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Aufbauorganisation: Definition, Beispiele und Best Practices

Aufbauorganisation

Unternehmen stehen immer wieder vor der Frage, wie Aufgaben und Verantwortlichkeiten in der Organisation verteilt werden sollen. Die Aufbauorganisation versteht sich dabei als hierarchisches Gerüst eines Unternehmens. 

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, welche Arten von Aufbauorganisationen es gibt, welche Ziele sie verfolgen und wie sich Aufbau- und Ablauforganisationen voneinander unterscheiden.

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Aufbauorganisation Definition

Das Gabler Wirtschaftslexikon beschreibt eine Aufbauorganisation als „statisches System der organisatorischen Einheiten eines Unternehmens”. Durch die Aufbauorganisation wird das hierarchische Grundgerüst des Unternehmens festgelegt und Aufgaben bzw. Funktionen werden verteilt. 

Konkret wird also bestimmt:

  • Welche Abteilungen und Stellen es geben wird
  • Wer als Führungskraft die Verantwortung für welchen Bereich übernimmt
  • Welcher Beschäftigter für die einzelnen Aufgaben verantwortlich ist
  • An wen die einzelnen Stellen berichten 

Achtung: Die Aufbauorganisation sollten besonders bei schnell wachsenden Unternehmen immer wieder hinsichtlich Effizienz, Performance und Kosten überprüft werden. 

Was sind Ziele von Aufbauorganisationen?

Indem eine Struktur im Unternehmen eingeführt wird, werden die folgenden Ziele erreicht: 

  • Fokus: Durch die klare Aufteilung von Verantwortlichkeiten und einzelner Aufgaben können sich die Beschäftigten auf den eigenen Bereich konzentrieren. Dadurch wird auch eine bessere Zusammenarbeit untereinander ermöglicht. 
  • Verantwortung: Die Mitarbeiter*innen wissen, an welche Führungskraft sie berichten müssen und welches die abgesteckten Ziele sind. 
  • Kapazitäten: Freie Kapazitäten werden geschaffen.
  • Mitarbeitermotivation: Da alle Beschäftigten wissen, welches ihre Aufgabengebiete sind, steigt die Mitarbeiterzufriedenheit.

Und: Beim Onboarding neuer Mitarbeiter*innen ist es hilfreich, die Aufbauorganisation des Unternehmens anhand eines Organigramms zu verdeutlichen. 

Aufbauorganisation: Arten

Was sind die typischen Formen der Aufbauorganisation? Anhand welcher Kriterien können Aufbauorganisationen voneinander unterschieden werden? 

Die Aufbauorganisation kann in drei gängige Formen unterteilt werden: 

  • Funktionale Organisation
  • Divisionale Organisation
  • Matrixorganisation 

Diese können Einliniensystemen bzw. Mehrliniensystemen zugeordnet werden. Die funktionale und die divisionale Organisation gehören zu den Einliniensystemen. Die Matrixorganisation gehört zu den Mehrliniensystemen. 

Einlinien – und Mehrliniensysteme

Einliniensysteme zeichnen sich dadurch aus, dass: 

  • Einer Führungskraft mehrere Beschäftigte zugeordnet werden.
  • Die Kommunikation vertikal von oben nach unten verläuft.

Mehrliniensysteme haben die folgenden Merkmale: 

  • Mitarbeiter*innen haben mehr als nur einen Vorgesetzten.
  • Diese Vorgesetzten vergeben Aufgaben in verschiedenen Funktionsbereichen.
  • Die Vorgesetzten sind Spezialisten in ihren Bereichen.

Funktionale Aufbauorganisation – Aufteilung nach Funktionen

In der funktionalen Organisation wird nach Funktionen unterschieden.

In der ersten Ebene sitzt die Unternehmensleitung, auf der zweiten Ebene werden die Aufgaben in Aufgabenfelder verteilt, d.H. es gibt Abteilungen wie das Marketing, Personalwesen, Vertrieb usw. 

Dieses Modell hat viele Vorteile: 

  • Verantwortlichkeiten: Verantwortungen sind klar abgesteckt.
  • Spezialisierung: Da jeder Mitarbeiter eine bestimmte Funktion hat, kann von Expertenwissen profitiert werden. Alle Beschäftigten sind z.B. im Funktionsbereich Personalmanagement zusammengefasst und können sich dementsprechend austauschen und voneinander lernen. 
  • Übersichtlich: Die hierarchische Struktur ist auf den ersten Blick erkennbar, alle Mitarbeitenden haben einen klar abgesteckten Zuständigkeitsbereich.

Es gibt allerdings auch die folgenden Nachteile: 

  • Bereichsdenken: Mitarbeiter*innen denken eher in den eigenen Bereichen und tauschen sich wenig mit anderen Bereichen aus.
  • Lange Dienstwege: Bis Entscheidungen des Managements die einzelnen Mitarbeiter*innen erreichen, kann es teilweise sehr lange dauern.
  • Schwierige Koordination: Die einzelnen Bereiche zu koordinieren und den Überblick zu behalten, kann schwierig sein. 

Aufbauorganisation Beispiel – Funktionale Organisation: 

BMW Mini: Im Werk in Oxford verfolgt BMW Mini eine funktionale Organisationsstruktur. Es gibt einzelne Bereiche wie Logistik, Beschaffung oder Produktion. Über dieser steht in der ersten Ebene die Werksleitung.

Divisionale Organisation – Aufteilung nach Objekten

Unternehmen, die eine divisionale Organisationsstruktur haben, unterteilen Bereiche nach Objekten. Die Bereiche könnten also z.B. nach Ländern, Kundengruppen oder Projekten aufgeteilt werden. Den Bereichen unterstehen dann einzelne Abteilungen wie Marketing, Produktion, F&E etc. 

Die divisionale Organisation hat die folgenden Vorteile:  

  • Diese Organisationsstruktur hat eine hohe Flexibilität.
  • Die jeweiligen Sparten können sich sehr stark auf die einzelnen Länder, Kunden oder Projekte konzentrieren.
  • Es besteht eine hohe Transparenz, wie viel Geld in den einzelnen Sparten erwirtschaftet wird.

Nachteile dieses Modells sind: 

  • Es wird oft nur in der eigenen Sparte gedacht.
  • Im schlimmsten Fall kommt es zu Konkurrenzkämpfen zwischen den einzelnen Sparten.
  • Es gibt einen hohen Bedarf an Führungskräften.
  • Manche Funktionen gibt es doppelt, da z.B. jede Sparte eine Produktion hat.

Matrixorganisation – Überschneidung von Funktionen und Objekten

Die Matrixorganisation unterteilt nach Funktionen und nach Objekten. So entsteht ein Mehrliniensystem.

In der vertikalen Ebene werden die funktionalen Bereiche des Unternehmens, in der horizontalen Ebene die objektbezogenen Bereiche dargestellt. Mitarbeiter*innen berichten meist an zwei Führungskräfte. 

Vorteile der Matrixorganisation sind: 

  • Das Management wird entlastet, Führungskräfte sind schneller ansprechbar.
  • Das Unternehmen kann sich schnell an sich verändernde Umwelt- Situationen anpassen.
  • Führungskräfte können sich spezialisieren.

Die folgenden Nachteile können bestehen: 

  • Es besteht ein hohes Konfliktpotenzial durch die komplexen Strukturen.
  • Wenn es zu Misserfolgen kommt, ist unklar wer verantwortlich ist.
  • Es werden viele Führungskräfte benötigt.

Matrix Organisation Beispiel: 

Siemens: Siemens verwendet die Matrixorganisation. Diese ist in Geschäftsbereiche und einzelne Regionen aufgeteilt. Die Geschäftsbereiche sind z.B.  Information &  Kommunikation, Transport oder das Finanz-und Immobiliengeschäft. Die Regionen sind in 64 Regionalgesellschaften unterteilt. Der Zentralvorstand koordiniert die Matrix.

Aufbauorganisation Beispiel

Unterschied: Aufbauorganisation – Ablauforganisation

Was ist der Unterschied zwischen der Aufbau- und der Ablauforganisation? Was regelt die Ablauforganisation?

In der Aufbauorganisation werden Aufgaben, Funktionen und Verantwortlichkeiten in einer Unternehmensstruktur festgelegt. Die Aufbauorganisation kann daher gut in einem Organigramm dargestellt werden.

In der Ablauforganisation werden die einzelnen Arbeitsschritte zur Bearbeitung einer Aufgabe festgelegt. 

Bei der Ablauforganisation kann unterschieden werden zwischen der funktionsorientierten, zeitorientierten und raumorientierten Ablauforganisation

  1. Funktionsorientierter Ablauf: Der Arbeitsablauf wird in kleine Schritte unterteilt und die Reihenfolge der Schritte werden festgelegt.
  2. Zeitorientierter Ablauf: Die Prozesse werden hinsichtlich der Zeit optimiert. Dabei werden auch andere Gegebenheiten wie Personal oder Technik berücksichtigt.
  3. Raumorientierter Ablauf: Es wird versucht die einzelnen Prozessphasen im Raum so anzuordnen, dass sie so schnell wie möglich bearbeitet werden können.

Organisation einer Aufbauorganisation 

Haben Sie erst vor kurzem ein Unternehmen gegründet und möchten die Struktur des Unternehmens nun festlegen? Gehen Sie folgendermaßen vor: 

1. Interner und externer Einfluss

Zuerst einmal sollten Sie schauen, welchen internen und externen Einflüssen Ihr Unternehmen unterworfen ist. Stellen Sie sich die folgenden Fragen: 

  • Wie qualifiziert sind meine Mitarbeiter*innen?
  • Wie ist meine Produktion organisiert?
  • Welche Umweltfaktoren sind wichtig für mich?
  • Gibt es Lieferketten außerhalb des Unternehmens?
  • Wie sind die rechtlichen und sozialen Rahmenbedingungen? 

2. Aufgabenanalyse und Aufgabensynthese

Im Rahmen der Aufgabenanalyse sollten Sie dann die Ziele des Unternehmens definieren und die Hauptaufgaben des Unternehmens in kleinere Teilaufgaben herunterbrechen.

Sie sollten sich überlegen, welche Phasen bzw. Prozesse es in Ihrer Organisation gibt. Diese können dann z.B. in Planung, Durchführung und Kontrolle unterteilt werden. 

In der darauf folgenden Aufgabensynthese werden Teilaufgaben im Unternehmen zu Themenkomplexen gebündelt. Diese Themenkomplexe werden dann den verantwortlichen Mitarbeiter*innen in Form von Stellen oder Abteilungen zugeordnet. Dadurch können auch Ressourcen besser genutzt werden. 

Aufbauorganisation – Organigramm

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  • Zugriff auf einzelne Positionen und schnelle Aktualisierung der einzelnen Positionen.

Sprachgewandt, neugierig und kreativ: So verfolgt unsere Autorin Marie-Louise Messerschmidt die neuesten HR-Trends. Als Teil des Content Marketing Teams bei Factorial ist es ihr ein Anliegen, anderen die spannende Welt der Personalthemen näherzubringen. Ihr Fokus liegt dabei besonders darauf, rechtliche und strategische Themen knackig zu verpacken.

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