Effizienz und Erfolg eines Unternehmens lassen sich mit einer Optimierung der Personalstruktur stark verbessern. Denn man kann damit Kosten sparen und gezielter einstellen. In diesem Beitrag erfahren Sie alles über die Bedeutung einer Personalstruktur, was Sie beachten sollten und welche Kennzahlen besonders wichtig sind.
Key Facts
- Eine strukturierte Personalstruktur ermöglicht einen klaren Überblick über den Bestand der Belegschaft und hilft, Stärken und Schwächen im Unternehmen zu erkennen – ein entscheidender Vorteil für strategische Entscheidungen und mehr Effizienz im Personalmanagement.
- Alter, Geschlecht, Betriebszugehörigkeit, Qualifikation, Arbeitszeitmodelle und Hierarchieebenen sind zentrale HR-Kennzahlen, um die Zusammensetzung der Belegschaft zu analysieren und gezielte Maßnahmen zur Weiterentwicklung und Personalbindung abzuleiten.
- Der Einsatz moderner HR-Software ermöglicht eine Echtzeit-Steuerung der Personalstruktur, erleichtert die Analyse und steigert die Reaktionsfähigkeit der Personalabteilung erheblich.
- Definition und Bedeutung der Personalstruktur
- Die Bedeutung der HR-Kennzahlen
- Darstellung der Personalstruktur
- Steuerung der Personalstruktur durch HR
- Fazit
Definition und Bedeutung der Personalstruktur
Die Personalstruktur eines Unternehmens beschreibt die Zusammensetzung und Verteilung der Mitarbeitenden innerhalb einer Organisation oder eines Unternehmens nach bestimmten Merkmalen wie Qualifikation, Funktion, Alter, Geschlecht, Beschäftigungsart oder Hierarchieebene. Sie liefert einen detaillierten Überblick über den Personalbedarf, also darüber, wie das Personal im Unternehmen organisiert ist und welche Ressourcen zur Verfügung stehen und welche fehlen.
Dabei unterscheidet man zwischen verschiedenen Personalkennzahlen, zum Beispiel das Alter und die Betriebszugehörigkeit, aber auch die Arbeitszeit, die Arbeitsverhältnisse, die Position im Unternehmen sowie die Gehaltsform und die Staatsangehörigkeit der Angestellten.
Mit einer gut analysierten Personalstruktur und einem Soll-Ist-Vergleich können Stärken und Schwächen im Personalbereich erkannt, strategische Entscheidungen zur Personalentwicklung getroffen und die Effizienz der Organisation gesteigert werden. Eine Personalstruktur ist damit ein bedeutendes Instrument im Personalcontrolling und für die langfristige Unternehmensplanung.
Die Bedeutung der HR-Kennzahlen
Die Kennzahlen der Zusammensetzung des Personals sind vielfältig. Neben den quantitativen sind auch die qualitativen Kriterien zu beachten. Diese sind jedoch schwieriger zu erfassen. Der Aufwand ist zwar größer, aber er lohnt sich, weil diese Kriterien die Qualität des Unternehmens enorm steigern können.
Die wichtigsten Personalkennzahlen:
Das Alter der Mitarbeitenden verschafft Ihnen einen Überblick über die Altersstruktur in Ihrem Unternehmen. Sie hilft Ihnen, entsprechende Arbeitsbedingungen oder auch Nachwuchsplanung und Entwicklungsprogramme zu etablieren.
Die Stabilität in Ihrem Team und wie stark die Mitarbeiterbindung im Unternehmen ist, verrät Ihnen die durchschnittliche Dauer der Betriebszugehörigkeit. Auch das Geschlechterverhältnis gibt Aufschluss über die Genderdiversität. Daran können Sie ablesen, wie es zum Beispiel um die Frauenförderung in Ihrem Unternehmen bestellt ist.
Die Staatsangehörigkeit ist der entscheidende Faktor, um die Vielfalt und internationale Ausrichtung der Belegschaft zu verstehen. Die Entlohnungsstruktur ist ein Indiz für die Gerechtigkeit im Unternehmen. Hierbei ist zu unterscheiden, ob Mitarbeitende feste Gehälter, Provisionen oder Stundenlöhne erhalten.
Auch Arbeitszeit und Arbeitsverhältnisse sind zu berücksichtigen. Diese lassen für das Personalcontrolling Rückschlüsse auf die Stabilität und die Flexibilität der Belegschaft zu. Bei der Stellung im Unternehmen wird zwischen oberer, mittlerer und unterer Ebene unterschieden. Dabei können Sie ablesen, ob das Verhältnis der Ebenen zueinander stimmt oder ob zum Beispiel zu viele (oder zu wenige) Führungskräfte im Unternehmen den Kurs bestimmen sollen.
Schließlich gehört auch die Qualifikationsstruktur zu den wichtigen Personalkennzahlen. Sie zeigt den Anteil der Qualifikationen innerhalb der Belegschaft auf. Hieran können Sie ablesen, ob Sie für das Erreichen Ihrer Unternehmensziele die richtige Mischung an Bord haben.
Darstellung der Personalstruktur
Eine klare Darstellung der Personalstruktur hilft zusätzlich, um eine Übersicht über die Belegschaft zu erhalten. Dabei gibt es verschiedene Formen der Darstellung: zum Beispiel durch ein Organigramm. Es zeigt die Hierarchie im Unternehmen. Aber auch detaillierte Tabellen, die die Belegschaft übersichtlich darstellen und nach verschiedenen Kriterien wie Alter, Geschlecht und Dauer der Betriebszugehörigkeit aufzeigen.
Eine gut strukturierte Darstellung ist der Schlüssel zu einer besseren Unternehmenssteuerung. Zusätzlich bietet sie nach innen Transparenz und Orientierung, und auch gegenüber Geschäftspartner und Kundinnen und Kunden kann sie die Stärken der Belegschaft hervorheben.
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HR-Software
Arbeitgebende können nur dann attraktiv sein, wenn sie wissen, welche Arbeitnehmende sie benötigen und welche sie für sich gewinnen wollen. Daher ist es notwendig ein klares Bild von der aktuellen Personalstruktur zu haben und zu prognostizieren, wie sich diese in einigen Jahren entwickelt haben wird.
Durch den Einsatz spezieller HR-Software erhalten Unternehmen zusätzlich einen transparenten Überblick über ihre Personalstruktur und können diese in Echtzeit steuern – das erhöht die Effizienz und Reaktionsfähigkeit im Personalmanagement.
Die Software von Factorial unterstützt Sie bei Ihrer Personalplanung mit einer effizienten Verwaltung des Personalwesens in einer einzigen Plattform, egal, ob Sie erste Schritte in der Digitalisierung Ihrer Personalabteilung gehen oder eine All-in-One-Lösung suchen.
Steuerung der Personalstruktur durch HR
Der HR-Abteilung kommt bei der Personalstruktur eine Schlüsselrolle im Unternehmen zu. Mit folgenden Maßnahmen kann das Personalwesen gesteuert werden.
Mit regelmäßigen Analysen kann die HR Engpässe im Personalbestand oder auch Optimierungspotenziale rechtzeitig erkennen und gegensteuern. Eine Aufgabe ist die Förderung der Vielfalt. Diverse Teams sind laut Studien leistungsfähiger als homogene. Die Personalabteilung sollte daher Wert darauf legen, Mitarbeitende mit verschiedenen Hintergründen zu rekrutieren.
Strukturen laufend anpassen
Die Strukturen müssen laufend angepasst werden, um den immer flexibleren Anforderungen ans Team gerecht zu werden. Dafür ist die HR mitverantwortlich, genauso wie für das Aufsetzen von Programmen zu Fort- und Weiterbildung. So stellt sie sicher, dass die Mitarbeitenden den Anforderungen der modernen Zeiten genügen.
HR kann und sollte die Personalstruktur also strategisch steuern. Damit leistet sie einen wichtigen Beitrag zum Erfolg des Unternehmens, indem sie Kosten einspart und auch Zeit. Eine gezielte Steuerung kann die Effizienz im Unternehmen steigern.
Fazit
Eine durchdachte Personalstruktur ist essenziell für die Effizienz, Wettbewerbsfähigkeit und strategische Entwicklung eines Unternehmens. Sie liefert wichtige Erkenntnisse über den aktuellen Bestand Ihrer Belegschaft und offenbart, wo Handlungsbedarf besteht – sei es im Hinblick auf Altersverteilung, Qualifikation, Diversität oder Führungsebenen.
Mit klar definierten Personalkennzahlen, moderner HR-Software und einer transparenten Darstellung lassen sich gezielte Maßnahmen ableiten, um Personalentwicklung, -bindung und -planung zu verbessern. Die HR-Abteilung übernimmt dabei eine zentrale Steuerungsfunktion. Unternehmen, die ihre Personalstruktur aktiv gestalten, schaffen nicht nur ein produktiveres Arbeitsumfeld, sondern positionieren sich auch attraktiver am Arbeitsmarkt – heute und in Zukunft.
