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Organigramm erstellen

Organigramm erstellen – so geht’s [+ kostenlose Vorlage]

Ein Organigramm erstellen – die meisten Unternehmen machen das, um die Struktur der einzelnen internen Abteilungen aber auch die allgemeine Aufbauorganisation besser nachvollziehen zu können. Ein Nachteil dabei ist, dass die Fertigstellung von Organigrammen zum einen zeitaufwendig ist und zum anderen Design-Kenntnisse oder eine Vorlage (die oft kostenpflichtig ist) erfordert. Viele greifen dann auf gängige Programme wie Excel oder Word zurück.

Ein weiterer Punkt ist, dass Organigramme bei starker Mitarbeiterfluktuation häufig schnell überholt sind, sobald ein Mitarbeiter dem Unternehmen beitritt oder dieses verlässt. Die Personalabteilung muss Änderungen dann manuell einfügen. Wenn sich dadurch der gesamte Aufbau ändert, kann das sehr aufwendig sein.

Organigramm

Wie erstelle ein Organigramm für mein Unternehmen?

Um ein Organigramm Ihres Unternehmens zu erstellen, müssen Sie sich über die interne Struktur sowie über die Abteilungen und zugehörigen Mitarbeiter Ihres Unternehmens im Klaren sein. Es ist wichtig, die Aufbauorganisation zu kennen. Normalerweise ist die Personalabteilung für die Erstellung sowie die stetige Aktualisierung von Organigrammen zuständig. Dies gestaltet sich jedoch nicht immer so einfach, wie es klingt.

Schritt für Schritt Anleitung

Wir empfehlen Ihnen, bei der Erstellung eines Organigramms zunächst damit zu beginnen, alle Abteilungen inklusive der Funktionen des Unternehmens aufzulisten. Der nächste Schritt besteht darin, alle Personen, welche die jeweiligen Abteilungen leiten, sowie deren Vorgesetzte/n ausfindig zu machen. Diese Vorgehensweise gestaltet sich einfacher, wenn Sie sich an der internen Hierarchie des Unternehmens orientieren und dementsprechend mit der obersten Position/Abteilung beginnen und sich dann der Rangfolge entsprechend vorarbeiten.

Die häufigsten Daten, die fast jedes Unternehmen in ihre Organigramm Vorlage mit aufnimmt, sind Vor- und Nachname der Person sowie die Position und die Abteilung, die diese Person inne hat. Abhängig von der Verteilung der Mitarbeiter ist es mehr oder weniger schwierig, die Unternehmensstruktur zu identifizieren und ein funktionales Organigramm erstellen zu können.

Falls Sie sich bereits aller Abteilungen sowie Führungskräfte Ihres Unternehmens bewusst sind, können Sie im nächsten Schritt damit beginnen, alle Mitarbeiter hinzuzufügen. Hier empfiehlt es sich ebenfalls, sich von den höheren zu den niedrigeren Positionen/ Verantwortungen vorzuarbeiten. Dies ist eine Aufgabe, die einige Zeit in Anspruch nimmt, denn im ersten Schritt müssen natürlich alle Formen neu erstellt und Felder für den Text angelegt werden. Auch die Farben und Schriftarten müssen eingestellt werden. Zudem wird es wahrscheinlich notwendig sein, Ihr Dokument mehrmals zu überprüfen, bevor Sie den ersten Entwurf Ihres Organigramms endgültig fertigstellen können.

Ein weiterer Aspekt neben dem eigentlichen Aufbau und Inhalt ist die Darstellung. Die Aufbauorganisation mag festgelegt sein, doch bei der Gestaltung sind individuelle Designs möglich. Wie soll die Grafik genau aussehen? Diese Punkte sollten Sie gemeinsam mit Ihrem Designer-Team klären, bevor Sie die Vorlage aufsetzen:

  • Welche Farbe sollen meine Linien und Felder haben – und in welcher Farbe sollte die Schrift sein?
  • Welche Formen möchte ich einfügen?
  • Welches Programm soll verwendet werden?

Wieso sollte ich ein Organigramm erstellen?

Ein visuelles Organigramm hilft Ihnen dabei, die interne Kommunikation und Prozesse zu verbessern. Außerdem hilft ein Organigramm Ihnen und Ihren Mitarbeitern dabei, interne Fragen zu klären, wie zum Beispiel:

  • Wer ist für welche Mitarbeiter und welche Aufgabenbereiche verantwortlich?
  • Wer darf Aufgaben an wen delegieren?
  • Wie verlaufen die Kommunikationswege?
  • An wen kann ich mich mit welchen Anliegen wenden?
  • Wie wirken Prozesse und Abteilungen zusammen?

Organigramm in einem Startup

In Startups ist es häufig üblich, dass eine Person mehrere Funktionen diverser Aufgabenbereiche gleichzeitig übernimmt und Rollen und Bereiche nicht immer genau definiert sind. Allerdings kann dies dazu führen, dass das Wachstum der Organisation behindert wird, da Kommunikationswege und Verantwortungsbereiche nicht klar sind und Prozesse so verlangsamt werden. Vor allem bei schnell wachsenden Startups kann man hier leicht den Überblick verlieren – ein klarer Nachteil der Organisationsstruktur eines Startups.

Auch wenn es in einem Startup in der Regel flache Hierarchien mit wenig Stufen gibt, empfiehlt es sich dennoch, eine Struktur der Organisation mithilfe eines Organigramms zu erstellen.  So wird sichergestellt, dass jeder seine Rolle kennt und zukünftige Änderungen im Startup hinsichtlich der Organisationseinheiten besser unter Kontrolle sind.

Weitere Tipps für die Organisation und das HR Management in Startups gibt es hier.

Arten von Organigrammen

Wenn Sie gerade damit anfangen, Ihre Organisation strukturiert in einem Organigramm zu visualisieren, fragen Sie sich womöglich, welche Art von Organigramm sich am besten für Ihren Aufbau eignet – ein berechtigter Punkt. Hier haben wir Beispiele zusammengestellt, die Ihnen bei der Entscheidung helfen könnten.

Beispiel für ein horizontales Organigramm

Mithilfe eines horizontalen Layouts können Sie ein Flussdiagramm auf Ihrem Computerbildschirm visualisieren. Diese Grafik ist ein Beispiel für ein horizontales Organigramm. Das Design wie u.a. die verwendeten Formen, Farben, die Dicke der Linien sowie Breite der Kästchen ist, wie oben bereits erwähnt, selbstverständlich individuell. Eine Anpassung der Dokuments an das Corporate Design der Firma ist üblich.

horizontales organigramm vorlage

Beispiel für ein vertikales Organigramm

Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens und dem Format, in dem Sie Ihr Organigramm erstellen möchten, ist ein vertikales Layout möglicherweise besser geeignet. Hier ist ein Beispiel für ein vertikales Organigramm.

vertikales organigramm vorlage

Beispiel für ein Organigramm großer Unternehmen

Wenn Ihre Firma wächst, so nimmt auch die Komplexität bei der Erstellung eines Organigramms zu. Im Folgenden sehen Sie, wie ein Organigramm von Unternehmen wie etwa Amazon, Google, Microsoft, Apple oder Oracle aussehen könnte. Die Linien, die die Beziehung zwischen den einzelnen Organisationseinheiten und Funktionen visualisiert, werden immer komplexer. Jedes Unternehmen bleibt dabei seiner eigenen Organisationsstruktur treu.

organigramme multinational

Organigramm erstellen mit Factorial

Ob Excel, Word oder Powerpoint – gängige Programme, um ein Diagramm zu erstellen, gibt es viele. Formen, Schriftart, Farben, Textfelder, Linien und co. kann man mit einigen Klicks durch die Schalftfläche anpassen. Wenn Sie allerdings keine Zeit mehr damit verschwenden möchten veraltete Vorlagen zu bearbeiten, sobald sich eine Veränderung im Team ergibt, dann können Sie stattdessen eine Software nutzen. Mit unserem Programm Factorial HR können Sie blitzschnell Ihr Organigramm erstellen – ohne jedes einzelne Textfeld neu zu basteln und entsprechend zu verbinden.

Factorial ist eine Personalsoftware, die sich für kleine und mittelständische Unternehmen  (2-500 Mitarbeiter) eignet. Die Software umfasst u.a. folgende Tools der Personalverwaltung: Verwaltung von Abwesenheiten, Zeiterfassung, Dokumentenmanagement für Teams sowie Organigramme für das gesamte Unternehmen.

Wenn Sie Factorial HR verwenden, wird automatisch ein Organigramm Ihrer Organisationsstruktur erstellt. Sie verlieren keine Zeit mehr damit, einzelne Kästchen, Linien und Textfelder zu einem ansprechenden und gleichzeitig korrekten Diagramm zusammenzubauen. Außerdem sorgen wir dafür, dass Ihr Organigramm immer auf dem neuesten Stand ist und entsprechend aktualisiert wird, falls neue Teammitglieder eingestellt werden oder das Unternehmen verlassen.

Sollten Sie Factorial HR bereits für Ihr Personalmanagement nutzen, finden Sie Ihr Diagramm links in der Menüleiste unter dem Menüpunkt „Mitarbeiter“.

Diese Grafik zeigt ein Beispiel, wie Ihr Organigramm aussehen könnte: 

factorial organigramme

Denken Sie daran, dass Ihr Organigramm, abhängig von der Hierarchie und der Anzahl von Mitarbeitern Ihres Unternehmens, völlig anders aussehen kann. Die graphische Darstellung eines Unternehmens ist nützlich, um die Funktionsweisen der einzelnen Abteilungen bis ins Detail zu kennen.

Außerdem können Sie feststellen, welcher Mitarbeiter eventuell nicht in die Unternehmensstruktur passt und wo Konfliktpunkte entstehen könnten. Falls einer Ihrer Arbeitnehmer, der für weitere Personen im Unternehmen verantwortlich ist, das Unternehmen verlässt, können Sie diese Personen ohne große Probleme neu zuweisen und so sicherstellen, dass weiterhin alles problemlos verläuft und Ihr Organisationsplan eingehalten wird.

Kostenlose Organigramm Vorlage Powerpoint

Wenn Sie das Organigramm Ihres Unternehmens mit PowerPoint generieren möchten, nutzen Sie unsere kostenlose Powerpoint-Vorlage. Sie können diese bearbeiten und beliebig viele Arbeitnehmer samt ihrer Funktionen hinzufügen – und schon haben Sie Ihr personalisiertes Dokument.

Organigramm erstellen PowerPoint:

👉 Laden Sie die Organigramm Vorlage kostenlos herunter (ppt)

Wer lieber eine eigene Vorlage in Powerpoint anlegt, kann über die Registerkarte „Einfügen“ zur Funktion „SmartArt“ gelangen. Der Stil „Hierarchie“ eignet sich für Organigramme am besten.  Über die Menüleiste unterhalb der Registerkarte können Text, Design und Formen angepasst werden. Achten Sie beim Text besonders auf die Auswahl der richtigen Farbe, Schriftart und Schriftgröße, um ein einheitliches Design zu gewährleisten.

Kostenlose Organigramm Vorlage Word

Falls Sie es bevorzugen, eine Vorlage im Word-Format zu nutzen, laden Sie sich diese Vorlage herunter und visualisieren Sie Ihre Organisationseinheiten.

Organigramm erstellen Word:

👉 Laden Sie die Organigramm Vorlage kostenlos herunter (word)

Sie möchten Ihr eigenes Diagramm in Word erstellen? Um ein Organigramm in Word zu erstellen, klicken Sie auf „Einfügen“ und wählen dann „SmartArt„. Sie können verschiedene Formate aus dem Menü auswählen. Besonders gut eignet sich auch hier wieder die Form „Hierarchie“.

Sobald Sie Ihre Grafikart ausgewählt haben, öffnet sich ein weiteres Menü, über das sie den Text eingeben können. Über die Schaltfläche können Sie neue Formen hinzufügen oder entfernen. Weiterhin lässt sich über die Schaltfläche die Hierarchie visualisieren. Arbeitnehmer können je nach Rang anderen Teammitgliedern über- oder untergeordnet werden.

Übrigens: Auch in Excel finden Sie die Option „SmartArt“ über die Registerkarte („Einfügen“) und können so das Organigramm erstellen. Über die Menüleiste können auch in Excel sämtliche individuelle Anpassungen vorgenommen werden.

👉 Organigramm erstellen mit Factorial – los geht’s

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German Country Manager & Copywriter @Factorial

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