Es können verschiedene Dashboards zu den unterschiedlichen Themenfeldern wie Recruiting, Personalstruktur, Employer Branding oder Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit erstellt werden.
Zuverlässig und proaktiv
Das Tolle an Dashboards ist, dass sie zuverlässig funktionieren und den Personaler*innen viel Arbeit abnehmen. Sie senden automatisch Warnungen, wenn Daten nicht korrekt sind oder eine Frist versäumt wurde. Sie erstellen automatisch Berichte, die Personaler*innen nur noch interpretieren müssen.
Durch die Überwachung von KPIs wie Mitarbeiterzufriedenheit, Engagement und Fluktuationsrate können HR-Manager proaktiv auf Probleme reagieren und Maßnahmen ergreifen, um die Arbeitsmoral und das Wohlbefinden der Beschäftigten zu verbessern. So können beispielsweise gezielte Schulungen, Feedback-Programme oder flexible Arbeitszeitmodelle angeboten werden, um die Motivation der Mitarbeiter*innen zu steigern und die Bindung an das Unternehmen zu erhöhen.
Wie funktioniert ein HR-Dashboard?
So erstellen Sie ein HR-Dashboard für Ihr Unternehmen
HR-Tools und damit auch das HR-Dashboard sind aufgrund ihrer vielfältigen Funktionen ein wichtiges und leistungsstarkes HR-Management-Tool. Es muss daher genau überlegt werden, wer Zugang zu diesem Tool haben soll, da sich dort äußerst sensible Daten über Mitarbeitende und Unternehmensinformationen befinden. Die Verantwortlichkeiten sollten daher klar geregelt sein. Worauf kommt es bei der Erstellung und Nutzung konkret an?
Schritt 1 – Ziele Definieren
- Was wollen Sie mit dem Dashboard erreichen?
- Welche Informationen sind für Sie von Bedeutung?
- Wer soll und darf mit dem HR-Dashboard arbeiten?
Schritt 2 – Auswahl des Dashboards-Tools
Es gibt unzählige Dashboard-Tools auf dem Markt, sowohl Cloud-basierte als auch lokale Lösungen. Wählen Sie ein Tool, das Ihren Anforderungen und Ihrem Budget entspricht. Worauf Sie bei der Auswahl genau achten müssen und sollten, können Sie in unserem Blog zum Thema HR-Systeme lesen.
Schritt 3 – Datenquellen auswählen
Woher stammen Ihre Daten, die Sie in das Tool einspeisen? Aus Umfragen, HR-Systemen oder CRM-Systemen?
Schritt 4 – Einrichtung
Das HR-Dashboard muss vom Unternehmen selbst installiert werden. Die meisten Anbieter von HR-Softwarelösungen helfen bei der Installation, aber die Integration in Ihr Unternehmen muss von Ihnen selbst vorgenommen werden. Gibt es eine IT-Abteilung, die sich darum kümmert? Verfügen die Personalverantwortlichen über die notwendigen Kompetenzen? Müssen Sie eine externe Person damit beauftragen?
Schritt 5 – Gestaltung und Verknüpfung des Dashboards
In diesem Schritt legen Sie fest, welche KPIs und Visualisierungen Sie auf Ihrem Dashboard anzeigen möchten. Außerdem müssen Sie Ihr Dashboard mit Ihren Datenquellen verknüpfen.
Los geht’s
Nun können Sie auch schon mit der Nutzung des HR-Dashboards beginnen. Überwachen Sie die wichtigsten HR-Kennzahlen, erkennen Sie Trends und Probleme, treffen Sie datengestützte Entscheidungen und kommunizieren Sie die gewonnenen Erkenntnisse mit anderen Abteilungen.
Mit dem HR-Dashboard können Sie also Ziele des Unternehmens und Ihrer HR-Strategie ganz einfach und problemlos verfolgen und erreichen.
