HR-System: Definition, Systeme & Vorteile

In der dynamischen Welt des Personalwesens sind effiziente Personalmanagementsysteme unverzichtbar. Von traditionellen On-Premise-Lösungen bis hin zu innovativen Cloud-Plattformen bietet der Markt eine Vielzahl von Optionen, die den unterschiedlichen Anforderungen von Unternehmen gerecht werden.

In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die verschiedenen Arten von HR-Systemen, ihre Vor- und Nachteile sowie ihre Rolle bei der Optimierung von HR-Prozessen und der Steigerung der Effizienz in modernen Organisationen.

Key Facts

1. HR-Systeme dienen der Optimierung und Automatisierung von Aufgaben der Personalverwaltung
2. Zu den Hauptfunktionen von HR-Systemen gehören Personalverwaltung, Personalbeschaffung, Compliance-Management, Gehalts- und Vergütungsmanagement sowie Talentmanagement und Weiterbildung.
3. 69 Prozent der KMUs in Deutschland sind mit dem aktuell genutzten HR-System nicht zufrieden.

• Definition: Was ist ein HR System?
• Hauptfunktionen eines HR-Systems – HR-Funktionen
• Vorteile von HR-Software: Warum ist ein HR-System sinnvoll für Ihr Unternehmen?
• Das ist bei der Auswahl eines HR-Systems für Ihre Firma zu beachten
• Arten von HR-Systemen

Definition: Was ist ein HR System?

Ein HR-System, auch bekannt als Human Resources Information System (HRIS), Human Resources Management System (HRMS), ist eine Softwarelösung zur Optimierung und Automatisierung von Aufgaben der Personalverwaltung.

Es dient als zentrale Plattform für die Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Personalbeschaffung, Gehaltsabrechnung, Talentmanagement und andere HR-Prozesse.

Es gibt verschiedene Anbieter auf dem Markt, die HR-Systeme anbieten. Factorial ist einer dieser Anbieter.

Abgrenzung zu HR-Anwendung und HR-Informationssystem

Oft liest und hört man im Zusammenhang von HR-Systemen auch von HR-Anwendungen und HR-Informationssystemen. Um Verwirrung zu vermeiden, schlüsseln wir die drei Begriffe hier für Sie auf.

HR-System

HR-System ist ein Oberbegriff für verschiedene Softwarelösungen für das Personalwesen.

Es gibt unterschiedliche Arten von HR-Systemen. So gibt es etwa HRIS (Human Resources Information System), HRMS (Human Resources Management System)/HMS Human Management System und auch HCM (Human Capital Management). Diese HR-Systeme unterscheiden sich vor allem durch ihren Funktionsumfang.

• HRIS: Grundlegende Datenverwaltung.
• HRMS/HMS: Unterstützung strategischer Prozesse.
• HCM: Umfassende Talent- und Personaloptimierung.

HR-Anwendungen

sind Softwarelösungen, die speziell für bestimmte HR-Bedürfnisse oder -Prozesse innerhalb einer Organisation entwickelt wurden. Der Hauptunterschied zwischen HR-Anwendungen und den oben genannten Kategorien liegt im Fokus:

HRIS, HRMS und HCM: Umfassende Systeme, die mehrere HR-Funktionen abdecken.

HR-Anwendungen: Sind spezialisierte Lösungen, die sich auf einen bestimmten HR-Prozess oder eine bestimmte Funktion konzentrieren.

Hauptfunktionen eines HR-Systems – HR-Funktionen

HR-Systeme können sich je nach gewählter HR Software voneinander unterscheiden. Die meisten HR-Systeme sind jedoch mit folgenden Funktionen ausgestattet:

Personalverwaltung

Diese Funktion umfasst in der Regel die Erfassung und Verwaltung von Mitarbeiterinformationen, einschließlich persönlicher Informationen, Arbeitsverträge, Gehaltsdaten, Arbeitszeiten, Leistungsbewertungen, Stammdatenverwaltung, Personalakten, Urlaubsverwaltung und Zeiterfassung.

Personalbeschaffung:

HR-Systeme unterstützen den gesamten Rekrutierungsprozess, von der Veröffentlichung von Stellenangeboten über die Nachverfolgung von Bewerbungen bis hin zur Auswahl von Bewerber*innen und der Durchführung von Vorstellungsgesprächen und schließlich bis hin zum Onboarding.

Compliance Management

HR-Systeme helfen Ihnen, die Compliance Ihrer Firma sicherzustellen. Die Systeme unterstützen Sie bei der Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und Unternehmensrichtlinien in den Bereichen Arbeitsrecht, Datenschutz, Arbeitssicherheit und anderen rechtlichen Anforderungen.

Gehalts- und Vergütungsmanagement

HR-Systeme unterstützen die Verwaltung von Gehältern, Boni, Prämien, Sozialleistungen und anderen Vergütungsleistungen für Beschäftigte.

Talent Management und Weiterbildung

Diese Funktionen helfen zum einen bei der Planung, Überwachung und Bewertung der Mitarbeiterleistung.

Dazu gehören Zielvereinbarungen, Leistungsbeurteilungen, Feedbackprozesse und Leistungsberichte. Und gleichzeitig ermöglichen HR-Systeme es Unternehmen, den Schulungsbedarf ihrer Mitarbeiter zu ermitteln, Schulungsprogramme zu planen, den Mitarbeitenden Zugang zu Lernressourcen zu gewähren und die Fortschritte bei der beruflichen Entwicklung zu verfolgen.

Reporting und Analyse

HR-Systeme bieten Tools zur Analyse von Daten Ihrer Belegschaft und zur Erstellung von Berichten über verschiedene HR-Kennzahlen wie Fluktuationsraten, Mitarbeiterzufriedenheit und Leistungsindikatoren.

Vorteile von HR-Software: Warum ist ein HR-System sinnvoll für Ihr Unternehmen?

1. Steigerung der Effizienz

• Die Automatisierung manueller Prozesse spart Zeit und Ressourcen.
• Vermeidung von Doppelarbeit und Fehlern.
• Verbesserte Arbeitsabläufe und schnellere Entscheidungsfindung.

2. Kostensenkung

• Senkung der Verwaltungskosten durch Automatisierung.
• Optimierung von Personalbeschaffung und -entwicklung.
• Vermeidung von Strafzahlungen aufgrund von Compliance-Verstößen.

3. Verbesserte Datengenauigkeit

• Zentrale Datenhaltung sorgt für Konsistenz und Verlässlichkeit.
• Vermeidung von Fehlern durch manuelle Dateneingabe.
• Aussagekräftige Reports und Analysen für strategische Entscheidungen.

4. Höhere Mitarbeiterzufriedenheit

• Verbesserter Service für Beschäftigte durch Self Service Portalen der HR-Software. Teilweise bieten HR-Software Anbieter auch Apps an, von denen Mitarbeitenden aus zugreifen können.
• Transparentere Kommunikation und schnellere Bearbeitung von Anfragen.
• Förderung von Mitarbeiterengagement und -motivation.

5. Strategische Personalentscheidungen

• Datenbasierte Analysen zu Fluktuation, Leistung und Potenzial.
• Erkennen von Trends und Entwicklungen im HR-Bereich.
• Vorausschauende Planung und gezielte Talentförderung.

6. Compliance

• Sichere und DSGVO-konforme Datenhaltung.
• Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
• Vermeidung von Bußgeldern und Strafen.

Ein HR-System kann Ihrem Unternehmen viele Vorteile bringen und zu einem effizienteren, effektiveren und zukunftsorientierten Personalmanagement beitragen.

Studie HR-Systeme in Unternehmen

Und obwohl HR-Software so viele Vorteile bietet, gibt es in diesem Bereich noch Nachholbedarf. Eine aktuelle Sage-Studie fand so heraus, dass 83 Prozent der befragten Personalleiter im HR-Bereich nicht über die richtige Technik verfügen. Etwa 1/3 der Befragten wünschte sich ein spezielles HR-Team, dass sich mit neuen Technologien auskennt.

Aber immerhin: 75 Prozent der kleinen und mittelständischen Unternehmen in Deutschland nutzen laut einer Capterra-Studie digitale HR-Softwarelösungen für ihre Personalabteilung. Aber: 69 Prozent der Befragten sind mit der aktuell genutzten Software nicht zufrieden.

Das ist bei der Auswahl eines HR-Systems für Ihre Firma zu beachten: 

Auf dem Markt gibt es mittlerweile eine schiere Flut an Anbietern von HR-Systemen, die auf die unterschiedlichsten Bedürfnisse verschiedener Unternehmensbranchen oder auch -größen abgestimmt sind. Worauf sollten Sie konkret bei der Anschaffung einer Software für Ihr Personalwesen beachten?

Bedarfsanalyse

• Welche HR-Prozesse wollen Sie optimieren?
• Welche Funktionalitäten benötigen Sie?
• Wie viele Angestellte hat Ihr Unternehmen?
• Wie hoch ist Ihr Budget?

Anbieter-Vergleich

• Welche Anbieter bieten HR-Systeme mit den gewünschten Funktionalitäten an?
• Vergleichen Sie Preise, Funktionalitäten und Referenzen.
• Fordern Sie eine Testversion verschiedener Anbieter an und probieren Sie aus, ob das HR-System Ihre Anforderungen erfüllt.

Implementierung

• Planen Sie die Einführung sorgfältig.
• Schulen Sie Ihre Belegschaft im Umgang mit dem System.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten sicher und DSGVO-konform gespeichert werden.

Support:

• Wählen Sie einen Anbieter mit gutem Kundensupport.

Skalierbarkeit und Flexibilität

• Achten Sie auf die Skalierbarkeit des Systems. Zudem sind Anbieter zu empfehlen, bei denen je nach Bedürfnis einzelne Funktionen und Anwendungen hinzugebucht und wieder abbestellt werden können.

Benutzerfreundlichkeit

• Wählen Sie ein System mit einer nutzerfreundlichen Oberfläche, die intuitiv zu handhaben ist.

Darüber hinaus können folgende Fragen bei der Auswahl von HR-Systemen helfen:

-Welche Kernprozesse in der Personalabteilung sollen digitalisiert werden?

-Welche Funktionen und Module werden benötigt (z.B. Personalverwaltung, Recruiting, Talentmanagement, Gehaltsabrechnung)?

-Wie viele Mitarbeiter*innen nutzen das System?

-Wie hoch ist das Budget Ihres Unternehmens?

-Welche Schnittstellen zu anderen Systemen werden benötigt (z.B. ERP, CRM)?

-Welche Anforderungen bestehen hinsichtlich Datensicherheit und Compliance?

Tipp: Die Auswahl eines HR-Systems ist eine wichtige Entscheidung. Nehmen Sie sich Zeit und vergleichen Sie verschiedene Anbieter, um das richtige System für Ihr Unternehmen zu finden.

HR-Software Vergleich

Online finden Sie zudem viele Seiten, die einen Vergleich von HR-Systemen aufbereitet haben.

Arten von HR-Systemen

Es gibt verschiedene Arten von HR-Systemen auf dem Markt, die den unterschiedlichen Anforderungen von Unternehmen gerecht werden:

On-Premise HR-Systeme oder Vor-Ort-HR-Systeme

Diese Systeme werden auf den eigenen Servern des Unternehmens installiert und betrieben. Sie bieten volle Kontrolle über die Daten und Anpassungsmöglichkeiten, erfordern aber eigene IT-Ressourcen für die Wartung.

Cloudbasierte HR-Systeme

Cloudbasierte HR-Systeme werden auf externen Servern in einer Cloud gehostet und sind über das Internet zugänglich. Sie bieten Skalierbarkeit, Flexibilität und automatische Software-Updates, ohne dass eine umfangreiche interne IT-Infrastruktur erforderlich ist.

Fazit

HR-Systeme spielen eine wesentliche Rolle bei der Optimierung des Personalmanagements und tragen zu Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen bei. Trotz der zunehmenden Verbreitung digitaler HR-Lösungen besteht weiterhin Verbesserungsbedarf, wie Studien zeigen. Bei der Auswahl eines HR-Systems sind eine gründliche Analyse der Bedürfnisse des Unternehmens und eine sorgfältige Bewertung der verfügbaren Optionen entscheidend, um langfristigen Erfolg und Effizienz zu gewährleisten.

Häufig gestellte Fragen und Antworten

Was ist ein HR System?

Ein HR-System, auch bekannt als Human Resources Information System (HRIS) oder Human Resources Management System (HRMS), ist eine Softwarelösung zur Optimierung und Automatisierung von Aufgaben der Personalverwaltung.

Welche HR Systeme gibt es?

Es gibt unterschiedliche Arten von HR-Systemen. So gibt es etwa HRIS (Human Resources Information System), HRMS (Human Resources Management System)/HMS Human Management System und auch HCM (Human Capital Management). Diese HR-Systeme unterscheiden sich vor allem durch ihren Funktionsumfang.

Was sind HR Anwendungen?

HR Anwendungen sind Softwarelösungen, die speziell für bestimmte HR-Bedürfnisse oder -Prozesse innerhalb einer Organisation entwickelt wurden.

Was ist ein HR-Informationssystem?

Ein HR-Informationssystem (HRIS) ist eine Datenbank, die grundlegende Mitarbeiterdaten verwaltet.

Was sind die Vorteile von HR Systemen?

Steigerung der Effizienz, Kostensenkung, Verbesserte Datengenauigkeit, Höhere Mitarbeiterzufriedenheit, Strategische Personalentscheidungen, Compliance.