Zeiterfassung im Handwerk: Das müssen Arbeitgebende wissen

Nach den Urteilen des EuGH im Jahr 2019 und des BAG im Jahr 2022 ist bei vielen Arbeitgebenden die Frage groß, wie genau damit umgegangen werden soll – vor allem, da es noch keine Umsetzung im Arbeitszeitgesetz gibt. Besonders Handwerksbetriebe, in denen Beschäftigte häufig unterwegs sind und nicht im Büro arbeiten, fragen sich, wie eine mögliche Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung, die im Referentenentwurf des BMAS vorgesehen ist, überhaupt umsetzbar sein soll. Im folgenden Artikel klären wir Sie über die aktuellen Regelungen auf und erläutern, wie eine HR-Software mit App Sie bei der Zeiterfassung im Handwerk unterstützen kann.

Key Facts

1. Betriebe sind schon jetzt verpflichtet, nicht nur die Arbeit an Sonn- und Feiertagen sowie Überstunden aufzuzeichnen, sondern die komplette Arbeitszeit.

2. Grundlage hierfür sind das EuGH-Urteil sowie das BAG-Urteil, auch wenn diese Urteile noch nicht im Arbeitszeitgesetz erfasst wurden.

3. Insbesondere für Handwerksbetriebe könnte eine App bei der Zeiterfassung unterstützen, da sie eine mobile Zeiterfassung ermöglicht.

• Die aktuellen Regelungen zur Zeiterfassung
• Ist die Arbeitszeiterfassung im Handwerk in Deutschland Pflicht?
• Digitale Zeiterfassung mit HR-Software und mit Zeiterfassungs-App

Die aktuellen Regelungen zur Zeiterfassung (im Handwerk)

EuGH- und BAG-Urteil

Einen ersten Grundstein für die Pflicht zur Zeiterfassung der Arbeitszeit von Beschäftigten legte das EuGH-Urteil, das auch als sogenanntes „Stechuhr-Urteil“ bekannt ist. Nach diesem Urteil müssen Arbeitgebende sicherstellen, dass die Arbeitszeit der Mitarbeitenden durch ein verlässliches, objektives und zugängliches Zeiterfassungssystem im Unternehmen erfasst wird. Ziel ist es, die Einhaltung der Höchstarbeitszeiten sowie der Pausen- und Ruhezeiten besser zu kontrollieren und die Rechte der Beschäftigten zu stärken.

Kurz darauf folgte im Jahr 2022 das Urteil des Bundesarbeitsgerichts in Deutschland, das die Einführung eines Arbeitszeiterfassungssystems auch hierzulande bestätigte. Seitdem besteht für Unternehmen die Pflicht, die gesamte Arbeitszeit der Mitarbeitenden zu erfassen. Zuvor musste lediglich eine Arbeitszeit, die über die täglichen acht Arbeitsstunden hinaus geht, dokumentiert werden.

Ist eine digitale Zeiterfassung Pflicht?

Bisher ist die digitale bzw. elektronische Zeiterfassung in Deutschland noch keine Pflicht. Die Methode, die Vorgesetzte wählen, um die Arbeitsstunden ihrer Angestellten zu tracken, bleibt ihnen bisher selbst überlassen.

Allerdings liegt bereits ein Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) vor, nach dem die digitale Zeiterfassung zukünftig Pflicht werden könnte.

Ist die Arbeitszeiterfassung im Handwerk in Deutschland Pflicht?

Bindende Rechtsurteile und ihre Folgen

Nach diesen Gerichtsurteilen besteht also auch für einen Handwerksbetrieb die Pflicht zur Aufzeichnung der gesamten Arbeitszeit der Beschäftigten.

Arbeitgebende sollten sich an den bisher bestehenden Regelungen des Arbeitszeitgesetzes sowie an den Gerichtsurteilen orientieren.

Das bedeutet konkret:

• Arbeitszeiten an Sonn- und Feiertagen müssen gemäß § 16 des Arbeitszeitgesetzes ohnehin bereits aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.
• Die Gerichtsurteile legen darüber hinaus klar die Pflicht zur Aufzeichnung der gesamten Arbeitszeit fest – seit 2019 durch den EuGH und seit 2022 durch das Bundesarbeitsgericht. Kommen Arbeitgebende dieser Pflicht trotz fehlender gesetzlicher Konkretisierung nicht nach, können Arbeitnehmende unter Umständen die Umsetzung dieser Pflicht einfordern.
• Es müssen hiernach Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfasst werden.
• Sollte der Referentenentwurf des BMAS in Kraft treten, so müsste noch am selben Tag eine elektronische Erfassung der Arbeitszeit erfolgen. Bisher reicht auch noch der händisch ausgefüllte Stundenzettel.
• Der Entwurf sieht darüber hinaus allerdings die Möglichkeit vor, dass die Zeiterfassung auch delegiert werden könnte. Das heißt, dass nicht die Arbeitgebenden selbst, sondern die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten aufzeichnen – vorausgesetzt, die Arbeitgebenden stellen dafür die richtigen Tools zur Verfügung.
• Es soll allerdings auch Ausnahmen geben. Die elektronische Zeiterfassung wäre dann für Betriebe mit weniger als zehn Angestellten nicht verpflichtend. Außerdem soll es tarifliche Abweichungen geben dürfen.

Arbeitgebende sind also gut beraten, nicht erst auf die Umsetzung des Gesetzes zu warten, sondern bereits jetzt aktiv zu werden – auch wenn die Urteile noch nicht vollständig im Arbeitszeitgesetz verankert wurden.

Die Gerichtsurteile sind jedoch verbindlich, wie auch die Informationsseite des BMAS mitteilt.

Zeiterfassung auf der Baustelle – Ist für Handwerker die Zeiterfassung realistisch?

Handwerksbetriebe wissen allerdings ganz genau, dass die Zeiterfassung im Handwerk gar nicht so einfach ist, wie es beispielsweise bei Angestellten im Büro der Fall ist. Nach dem Referentenentwurf gab es viel Kritik – beispielsweise vom Gebäudereinigerverband. Durch den dezentralen Einsatz der Mitarbeitenden, die oft an verschiedenen Orten arbeiten, gestaltet sich die Umsetzung einer einheitlichen Zeiterfassung schwierig. Insbesondere die Pflicht zur elektronischen Erfassung wird als unpraktikabel angesehen.

Gleiches gilt für Personal, das auf Baustellen oder Montage arbeitet. Arbeitgebende können die Arbeitszeit nicht so einfach überprüfen.

Eine mögliche Lösung bieten sogenannte NFC-Tags (Near Field Communication). Diese kleinen Chips können an bestimmten Orten, wie Baustellen oder Objekten, angebracht werden. Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitszeit, indem sie ihr Smartphone oder ein anderes NFC-fähiges Gerät an den Tag halten. Dadurch wird der Arbeitsbeginn, das Arbeitsende oder auch Pausenzeiten automatisch dokumentiert. Diese Technologie erfordert keine dauerhafte Internetverbindung. Die Daten können später synchronisiert werden.

Digitale Zeiterfassung mit HR-Software und mit Zeiterfassungs-App

Eine andere Möglichkeit ist die Nutzung einer HR-Software, die auch in Form einer App verfügbar ist.

Factorial ermöglicht Ihnen die mobile Zeiterfassung. Mitarbeitende können ihre Arbeitszeiten per QR-Code-Scan oder mit nur einem Klick erfassen – sowohl am Desktop als auch mithilfe der Factorial-App. Die Identität wird durch einen persönlichen ID-Stempel garantiert, mit dem sich Mitarbeitende anmelden müssen. Zudem bietet die App eine standortbasierte Zeiterfassung, was eine transparente Kontrolle der Anwesenheit ermöglicht.

Darüber hinaus erinnert das System Mitarbeitende automatisch, wenn sie vergessen, sich ein- oder auszustempeln.

Die App ermöglicht eine flexible und mobile Zeiterfassung – ideal für Handwerksbetriebe, in denen Mitarbeitende häufig unterwegs arbeiten und nicht immer Zugang zu einem festen Arbeitsplatz haben. Zusätzlich lassen sich Arbeitszeiten und Abwesenheiten übersichtlich verwalten, Berichte erstellen und gesetzliche Vorgaben leichter einhalten.