Zum Inhalt gehen

Jour fixe Meeting – wann sind fixe Meetings sinnvoll?

·
6 Minuten Lesezeit
Jour fixe Meeting

Jour fixe Meetings werden oftmals als Zeitverschwendung wahrgenommen. Wir erklären in diesem Blogartikel, wann Jour fixe Meetings sinnvoll sind und wie man diese am besten strukturieren sollte, um den Termin so effizient und informativ wie möglich abzuhalten.

Key Facts

  1. Jour fixe bezeichnet regelmäßige Treffen, die zu einem vordefinierten Zeitpunkt stattfinden. Diese festen Termine ermöglichen es Teams, sich in einem strukturierten Rahmen zu versammeln, um aktuelle Themen zu besprechen und den Informationsaustausch zu fördern.
  2. Es ist entscheidend, dass solche Jour fixe Termine richtig strukturiert und effektiv geleitet werden, um einen positiven Output zu erzielen. Dabei sollten einige Regeln eingehalten werden.
  3. Ein bewusster Umgang mit Jours fixes kann nicht nur die Teamdynamik stärken, sondern auch eine effiziente Kommunikation und Koordination fördern, um letztendlich den Arbeitsprozess zu optimieren.

Download Checkliste Durchführung Team-Meeting

Jour fixe Definition

Der Begriff Jour fixe beschreibt regelmäßige, vorab festgelegte Treffen oder Besprechungen innerhalb eines definierten Personenkreises. Der Begriff stammt aus dem Französischen und bedeutet wörtlich „fester Tag“. Dieser Termin findet in der Regel immer zur gleichen Zeit und am gleichen Ort statt.

Der Jour fixe Termin dient dazu, eine strukturierte Plattform für den Informationsaustausch darzustellen sowie die Koordination von Aufgaben und die Diskussion aktueller Themen innerhalb des Teams zu schaffen. Die regelmäßigen Treffen können positive Auswirkungen auf die Effektivität der Mitarbeiter, die Beziehungen zwischen Arbeitgebern und Mitarbeitenden sowie den allgemeinen Zusammenhalt im Team haben.

Wichtig: Es ist wichtig zu beachten, dass die Effektivität eines Jour fixe stark von der korrekten Durchführung abhängt. Wenn nicht angemessen geleitet oder strukturiert, können diese Treffen, anstatt positive Veränderungen herbeizuführen, zu ineffizienter Zeitnutzung und Frustration führen. Daher ist eine bewusste und sorgfältige Organisation von Jour fixes entscheidend, um die Vorteile zu maximieren.

Jour fixe: Planung und Ablauf

Ein Jour fixe kann je nach den Bedürfnissen und Zielen eines Teams unterschiedlich ablaufen, aber hier sind einige allgemeine Schritte, die in einem typischen Jour fixe vorkommen sollten:

  1. Agenda: Vor jedem Jour fixe sollte eine Agenda erstellt werden, die die Themen und Diskussionspunkte für das Treffen festlegt. Dies ermöglicht eine strukturierte und effiziente Besprechung.
  2. Begrüßung: Das Jour fixe beginnt oft mit einer kurzen Begrüßung, um dem Personenkreis die Möglichkeit zu geben, sich auszutauschen und sich auf das Treffen einzustimmen.
  3. Status-Updates: Teammitglieder teilen ihre Fortschritte, Erfolge und Herausforderungen seit dem letzten Treffen mit. Dies fördert Transparenz und ermöglicht es dem Team, auf dem gleichen Stand zu bleiben.
  4. Diskussion von aktuellen Themen: Die vorher festgelegten Punkte auf der Agenda werden besprochen. Dies kann alles umfassen, von Projektupdates über strategische Entscheidungen bis hin zu Herausforderungen, die das Team bewältigen muss.
  5. Entscheidungen treffen: Falls erforderlich, werden Entscheidungen getroffen, und die Verantwortlichkeiten für bestimmte Aufgaben werden festgelegt. Dies trägt zur Klärung und Fortschreibung der Arbeitsprozesse bei.
  6. Ausblick und Planung: Ein Ausblick auf kommende Projekte, Termine oder Herausforderungen kann diskutiert werden. Die Planung für die Zeit bis zum nächsten Jour fixe wird oft ebenfalls durchgeführt.
  7. Feedback: Es kann Zeit für Feedback und Anregungen seitens der Teammitglieder geben, um die Qualität der Jour fixe Meetings zu verbessern.
  8. Abschluss: Das Jour fixe wird mit einem klaren Abschluss beendet, und die nächsten Schritte werden zusammengefasst.

Was sind Vorteile von Jour fixe Terminen?

Wenn Jour fixe Meetings gut geplant und strukturiert werden, können sie einige Vorteile mit sich bringen. Wir haben Ihnen die wichtigsten Vorteile im Folgenden aufgelistet:

  • Effektive Kommunikation und Informationsaustausch: Durch regelmäßige Jour fixe Meetings wird eine strukturierte Plattform geschaffen, auf der Teammitglieder wichtige Informationen teilen können. Direkte Kommunikation ermöglicht es, Unklarheiten zu beseitigen, Fragen zu beantworten und sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Wissensstand sind.
  • Verbesserte Koordination von Aufgaben: Teammitglieder können ihre Fortschritte präsentieren und zukünftige Aktivitäten koordinieren, um sicherzustellen, dass alle an einem Strang ziehen. Dies führt zu einer effizienteren Ressourcennutzung und hilft, den gesamten Arbeitsablauf zu optimieren.
  • Förderung von Teamdynamik und Zusammenhalt: Jour fixe Meetings bieten die Gelegenheit, persönliche Verbindungen zwischen Teammitgliedern aufzubauen und das Teamgefühl zu stärken. Eine positive Teamdynamik kann die Arbeitsmoral und die Bereitschaft zur Zusammenarbeit verbessern.
  • Schnellere Entscheidungsfindung: Durch die regelmäßige Diskussion von Themen können Entscheidungen schneller getroffen werden, da potenzielle Probleme und Herausforderungen direkt angesprochen werden. Dies trägt dazu bei, Verzögerungen zu minimieren und die Reaktionsfähigkeit des Teams zu steigern.

Wann Jour fixe Meetings sinnvoll sind

Jour fixe Meetings eignen sich besonders gut für verschiedene Arten von geschäftlichen Besprechungen und Teammeetings. Diese regelmäßigen Treffen bieten eine strukturierte Plattform, um aktuelle Entwicklungen zu besprechen, Projekte zu koordinieren und den Informationsaustausch zu fördern.

  • In Teams, die eng zusammenarbeiten oder in Projekten involviert sind, sind Jour fixe Meetings äußerst sinnvoll. Während des gesamten Projektverlaufs ermöglichen sie eine effiziente Kommunikation, den Austausch von Fortschritten und die Koordination von Aufgaben. Dies ist besonders wichtig, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder auf dem gleichen Wissensstand sind und mögliche Herausforderungen frühzeitig erkannt werden können. Wichtig ist hierbei, dass die Meetings lediglich als Status Updates dienen und so kurz wie möglich gehalten werden sollten.
  • Darüber hinaus eignen sich Jour fixe Meetings gut für Krisenbewältigungssituationen. Sie ermöglichen es dem Team, sich regelmäßig zu versammeln, um auf unerwartete Herausforderungen zu reagieren, Lösungen zu diskutieren und die Strategien zur Bewältigung von Krisen anzupassen.
  • Im Bereich des Managements und der Führung sind Jour fixe Meetings ebenfalls von großem Nutzen. Führungsteams können sich regelmäßig treffen, um strategische Entscheidungen zu treffen, Prioritäten festzulegen und sicherzustellen, dass die gesetzten Unternehmensziele erreicht werden.
  • Des Weiteren tragen Jour fixe Termine zur Verbesserung der Teamdynamik bei. Insbesondere in neu formierten Teams oder in Situationen, in denen die Zusammenarbeit gestärkt werden soll, bieten diese Treffen eine Gelegenheit für den sozialen Austausch, den Aufbau von Vertrauen und die Förderung eines positiven Teamgefühls.

Wichtig: In jedem Fall ist die sorgfältige Organisation und Durchführung dieser Meetings entscheidend, um sicherzustellen, dass sie effektiv und zielgerichtet sind.

Zwei Mitarbeiterinnen nehmen an einem Jour fixe Meeting teil.

Jour fixe Termin: Typische Fehler

Trotz der vielen Vorteile von Jour fixe Terminen können bestimmte Fehler ihre Effektivität beeinträchtigen. Hier sind einige typische Fehler, die vermieden werden sollten:

Fehlende klare Agenda:

  • Ein häufiger Fehler ist das Fehlen einer klaren Agenda. Ohne eine strukturierte Übersicht über die Themen des Treffens kann es zu Unklarheiten, Ablenkungen und ineffizienter Zeitnutzung kommen.

Unvorbereitete Teilnehmer:

  • Wenn Teammitglieder nicht gut vorbereitet sind oder keine klare Vorstellung davon haben, was während des Meetings besprochen werden soll, kann dies zu oberflächlichen Diskussionen und fehlenden Fortschritten führen.

Mangelnde Zeitmanagement:

  • Ein weiterer häufiger Fehler ist ein schlechtes Zeitmanagement. Wenn das Meeting zu lange dauert oder bestimmte Themen nicht angemessen behandelt werden, kann dies die Effektivität des gesamten Jour fixe Meetings beeinträchtigen.

Fehlende Interaktivität:

  • Jour fixe Meetings sind nicht nur dazu da, Informationen zu präsentieren, sondern auch für den interaktiven Austausch. Ein Fehler besteht darin, dass das Meeting zu einseitig ist und keine Möglichkeit für Diskussionen und Feedback bietet.

Wiederholung von Informationen:

  • Wenn die gleichen Informationen bei jedem Jour fixe wiederholt werden, ohne dass sich wesentlich Neues ergibt, kann dies zu Frustration und Langeweile bei den Teilnehmer*innen führen. Die Meetings sollten sich auf relevante und aktuelle Themen konzentrieren

Fehlende Follow-up-Aktionen:

  • Ein Jour fixe Termin ohne klare Follow-up-Aktionen kann dazu führen, dass diskutierte Probleme ungelöst bleiben. Es ist wichtig, dass nach dem Meeting klare Verantwortlichkeiten und Maßnahmen festgelegt werden.

Unklare Meetingziele:

  • Ohne klare Ziele kann ein Jour fixe leicht in eine allgemeine Diskussion ohne klaren Fokus abdriften. Jedes Meeting sollte klar definierte Ziele haben, um die Produktivität zu fördern.

Mangelnde Flexibilität:

  • Zu viel Starrheit in der Struktur eines Jour fixe Termins kann ein Fehler sein. Teams sollten in der Lage sein, die Struktur an aktuelle Bedürfnisse anzupassen und flexibel auf neue Entwicklungen zu reagieren.

5 Regeln für erfolgreiche Jour fixe Meetings

Im Folgenden haben wir einige Tipps für die erfolgreiche Durchführung Ihrer nächsten Jour fixe Termine:

Regel 1: Definieren Sie klare Verantwortlichkeiten:

Bestimmen Sie diejenigen Personen, die für den Termin relevant sind. Beziehen Sie so wenige Teilnehmende wie möglich und so viele wie nötig ein, um effiziente Diskussionen zu gewährleisten. Legen Sie klare Verantwortlichkeiten für die Agenda, Moderation und Jour fixe Protokoll Führung fest, damit alle Teammitglieder ihre Rolle im Voraus kennen. Vor allem bei einem Regeltermin kann die Verteilung von Verantwortlichkeiten sehr hilfreich sein.

Regel 2: Ort, Zeit und Dauer präzise definieren:

Beim Jour fixe Termin sollten Sie außerdem einen festen Ort, einen klaren Start- und Endzeitpunkt sowie eine angemessene Dauer für das Jour fixe Meeting festlegen. Legen Sie Ort und Zeitraum fest, die die Effektivität des Meetings unterstützen, und kommunizieren Sie dies transparent an alle Teilnehmenden. Durch klare Zeitvorgaben und Ortsfestlegungen erleichtern Sie die Planung und Teilnahme für alle Beteiligten.

Regel 3: Feste Agenda mit strategischer Themenreihenfolge:

Legen Sie einen fixen Ablauf für den Termin fest. Beginnen Sie mit leichteren Themen, zu denen alle direkt beitragen können, und arbeiten Sie sich zu komplexeren Themen vor. Strategisch kluge Themenreihenfolge sorgt für einen effizienten Ablauf und ermöglicht eine gezielte Diskussion.

Regel 4: Ablauf und Regeln für ein effizientes Meeting:

Legen Sie klare Regeln für den Ablauf des Meetings fest. Bestimmen Sie Organisator*innen und Moderator*innen, die den Überblick behalten und thematische Abschweifungen verhindern. Weisen Sie außerdem Protokollführer*innen zu, die die wichtigsten Punkte notieren.

Regel 5: Technologische Unterstützung nutzen:

Falls Teammitglieder remote arbeiten oder dezentralisiert sind, nutzen Sie geeignete Technologien für Videokonferenzen oder virtuelle Zusammenarbeit. Dies stellt sicher, dass alle Teammitglieder unabhängig von ihrem Standort aktiv teilnehmen können.

DE MKT FREEBIE Zielvereinbarung

Maria Macher ist Content Managerin bei Factorial und lebt hier ihre Liebe für die deutsche Sprache und HR-Themen aus. Bereits während ihrer Studienzeit in Wien und Barcelona sammelte sie unterschiedlichste Arbeitserfahrungen: beim Early-Stage-Startup bis hin zum multinationalen Konzern. Dabei lernte sie insbesondere, was verschiedene Unternehmenskulturen ausmacht und welche Rolle die wichtigste Ressource in Unternehmen spielt: die Menschen.

Ähnliche Beiträge