Für viele Unternehmen gehört die Arbeit im Homeoffice bereits seit Jahren zum Alltag, für andere Unternehmen war es bis vor kurzem fast noch ein Fremdwort. Angesichts der aktuellen Zeit ist jedoch klar, dass Unternehmen und Personalabteilungen sich mit dem Thema Telearbeit für Mitarbeiter im Detail auseinandersetzen müssen.
Dabei gilt es, viele wichtige Aspekte zu berücksichtigen. Zum Beispiel stellt sich die Frage, wie die Produktivität der Mitarbeiter gewährleistet oder die Kommunikation im Team sichergestellt werden kann. Wenn nicht auf Basis von Vertrauensarbeitszeit gearbeitet wird, spielt auch die Arbeitszeiterfassung im Homeoffice ist eine wichtige Rolle.
Was es für Unternehmen bei der Zeiterfassung im Homeoffice zu beachten gibt und welche Möglichkeiten Sie haben, erklären wir Ihnen in diesem Artikel.
Wann darf man im Homeoffice arbeiten?
Die Arbeit im Homeoffice muss einvernehmlich beschlossen werden, das heißt sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer müssen mit der Arbeit von Zuhause einverstanden sein.
Dafür bedarf es einer Zusatzvereinbarung zum regulären Arbeitsvertrag, in welchem verschiedene Aspekte festgehalten werden müssen. Zum einen ist wichtig, dass die Datenschutzbestimmungen auch in der Telearbeit eingehalten werden. Zum anderen sollte vereinbart werden, ob die Arbeitszeit von den Mitarbeitern auch von Zuhause aus erfasst werden muss. In diesem Fall müssen Unternehmen eine geeignete Methode zur Zeiterfassung im Homeoffice zur Verfügung stellen.
Ist die Zeiterfassung im Homeoffice Pflicht?
Im Homeoffice gelten dieselben gesetzlichen Regelungen zur Zeiterfassung, wie im Büro. Zwar hatte der EuGH 2019 das Urteil zur Arbeitszeiterfassung gefällt, allerdings gibt es in Deutschland noch keine grundsätzliche Verpflichtung zur Erfassung der Arbeitszeit.
Erst wenn die maximale Arbeitszeit von 8 Stunden pro Werktag überschritten wird, muss die Arbeitszeit erfasst werden (Hier finden Sie Informationen zur Zeiterfassung, wenn es um eine kurzfristige Beschäftigung geht).
Wie ist die Arbeitszeit im Homeoffice geregelt?
Das Arbeitszeitgesetz gilt für Arbeitnehmer ebenso im Homeoffice wie auch im Büro (Die Gleitzeit wird meist beibehalten und sogar meistens durch das Homeoffice eingeführt). Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter generell nicht länger als 8 Stunden pro Tag arbeiten dürfen. Eine Ausnahme gibt es: Wenn es viel zu tun gibt, dürfen Mitarbeiter den Arbeitstag auf maximal 10 Stunden verlängern. Vorausgesetzt ist, dass die Überstunden innerhalb der nächsten 6 Monate ausgeglichen werden.
Welche Pausen und Ruhezeiten gelten?
Auch die Pausen gelten im Homeoffice so, wie vom Arbeitszeitgesetz vorgeschrieben. An Arbeitstagen von mehr als 6 Stunden, beträgt die Pausenzeit mindestens 30 Minuten, bei mehr als 9 Stunden gilt eine Pausenzeit von mindestens 45 Minuten.
Auch die Ruhezeiten sind festgelegt. So müssen zwischen Feierabend und dem nächsten Arbeitstag mindestens 11 Stunden liegen. Hier gibt es ebenfalls eine Ausnahme: Sollte die Ruhezeit an einem Tag weniger Stunden betragen, muss sie an einem anderen Tag mindestens 12 Stunden dauern. Der Ausgleich muss innerhalb von vier Wochen stattfinden.
Neues Arbeitszeitmodell: Bedeutet Erfassung der Arbeitszeit im Homeoffice das Ende der Flexibilität?
Die Zeiterfassung im Homeoffice ist kein Widerspruch zur flexiblen Arbeitszeitgestaltung oder neuen Arbeitszeitmodellen. Wenn Ihr Unternehmen eine Kernarbeitszeit festgelegt hat und Mitarbeiter innerhalb eines bestimmten Zeitraums den Arbeitstag beginnen dürfen, so kann dies auch im Homeoffice übernommen werden.
Um Ihr Team produktiv zu halten, empfiehlt es sich allerdings ein paar Regeln einzuführen. So können feste Zeiten zur Erreichbarkeit festgelegt werden, vor allem wenn man in ständigem Kontakt zu Kunden steht. Oder regelmäßige Teammeetings können dabei helfen, alle Kollegen über den aktuellen Stand der Dinge zu informieren. Für die Messung der Produktivität sollten Sie auch das Vollzeitäquivalent (FTE) Ihrer Firma kennen.
Welche Möglichkeiten gibt es für die Zeiterfassung im Homeoffice?
1. Stundenzettel manuell ausfüllen
Eine Möglichkeit zur Zeiterfassung der Telearbeit ist das Ausfüllen eines Stundenzettels, beispielsweise in Form einer Excel-Tabelle. Ihre Mitarbeiter tragen den Arbeitsbeginn und das Arbeitsende manuell ein und geben die Datei dann weiter zur Genehmigung an die Führungskraft.
2. Chatbots
Eine weitere Möglichkeit zur Arbeitszeiterfassung im Homeoffice sind Chatbots. Je nachdem, wie der Chatbot eingesetzt werden, können Ihre Mitarbeiter zum Beispiel über eine App mit ihnen kommunizieren. So können einfache Kommandos wie „Einstempeln“ „Ausstempeln“ und „Pause“ verwendet werden, um die Zeiterfassung zu beginnen, beenden oder zu pausieren.
Wenn der Chatbot mit einer HR-Software verbunden ist, werden die geleisteten Stunden im System übernommen und können dann vom Vorgesetzten geprüft werden.
3. Cloud HR-Software
Eine cloudbasierte Software zur Arbeitszeiterfassung wie die von Factorial hilft Unternehmen nicht nur dabei, schnell eine Zeiterfassung einzuführen, sondern auch weitere Prozesse zu automatisieren und für die Telearbeit zu optimieren. Hierfür müssen einfach die Mitarbeiterdaten sowie wöchentlichen Arbeitszeiten und ggf. Schichten in der Software eingetragen werden und Unternehmen können innerhalb kürzester Zeit mit der Zeiterfassung beginnen.
Zudem können Sie Ihre Mitarbeiter können entweder über eine App oder über die Webplattform ein- und ausstempeln. Zudem kann man in einer HR-Software auch Feiertage und Abwesenheiten verwalten, sodass Sie immer einen Überblick über die geleisteten Stunden haben.
Vorgesetzte haben Zugriff auf die Stundenzettel und können einsehen, welche Mitarbeiter die Arbeitszeit erfüllt haben und welche Minusstunden oder Überstunden geleistet haben.
Welche Vorteile hat die Online-Zeiterfassung mit einer Software?
- Die Zeiterfassung funktioniert, ohne in neue Geräte investieren zu müssen. Die Arbeitszeit wird in der Software am Desktop oder per App in mobilen Geräten erfasst.
- Sie haben immer einen Überblick über die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter und können, falls notwendig, entsprechende Maßnahmen treffen (z.B. Überstundenabbau).
- Sie können ganz einfach Daten zu Abwesenheiten, Urlaub und Krankschreibungen festhalten, die einen Einfluss auf die Arbeitszeiten haben
- Die online erstellten Stundenzettel können monatlich mit einem Knopfdruck heruntergeladen werden und für die Lohnbuchhaltung genutzt werden.
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