Jour fixe Meetings stehen in den meisten Unternehmen an der Tagesordnung. Dabei haben sie oft den schlechten Ruf, eher Zeitverschwendung zu sein. In diesem Blog erklären wir, wann diese festen Besprechungen sinnvoll sind. Und wie man sie so effizient und übersichtlich wie möglich gestaltet.
Key Facts
- Ein Jour fixe ist eine Besprechung, die zu einer festen Zeit stattfindet. Diese festen Termine ermöglichen es den Teams, sich auf organisierte Weise zu treffen. Sie besprechen aktuelle Themen und tauschen Informationen aus.
- Es ist wichtig, dass diese Meetings einer festen Struktur folgen und effektiv geleitet werden. Die Einhaltung einiger Regeln trägt zu einem positiven Output bei.
- Gut durchgeführte Jours fixes können die Teamdynamik stärken. Außerdem fördern sie eine gute Kommunikation und Koordination, was zur Verbesserung der Arbeitsabläufe beiträgt.
- Jour fixe Definition
- Jour fixe: Planung und Ablauf
- Was sind Vorteile von Jour fixe Terminen?
- Wann Jour fixe Meetings sinnvoll sind
- Jour fixe Termin: Typische Fehler
- 5 Regeln für erfolgreiche Jour fixe Meetings
Jour fixe Definition
Der Begriff Jour fixe bedeutet geplante, regelmäßig stattfindende Treffen innerhalb einer definierten Gruppe. Dieser französische Ausdruck bedeutet wörtlich „fester Tag“. Diese Treffen finden in der Regel zur gleichen Zeit und am gleichen Ort statt.
Das Ziel des Jour fixe ist es, einen Raum für den Austausch von Informationen, die Koordinierung von Aufgaben und die Diskussion von Teamthemen zu schaffen. Regelmäßige Besprechungen können die Produktivität der Mitarbeiter*innen, die Beziehungen zwischen Arbeitgeber*innen und Arbeitnehmer*innen und den Zusammenhalt des Teams fördern.
Wichtig: Jours fixes müssen sorgfältig geplant werden, um effektiv zu sein. Wenn nicht angemessen geleitet oder strukturiert, können diese Treffen, anstatt positive Veränderungen herbeizuführen, zu ineffizienter Zeitnutzung und Frustration führen. Daher ist eine bewusste und sorgfältige Organisation von Jour fixes entscheidend, um die Vorteile zu maximieren.
Jour fixe: Planung und Ablauf
Ein Jour fixe kann je nach den Bedürfnissen und Zielen des Teams variieren. Einige allgemeine Schritte sollten jedoch in einer typischen Routinebesprechung enthalten sein:
- Agenda: Vor der Besprechung sollte eine Tagesordnung erstellt werden. Sie listet die Themen und Diskussionspunkte auf. Dies hilft, die Besprechung zu organisieren und effizient zu gestalten.
- Begrüßung: Das Jour fixe beginnt oft mit einer kurzen Begrüßung. Dies gibt den Teilnehmenden die Möglichkeit, Ideen auszutauschen und sich auf die Diskussion vorzubereiten.
- Status-Updates: Teammitglieder teilen ihre Fortschritte, Erfolge und Herausforderungen seit dem letzten Treffen mit. Dies fördert Transparenz und ermöglicht es dem Team, auf dem gleichen Stand zu bleiben.
- Diskussion von aktuellen Themen: Die vorher festgelegten Punkte auf der Agenda werden besprochen. Dies kann alles umfassen, von Projektupdates über strategische Entscheidungen bis hin zu Herausforderungen, die das Team bewältigen muss.
- Entscheidungen treffen: Falls erforderlich, werden Entscheidungen getroffen, und die Verantwortlichkeiten für bestimmte Aufgaben werden festgelegt. Dies trägt zur Klärung und Fortschreibung der Arbeitsprozesse bei.
- Ausblick und Planung: Ein Ausblick auf kommende Projekte, Termine oder Herausforderungen kann diskutiert werden. Die Planung für die Zeit bis zum nächsten Jour fixe wird oft ebenfalls durchgeführt.
- Feedback: Es kann Zeit für Feedback und Anregungen seitens der Teammitglieder geben, um die Qualität der Jour fixe Meetings zu verbessern.
- Abschluss: Das Jour fixe wird mit einem klaren Abschluss beendet, und die nächsten Schritte werden zusammengefasst.
Was sind Vorteile von Jour fixe Terminen?
Jour Fixe-Meetings können sehr nützlich sein, wenn sie richtig geplant und strukturiert sind. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:
- Klare Kommunikation: Diese Treffen bieten die Möglichkeit, wichtige Informationen auszutauschen. Durch direkte Gespräche lassen sich Zweifel und Fragen leichter klären. Jede*r bleibt auf dem Laufenden.
- Bessere Aufgabenkoordination: Die Teammitglieder berichten über den Stand der Arbeit und planen die künftige Arbeit. So wird sichergestellt, dass alle effizient auf gemeinsame Ziele hinarbeiten.
- Stärkerer Teamzusammenhalt: Jour fixe Meetings stärken die persönlichen Beziehungen zwischen den Teammitgliedern. Das stärkt den Teamgeist und die Bereitschaft zur Zusammenarbeit.
- Schnellere Entscheidungsfindung: Wenn Probleme regelmäßig angesprochen werden, können Entscheidungen schneller getroffen werden. Dadurch werden Verzögerungen minimiert und die Reaktionsfähigkeit des Teams erhöht.
Wann Jour fixe Meetings sinnvoll sind
Jour fixe Meetings eignen sich besonders gut für verschiedene Arten von geschäftlichen Besprechungen und Teammeetings. Diese regelmäßigen Treffen bieten eine strukturierte Plattform, um aktuelle Entwicklungen zu besprechen, Projekte zu koordinieren und den Informationsaustausch zu fördern.
- Feste Meetings helfen Teams, die eng zusammenarbeiten oder an gemeinsamen Projekten arbeiten. Während eines Projekts ermöglichen sie eine einfache Kommunikation, Fortschrittsberichte und Aufgabenkoordination. Alle bleiben auf dem Laufenden, und mögliche Probleme werden frühzeitig erkannt. Halten Sie diese Besprechungen jedoch kurz und konzentrieren Sie sich nur auf Status-Updates.
- Darüber hinaus eignen sich Jour fixe Meetings gut für Krisenbewältigungssituationen. Sie ermöglichen es dem Team, sich regelmäßig zu versammeln, um auf unerwartete Herausforderungen zu reagieren, Lösungen zu diskutieren und die Strategien zur Bewältigung von Krisen anzupassen.
- Regelmäßige Besprechungen sind auch für das Management und die Führung von Vorteil. Führungsteams können sich regelmäßig treffen, um strategische Entscheidungen zu treffen, Prioritäten zu setzen und sicherzustellen, dass die Geschäftsziele erreicht werden.
- Jour fixe-Termine verbessern die Teamdynamik. Bei neuen Teams oder wenn die Zusammenarbeit gestärkt werden muss, ermöglichen diese Treffen das Kennenlernen, den Aufbau von Vertrauen und die Förderung des Teamgefühls.
Wichtig: In jedem Fall ist die sorgfältige Organisation und Durchführung dieser Meetings entscheidend, um sicherzustellen, dass sie effektiv und zielgerichtet sind.
Jour fixe Termin: Typische Fehler
Trotz der vielen Vorteile von Jour fixe Terminen können bestimmte Fehler ihre Effektivität beeinträchtigen. Hier sind einige typische Fehler, die vermieden werden sollten:
Keine klare Tagesordnung:
- Ein Hauptproblem ist das Fehlen einer definierten Tagesordnung für die Besprechung. Eine fehlende Strukturierung der Themen kann zu Verwirrung, Ablenkung und Zeitverschwendung führen.
Unvorbereitete Teilnehmer*innen:
- Teammitglieder, die unvorbereitet sind oder denen die Diskussionspunkte unklar sind, führen zu oberflächlichen Gesprächen und mangelndem Fortschritt.
Schlechtes Zeitmanagement:
- Meetings, die zu lange dauern oder Themen nicht richtig abdecken, reduzieren die Effektivität des Jour fixes.
Fehlende Interaktivität:
- Diese Treffen sollten eine interaktive Diskussion ermöglichen und nicht nur Informationen präsentieren. Wird der Dialog und der Austausch Feedback nicht ermöglicht, wird der Zweck verfehlt.
Wiederholung von alten Informationen:
- Wiederholungen der gleichen Punkte bei jeder Sitzung ohne neue, relevante Themen erzeugen Frustration und Langeweile bei den Teilnehmer*innen.
Fehlende Follow-up-Aktionen:
- Ein Jour-fixe-Treffen funktioniert nicht gut, wenn nach dem Ende des Treffens niemand die Verantwortung übernimmt. Wichtige Themen brauchen klare nächste Schritte. Andernfalls bleiben die Probleme ungelöst. Verteilen Sie am Ende Aufgaben.
Unklare Meetingziele:
- Ohne klare Ziele kann ein Jour fixe leicht in eine allgemeine Diskussion ohne klaren Fokus abdriften. Jedes Meeting sollte klar definierte Ziele haben, um die Produktivität zu fördern.
Mangelnde Flexibilität:
- Ein Jour fixe sollte sich an die sich ändernden Bedürfnisse des Teams anpassen. Die strikte Beibehaltung eines bestimmten Formats schränkt die Freiheit ein. Seien Sie offen dafür, die Struktur zu ändern, wenn es die Situation erfordert.
5 Regeln für erfolgreiche Jour fixe Meetings
Im Folgenden haben wir einige Tipps für die erfolgreiche Durchführung Ihrer nächsten Jour fixe Termine:
Regel 1: Verteilen Sie klare Rollen:
Bestimmen Sie diejenigen Personen, die für den Termin relevant sind. Beziehen Sie so wenige Teilnehmende wie möglich und so viele wie nötig ein, um effiziente Diskussionen zu gewährleisten. Legen Sie klare Verantwortlichkeiten für die Agenda, Moderation und Jour fixe Protokoll Führung fest, damit alle Teammitglieder ihre Rolle im Voraus kennen. Vor allem bei einem Regeltermin kann die Verteilung von Verantwortlichkeiten sehr hilfreich sein.
Regel 2: Ort, Zeit und Dauer präzise definieren:
Beim Jour fixe Termin sollten Sie außerdem einen festen Ort, einen klaren Start- und Endzeitpunkt sowie eine angemessene Dauer für das Jour fixe Meeting festlegen. Legen Sie Ort und Zeitraum fest, die die Effektivität des Meetings unterstützen, und kommunizieren Sie dies transparent an alle Teilnehmenden. Durch klare Zeitvorgaben und Ortsfestlegungen erleichtern Sie die Planung und Teilnahme für alle Beteiligten.
Regel 3: Feste Agenda mit strategischer Themenreihenfolge:
Legen Sie einen fixen Ablauf für den Termin fest. Beginnen Sie mit leichteren Themen, zu denen alle direkt beitragen können, und arbeiten Sie sich zu komplexeren Themen vor. Strategisch kluge Themenreihenfolge sorgt für einen effizienten Ablauf und ermöglicht eine gezielte Diskussion.
Regel 4: Ablauf und Regeln für ein effizientes Meeting:
Legen Sie klare Regeln für den Ablauf des Meetings fest. Bestimmen Sie Organisator*innen und Moderator*innen, die den Überblick behalten und thematische Abschweifungen verhindern. Weisen Sie außerdem Protokollführer*innen zu, die die wichtigsten Punkte notieren.
Regel 5: Technologische Unterstützung nutzen:
Falls Teammitglieder remote arbeiten oder dezentralisiert sind, nutzen Sie geeignete Technologien für Videokonferenzen oder virtuelle Zusammenarbeit. Dies stellt sicher, dass alle Teammitglieder unabhängig von ihrem Standort aktiv teilnehmen können.
