Der PDCA-Zyklus ist ein wichtiges Instrument zur kontinuierlichen Prozessoptimierung in Unternehmen. Es handelt sich hierbei um einen vierphasigen Kreislauf, der iterativ durchlaufen wird.
In diesem Blogartikel erläutern wir die einzelnen Phasen und wie genau der PDCA-Zyklus funktioniert.
Key Facts
- Der PDCA-Zyklus ist ein Werkzeug zur kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen.
- Der Zyklus besteht aus den vier aufeinander aufbauenden Phasen Plan (Planen), Do (Durchführen), Check (Überprüfen) und Act (Handeln), die iterativ durchlaufen werden.
- Durch den PDCA-Zyklus können Fehler in Prozessen reduziert, Kosten gesenkt, die Produktivität gesteigert werden und innovative Ideen gefördert werden.
- Was ist der PDCA-Zyklus? Definition?
- Wie funktioniert der PDCA-Zyklus? – Die vier Phasen des PDCA-Zyklus
- Wer ist für die Durchführung eines PDCA-Zyklus zuständig?
- Warum ist Prozessmanagement wichtig?
- Vor- und Nachteile des PDCA-Zyklus
- PDCA-Zyklus: Beispiele
- Anwendung: Wo kann der PDCA-Zyklus angewendet werden?
Was ist der PDCA-Zyklus? Definition?
PDCA-Methode erklärt – Prozessoptimierung
Der PDCA-Zyklus wird auch Deming-Kreis, Deming-Rad, Deming-Zyklus oder Shewhart-Zyklus genannt. Es ist eine Vorgehensweise zur Prozessoptimierung. Entwickelt wurde er von dem amerikanischen Physiker und Statistiker Walter Andrew Shewhart und dann später von dem japanischen Managementtheoretiker William Edwards Deming popularisiert.
PDCA-Kreislauf
Der kontinuierliche Verbesserungsprozess ist ein sich wiederholender Kreislauf, der aus vier Phasen besteht. Die einzelnen Phasen bauen dabei aufeinander auf. Die einzelnen Phasen geben dem Prozess auch seinen Namen.
Plan Do Check Act Zyklus
PDCA ist ein englisches Akronym. Die einzelnen Buchstaben des Begriffs stehen für:
Plan (Planen)
Do (Tun/Machen/Umsetzung)
Check (Überprüfen)
Act (Handeln)
Die Anfangsbuchstaben jedes einzelnen Wortes ergeben das Akronym „PDCA“.
Eine Abwandlung des PDCA-Zyklus ist der PDSA-Zyklus. Hierbei wird das Check durch Study (ersetzt. Dann heißt es „Plan, do, study, act“.
Ziele des PDCA-Zyklus
Der PDCA-Zyklus wird in Unternehmen im Qualitätsmanagement und Prozessmanagement eingesetzt.
Zu den Zielen gehören:
- Kontinuierliche Verbesserung: Hauptziel ist die kontinuierliche Überprüfung und Verbesserung von Prozessen.
- Fehler-Ursache-Analyse: Der PDCA-Zyklus kann dazu beitragen, Fehler und Ursachen für diese zu identifizieren und zu beheben.
- Weiterentwicklung: Das PDCA-Modell dient auch zur Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten. Der Kreislauf kann dabei beispielsweise so lange wiederholt werden, bis die Weiterentwicklung zufriedenstellend ist.
- Effizienzsteigerung: Der PDCA-Zyklus kann Unternehmen helfen, ihre Prozesse effizienter zu gestalten und ihre Produktivität zu steigern.
- Förderung von Innovationen und Veränderungen: Der PDCA-Zyklus hilft, Potenziale und Möglichkeiten zu entdecken. Es schafft Raum für Innovation und Kreativität.
Wie funktioniert der PDCA-Zyklus? – Die vier Phasen des PDCA-Zyklus
Die vier Phasen des PDCA-Zyklus bauen aufeinander auf. Das bedeutet, keine Phase kann im Prozess ausgelassen werden.
Schauen wir uns die einzelnen Phasen nun genauer an.
Die vier Phasen des PDCA-Zyklus:
1. Planen (Plan)
In der ersten Phase erfolgt eine Ist-Analyse des Problems. Dazu gehören beispielsweise die Identifizierung von Problemen, das Sammeln von Daten und die Analyse von Informationen, um eine wirksame Strategie zu entwickeln.
Nachfolgend wird der Soll-Zustand abgeleitet.
Darauf aufbauend werden Maßnahmen zur Verbesserung des Prozesses festgelegt. Außerdem werden hier Messgrößen festgelegt, die es ermöglichen, den Fortschritt zu verfolgen.
2. Durchführung (Do)
In der nächsten Phase folgt sogleich die Umsetzung der erarbeiteten Maßnahmen. Umsetzung: Den Plan konsequent umsetzen. In dieser Phase werden die für die Messung des Fortschritts oder des Erfolgs notwendigen Daten gesammelt.
3. Überprüfen (Check)
Die Ergebnisse der durchgeführten Maßnahmen werden anhand der definierten Ziele bewertet. Möglicherweise werden Sie in der Check-Phase feststellen, dass die Maßnahmen nicht ausreichend waren. Dann können Sie zur Plan-Phase zurückkehren und von vorne beginnen.
4. Handeln (acht)
In dieser Phase erfolgt eine Reflexion des Ergebnisses. Erfolgreiche Maßnahmen können hier standardisiert werden. Darüber hinaus werden Verbesserungspotenziale identifiziert und im Anschluss zur weiteren Optimierung ein neuer Zyklus gestartet.
Wer ist für die Durchführung eines PDCA-Zyklus zuständig?
Je nach Unternehmen und Branche kann die zuständige Abteilung hier variieren. In der Regel übernimmt in kleineren Unternehmen die Führungsebene diese Aufgabe. Oftmals ist es aber auch die Aufgabe des Qualitätsmanagements.
Soll der PDCA-Zyklus für ein bestimmtes Projekt durchgeführt werden, führen oftmals Projektmitarbeiter*innen selbst den Zyklus durch.
Warum ist Prozessmanagement wichtig?
Prozessmanagement ein wesentliches Instrument zur Steigerung der Leistungs- und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Gutes Prozessmanagement sorgt für eine kontinuierliche Verbesserung und Anpassung der Prozesse an sich ändernde Anforderungen und Rahmenbedingungen. Die ständige Wiederholung von Schritten zur Prozessoptimierung ist letztlich das, was ein Unternehmen zum Erfolg führt.
In Deutschland gewinnt das Prozessmanagement in den Unternehmen seit den 90er Jahren zunehmend an Bedeutung. Je nach Unternehmensgröße der KMU gibt es jedoch große Unterschiede. Nach einer Studie der BOC-Gruppe betreiben zwei Drittel der größeren Unternehmen im Mittelstand bereits seit fünf oder mehr Jahren Prozessmanagement, während es bei den kleineren Unternehmen mit weniger als 249 Beschäftigten nur ein Drittel ist.
Viele Unternehmen klagen jedoch, dass ihnen für die Prozessoptimierung oft häufig einfach Personal fehlt.
Vor- und Nachteile des PDCA-Zyklus
Vorteile
- Kontinuierliche Verbesserung
- Fehlerreduktion
- Effizienzsteigerung
- Kostenreduktion
- Flexibel
Nachteile
- Zeitaufwändig
- Endlos
PDCA-Zyklus: Beispiele
Zum besseren Verständnis schauen wir uns nachfolgend zwei konkrete Beispiele für einen PDCA-Zyklus an.
Beispiel A – Logistik
Ein Logistikunternehmen stellt fest, dass die Lieferzeit von A nach B zu lang ist. Ziel ist es, die Lieferzeit um 15 % zu verkürzen. Um herauszufinden, wo genau das Problem bei der Lieferzeit liegt, führt das Unternehmen einen PDCA-Zyklus durch.
- Planung
Die zuständigen Beschäftigten führen eine Bestandsaufnahme durch. Hierfür analysieren sie verschiedene Aspekte der Lieferzeit.
Dazu gehören beispielsweise:
Was ist die durchschnittliche Lieferzeit für Pakete von A nach B?
Welchen Faktoren beeinflussen die Lieferzeit (Tageszeit, Verkehr, Routenführung, Fahrer*innen, Paketvolumen).
Ausgehend hiervon legen sie die Messgrößen für die einzelnen Faktoren fest (also beispielsweise „durchschnittliche Lieferzeit“ oder auch „Kundenzufriedenheit“).
In ihrer Analyse stellen sie fest, dass auf der aktuellen Routenführung eine Baustelle herrscht. Diese ist Hauptproblem für die hohe Lieferzeit. Die Beschäftigten müssen also eine neue Routenplanung entwickeln.
- Umsetzung
In diesem Schritt entwickeln die Beschäftigten eine neue Routenführung, die die Baustelle umgeht. Gleichzeitig werden Navigationssysteme in den Lieferwagen installiert, die bei weiteren Baustellen oder Staus, die Route automatisch umleiten.
- Überprüfung
Nun überprüfen die Mitarbeitenden, ob sich durch die Veränderung der Routenführung und der Installation von Navigationssystemen die Lieferzeit verkürzt hat. Sie stellen fest, dass sich trotz der neuen Routenführung die Lieferzeit nicht verkürzt hat.
- Act
Die Maßnahmen waren nicht erfolgreich. Die Beschäftigten müssen den PDCA-Zyklus von neuen wiederholen.
Beispiel B – Pflege
Auch für die Pflege eignet er sich sehr gut. Schauen wir uns im Folgenden also ein Beispiel aus diesem Bereich an:
Ein Krankenhaus stellt fest, dass die Mitarbeitenden sehr unzufrieden mit ihren Dienstplänen sind. Der PDCA-Kreis soll helfen, die Probleme beim Dienstplan zu identifizieren und zu beheben.
- Planung
Die Pflegedienstleitung führt eine Ist-Analyse durch, um die Ursachen zu ermitteln und ein Ziel zu definieren. Es wird festgestellt, dass viele Pflegekräfte nach einer Folge von Nachtschichten oft nur kurze Erholungsphasen haben. Außerdem kommt es häufig vor, dass Beschäftigte zu häufig zwischen Nacht- und Frühschichten wechseln, anstatt in Blöcken zu arbeiten. Das Ziel ist also eine optimierte Dienstplanung, die die einzelnen Schichten besser und die Arbeitsbelastung gleichmäßiger verteilt.
Zu diesem Zweck soll Dienstplan-Software angeschafft und eingeführt werden. Zudem werden Mitarbeitende nach ihren Präferenzen befragt. Gleichzeitig muss auch die Patientenauslastung und -versorgung gemessen werden.
- Umsetzung
Das Krankenhaus schafft eine Software zur Planung des Dienstplanes an.
- Check
Es wird überprüft, ob die Erstellung des Dienstplanes zu besseren Ergebnissen geführt und die Mitarbeitenden nun zufriedener mit ihren Schichten sind.
- Act
Die Verantwortlichen stellen fest, dass die Software das Problem beheben konnte. Mitarbeitende arbeiten nun nicht mehr in vereinzelte Nachtschichten, sondern stattdessen in Blöcken. Die Mitarbeitenden sind zufrieden. Die Software wird als erfolgreiche Maßnahme beibehalten und zum Standardinstrument der Dienstplanung.
Anwendung: Wo kann der PDCA-Zyklus angewendet werden?
Der PDCA-Zyklus kann fast überall eingesetzt werden. Es kann zur Verbesserung von Produkten und Dienstleistungen eingesetzt werden, aber auch zum Beispiel unterstützend bei der Einführung neuere Produkte und Dienstleistungen angewandt werden. Es dient darüber hinaus der Problemfindung und Problemlösung.
