Ein Organigramm erstellen – die meisten Unternehmen machen das, um die Struktur der einzelnen internen Abteilungen, aber auch die allgemeine Aufbauorganisation besser nachvollziehen zu können.
In diesem Blogartikel zeigen wir Ihnen, was Sie bei der Erstellung von verschiedenen Arten von Organigrammen beachten müssen und geben Ihnen eine kostenlose Vorlage an die Hand.
Inhaltsangabe
Wie erstelle ich ein Organigramm für mein Unternehmen?
Wussten Sie, dass das erste Organigramm bereits 1855 von Daniel McCallum erstellt wurde? Viele Manager*innen fragen sich heute, wie sie ein flaches Organigramm, ein hierarchisches Organigramm oder ein modernes Organigramme erstellen können.
Um ein Organigramm Ihres Unternehmens zu erstellen, müssen Sie sich über die interne Struktur sowie über die Abteilungen und die zugehörigen Mitarbeiter Ihres Unternehmens im Klaren sein.
Es ist wichtig, die Aufbauorganisation zu kennen. Normalerweise ist die Personalabteilung für die Erstellung sowie die stetige Aktualisierung von Organigrammen zuständig. Dies gestaltet sich jedoch nicht immer so einfach, wie es klingt.
Herausforderungen
- Ein Nachteil dabei ist, dass die Fertigstellung von Organigrammen zum einen zeitaufwendig ist und zum anderen Design-Kenntnisse oder eine Vorlage (die oft kostenpflichtig ist) erfordert. Viele Manager*innen greifen auf gängige Programme wie Excel oder Word zurück, um schnell und einfach Organigramme zu erstellen.
- Ein weiterer Punkt ist, dass Organigramme bei starker Mitarbeiterfluktuation häufig schnell überholt sind, sobald ein Mitarbeiter dem Unternehmen beitritt oder dieses verlässt. Die Personalabteilung muss Änderungen dann manuell einfügen. Wenn sich dadurch der gesamte Aufbau ändert, kann das sehr aufwändig sein.
Schritt für Schritt Anleitung
Wir empfehlen Ihnen, bei der Erstellung eines Organigramms zunächst damit zu beginnen, alle Abteilungen inklusive der Funktionen des Unternehmens aufzulisten. Daran wird z.B. ersichtlich, ob Sie ein Matrix-Organigramm benötigen oder doch ein eher hierarchisches.
Der nächste Schritt besteht darin, alle Personen, welche die jeweiligen Abteilungen leiten, sowie deren Vorgesetzte ausfindig zu machen. Diese Vorgehensweise gestaltet sich einfacher, wenn Sie sich an der internen Hierarchie des Unternehmens orientieren und dementsprechend mit der obersten Position/Abteilung beginnen und sich dann der Rangfolge entsprechend vorarbeiten.
Die häufigsten Daten, die fast jedes Unternehmen in ihre Organigramm- Vorlage mit aufnimmt, sind Vor- und Nachname der Person sowie die Position und die Abteilung, die diese Person innehat.
Abhängig von der Verteilung der Mitarbeiter ist es mehr oder weniger schwierig, die Unternehmensstruktur zu identifizieren und ein funktionales Organigramm erstellen zu können.
Mitarbeiter hinzufügen
Falls Sie sich bereits aller Abteilungen sowie Führungskräfte Ihres Unternehmens bewusst sind, können Sie im nächsten Schritt damit beginnen, alle Mitarbeiter hinzuzufügen. Hier empfiehlt es sich ebenfalls, sich von den höheren zu den niedrigeren Positionen/ Verantwortungen vorzuarbeiten.
Dies ist eine Aufgabe, die einige Zeit in Anspruch nimmt, denn im ersten Schritt müssen natürlich alle Formen neu erstellt und Felder für den Text angelegt werden. Auch die Farben und Schriftarten müssen eingestellt werden.
Grafik
Ein weiterer Aspekt neben dem eigentlichen Aufbau und Inhalt ist die Darstellung. Eine Grafik auswählen ist leichter gesagt als getan.
Die Aufbauorganisation mag festgelegt sein, doch bei der Gestaltung sind individuelle Designs möglich. Wie soll die Grafik genau aussehen? In Microsoft Office können Sie beispielsweise eine Smartart Grafik benutzen.
Diese Punkte sollten Sie gemeinsam mit Ihrem Designer-Team klären, bevor Sie die Vorlage aufsetzen:
- Welche Farbe sollen meine Linien und Felder haben – und in welcher Farbe sollte die Schrift sein?
- Welche Formen möchte ich einfügen?
- Welches Programm soll verwendet werden?
Wieso sollte ich ein Organigramm in der Personalverwaltung erstellen ?
Ein visuelles Organigramm hilft Ihnen dabei, die interne Kommunikation und Prozesse zu verbessern. Außerdem hilft ein Organigramm Ihnen und Ihren Mitarbeitern dabei, interne Fragen zu klären, wie zum Beispiel:
- Wer ist für welche Mitarbeiter und welche Aufgabenbereiche verantwortlich?
- Wer darf Aufgaben an wen delegieren?
- Wie verlaufen die Kommunikationswege?
- An wen kann ich mich mit welchen Anliegen wenden?
- Wie wirken Prozesse und Abteilungen zusammen?
Organigramm in einem Startup
In Startups ist es häufig üblich, dass eine Person mehrere Funktionen diverser Aufgabenbereiche gleichzeitig übernimmt und Rollen und Bereiche nicht immer genau definiert sind.
Auch wenn es in einem Startup in der Regel flache Hierarchien mit wenig Stufen gibt, empfiehlt es sich dennoch, eine Struktur der Organisation mithilfe eines Organigramms zu erstellen.
So wird sichergestellt, dass jeder seine Rolle kennt und zukünftige Änderungen im Startup hinsichtlich der Organisationseinheiten besser unter Kontrolle sind.
Arten von Organigrammen
Wenn Sie gerade damit anfangen, Ihre Organisation strukturiert in einem Organigramm zu visualisieren, fragen Sie sich womöglich, welche Art von Organigramm sich am besten für Ihren Aufbau eignet – ein berechtigter Punkt.
Hier haben wir Beispiele zusammengestellt, die Ihnen bei der Entscheidung helfen könnten.
1. Beispiel für ein horizontales Organigramm
Mit Hilfe eines horizontalen Layouts können Sie ein Flussdiagramm auf Ihrem Computer Bildschirm visualisieren. Diese Grafik ist ein Beispiel für ein horizontales Organigramm.
Das Design, wie u.a. die verwendeten Formen, Farben, die Dicke der Linien sowie die Breite der Kästchen ist, wie oben bereits erwähnt, selbstverständlich individuell. Eine Anpassung der Dokumente an das Corporate Design der Firma ist üblich.
2. Beispiel für ein vertikales Organigramm
Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens und dem Format, in dem Sie Ihr Organigramm erstellen möchten, ist ein vertikales Layout möglicherweise besser geeignet.
3. Beispiel für ein Organigramm großer Unternehmen
Wenn Ihre Firma wächst, so nimmt auch die Komplexität bei der Erstellung eines Organigramms zu. Im Folgenden sehen Sie, wie ein Organigramm von Unternehmen wie etwa Amazon, Google, Microsoft, Apple oder Oracle aussehen könnte.
Die Linien, die die Beziehung zwischen den einzelnen Organisationseinheiten und Funktionen visualisieren, werden immer komplexer. Jedes Unternehmen bleibt dabei seiner eigenen Organisationsstruktur treu.
Organigramm erstellen mit Factorial
Wenn Sie Factorial HR verwenden, wird automatisch ein Organigramm Ihrer Organisationsstruktur erstellt. Sie verlieren keine Zeit mehr damit, einzelne Kästchen, Linien und Textfelder zu einem ansprechenden und gleichzeitig korrekten Diagramm zusammenzubauen.
Wir bieten Ihnen die folgenden Vorteile:
- Wir sorgen dafür, dass Ihre Visualisierung immer auf dem neuesten Stand ist und entsprechend aktualisiert wird, falls neue Teammitglieder eingestellt werden oder das Unternehmen verlassen.Sollten Sie Factorial HR bereits für Ihr Personalmanagement nutzen, finden Sie Ihr Diagramm links in der Menüleiste unter dem Menüpunkt „Mitarbeiter“.
- Außerdem können Sie feststellen, welcher Mitarbeiter eventuell nicht in die Unternehmensstruktur passt und wo Konfliktpunkte entstehen können.
- Falls einer Ihrer Arbeitnehmer, der für weitere Personen im Unternehmen verantwortlich ist, das Unternehmen verlässt, können Sie diese Personen ohne große Probleme neu zuweisen und so sicherstellen, dass weiterhin alles problemlos verläuft und Ihr Organisationsplan eingehalten wird.
Achtung: Denken Sie daran, dass Ihr Organigramm, abhängig von der Hierarchie und der Anzahl von Mitarbeitern Ihres Unternehmens, völlig anders aussehen kann. Die grafische Darstellung eines Unternehmens ist nützlich, um die Funktionsweisen der einzelnen Abteilungen bis ins Detail zu kennen.
Kostenlose Organigramm Vorlage Powerpoint
Wenn Sie das Organigramm Ihres Unternehmens mit PowerPoint generieren möchten, nutzen Sie unsere kostenlose Powerpoint-Vorlage.
Wer lieber eine eigene Vorlage in Powerpoint anlegt, kann über die Registerkarte „Einfügen“ zur Funktion „SmartArt“ gelangen.
Kostenlose Organigramm Vorlage Word
Falls Sie es bevorzugen, eine Vorlage im Word-Format zu nutzen, laden Sie sich diese Vorlage in Word herunter und visualisieren Sie Ihre Organisationseinheiten.
Sie möchten Ihr eigenes Diagramm in Word erstellen? Um ein Organigramm in Word zu erstellen, klicken Sie auf „Einfügen“ und wählen dann „SmartArt„. Sie können verschiedene Formate aus dem Menü auswählen. Besonders gut eignet sich auch hier wieder die Form „Hierarchie“.
Übrigens: Auch in Excel finden Sie die Option „SmartArt“ über die Registerkarte („Einfügen“). Über die Menüleiste können auch in Excel sämtliche individuelle Anpassungen vorgenommen werden.
