Interview: Die neue Rolle des Personalwesens

Die Zeiten, in denen Personalverantwortliche ausschließlich stumpfe administrative Tätigkeiten abwickeln, sind lange vorbei. Die Funktionen, die Personaler heutzutage haben, sind sehr vielseitig: Mitarbeiterbetreuung, Verwaltung, Personalplanung, Recruiting, Mitarbeiterentwicklung, Personalführung, u.v.m.

Doch welche Veränderungen sind es genau, die das Personalwesen revolutionieren, was hat sich insbesondere seit der Pandemie verändert, und wie können sich Personalverantwortliche auf bevorstehende Challenges vorbereiten?

Wir haben dazu mit Claudia Gräfin von Schönburg gesprochen. Sie ist Expertin im Bereich HR Development und hat uns erzählt, welche Veränderungen sie aktuell beobachtet.

Frau von Schönburg, bitte stellen Sie sich zunächst kurz vor. Was macht Sie zu einer Expertin auf diesem Gebiet?

Sehr gerne. Ich bin mittlerweile seit knapp 13 Jahren selbstständig und begleite Kunden aus verschiedenen Branchen im Hinblick auf diverse Veränderungsprozesse. Dabei liegt mein Fokus auf Führungs- und Teamprozessen.

Ursprünglich liegt mein Hintergrund im Personalbereich: Ich habe eine Personalabteilung eines Projektentwicklers geführt und konnte dabei Expertise in den verschiedensten HR-Bereichen sammeln. Meine Schwerpunkte: Personalauswahl, Personalentwicklung sowie allgemeines HR-Development. Ich kenne die Herausforderungen im Personalbereich.

In Ihrem Job begleiten Sie Ihre Kund*innen u.a. bei internen Veränderungsprozessen. Welche Veränderungen haben Sie in den letzten Jahren im Bereich HR beobachtet?

In den letzten Jahren habe ich viele Veränderungen beobachten können.

Digitalisierung

Die größte und „übergreifende“ Veränderung ist die Digitalisierung. Warum? Gesamte HR-Prozesse werden nach und nach digitalisiert. Dadurch müssen Rollen klar festgelegt werden: Wer übernimmt welche Aufgabe und wie genau ist diese Aufgabe definiert? Eine klare Rollenverteilung ist für die Automatisierung der Prozesse essentiell.

Digitalisierung bedeutet auch Standardisierung. Welche Prozesse sollen überhaupt digitalisiert werden, welche besser nicht? Wie garantiert man die Nähe zum Menschen? Die Digitalisierung bringt viele Fragen mit sich. Statt bloß mit dem Fluss zu schwimmen, muss jedes Unternehmen eigene Entscheidungen treffen, welche Lösungen sie anstreben und welche sie davon umsetzen können und wollen.

Neue Rolle: Mehr als Verwaltung

Während lange Zeit die Verwaltung als eine der Hauptaufgaben der Personalabteilung galt, ist es heute immer mehr auch die Personalsuche, die Bindung und besonders die Förderung von Mitarbeitenden, die mehr in den Mittelpunkt rückt. Eine klare und einheitliche Rolle des Personalwesens zu definieren, ist schwierig geworden.

Interprofessionelle Zusammenarbeit

Darüber hinaus hat sich die Art der Zusammenarbeit verändert. Teams sollen stärker kooperieren, das Arbeiten in klassischen „Bereichssilos“ verändert sich mehr und mehr. Auch das ist etwas, das Personalverantwortliche im Blick behalten müssen.

Veränderung im Führungsbereich

Viele Organisationen wurden in der Vergangenheit eher direktiv geführt. Heute erwarten gerade auch junge Mitarbeitende andere Führungsansätze.

Ein Thema, welches die Führungskräfte heutzutage priorisieren sollten, sind vor allem ihre Mitarbeitenden: Arbeitnehmer an die eigene Organisation zu binden und neue qualifizierte Fachkräfte zu finden, sind dabei ganz wesentliche Punkte. Dabei geht es um viel mehr als nur reines Talent Management. Die zentrale Frage: Wie kann ich Mitarbeiter gewinnen, halten und fördern? Während bisher häufig finanzielle Benefits an der Tagesordnung standen, müssen Unternehmen heute neue und nachhaltigere Wege zur Mitarbeiterbindung ins Leben rufen.

Das hat auch einen Einfluss auf die Führungskommunikation: Werte müssen neu durchdacht und kommuniziert werden. Auch hier sollte der Personalbereich aktiv mitgestalten dürfen.

Was hat sich insbesondere seit der Pandemie verändert?

Eine der größten Veränderungen seit der Pandemie ist ganz klar das Thema Home Office. Während in den meisten Unternehmen lange Zeit absolute Anwesenheitspflicht galt, haben Unternehmen gelernt, dass die Arbeit auch ohne Präsenz im Büro gut funktionieren kann.

Dieser Lernprozess ging deutlich schneller vonstatten, als es ohne die Pandemie der Fall gewesen wäre.

Unternehmen messen Leistungen anhand von Kennzahlen. Dabei lag ein Fokus gerade auf dem Thema der Arbeitszeit. Viel Zeit im Büro = hohe Produktivität. Heute wissen wir: Qualität ist ein wichtiger Schlüssel. Aber wie lässt sich Qualität in eine Kennzahl packen?

Und nicht nur das: Seit der Pandemie hat sich die Arbeit deutlich verdichtet. Wer im Home Office arbeitet, der macht i.d.R. weniger Kaffeepausen und springt mal eben von einem Zoom-Meeting zum nächsten. “Plapper Pausen” auf dem Gang entfallen.

All das sind Veränderungen, die Personaler heutzutage berücksichtigen sollten.

Welche Challenges sehen Sie zukünftig für Personaler (basierend auf diesen Veränderungen)?

Remote Work

Personaler müssen sich überlegen, wie sie mit der neuen Offenheit für Remote Work umgehen.

• Wie organisieren wir neue und flexible Modelle wie u.a. hybrides Arbeiten?
• Wie verwalten und betreuen wir Mitarbeiter im Home Office?
• Wie messen wir die Qualität der Arbeit? Was wollen wir darüber hinaus messen?

All das sind Fragen, die auf Personalverantwortliche zukommen werden.

Recruiting

Eine weitere Challenge ist das neue Recruiting. Bewerber werden inzwischen vor allem online rekrutiert. Personaler müssen digitale Recruitment-Trends kennen und sich anpassen, um Kandidaten erreichen zu können.

Darüber hinaus muss sich die Personalabteilung überlegen, wie sie Mitarbeiter zukünftig besser an das Unternehmen binden kann, um eine hohe Mitarbeiterfluktuation zu vermeiden.

Umsetzung

Eine der größten Challenges ist nicht der Erkenntnisprozess, denn Erkenntnisse sind Unternehmen ausreichend vorhanden, woran es häufig scheitert, ist die Umsetzung von Themenstellungen.

Die Umsetzung ist häufig das größere Defizit. Eine Ursache liegt darin begründet, dass Themen mit viel Engagement angefangen werden, ohne genau darüber nachzudenken, welche Auswirkungen manche Veränderungen haben können und ob man tatsächlich bereit ist, dies mit aller Konsequenz zu tun.

Man stößt während des Veränderungsprozesses auf Hürden und Schwierigkeiten und bricht den Veränderungsprozess dann eher ab oder stellt das Engagement ein. Alle Themen, die bisher engagiert erarbeitet wurden, werden auf Eis gelegt, bis durch einen neuen Impuls Themen wieder aufgegriffen werden und neue Versuche unternommen werden, die Umsetzung zu schaffen. Je nachdem, wie viele Wiederholungen stattgefunden haben, um die Veränderungen tatsächlich umzusetzen, umso mehr demotiviert man die eigenen Mitarbeitenden. Diese haben Zeit, Kraft und Energie in jeden neuen Anfang gesetzt. Möglicherweise entscheidet sich ein Mitarbeitender auch, die Organisation ganz zu verlassen, weil er den Glauben daran verloren hat, dass eine Veränderung möglich ist. Alle Themen hängen in Veränderungsprozessen zusammen.

Wie kann ich mich auf diese Challenges vorbereiten?

Die erste Frage dabei sollte nicht sein: „Welche Tools und Methoden brauche ich?“

Die erste Frage muss lauten: „Bin ich als Organisation überhaupt bereit, in diesen Umsetzungsprozess mit Konsequenz einzusteigen?“

Beantwortet eine Organisation diese Frage mit einem „Nein“, dann wird die Rolle ihrer Personalabteilung sehr wahrscheinlich weiterhin das Verwalten von Personal sein. Ob das auf lange Sicht zukunftsfähig und ausreichend ist, ist eine andere Frage.

Überlegen Sie sich als Unternehmen: Reicht das aus, dass wir die nächsten 20 Jahre weiter verwalten und es so machen, wie wir es immer gemacht haben, oder ist das zu wenig? Was wollen wir tatsächlich als Organisation?

Ist die Antwort ein „Ja“, dann ist es die Aufgabe des Managements, Schwerpunkte zu setzen. Was soll konkret umgesetzt werden?

Eine Priorisierung ist dabei zwingend notwendig.

Jede Organisation hat andere Erfordernisse und muss sich ihre eigenen Fragen stellen und Antworten darauf finden.

Dabei gibt es kein richtig oder falsch. Je nachdem, welche Antworten gegeben werden, leiten sich Entscheidungsprozesse daraus ab. Weiter so oder auf zu neuen Wegen. Alles kann richtig oder auch falsch sein. Allerdings entsteht keine Veränderung, wenn man an allen Gegebenheiten festhalten möchte und gleichzeitig kommuniziert, sich dabei verändern zu wollen.

Fragen, die Unternehmen sich stellen können, können sein:

• Was wollen wir?
• Was sind wir bereit, dafür zu tun?
• Was brauchen wir?
• Was brauchen wir nicht?
• Wie viel Zeit wollen wir uns dafür nehmen?
• Welches Budget wenden wir dafür auf?

Die Antworten hängen von vielen verschiedenen Faktoren ab: Unternehmenskultur, Rahmenbedingung, Budget, Schwerpunkte. Eine allgemeingültige Antwort gibt es nicht. 

Im Anschluss an diese fundamentale Analyse sollten Sie sich einen genauen Überblick über die bevorstehenden Herausforderungen machen. Erst sobald die Ausgangssituation sowie die Ziele klar definiert sind, können Sie sich Gedanken machen, welche Methoden, Tools und Ressourcen Sie für Ihren Weg benötigen.

Ganz oder garnicht

Ist die Entscheidung gefallen, den Weg im Einklang mit den Veränderungen auf sich zu nehmen, sollten Unternehmen voll und ganz hinter dem Prozess stehen – auch, wenn es einmal schwierig wird.

Was möchten Sie Personalverantwortlichen mit auf den Weg geben?

Treffen Sie eine Entscheidung, die dann Bestand hat. Für den Prozess wünsche ich allen Beteiligten den nötigen Mut und das nötige Durchhaltevermögen- es lohnt sich!

Und bitte vergessen Sie nicht: Letztendlich sind alle Menschen in Ihrer Organisation gefragt. Alle gestalten mit ihren Werten und ihrer Art die eigene Organisation und somit sind sie es auch selbst, die die Veränderung realisieren.

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