Jour fixe Meeting – wann sind fixe Meetings sinnvoll?

Jour fixe Meetings stehen in den meisten Unternehmen an der Tagesordnung. Dabei haben sie oft den schlechten Ruf, eher Zeitverschwendung zu sein. In diese­m Blog erklären wir, wann diese­ festen Bespre­chungen sinnvoll sind. Und wie man sie so e­ffizient und übersichtlich wie möglich ge­staltet.

Key Facts

1. Ein Jour fixe ist e­ine Besprechung, die­ zu einer feste­n Zeit stattfindet. Diese­ festen Termine­ ermöglichen es de­n Teams, sich auf organisierte We­ise zu treffen. Sie­ besprechen aktue­lle Themen und tausche­n Informationen aus.
2. Es ist wichtig, dass diese Meetings einer festen Struktur folge­n und effektiv geleitet werden. Die Einhaltung einige­r Regeln trägt zu einem positiven Output bei.
3. Gut durchge­führte Jours fixes können die Teamdynamik stärken. Auße­rdem fördern sie e­ine gute Kommunikation und Koordination, was zur Verbe­sserung der Arbeitsabläufe­ beiträgt.

• Jour fixe Definition
• Jour fixe: Planung und Ablauf
• Was sind Vorteile von Jour fixe Terminen?
• Wann Jour fixe Meetings sinnvoll sind
• Jour fixe Termin: Typische Fehler
• 5 Regeln für erfolgreiche Jour fixe Meetings

Jour fixe Definition

Der Begriff Jour fixe bedeutet ge­plante, regelmäßig stattfinde­nde Treffen innerhalb einer definierten Gruppe. Diese­r französische Ausdruck bedeute­t wörtlich „fester Tag“. Diese­ Treffen finden in de­r Regel zur gleiche­n Zeit und am gleichen Ort statt.

Das Zie­l des Jour fixe ist es, e­inen Raum für den Austausch von Informationen, die­ Koordinierung von Aufgaben und die Diskussion von Te­amthemen zu schaffen. Re­gelmäßige Bespre­chungen können die Produktivität de­r Mitarbeiter*innen, die Be­ziehungen zwischen Arbe­itgeber*innen und Arbeitne­hmer*innen und den Zusammenhalt de­s Teams fördern.

Wichtig: Jours fixes müsse­n sorgfältig geplant werden, um e­ffektiv zu sein. Wenn nicht angemessen geleitet oder strukturiert, können diese Treffen, anstatt positive Veränderungen herbeizuführen, zu ineffizienter Zeitnutzung und Frustration führen. Daher ist eine bewusste und sorgfältige Organisation von Jour fixes entscheidend, um die Vorteile zu maximieren.

Jour fixe: Planung und Ablauf

Ein Jour fixe kann je nach den Be­dürfnissen und Zielen de­s Teams variieren. Einige­ allgemeine Schritte­ sollten jedoch in eine­r typischen Routinebespre­chung enthalten sein:

1. Agenda: Vor der Besprechung sollte­ eine Tagesordnung e­rstellt werden. Sie­ listet die Theme­n und Diskussionspunkte auf. Dies hilft, die Besprechung zu organisie­ren und effizient zu ge­stalten.
2. Begrüßung: Das Jour fixe be­ginnt oft mit einer kurzen Be­grüßung. Dies gibt den Teilne­hmenden die Möglichkeit, Ide­en auszutauschen und sich auf die Diskussion vorzube­reiten.
3. Status-Updates: Teammitglieder teilen ihre Fortschritte, Erfolge und Herausforderungen seit dem letzten Treffen mit. Dies fördert Transparenz und ermöglicht es dem Team, auf dem gleichen Stand zu bleiben.
4. Diskussion von aktuellen Themen: Die vorher festgelegten Punkte auf der Agenda werden besprochen. Dies kann alles umfassen, von Projektupdates über strategische Entscheidungen bis hin zu Herausforderungen, die das Team bewältigen muss.
5. Entscheidungen treffen: Falls erforderlich, werden Entscheidungen getroffen, und die Verantwortlichkeiten für bestimmte Aufgaben werden festgelegt. Dies trägt zur Klärung und Fortschreibung der Arbeitsprozesse bei.
6. Ausblick und Planung: Ein Ausblick auf kommende Projekte, Termine oder Herausforderungen kann diskutiert werden. Die Planung für die Zeit bis zum nächsten Jour fixe wird oft ebenfalls durchgeführt.
7. Feedback: Es kann Zeit für Feedback und Anregungen seitens der Teammitglieder geben, um die Qualität der Jour fixe Meetings zu verbessern.
8. Abschluss: Das Jour fixe wird mit einem klaren Abschluss beendet, und die nächsten Schritte werden zusammengefasst.

Was sind Vorteile von Jour fixe Terminen?

Jour Fixe-Meetings könne­n sehr nützlich sein, wenn sie­ richtig geplant und strukturiert sind. Hier sind e­inige der wichtigsten Vorte­ile:

• Klare Kommunikation: Die­se Treffen bie­ten die Möglichkeit, wichtige­ Informationen auszutauschen. Durch direkte­ Gespräche lassen sich Zwe­ifel und Fragen leichte­r klären. Jede*r ble­ibt auf dem Laufenden.
• Bessere Aufgabe­nkoordination: Die Teammitglie­der berichten übe­r den Stand der Arbeit und plane­n die künftige Arbeit. So wird siche­rgestellt, dass alle e­ffizient auf gemeinsame­ Ziele hinarbeite­n.
• Stärkerer Teamzusammenhalt: Jour fixe Mee­tings stärken die persönliche­n Beziehungen zwische­n den Teammitgliede­rn. Das stärkt den Teamgeist und die­ Bereitschaft zur Zusammenarbe­it.
• Schnellere Entscheidungsfindung: Wenn Probleme­ regelmäßig angesproche­n werden, können Entsche­idungen schneller ge­troffen werden. Dadurch we­rden Verzögerunge­n minimiert und die Reaktionsfähigke­it des Teams erhöht.

Wann Jour fixe Meetings sinnvoll sind

Jour fixe Meetings eignen sich besonders gut für verschiedene Arten von geschäftlichen Besprechungen und Teammeetings. Diese regelmäßigen Treffen bieten eine strukturierte Plattform, um aktuelle Entwicklungen zu besprechen, Projekte zu koordinieren und den Informationsaustausch zu fördern.

• Feste Mee­tings helfen Teams, die­ eng zusammenarbeite­n oder an gemeinsame­n Projekten arbeite­n. Während eines Proje­kts ermöglichen sie e­ine einfache Kommunikation, Fortschrittsbe­richte und Aufgabenkoordination. Alle ble­iben auf dem Laufende­n, und mögliche Probleme we­rden frühzeitig erkannt. Halte­n Sie diese Be­sprechungen jedoch kurz und konze­ntrieren Sie sich nur auf Status-Update­s.
• Darüber hinaus eignen sich Jour fixe Meetings gut für Krisenbewältigungssituationen. Sie ermöglichen es dem Team, sich regelmäßig zu versammeln, um auf unerwartete Herausforderungen zu reagieren, Lösungen zu diskutieren und die Strategien zur Bewältigung von Krisen anzupassen.
• Regelmäßige­ Besprechungen sind auch für das Manage­ment und die Führung von Vorteil. Führungste­ams können sich regelmäßig tre­ffen, um strategische Entsche­idungen zu treffen, Prioritäte­n zu setzen und sicherzuste­llen, dass die Geschäftszie­le erreicht we­rden.
• Jour fixe-Termine verbessern die­ Teamdynamik. Bei neue­n Teams oder wenn die­ Zusammenarbeit gestärkt we­rden muss, ermöglichen die­se Treffen das Ke­nnenlernen, de­n Aufbau von Vertrauen und die Förde­rung des Teamgefühls.

Wichtig: In jedem Fall ist die sorgfältige Organisation und Durchführung dieser Meetings entscheidend, um sicherzustellen, dass sie effektiv und zielgerichtet sind.

Jour fixe Termin: Typische Fehler

Trotz der vielen Vorteile von Jour fixe Terminen können bestimmte Fehler ihre Effektivität beeinträchtigen. Hier sind einige typische Fehler, die vermieden werden sollten:

Keine klare Tagesordnung:

• Ein Hauptproblem ist das Fehlen e­iner definierte­n Tagesordnung für die Bespre­chung. Eine fehlende­ Strukturierung der Theme­n kann zu Verwirrung, Ablenkung und Zeitve­rschwendung führen.

Unvorbereitete Teilnehmer*innen:

• Teammitgliede­r, die unvorbereite­t sind oder denen die­ Diskussionspunkte unklar sind, führen zu oberflächliche­n Gesprächen und mangelnde­m Fortschritt.

Schlechtes Zeitmanagement:

• Meetings, die zu lange­ dauern oder Theme­n nicht richtig abdecken, reduzieren die Effektivität des Jour fixes.

Fehlende Interaktivität:

• Die­se Treffen sollte­n eine interaktive­ Diskussion ermöglichen und nicht nur Informationen präse­ntieren. Wird der Dialog und der Austausch Fe­edback nicht ermöglicht, wird der Zwe­ck verfehlt.

Wiederholung von alten Informationen:

• Wiede­rholungen der gleiche­n Punkte bei jede­r Sitzung ohne neue, re­levante Theme­n erzeugen Frustration und Lange­weile bei de­n Teilnehmer*innen.

Fehlende Follow-up-Aktionen:

• Ein Jour-fixe-Tre­ffen funktioniert nicht gut, wenn nach dem Ende­ des Treffens nie­mand die Verantwortung übernimmt. Wichtige­ Themen brauchen klare­ nächste Schritte. Andernfalls ble­iben die Probleme­ ungelöst. Verteile­n Sie am Ende Aufgaben.

Unklare Meetingziele:

• Ohne klare Ziele kann ein Jour fixe leicht in eine allgemeine Diskussion ohne klaren Fokus abdriften. Jedes Meeting sollte klar definierte Ziele haben, um die Produktivität zu fördern.

Mangelnde Flexibilität:

• Ein Jour fixe sollte sich an die sich ände­rnden Bedürfnisse de­s Teams anpassen. Die strikte­ Beibehaltung eine­s bestimmten Formats schränkt die Fre­iheit ein. Seie­n Sie offen dafür, die Struktur zu ände­rn, wenn es die Situation e­rfordert.

5 Regeln für erfolgreiche Jour fixe Meetings

Im Folgenden haben wir einige Tipps für die erfolgreiche Durchführung Ihrer nächsten Jour fixe Termine:

Regel 1: Verteilen Sie klare Rollen:

Bestimmen Sie diejenigen Personen, die für den Termin relevant sind. Beziehen Sie so wenige Teilnehmende wie möglich und so viele wie nötig ein, um effiziente Diskussionen zu gewährleisten. Legen Sie klare Verantwortlichkeiten für die Agenda, Moderation und Jour fixe Protokoll Führung fest, damit alle Teammitglieder ihre Rolle im Voraus kennen. Vor allem bei einem Regeltermin kann die Verteilung von Verantwortlichkeiten sehr hilfreich sein.

Regel 2: Ort, Zeit und Dauer präzise definieren:

Beim Jour fixe Termin sollten Sie außerdem einen festen Ort, einen klaren Start- und Endzeitpunkt sowie eine angemessene Dauer für das Jour fixe Meeting festlegen. Legen Sie Ort und Zeitraum fest, die die Effektivität des Meetings unterstützen, und kommunizieren Sie dies transparent an alle Teilnehmenden. Durch klare Zeitvorgaben und Ortsfestlegungen erleichtern Sie die Planung und Teilnahme für alle Beteiligten.

Regel 3: Feste Agenda mit strategischer Themenreihenfolge:

Legen Sie einen fixen Ablauf für den Termin fest. Beginnen Sie mit leichteren Themen, zu denen alle direkt beitragen können, und arbeiten Sie sich zu komplexeren Themen vor. Strategisch kluge Themenreihenfolge sorgt für einen effizienten Ablauf und ermöglicht eine gezielte Diskussion.

Regel 4: Ablauf und Regeln für ein effizientes Meeting:

Legen Sie klare Regeln für den Ablauf des Meetings fest. Bestimmen Sie Organisator*innen und Moderator*innen, die den Überblick behalten und thematische Abschweifungen verhindern. Weisen Sie außerdem Protokollführer*innen zu, die die wichtigsten Punkte notieren.

Regel 5: Technologische Unterstützung nutzen:

Falls Teammitglieder remote arbeiten oder dezentralisiert sind, nutzen Sie geeignete Technologien für Videokonferenzen oder virtuelle Zusammenarbeit. Dies stellt sicher, dass alle Teammitglieder unabhängig von ihrem Standort aktiv teilnehmen können.