Wie Sie ein Team Meeting effektiv führen (+ Checkliste)

Laut Statista verbringen 44,6 Prozent der Beschäftigten bis zu 50 Prozent ihrer Arbeitszeit in Team Meetings. Besprechungen nehmen also einen großen Teil unseres Arbeitstages ein, von vielen Mitarbeiter*innen werden sie aber als langweilig, unnötig oder sogar als Zeitverschwendung empfunden. Wie können Manager*innen vorgehen, um Besprechungen effizienter zu gestalten?

Erfahren Sie in diesem Artikel, welche Ziele Team Meetings verfolgen, was Sie bei der Organisation beachten müssen und wie Sie sie wirksam aufbauen können.

Welche Ziele verfolgen Team Meetings & Mitarbeitergespräche?
Organisation von Team Meetings
Tipps für Ihr Team Meeting
Checkliste Team Meetings

Welche Ziele verfolgen Team Meetings & Mitarbeitergespräche?

Welche Ziele haben Team Meetings normalerweise?

Entscheidungen finden: In dem verschiedene Stakeholder an einen Tisch gebracht werden, können sich Projekte bei Mitarbeitergesprächen weiterentwickeln.
Probleme besprechen: Kennen Sie das? Ihr Team hängt seit Wochen an einem Projekt fest und kommt einfach nicht voran. Zeit für ein Team Meeting, damit Probleme aus verschiedenen Perspektiven betrachtet werden können und so eine neue Lösung gefunden werden kann.
Planungen durchgehen: Ein neues Projekt liegt auf Ihrem Tisch. Nun sollten Sie in die Planung gehen. Wer übernimmt welchen Teil? Wie werden Verantwortlichkeiten verteilt? Müssen andere Abteilungen mit einbezogen werden? Geben Sie Ihren Mitarbeiter*innen konkrete Maßnahmen an die Hand.
Reflektion: Sie haben neue Mitarbeiter*innen eingestellt oder neue Verantwortlichkeiten festgesteckt? Nach einigen Wochen sollten Sie einmal zurückblicken und schauen, wie die Bearbeitung von neuen Aufgaben funktioniert hat bzw. wie der neue Angestellte sich eingefunden hat.
Jour Fixe: Einmal pro Woche sollten Sie sich Zeit für Ihre Beschäftigten nehmen. Was lief gut in der letzten Woche? Wo benötigen die Mitarbeiter*innen noch Unterstützung? Was ist der aktuelle Status der Aufgaben?

Möchten Sie die Leistungsbeurteilung Ihrer Mitarbeiter erstellen, sich ein Bild vom Zustand Ihres Unternehmens machen und Entscheidungen auf der Grundlage qualitativer Daten treffen?

Organisation von Team Meetings

Vielleicht fragen Sie sich, ob Ihr Meeting wirklich notwendig ist. Oft werden Besprechungen für Themen abgehalten, die sie per Telefon oder E-Mail schneller bearbeiten können.

Es scheint, dass sich viele Beschäftigten angewöhnt haben, sich zusammenzusetzen, um über Themen zu diskutieren, die nichts mit der Arbeit zu tun haben. Jedes Mal, wenn Probleme auftreten, entsteht so eine Besprechung. Wenn dies systematisch geschieht, laufen Manager*innen und Mitarbeiter*innen Gefahr, diese ineffektiv und unproduktiv zu machen.

Gehen Sie daher systematisch an Ihre Team Meetings ran. Planen Sie diese in drei Schritten:

Vorbereitung

Definieren Sie Ziele und Themen: Ein häufiges Problem bei schlecht geplanten Team Meetings ist, dass Sie anfangen, über ein Thema zu sprechen und am Ende ein völlig anderes, nicht geplantes Thema diskutieren. Um diese Art von Ablenkung zu vermeiden, ist es notwendig, die Ziele und Beweggründe für das Treffen genau zu klären. Als Orientierungshilfe können Sie sich folgende Fragen stellen: Was möchte ich erreichen? Habe ich wichtige unternehmensinterne Änderungen oder Neuigkeiten mitzuteilen? Suche ich nach der Meinung anderer zur Lösung eines Problems? Schreiben Sie sich die spezifisch zu diskutierenden Themen auf, um unnötige Abschweifungen zu vermeiden.
Richtige Mitarbeiter*innen einladen: Es ist sehr wichtig, dass Sie innehalten, um darüber nachzudenken, wer an der Besprechung überhaupt teilnehmen soll. Es kann sein, dass die Ziele, die Sie festlegen, Gruppen oder Einzelpersonen betreffen. Laden Sie nur die Mitarbeiter*innen ein, die mit dem zu diskutierenden Thema zu tun haben.

Durchführung

Leiten des Meetings: Wenn Sie der Organisator sind, sind Sie meist auch verantwortlich für die Durchführung des Teammeetings.
Zeit einplanen: Eröffnen Sie das Team Meeting, und erörtern Sie kurz die Ziele und die zu diskutierenden Themen. Versuchen Sie die Zeit so zu planen, dass alle Beiträge der Teilnehmer*innen genug Raum haben. Lassen Sie genug Raum für Fragen und abschließende Bemerkungen.
Beteiligung: Versuchen Sie, eine angenehme Atmosphäre zu schaffen. Wenn Sie sehen, dass einige Mitarbeiter*innen sich weniger an der Unterhaltung beteiligen, ermutigen Sie diese am Gespräch teilzuhaben und greifen Sie in ähnlicher Weise ein, wenn Sie sehen, dass andere Beschäftigte einen Großteil der Diskussion in Beschlag nehmen.
Umgebung: Ein Meeting zu leiten bedeutet auch sicherzustellen, dass die Aufmerksamkeit auf die Diskussion gerichtet ist und es keine Unterbrechungen oder Ablenkungen durch die Umgebung gibt.
Machen Sie sich Notizen: Halten Sie immer Stift und Papier bereit, um Eindrücke und Ideen festzuhalten. Es ist eine Möglichkeit, konzentriert zu bleiben. Ermutigen Sie die anderen Teilnehmer*innen dazu, es Ihnen gleichzutun.
Richtiges Material: Wenn das Begleitmaterial nicht von hoher Qualität ist, kann es die Teilnehmer*innen unter Umständen verwirren. Achten Sie darauf, dass Sie die Materialien in Ihren Powerpoint Präsentationen richtig verwenden: Materialien sollten nur als ein Leitfaden fungieren, aber Sie sollten sich niemals nur darauf konzentrieren. Halten Sie die Materialien kurz und zusammengefasst.
Schlussfolgerungen aufschreiben: Wenn Sie sich Notizen machen, vergessen Sie die Schlussfolgerungen nicht. Wenn Sie sehen, dass die Zeit knapp wird, achten Sie darauf, alles Wichtige aufzuschreiben. Sie können dies auch an bestimmte Teilnehmer*innen delegieren.

Sprache, Tonfall und Artikulation

Achten Sie auf Ihre Sprache (verbal und körperlich): Als Führungskraft sollten Ihre Team Meetings eine klare Botschaft haben. Über den Inhalt hinaus ist es wichtig, dass Sie die Botschaften so formulieren, dass sie das Interesse Ihrer Gesprächspartner wecken. Auf diese Weise sind die Team Meetings weniger eintönig und langweilig.
Tonfall: Um einen monotonen Ton zu vermeiden, spielen Sie mit der Lautstärke (erhöhen und senken) und mit den Pausen (die Pausen sind auch wichtig, um die Aufmerksamkeit zu fokussieren). Verwenden Sie Fragen, um Teilnehmer*innen zur Interaktion zu ermutigen.
Ausdruckskraft: Auch Mimik und Gestik können dazu beitragen, der Besprechung mehr Rhythmus zu verleihen.
Richtig artikulieren: Versuchen Sie, nicht zu langsam, aber auch nicht zu schnell zu sprechen. Wenn Sie beim Sprechen eine gewisse Leichtigkeit und einen gewissen Rhythmus erreichen, machen Sie es den Teilnehmer*innen leichter, Ihnen zu folgen.
Humor: Kleine Portionen Humor helfen, die Aufmerksamkeit aufrechtzuerhalten oder sogar wiederzuerlangen.

Nachbereitung

Die Besprechung endet, sobald die Schlussfolgerungen besprochen, die Aufgaben verteilt und die Deadlines festgelegt wurden. Damit das Team Meeting auch nachhaltig ist, sollte es ein kurzes Follow-up geben.

Es reicht aus, innerhalb von maximal 24 Stunden eine E-Mail an alle Teilnehmer zu verschicken und die in der Besprechung besprochenen Punkte aufzuschreiben:

Kurze Zusammenfassung des Fazits des Team Meetings
Darlegung von Verantwortlichkeiten und übertragenen Aufgaben
Feststecken von Fristen und den nächsten Schritten

Tipps für Ihr Team Meeting

Wenn Sie wöchentlich ein Team Meeting planen und effizient und strukturiert vorgehen möchten, können Sie die folgenden Maßnahmen ergreifen:

Präsentation: Erstellen Sie eine Präsentation, an der sich alle Mitarbeiter*innen beteiligen sollen.
Aufgaben: Jeder Angestellte soll in der Folie die Aufgaben der kommenden Woche zusammenfassen und die einzelnen Punkte präsentieren. Stellen Sie selber auch vor, an welchen Tätigkeiten Sie derzeit arbeiten.
Rückblick: Lassen Sie jeden Beschäftigten kurz die letzte Woche rekapitulieren: Was lief gut? Was hat der Mitarbeiter gelernt? Was lief nicht so gut? Wo benötigt der Angestellte noch Unterstützung?
Transparenz: Wenn es eine Zielerreichung im Team gibt, sollten Sie kurz darstellen, wie es um diese derzeit bestellt ist.
Ortsunabhängig: Gerade, wenn Ihre Mitarbeiter*innen meistens Remote arbeiten, können Sie die wöchentlichen Besprechungen auch online, z.B. über Microsoft Teams durchführen.