Identity Access Management – Klingt kompliziert? Ist es aber nicht! Identity Access Management (IAM) dient der Verwaltung von Berechtigungen, Zugriffen und Benutzeridentitäten in einer Organisation oder einem Unternehmen. Da immer mehr Arbeit am PC oder Laptop erledigt wird, ist es umso wichtiger, dass die richtigen Personen den richtigen Zugriff auf die für sie notwendigen Ressourcen erhalten – Das alles regelt IAM. Zeit also, sich damit zu beschäftigen.
In unserem Blogbeitrag erklären wir, warum IAM nicht nur eine Sache der IT ist, sondern eine unternehmensweite Strategie erfordert. Darüber hinaus werfen wir einen Blick auf Funktionen, Bedeutung und Modelle.
Key Facts
- IAM-Systeme verwalten Benutzeridentitäten und Zugriffsrechte in Unternehmen, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen Zugriff auf die richtigen Ressourcen haben. Es identifiziert Benutzer*innen (Identity/Identität) und gewährt ihnen Zugriff (Access/Zugriff) auf der Grundlage ihrer Berechtigungen.
- IAM-Systeme sorgen also für mehr Sicherheit. Und das sollten Unternehmen nicht unterschätzen. Zwischen August 2023 und August 2024 waren 81 Prozent der deutschen Unternehmen mit Cyberangriffen unterschiedlichen Ausmaßes konfrontiert.
- Unternehmen können dabei über verschiedene Modelle von Identity Access Management Software wählen: On-Premise sowie Cloud- oder Hybrid-Systeme.
- Was bedeutet Identity Access Management?
- Vorteile für Unternehmen – Warum IAM-Systeme so wichtig sind für Unternehmen
- IAM-Lösungen – Welche Produkte gibt es?
- Zusammenspiel zwischen HR und IAM
Was bedeutet Identity Access Management?
Identity Access Management ist ein Begriff aus der IT und bezeichnet die Verwaltung von Zugriffsrechten und Benutzeridentitäten innerhalb von Organisationen und Unternehmen.
Mit IAM können Unternehmen sicherstellen, dass die richtigen Personen Zugang zu den für sie relevanten und richtigen Ressourcen haben. IAM ist quasi ein Schlüsselbund, bei dem Sie entscheiden, welche Mitarbeitenden welchen Schlüssel bekommen – alles nur eben digital.
Die Bedeutung von Identity Access Management hat insbesondere in Zeiten zunehmender Hybridarbeit zugenommen. Da Mitarbeitende nicht mehr nur im Büro, sondern auch zu Hause oder an anderen Orten arbeiten, benötigen sie auch von unterwegs Zugriff auf Unternehmenswebsites, E-Mails, Anwendungen und Daten. Der richtige Zugang und die verschiedenen Berechtigungsstufen können mit IAM geregelt und verwaltet werden.
Wichtig: IAM ist nicht nur für die Zugriffsrechte der Mitarbeitenden relevant. Vielmehr regelt es die Berechtigungen für alle Personen, die auf Unternehmensressourcen zugreifen wollen – das können also auch Kund*innen, Lieferant*innen oder Geschäftspartner*innen sein. IAM-Systeme sorgen dafür, dass die verschiedenen Identitäten die für sie richtigen Zugriffsrechte erhalten.
Das sind die Funktionen von Identity Access Management
IAM hat also in erster Linie zwei Funktionen:
- IAM sorgt dafür, dass Benutzer*innen im ersten Schritt zunächst durch eine Authentifizierung identifiziert werden. Hier kommt der Begriff „Identity“ im Namen „Identity and Access Management“ ins Spiel. Es wird sichergestellt, dass die Person, die auf ein System zugreift, auch wirklich die Person ist, die sie vorgibt zu sein.
- Im nächsten Schritt werden Benutzer*innen für bestimmte Ressourcen autorisiert. Das bedeutet, sie erhalten Zugriff auf jene Ressourcen, für die sie entsprechend ihrer Berechtigungsstufe freigeschaltet sind. Hier bezieht sich der Begriff „Access“ im Namen „Identity und Access Management“ auf den Zugang, der auf Grundlage ihrer zuvor bestätigten Identität gewährt wird.
Neben diesen zwei Hauptfunktionen sorgt IAM für eine erhöhte Sicherheit Ihrer Geräte und Daten. Es stellt sicher, dass unbefugte Personen auf bestimmte Bereiche nicht zugreifen können. Zudem werden die Zugriffe von den Systeme überwacht und protokolliert. Sie können jederzeit nachvollziehen, wer, wo und wann Zugang zu bestimmten Ressourcen hatte.
Vorteile für Unternehmen – Warum IAM-Systeme so wichtig sind für Unternehmen
Automatisierung, Benutzerfreundlichkeit und Effizienz
Das Praktische an einem Access Management System ist, dass viele Prozesse automatisiert ablaufen. So wird etwa die Benutzerverwaltung automatisiert: Beschäftigte müssen sich beispielsweise nicht für jede Anwendung im Unternehmen einzeln anmelden und immer wieder abmelden. Mit dem sogenannten Single Sign-On (SSO) müssen sich Mitarbeitende beispielsweise nur einmal anmelden und erhalten mit dieser Anmeldung Zugriff auf alle weiteren für sie relevanten und notwendigen Ressourcen. Dies trägt zur Benutzerfreundlichkeit und Effizienz bei.
Mit IAM Compliance sicherstellen
Gleichzeitig unterstützen IAM-Tools Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher Auflagen, wie z. B. des Datenschutzes. Diese sind bereits in die Tools integriert und sorgen für die korrekte Umsetzung und Einhaltung bestimmter gesetzlicher Vorgaben, wie sie beispielsweise die DSGVO vorschreibt.
Flexible Anpassung der Zugriffsrechte
Mit IAM-Systemen können Sie Zugriffsrechte spezifisch und darüber hinaus flexibel anpassen. Das heißt, Sie können Zugriffsrechte nicht nur für bestimmte Personen, sondern auch für bestimmte Geräte festlegen, um z. B. Mitarbeitenden, die von zu Hause oder unterwegs aus arbeiten, den Zugriff auf Unternehmensressourcen von ihrem Gerät zu Hause zu ermöglichen.
Sicherheit und Schutz vor Cyberangriffen
Darüber hinaus minimiert IAM die Angriffsfläche für Cyberangriffe. Dadurch, dass die Vergabe von Zugriffsrechten immer minimal ist, also nur die Berechtigungen umfasst, die tatsächlich benötigt werden, wird die Angriffsfläche deutlich reduziert. Gelingt es Angreifer*innen zum Beispiel, ein Konto zu kompromittieren, können diese nur auf einen eingeschränkten Bereich zugreifen.
Wichtig: Die Bedeutung eines Schutzes gegen Cyberangriffe darf nicht unterschätzt werden. Laut Bitkom-Studie waren im Jahr 2023/2024 81 Prozent der deutschen Unternehmen von Datendiebstahl, Spionage oder Sabotage betroffen. Diese Zahlen sind alarmierend hoch. Die Angriffe verursachten dabei in diesem Zeitraum einen Rekordschaden von 267 Milliarden Euro.
IAM-Systeme können in der Regel mit HR-Software verbunden und in diese integriert werden. So können Sie IAM-Tools wie SSO, Okta oder Microsoft Azure auch in die HR-Software von Factorial integrieren. Durch die Integration können die Tools direkt auf die Mitarbeiterdaten in der HR-Software zugreifen.
IAM-Lösungen – Welche Produkte gibt es?
Unternehmen haben in der Regel die Wahl zwischen drei Optionen für IAM-Systeme.
On-Premise-Systeme
Bei diesen Systemen werden die Anwendungen bzw. die Tools direkt auf den Servern im Betrieb installiert.
Die Vorteile dieser Methode liegen darin, dass die Daten im Unternehmen bleiben und insbesondere sensible Daten nicht in eine Cloud ausgelagert werden müssen. Gleichzeitig erfordert diese Variante einen besonders hohen Aufwand sowohl bei der Installation als auch bei der Wartung. In der Regel muss für diese Variante zusätzliches IT-Personal eingestellt werden, das sich um die Wartung und beispielsweise Updates kümmert. Diese Variante eignet sich daher vor allem für sehr große Unternehmen.
Cloud-Systeme wie Factorial
Die IAM-Systeme werden in der Cloud gehostet.
Vorteil dieser Variante ist der extreme niedrige Aufwand. Es muss keine eigene Hardware bereitgestellt und auch kein Fachpersonal eingestellt werden. Um diese Dinge kümmert sich der Anbieter. Updates werden automatisch eingespielt. Diese Systeme sind in der Regel kostengünstiger und daher vor allem für kleine und mittlere Unternehmen geeignet. Einziger Nachteil dieser Lösungen sind die standardmäßigen möglichen Sicherheitsrisiken bei gehosteten Daten.
Ausführliche Informationen zu cloudbasierten Modellen wie dem von Factorial erhalten Sie auch auf unserem Blog zum Thema. Hier erfahren Sie auch mehr zu den Unterschieden der einzelnen Modelle und mehr Einblick in alle Funktionen cloudbasierter Modelle.
Hybride Modelle
Hier haben wir es mit einer Mischung aus beiden Varianten zu tun. Das heißt, ein Teil der IAM-Dienste wird lokal gespeichert, ein anderer Teil in der Cloud. Dieses Modell zeichnet sich durch eine hohe Flexibilität aus. Unternehmen können ihre Anforderungen an Daten und Zugriffsrechte individuell einstellen. Allerdings sind Aufwand und Kosten aufgrund der komplexeren Implementierung sehr hoch.
Zusammenspiel zwischen HR und IAM
Nur weil Identity Access Management irgendwie etwas mit IT zu tun hat, bedeutet dies nicht, dass es sich um ein isoliertes IT-Thema handelt, das von den übrigen Prozessen und der HR-Arbeit abgekoppelt werden kann.
Warum IAM mehr ist als nur IT
Um zu verstehen, warum IAM mehr ist als nur eine IT-Angelegenheit, stellen Sie sich folgendes Szenario vor:
Wenn IAM nur eine IT-Angelegenheit wäre, also nur die IT entscheiden würde, wer welche Zugriffsrechte hat, gäbe es überhaupt keine Transparenz. Die HR-Abteilung hätte keinen Einblick, welche Zugriffsrechte welche Beschäftigten haben und die Vergabe von Berechtigungen wäre ein umständlicher und zeitaufwändiger Prozess, da alles erst durch die IT-Abteilung laufen müsste. Echte Flexibilität wäre nicht wirklich vorhanden. Es kann vorkommen, dass Mitarbeitende kurzfristig eine andere Rolle übernehmen oder in eine andere Abteilung wechseln und nun andere Zugriffsrechte benötigen. Die IT-Abteilung müsste erst informiert werden und entsprechende Zugänge freigeben – ein langwieriger Prozess.
Ein Team: HR und IT
Im Gegensatz zu den typischen Aufgaben, die fast ausschließlich der IT-Abteilung oder den IT-Verantwortlichen vorbehalten sind (z. B. Konfiguration von Computern oder Installation und Wartung von Servern), ist bei IAM ein Zusammenspiel von HR und IT erforderlich.
Denn die Personalabteilung verwaltet die Stammdaten der Mitarbeitenden wie Namen, Abteilungen, Rollen und Beschäftigungsverhältnisse. Diese Daten sind für die Vergabe von Zugriffsrechten unerlässlich. Darüber hinaus kennt die HR die Organisationsstruktur des Unternehmens, weiß also, wer welche Rollen und Positionen im Unternehmen innehat und wer welche Zugriffsrechte benötigt.
Personalverantwortliche verwalten und aktualisieren die Daten und geben diese dann an die IT bzw. an die Softwareanwendung weiter. Bei Neueinstellungen, Beförderungen oder Kündigungen wird dies in der HR-Software vermerkt. Die Zugriffsrechte werden dann automatisch aktualisiert oder gelöscht.
Beispiel
Mitarbeiter X wechselt vom Vertrieb in die Buchhaltung. In diesem Fall muss die Personalabteilung informiert werden, um die neuen Rollen und Verantwortlichkeiten im System zu aktualisieren. Sobald die Änderungen im Mitarbeiterkonto vorgenommen wurden, sorgt die IAM-Software dafür, dass die zuvor definierten Zugriffsrechte für die jeweiligen Abteilungen und Rollen automatisch angepasst werden. Auf diese Weise erhält der Mitarbeiter Zugang zu den Systemen, die er für seine neue Tätigkeit benötigt, während gleichzeitig sichergestellt ist, dass er keinen unberechtigten Zugriff mehr auf vertrauliche Vertriebsdaten hat. Nur durch die enge Zusammenarbeit von HR und IT-Architektur des Unternehmens kann diese reibungslose und sichere Anpassung der Zugriffsrechte gewährleistet werden.
