Ein Personalfragebogen ist ein essenzielles Instrument der Personalabteilung, um alle relevanten Daten von Bewerbenden und Mitarbeitenden zu erfassen. Dabei müssen Arbeitgebende und Personalabteilung jedoch einige wichtige rechtliche Rahmenbedingungen beachten. So dürfen sie beispielsweise mit den Fragen im Personalfragebogen nicht gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG)verstoßen. Welche Fragen zulässig sind und welche nicht, ist oft nicht einfach zu beantworten.
Im folgenden Artikel erklären wir Ihnen daher, worauf Sie als Arbeitgebender achten müssen.
Key Facts
- Ein Personalfragebogen dient der Dokumentation wichtiger Daten von Bewerbenden und Mitarbeitenden für die Personalabteilung.
- Die Einführung und Ausgestaltung eines Personalfragebogens bedarf der Zustimmung des Betriebsrats nach § 94 BetrVG.
- Ein Personalfragebogen muss die Anforderungen der DSGVO wie Zweckbindung, Datensparsamkeit und Datensicherheit erfüllen. Darüber hinaus müssen sie die Gesetze des AGG beachten.
- Personalfragebogen: Was ist das?
- Wozu dienen Personalbögen?
- Welche Angaben gehören in einen Personalfragebogen
- Personalfragebogen: Unzulässige Fragen
- Personalfragebogen und Betriebsrat
- Personalfragebogen und DSGVO
- Personalfragebogen Muster
Personalfragebogen: Was ist das?
Instrument der Personalabteilung
Ein Personalbogen ist ein Dokument, in dem ein Unternehmen alle wichtigen und notwendigen Bewerberinformationen, aber auch Mitarbeiterdaten festhält.
Bei der Erhebung von beruflichen, persönlichen und tätigkeitsrelevanten Informationen in Personalbögen darf der Arbeitgebende allerdings nicht alle Daten erfassen. Er muss sich an das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) halten und darf die Persönlichkeitsrechte der Bewerbenden und Beschäftigten nicht verletzen. Darüber hinaus ist der Zeitpunkt der Befragung entscheidend, wenn es darum geht, bestimmte Fragen zu stellen, wie z. B. die Frage nach einer Schwangerschaft.
Im Folgenden klären wir alle wichtigen Fragen und Unsicherheiten im Zusammenhang mit Personalfragebögen.
Wozu dienen Personalbögen?
Personalfragebögen in Unternehmen erfüllen in der Regel folgende Absichten:
Erfassung wichtiger Personaldaten (Mitarbeitermanagement)
In einem Personalfragebogen kann der Arbeitgebende bzw. die Personalabteilung alle wichtigen Daten über seine Mitarbeitenden dokumentieren. Dazu gehören beispielsweise Daten wie das Geburtsdatum, aber auch Kontodaten, Adresse, Qualifikationsnachweise oder Angaben zur Krankenkasse. Mit dem Personalfragebogen hat die Personalabteilung alle notwendigen und wichtigen Daten ihrer Mitarbeitenden auf einen Blick und übersichtlich an einem Ort zusammengefasst.
Erfassung von Bewerberdaten (Einstellungsfragebogen)
Neben der Dokumentation der Personaldaten von Mitarbeitenden ist ein Personalfragebogen außerdem ein Dokument, mit dem die Daten von Bewerbenden erfasst werden können. Das HR-Management kann sich auf diese Weise einen schnellen Überblick darüber verschaffen, ob die Kandidat*innen die für die Stelle benötigten Kenntnisse, Qualifikationen und Fähigkeiten besitzen.
Standardisierung
Die standardisierte Form eines Personalfragebogens ermöglicht zudem eine bessere und einfachere Vergleichbarkeit von Bewerbenden, da alle Personen dieselben Fragen beantworten.
Wichtig: Der Personalfragebogen, der bei der Einstellung verwendet wird, und der Personalfragebogen, der dem eintretenden Personal vorgelegt wird, können unterschiedlich sein.
Hinweis: Die Erstellung eines Personalfragebogens ist für ein Unternehmen nicht verpflichtend.
Welche Angaben gehören in einen Personalfragebogen?
Es gibt Daten, die in solchen Fragebögen bereits vor der Einstellung gestellt werden dürfen, einige aber auch nur nach der Einstellung.
Arbeitgeber dürfen auch von Bewerbenden folgende Daten erheben:
Persönliche Angaben
Hierzu gehören Angaben wie Name, Anschrift, Familienstand, Geschlecht, Staatsangehörigkeit und Geburtsdatum.
Berufliche Erfahrung
Diese enthalten Angaben zum Schulabschluss, Ausbildung oder Studium und Berufserfahrung.
Fragen, die normalerweise nur nach der Einstellung relevant sind und aufgenommen werden, sind hingegen:
Angaben für die Buchhaltung
Hierunter fallen alle Angaben, die für die Versicherung und das Gehalt von Beschäftigten relevant sind. Dazu gehören bspw. Angaben zur Krankenkasse, die Sozialversicherungsnummer oder auch die Steuer-ID.
Angaben zur Beschäftigung
Darüber hinaus werden in dem Fragebogen alle Eckdaten des Beschäftigungsverhältnisses wie das vereinbarte Entgelt, das Eintrittsdatum, die genaue Stellenbezeichnung, der Arbeitsort sowie die vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten erfasst.
Hinweis: Normalerweise füllen die Beschäftigten bzw. Bewerbenden den Fragebogen selbst aus. Für neu eingestellte Mitarbeitende kann es erforderlich sein, dass die Personalabteilung zusätzliche Informationen einträgt, z. B. die Personalnummer.
Unzulässige Fragen
Arbeitgebende müssen bei Personalfragebögen allerdings beachten, dass bestimmte Fragen unzulässig sind. Welche Regeln gelten hier?
Grundsätzlich darf der Arbeitgebende alle Fragen stellen, an denen er ein berechtigtes Interesse hat. Es gibt also kein grundsätzliches Ja oder Nein, was gewisse Fragen betrifft. Ob eine Frage gesetzlich erlaubt ist oder nicht, kann unter anderem vom Arbeitsplatz abhängen.
Die Frage nach einer bestehenden Schwangerschaft ist nach dem AGG unzulässig. Handelt es sich jedoch um eine Stelle, bei der ein enger Kontakt z. B. mit Radioaktivität oder anderen gefährlichen oder körperlich sehr anstrengenden Arbeiten besteht, kann es im berechtigten Interesse des Arbeitgebenden liegen, diese Frage zu stellen.
In der Regel sind folgende Fragen in einem Personalfragebogen unzulässig:
Angaben zur Gesundheit
Hierunter fallen Fragen zu Behinderungen, Schwangerschaft oder allgemein Fragen nach dem Gesundheitszustand von Beschäftigten bzw. Bewerbenden.
Hinweis: Wenn es für die Stelle erforderlich ist, können diese Fragen jedoch rechtmäßig sein, wie im obigen Beispiel zur Schwangerschaft beschrieben.
Weitere Fragen
Darüber hinaus sind Fragen zu
- Kinderwunsch
- Heiratswunsch
- Vorliegen von Vorstrafen (es sei denn, die Position erfordert ein Führungszeugnis)
- Vermögensverhältnisse
- Ethnische Herkunft
- Parteizugehörigkeit
verboten.
Wichtig: Bewerbende dürfen auch lügen, sollte ein Arbeitgebender diese Fragen stellen.
Personalfragebogen und Betriebsrat
Laut Gesetz (§ 94 Betriebsverfassungsgesetz) bedarf die Einführung bzw. Ausgestaltung eines Personalfragebogens der Zustimmung des Betriebsrates im Unternehmen (sofern vorhanden). Auch späteren Änderungen muss der Betriebsrat zustimmen.
Personalfragebogen und DSGVO
Im Zusammenhang mit Personalfragebögen sollten Arbeitgebende zusätzlich die DSGVO, also die Datenschutzgrundverordnung, beachten, die seit dem Jahr 2018 EU-weit gilt. Seit ihrer Einführung müssen Unternehmen bei der Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten strenge Vorgaben einhalten. Dies gilt auch für den Personalfragebogen.
Das bedeutet:
- Daten von Bewerbenden und Beschäftigten dürfen nur zum Zweck des Beschäftigungsverhältnisses erhoben werden. (Zweckbindung)
- Die Befragten müssen dem Ausfüllen schriftlich zustimmen.
- Kandidat*innen und Mitarbeitende müssen über ihr Recht auf Löschung und Widerruf der angegebenen Daten im Personalfragebogen informiert werden.
Darüber hinaus gelten die in der DSGVO festgeschriebenen weiteren allgemeinen Grundsätze auch für den Personalfragebogen. Das heißt:
Datenminimierung: Es dürfen nur so viele personenbezogene Daten erhoben werden, wie zur Erreichung des Zwecks erforderlich sind. Unnötige Fragen sind zu vermeiden.
Speicherbegrenzung: Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck der Verarbeitung erforderlich ist. Nach Ablauf des Beschäftigungsverhältnisses bzw. der Ablauffrist sind die persönlichen Daten der Beschäftigten zu löschen.
Datensicherheit: Der Arbeitgebende muss geeignete technische und organisatorische Maßnahmen treffen, um die personenbezogenen Daten vor unberechtigtem Zugriff zu schützen.
Korrektheit der Daten: Der Arbeitgebende hat dafür zu sorgen, dass die Daten korrekt und aktuell sind.
Personalfragebogen Muster
Um die Erstellung eines Personalfragebogens für Ihr Unternehmen zu vereinfachen, können Sie auf Vorlagen zurückgreifen.
Vorlage Personalfragebogen
Online, z. B. bei Anwaltskanzleien, finden Sie hilfreiche und datenschutzsichere Vorlagen. Auch spezielle Einstellungsfragebögen lassen sich im Internet finden.
Da sich der Personalfragebogen je nach Zweck unterscheiden kann, ist es sinnvoll, gleich zwei Vorlagen abzuspeichern.
Tipp: Ein Personalfragebogen lässt sich mittlerweile auch digital erstellen und bspw. mittels einer HR-Software, wie der von Factorial, übersichtlich und zentral abspeichern.
