SEine optimale Schichtplanung, die nicht nur die Anforderungen des Betriebs und die Wünsche der Mitarbeitenden, sondern auch arbeitswissenschaftliche Erkenntnisse zur Schichtdienstgestaltung berücksichtigt, ist äußerst anspruchsvoll und kann besonders in größeren Teams zeitaufwendig und fehleranfällig sein. Mittlerweile gibt es zahlreiche digitale Lösungen, mit denen Schichtplanung und Zeiterfassung mühelos, intelligent und effizient umgesetzt werden können. Einer der Anbieter in diesem Bereich ist Planerio.
Doch was kann die Software – und welche Planerio-Alternativen gibt es?
Im Folgenden vergleichen wir vier bekannte Anbieter miteinander, damit Sie die Software finden, die Ihr Unternehmen wirklich braucht.
Planerio-Alternative: Anbieter im Überblick
| Kriterium | Planerio | Factorial | Gastromatic | Papershift |
| Benutzerfreundlichkeit | Gut – intuitiv bedienbar | Sehr gut – sehr intuitiv | Gut – intuitiv bedienbar | Gut – intuitiv bedienbar |
| Zielgruppe | KMUs (insbesondere Gesundheitsbranche) | Kleine bis mittlere Unternehmen, Fokus auf Skalierbarkeit | Kleine bis mittlere Unternehmen, Fokus auf Gastronomie | KMUs |
| Serverstandort | Deutschland | Frankfurt, Deutschland | Deutschland | Frankfurt, Deutschland |
| Schichtplanung | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Automatische Schichtplanung | ✅ | ✅ | ❌ | ✅ |
| Arbeitszeiterfassung stationär & mobil | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Abwesenheitsmanagement | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Automatische Berechnung von Zuschlägen | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Dokumenten-Upload | ❌ | ✅ | ✅ | ❌ (nur im kostenpflichtigen HR-Modul) |
| E-Signature (QES) | ❌ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Digitale Personalakte | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Self-Service-Bereich | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| mobile App | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Echtzeit-Synchronisation | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Warnungen z. B. bei Verstößen gegen Arbeitszeitgesetz | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Projektverwaltung | ❌ | ✅ | ❌ | ✅ |
| DATEV Marktplatz-Schnittstelle | ❌ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Berichte und Analysen | ✅ | ✅ (umfangreiche HR-Berichte) | ✅ | ✅ (nicht im Basispaket enthalten) |
| Rechnungsstellung | ❌ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Reisekosten | ❌ | ✅ | ❌ | ❌ (kostenpflichtige Integration) |
| Testversion | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Terminal | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| QR-Code | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
Was sollte eine gute Zeiterfassungs- und Schichtplanungssoftware beinhalten?
Um die gesundheitlichen Risiken, die durch Schichtarbeit entstehen können, wirksam zu reduzieren, ist eine intelligente und vorausschauende Schichtplanung unerlässlich. Neben arbeitswissenschaftlichen Erkenntnissen zur Gestaltung gesunder Schichtsysteme – praxisnahe Empfehlungen dazu finden Sie auf der Website der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) – müssen auch individuelle Wünsche sowie bestehende Arbeitszeitmodelle der Mitarbeitenden (z. B. Teilzeit) berücksichtigt werden.
Darüber hinaus erfordert eine realistische Planung stets die Berücksichtigung aktueller Abwesenheiten, etwa durch Urlaub oder krankheitsbedingte Ausfälle. Um die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zu gewährleisten und betriebliche Abläufe effizient zu steuern, ist eine systematische Arbeitszeiterfassung unerlässlich.
Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat in einem Grundsatzurteil entschieden, dass Arbeitgebende in der gesamten EU verpflichtet sind, ein verlässliches, objektives und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Auch wenn das deutsche Arbeitszeitgesetz noch nicht entsprechend angepasst wurde, hat ein deutsches Gericht bereits klargestellt, dass diese Pflicht in Deutschland unmittelbar gilt.
Digitale Zeiterfassung, die in immer mehr Betrieben die händisch ausgefüllten Stundenzettel ersetzt, ist daher keine Frage mehr des „Ob“, sondern des „Wie“. Sie ist ein zentrales Element moderner Arbeitszeitgestaltung und ein wichtiger Beitrag zum Gesundheitsschutz, zur Fairness – und zur rechtlichen Absicherung von Unternehmen.
Wichtige Funktionen für Zeiterfassung und Schichtplanung
Bevor Sie sich also für eine digitale Lösung für Schichtplanung und Zeiterfassung entscheiden, ist es ratsam, sicherzustellen, dass die Software mindestens folgende Funktionen umfasst:
- Digitale Zeiterfassung (über verschiedene Methoden, z. B. App, Terminal oder QR-Code)
- Schichtplanung (manuell und automatisch, Schichttausch möglich, wiederkehrende Schichten)
- Abwesenheitsmanagement
- Überstundenmanagement
- Warnhinweise, z. B. bei Konflikten oder Überschreitungen von Arbeitszeiten
- Compliance (z. B. DSGVO, Prüfung arbeitsrechtlicher Anforderungen wie Höchstarbeitszeiten)
- Benachrichtigung und Kommunikation (z. B. Erinnerungen, Planänderungen, Genehmigungsprozesse)
- Berichtswesen und Analyse
- Schnittstellen und Integrationen, z. B. zur Lohnabrechnung
- Rollen- und Rechteverwaltung
Darüber hinaus sollten bei der Auswahl auch Aspekte wie die Benutzerfreundlichkeit, der Umfang des Self-Service-Bereichs (bzw. ob dieser überhaupt vorhanden ist), sowie natürlich die Kosten, die Verfügbarkeit und Qualität des Kundensuppports und zusätzliche Funktionen, die möglicherweise im betrieblichen Alltag in der HR-Arbeit benötigt werden, berücksichtigt werden.
Anbieter Planerio
Das deutsche Unternehmen Planerio GmbH ist ein reines Schichtplanungs- und Zeiterfassungstool mit dem Fokus auf komplexe Schichtanforderungen, wie sie beispielsweise in der Gesundheitsbranche vorkommen – inklusive zahlreicher Sonderregelungen, Arbeitszeitvorgaben und Zuschläge. Der Serverstandort befindet sich in Deutschland. Wie die meisten der hier vorgestellten Anbieter richtet sich Planerio insbesondere an kleine und mittlere Unternehmen (KMU).
Planerio – Dienstplan & Automatisierung
Bei Planerio können Schichten manuell oder aber auch automatisch mit KI-Unterstützung geplant werden. Wiederkehrende Dienste, Schichttausch und ein integriertes Ausfallmanagement erleichtern den Planungsalltag. Gesetzliche Regelungen (z. B. Höchstarbeitszeiten) werden automatisch geprüft – inklusive Warnmeldungen bei Verstößen.
Zeiterfassung & Zuschläge
Bei Planerio können sich Mitarbeitende über verschiedene Wege ein- und ausstempeln. Das funktioniert über QR-Code-Terminals oder auch per Planerio App. Zuschläge, beispielsweise für Nachtdienste, werden automatisch berechnet.
Mitarbeiterzugang & Nutzerfreundlichkeit
Mitarbeitende haben über die App oder den Webzugang Zugriff auf ihre Dienstpläne, können Urlaube beantragen oder Schichten tauschen. Die Oberfläche ist intuitiv bedienbar, die Synchronisierung erfolgt in Echtzeit. Erweiterte Self-Service- oder Dokumentenfunktionen sind allerdings nur über Drittanbieter integrierbar.
Zusätzliche HR-Funktionen
Der Fokus von Planerio liegt klar auf Zeiterfassung und Schichtplanung, das heißt, zusätzliche HR-Funktionen sind überschaubar. So gibt es zwar grundlegende Analyse- und Berichtsfunktionen wie beispielsweise Arbeitszeit- und Abwesenheitsauswertungen, aber andere Funktionen wie eine digitale Personalakte oder Dokumentenmanagement fehlen. Allerdings können einige HR-Funktionen, wie die Lohnabrechnung oder Rechnungsstellung, über kostenpflichtige Integrationen mit Drittanbietern gelöst werden.
Preis
Planerio ist preiswert und startet bei rund 2,90 Euro pro Beschäftigten und Monat. Ab einer Mitarbeiterzahl von 1000 erstellt das Unternehmen maßgeschneiderte Angebote, die auf den individuellen Bedarf abgestimmt sind.
Planerio-Alternative: Factorial
Der spanische Anbieter Factorial ist keine reine Zeiterfassung- und Schichtplanungssoftware, sondern bietet neben diesen Funktionen weitere HR-Features wie z. B. Onboarding, Bewerbermanagement, Performance Management, vorbereitende Lohnabrechnung sowie Reisekosten- und Spesenabrechnung in einer All-in-One-Lösung an.
Der Anbieter ist auf den deutschen Markt vollständig lokalisiert und hat seinen Serverstandort in Frankfurt, Deutschland. Factorial erfüllt alle relevanten Sicherheitsstandards für den deutschen Markt.
Factorial – Dienstplan & Automatisierung
Die Softwarelösung bietet, ähnlich wie Planerio, umfangreiche Funktionen für die Dienstplanung – sowohl manuell als auch automatisch. Mitarbeitende können Schichten tauschen, und ein Self-Service-Bereich erleichtert die Bedienung. Das System überprüft zudem gesetzliche Vorgaben (z. B. Höchstarbeitszeiten) und gibt bei Verstößen Warnungen aus.
Im Vergleich zu Planerio verfügt Factorial zusätzlich über eine Projektverwaltung (auch Erfassung von projektbezogenen Zeiten) und ein dediziertes „Workflow Center“. Damit lassen sich Genehmigungs-Workflows für verschiedene Prozesse wie Onboarding, Offboarding und Trainings erstellen und verwalten. Die Workflows von Planerio sind hingegen hauptsächlich auf das Abwesenheitsmanagement ausgerichtet.
Zeiterfassung & Zuschläge
Die Zeiterfassung kann stationär und/oder mobil über verschiedene Wege wie QR-Code-Terminals oder per App erfolgen. Factorial ermöglicht ebenso eine automatische Berechnung von Zuschlägen (z. B. für Nacht-, Wochenend- oder Feiertagsarbeit) basierend auf konfigurierbaren Regeln. Diese Zuschläge können zusätzlich mit Genehmigungsprozessen verknüpft werden.
Mitarbeiterzugang & Nutzerfreundlichkeit
Nutzer*innen empfinden Factorial als besonders benutzerfreundlich und leicht navigierbar. Der Self-Service-Bereich ist modern und umfassender als bei Planerio: Mitarbeitende können persönliche Daten selbst ändern, Urlaubsanträge digital stellen, Schichten tauschen und auf Verträge sowie Lohnabrechnungen zugreifen – inklusive elektronischer Signatur. Auch das Onboarding kann vollständig digital erfolgen.
Zusätzliche HR-Funktionen
Factorial bietet im Vergleich zu Planerio deutlich mehr integrierte HR-Funktionen. Während Planerio kaum zusätzliche HR-Funktionen umfasst und diese meist nur über kostenpflichtige Integrationen mit Drittanbietern verfügbar sind, stellt Factorial viele zentrale Tools standardmäßig zur Verfügung.
Dazu gehören unter anderem:
- Digitale Personalakte
- Dokumenten-Upload & elektronische Signaturen
- vorbereitende Gehaltsabrechnung
- Rechnungsstellung und Reisekostenabrechnung
- Offizieller DATEV-Marktplatz Schnittstellen-Partner
Darüber hinaus sind in der All-in-One-Software von Factorial weitere Funktionen enthalten, die über die Zeiterfassung und die Schichtplanung hinausgehen. Dazu gehören:
- Onboarding- und Offboarding-Prozesse
- Performance-Management & Zielvereinbarungen
- Mitarbeiterumfragen & Feedbacktools
- Reporting & Analytics-Dashboards
Preis
Bei Factorial sind die oben genannten Funktionen bereits im Basispaket enthalten, sodass keine teuren Zusatzintegrationen mit Drittanbietern notwendig sind – versteckte Kosten entfallen. Gleichzeitig lässt sich die Software flexibel an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen und mit dem Wachstum des Unternehmens skalieren.
Planerio Alternative: Anbieter Gastromatic
Gastromatic richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen, insbesondere – wie der Name schon vermuten lässt – aus der Gastronomie und Hotellerie. Die Software bietet solide Funktionen für Schichtplanung, Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement – ideal für Betriebe mit hoher Personalfluktuation und wechselnden Einsatzzeiten. Der Serverstandort befindet sich in Deutschland.
Gastromatic – Dienstplan & Automatisierung
Dienstpläne können bei der Planerio-Alternative Gastromatic manuell oder automatisiert erstellt werden, wobei die automatische Planung nur über ein zusätzliches kostenpflichtiges Add-on erhältlich ist. Die automatisierte Planung berücksichtigt dabei die Qualifikationen, Verfügbarkeiten und Wunschzeiten der Mitarbeitenden. Das System erkennt Planungskonflikte und stellt sicher, dass gesetzliche Arbeitszeitvorgaben eingehalten werden.
Ein besonderer Vorteil von Gastromatic ist die Kostenkontrolle bei der Dienstplanung. Das System ermöglicht eine kennzahlenbasierte Planung (z. B. auf Basis von Umsatzprognosen), um Personalkosten im Blick zu behalten und Überbesetzung zu vermeiden.
Zeiterfassung & Zuschläge
Gastromatic erfüllt in vieler Hinsicht dieselben Funktionen zur Zeiterfassung wie Planerio und Factorial. Allerdings gibt es bei Gastromatic keine Erfassung über Terminals. Zuschläge werden ebenso automatisch berechnet.
Mitarbeiterzugang & Nutzerfreundlichkeit
Gastromatic ist benutzerfreundlich und intuitiv bedienbar. Mitarbeitende haben Zugriff auf Dienstpläne und Zeiterfassungen und können Schichten tauschen. Ein Self-Service-Bereich ist somit vorhanden. Im Vergleich zu Factorial fehlen jedoch zentrale HR-Funktionen wie eine digitale Personalakte, in der Mitarbeitende ihre persönlichen Daten selbst ändern und auf Dokumente zugreifen können.
Zusätzliche HR-Funktionen
Im Vergleich zur All-in-One-Lösung von Factorial bleibt Gastromatic funktional deutlich schlanker. Funktionen wie die Rechnungsstellung oder digitale Workflows sind bei Gastromatic nicht enthalten. Auch Projektverwaltung, Performance-Management und Mitarbeiterumfragen, wie sie Factorial bietet, sucht man hier vergeblich. In der teureren Pro-Version sind allerdings Funktionen wie die Lohnabrechnung verfügbar. In den günstigeren Paketen werden nur Lohnschnittstellen bereitgestellt.
Technische Aspekte und Benutzerfreundlichkeit
Gastromatic unterstützt Echtzeit-Synchronisation und Offline-Funktionalität. Die Benutzeroberfläche gilt als intuitiv, insbesondere die App wird für ihre einfache Bedienung gelobt. Teilweise berichten Nutzer*innen jedoch von längeren Ladezeiten bei größeren Datenmengen und wünschen sich mehr Flexibilität bei der Rechteverwaltung.
Preisgestaltung
Gastromatic bietet drei Preismodelle: Core, Plus und Pro.
Die Pakete unterscheiden sich im Funktionsumfang. Das günstigste Paket, das Core-Paket, umfasst Funktionen wie Dienstplanung, Zeiterfassung, Mitarbeiter-App, digitale Personalakte, Abwesenheitsmanagement und Lohnschnittstellen und ist ab 91 € pro Monat für 10 Mitarbeitende erhältlich.
Die erweiterten Pakete Plus (unter anderem mit eAU-Abfrage und Dokumentenverwaltung) sowie Pro (mit Lohnabrechnung, Behördenschnittstellen und persönlicher*m Ansprechpartner*in) sind nur auf Anfrage verfügbar.
Eine kostenlose Testversion steht nicht zur Verfügung.
Planerio-Alternative: Anbieter Papershift
Papershift bietet Zeiterfassungs- und Schichtplanungsfunktionen. Das System zeichnet sich durch seinen modularen Aufbau aus, wodurch verschiedene Funktionen je nach Bedarf hinzugebucht werden können.
Ein zusätzliches HR-Modul ist verfügbar, das Funktionen wie Bewerbermanagent und Onboarding-Features umfasst. Funktionen wie die Lohnabrechnung sind in einem separaten Paket erhältlich, während Rechnungsstellung und Reisekosten nur über kostenpflichtige Integrationen verfügbar sind.
Der Serverstandort befindet sich in Frankfurt, Deutschland.
Papershift – Dienstplan & Automatisierung
Die Dienstplanung kann bei Papershift sowohl manuell als auch automatisch vorgenommen werden. Die automatische Schichtplanung ist nicht im Core-Paket enthalten. Weitere Funktionen, wie Erkennung von Konflikten und Überprüfung der gestezlichen Pausenregelungen sowie Überstundenkonten, decken sich weitesgehend mit den anderen Anbietern.
Zeiterfassung & Zuschläge
Die Arbeitszeiterfassung ist stationär und mobil über eine App möglich. Eine Terminal-Lösung ist über Drittanbieter verfügbar. Zuschläge werden automatisch berechnet.
Zusätzliche HR-Funktionen
Papershift bietet einen modularen Aufbau mit separaten Paketen für Zeiterfassung, Dienstplanung und grundlegende HR-Funktionen, was auf den ersten Blick etwas unübersichtlich wirken kann. Im Vergleich zu Factorial ist das HR-Modul funktional schlanker: Zwar gibt es eine digitale Personalakte und einfache Dokumentenverwaltung, jedoch ist der Dokumenten-Upload nur kostenpflichtig verfügbar, und es fehlt eine qualifizierte e-Signatur nach eIDAS-Standard.
Preisgestaltung
Ein oft genannter Kritikpunkt bei Papershift ist der relativ hohe Preis. Die genauen Preise werden auf Anfrage bereitgestellt.
Fazit: Welche Planerio Alternative eignet sich am besten für Ihr Unternehmen?
Die Wahl der richtigen Schichtplanungs- und Zeiterfassungssoftware hängt stark von den individuellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab. Überlegen Sie zunächst, welche Funktionen – wie automatische Schichtplanung, Abwesenheitsmanagement oder integrierte HR-Tools – für Sie besonders wichtig sind, und berücksichtigen Sie dabei auch die Anforderungen Ihrer Mitarbeitenden.
Ebenso spielt das Budget eine große Rolle, denn manche Anbieter verlangen zusätzliche Gebühren für wichtige Funktionen, während andere umfassende Pakete ohne versteckte Kosten bieten.
Der Trend geht ohnehin klar in Richtung Digitalisierung, und immer mehr HR-Funktionen werden ganzheitlich digital abgebildet. Daher macht es Sinn, von Anfang an auf eine All-in-One-Lösung zu setzen, statt verschiedene Einzellösungen von unterschiedlichen Anbietern als Flickenteppich zu kombinieren.
Vergleichsseiten wie trusted können Ihnen helfen, einen guten Überblick über die verschiedenen Lösungen zu gewinnen.
Um die passende Lösung für Ihr Unternehmen zu finden, empfehlen wir, kostenlose Testversionen wie die von Factorial zu nutzen und sich bei Fragen direkt mit unseren Expert*innen auszutauschen. So stellen Sie sicher, dass Sie eine Software wählen, die sowohl Ihre betrieblichen Anforderungen als auch die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden optimal erfüllt.
